Hoofdlijnen bestuurlijke informatie verzorging
Hoofdstuk 15 – Dienstverlening met een beperkte goederenbeweging
15.1 Dienstverlenende organisaties met een beweging van eigen goederen
Een goed voorbeeld om te gebruiken is een restaurant. Zij zetten ingrediënten om in gerechten en verkopen deze
vervolgens.
Risico’s en attentiepunten Gevolg Interne beheersingsmaatregelen
Ontvangen ingrediënten van inferieure Verlies van waarde, inefficiëntie • Kwaliteitscontrole van de ontvangen
kwaliteit ingrediënten door aparte kwaliteitscontroleur
of door chef-kok samen met bedrijfsleider
Verlies van waarde dagverse producten Waardeverlies voorraden, • Adequate faciliteiten voor opslag producten
inefficiëntie (koelcel)
• Registratie per ontvangen partij van
ontvangstdatum en uiterste
houdbaarheidsdatum
• Dagelijkste afstemming tussen inkoper en chef-
kok over de hoeveelheid producten
• Afkeuren en vernietigen van producten door
chef-kok en medewerker financiële
administratie met protocol
• Cijferbeoordeling op hoeveelheid afgekeurde
producten
Tekort aan ingrediënten of dranken Niet kunnen serveren van • Periodieke beoordeling door bedrijfsleider
gerechten of drank waardoor van niet-uitgevoerde bestellingen vanwege
gasten ontevreden zijn het niet voorradig zijn van ingrediënten o.b.v.
rapportages door de administratie
• Adequate kantoor voorraad administratie
Serveren van onjuiste bestellingen Ontevreden klanten en verlies van • Controletechnische functiescheiding tussen
activa bij vernietiging retouren acceptatie, keuken, buffetbeheer en
administratie
• Oogtoezicht door bedrijfsleider op juiste
verwerking bestellingen
• Registratie van retouren door keuken of
buffetbeheer
• Instructies personeel ten aanzien van
zorgvuldige opname order
Onvolledige primaire registratie van Inefficiëntie • Functiescheiding tussen inkopen, orderopname,
order doordat bediening voor eigen bereiden van gerechten, bewaren van
gewin handelt ingrediënten, afgeven van dranken en
registratie
• Oogtoezicht door bedrijfsleider op bediening
• Waarde toekennen aan kassabon
• Procedure voor het personeel voor het
opnemen en registreren van bestellingen
Diefstal van goederen Inefficiëntie • Gesloten magazijn, alleen toegang
magazijnmedewerker
• Alle ontvangsten en afgiften geschieden tegen
kwijting
• Alle ontvangsten en afgiften dienen
vastgelegd te worden in de
kantoorvoorraadadministratie
• Periodieke inventarisatie
• Oogtoezicht door bedrijfsleider
Diefstal van kasgeld Verlies van activa • Kassageld moet worden beveiligd door
middel van een adequate registratie en een
afsluitbare kassa
• Dagelijkse inventarisatie van kassagelden
• Oogtoezicht op bedienend personeel bij
afrekenen
Niet of te weinig betalen door gasten Verlies van activa • Oogtoezicht op bedienend personeel bij
, afrekenen
• Cijferbeoordeling op kasafdrachten en
kastekorten per ober
Bedienend personeel bekleedt meerdere Verlies van klanten en vaste • Gebruik van een ‘point-of-scale’-systeem,
functies waardoor controle op kwaliteit en activa waarop registratie van bestellingen en
volledigheid niet mogelijk is kasontvangsten plaatsvindt
• Functiescheiding
Voor het vaststellen van de volledigheid van de opbrengsten kan een verband worden gelegd tussen de
goederenbeweging en de geldbeweging.
Beginvoorraad ingrediënten + ingekochte ingrediënten – eindvoorraad – vernietigde ingrediënten = door
keuken verbruikte ingrediënten * receptuur = door keuken vervaardigde gerechten = verkochte gerechten.
Retrograde verbruiksbepaling = normatief verbruik.
Door de keuken vervaardigde gerechten = verkochte gerechten + vernietigde gerechten.
Beginvoorraad dranken + ingekochte dranken – eindvoorraad dranken = verkochte dranken.
Organisatorische randvoorwaarden die ervoor moeten zorgen dat een AO/IC kan functioneren:
- controletechnische functiescheiding;
- begroting;
- richtlijnen van het management.
Het restaurant stelt een meerjarenbegroting gebaseerd op de te bereiken doelstellingen en het activiteitenniveau
uit het verleden en de restaurantcapaciteit. Hieruit wordt de investeringsbegroting en een liquiditeitsbegroting
afgeleid. Vervolgens wordt een omzetbegroting op jaarbasis opgesteld. Uit de omzetbegroting vloeit een
inkoopbegroting voort en worden de te verwachten kosten begroot. Deze kosten zijn vast en variabel. De vaste
kosten worden gerelateerd aan de normale bezetting, variabele kosten aan de verwachte bezetting.
Het management moet richtlijnen opstellen over het handelen van de werknemers. Bij restaurants zullen deze
richtlijnen te maken hebben met:
- de te hanteren prijzen;
- het verlenen van kortingen;
- het verkopen van sterke drank;
- de aan te houden voorraadniveaus;
- het bewaren van bederfelijke ingrediënten;
- het selecteren van leveranciers;
- de maximale hoeveelheid kasgeld die aanwezig mag zijn in de kassa;
- het accepteren van kasgeld;
- de kassaprocedure.
, Bij restaurants zijn er drie functionele gebieden te onderscheiden: het inkoopproces, het dienstverleningsproces en
het verkoopproces.
Inkoopproces
Inkopen geschieden bij vaste leveranciers. De inkoper voert de bestelling in het inkoopbestand in, waarna d.m.v.
een geprogrammeerde procedure automatisch een volgnummer wordt toegerekend en de financiële administratie
wordt bijgewerkt. Ontvangst van de producten vindt plaats door de magazijnmedewerker, waarbij mogelijk een
kwaliteitscontrole wordt verricht door een aparte controleur. De uitkomst van de kwaliteitscontrole en de
ontvangst worden ingevoerd in het voorraadbestand. D.m.v. een geprogrammeerde procedure wordt vervolgens
vanuit het voorraadbestand de financiële administratie bijgewerkt. De verse producten worden niet uit het
magazijn betrokken maar dagelijks bij een aantal vaste leveranciers besteld. De inkoper voert de bestelling in
het inkoopbestand in, waarna d.m.v. een geprogrammeerde procedure automatisch een volgnummer wordt
toegekend en de financiële administratie wordt bijgewerkt. De bestelde producten worden ontvangen door de
keuken waarbij door een aparte controleur mogelijk een kwaliteitscontrole wordt verricht. De uitkomst hiervan
wordt ingevoerd in het voorraadbestand. Overschotten worden weggegooid, hier zijn protocollen voor.
De facturen worden door de leveranciers verzonden aan de financiële administratie. De financiële administratie
controleert de factuur. Na akkoord wordt de factuur betaald en de administratie bijgewerkt.
Verkoopproces
Het verkoopproces wordt in gang gezet door bestellingen van gasten. De bediening voert de bestelling in. Vanuit
het orderbestand wordt de financiële administratie bijgewerkt. Vanuit het orderbestand krijgt de keuken de
instructies binnen en de buffetbeheerder de instructies om de drankjes te maken.
Dienstverleningsproces
De chef-kok beschikt over de recepten. In de keuken bevindt zich een werkvoorraad ingrediënten die vanuit het
magazijn wordt aangevuld. De aanvulling vindt plaats tegen kwijting aan de magazijnmeester d.m.v. het
invoeren van een statuscode in het voorraadbestand, waarbij de financiële administratie wordt bijgewerkt. De
Hoofdstuk 15 – Dienstverlening met een beperkte goederenbeweging
15.1 Dienstverlenende organisaties met een beweging van eigen goederen
Een goed voorbeeld om te gebruiken is een restaurant. Zij zetten ingrediënten om in gerechten en verkopen deze
vervolgens.
Risico’s en attentiepunten Gevolg Interne beheersingsmaatregelen
Ontvangen ingrediënten van inferieure Verlies van waarde, inefficiëntie • Kwaliteitscontrole van de ontvangen
kwaliteit ingrediënten door aparte kwaliteitscontroleur
of door chef-kok samen met bedrijfsleider
Verlies van waarde dagverse producten Waardeverlies voorraden, • Adequate faciliteiten voor opslag producten
inefficiëntie (koelcel)
• Registratie per ontvangen partij van
ontvangstdatum en uiterste
houdbaarheidsdatum
• Dagelijkste afstemming tussen inkoper en chef-
kok over de hoeveelheid producten
• Afkeuren en vernietigen van producten door
chef-kok en medewerker financiële
administratie met protocol
• Cijferbeoordeling op hoeveelheid afgekeurde
producten
Tekort aan ingrediënten of dranken Niet kunnen serveren van • Periodieke beoordeling door bedrijfsleider
gerechten of drank waardoor van niet-uitgevoerde bestellingen vanwege
gasten ontevreden zijn het niet voorradig zijn van ingrediënten o.b.v.
rapportages door de administratie
• Adequate kantoor voorraad administratie
Serveren van onjuiste bestellingen Ontevreden klanten en verlies van • Controletechnische functiescheiding tussen
activa bij vernietiging retouren acceptatie, keuken, buffetbeheer en
administratie
• Oogtoezicht door bedrijfsleider op juiste
verwerking bestellingen
• Registratie van retouren door keuken of
buffetbeheer
• Instructies personeel ten aanzien van
zorgvuldige opname order
Onvolledige primaire registratie van Inefficiëntie • Functiescheiding tussen inkopen, orderopname,
order doordat bediening voor eigen bereiden van gerechten, bewaren van
gewin handelt ingrediënten, afgeven van dranken en
registratie
• Oogtoezicht door bedrijfsleider op bediening
• Waarde toekennen aan kassabon
• Procedure voor het personeel voor het
opnemen en registreren van bestellingen
Diefstal van goederen Inefficiëntie • Gesloten magazijn, alleen toegang
magazijnmedewerker
• Alle ontvangsten en afgiften geschieden tegen
kwijting
• Alle ontvangsten en afgiften dienen
vastgelegd te worden in de
kantoorvoorraadadministratie
• Periodieke inventarisatie
• Oogtoezicht door bedrijfsleider
Diefstal van kasgeld Verlies van activa • Kassageld moet worden beveiligd door
middel van een adequate registratie en een
afsluitbare kassa
• Dagelijkse inventarisatie van kassagelden
• Oogtoezicht op bedienend personeel bij
afrekenen
Niet of te weinig betalen door gasten Verlies van activa • Oogtoezicht op bedienend personeel bij
, afrekenen
• Cijferbeoordeling op kasafdrachten en
kastekorten per ober
Bedienend personeel bekleedt meerdere Verlies van klanten en vaste • Gebruik van een ‘point-of-scale’-systeem,
functies waardoor controle op kwaliteit en activa waarop registratie van bestellingen en
volledigheid niet mogelijk is kasontvangsten plaatsvindt
• Functiescheiding
Voor het vaststellen van de volledigheid van de opbrengsten kan een verband worden gelegd tussen de
goederenbeweging en de geldbeweging.
Beginvoorraad ingrediënten + ingekochte ingrediënten – eindvoorraad – vernietigde ingrediënten = door
keuken verbruikte ingrediënten * receptuur = door keuken vervaardigde gerechten = verkochte gerechten.
Retrograde verbruiksbepaling = normatief verbruik.
Door de keuken vervaardigde gerechten = verkochte gerechten + vernietigde gerechten.
Beginvoorraad dranken + ingekochte dranken – eindvoorraad dranken = verkochte dranken.
Organisatorische randvoorwaarden die ervoor moeten zorgen dat een AO/IC kan functioneren:
- controletechnische functiescheiding;
- begroting;
- richtlijnen van het management.
Het restaurant stelt een meerjarenbegroting gebaseerd op de te bereiken doelstellingen en het activiteitenniveau
uit het verleden en de restaurantcapaciteit. Hieruit wordt de investeringsbegroting en een liquiditeitsbegroting
afgeleid. Vervolgens wordt een omzetbegroting op jaarbasis opgesteld. Uit de omzetbegroting vloeit een
inkoopbegroting voort en worden de te verwachten kosten begroot. Deze kosten zijn vast en variabel. De vaste
kosten worden gerelateerd aan de normale bezetting, variabele kosten aan de verwachte bezetting.
Het management moet richtlijnen opstellen over het handelen van de werknemers. Bij restaurants zullen deze
richtlijnen te maken hebben met:
- de te hanteren prijzen;
- het verlenen van kortingen;
- het verkopen van sterke drank;
- de aan te houden voorraadniveaus;
- het bewaren van bederfelijke ingrediënten;
- het selecteren van leveranciers;
- de maximale hoeveelheid kasgeld die aanwezig mag zijn in de kassa;
- het accepteren van kasgeld;
- de kassaprocedure.
, Bij restaurants zijn er drie functionele gebieden te onderscheiden: het inkoopproces, het dienstverleningsproces en
het verkoopproces.
Inkoopproces
Inkopen geschieden bij vaste leveranciers. De inkoper voert de bestelling in het inkoopbestand in, waarna d.m.v.
een geprogrammeerde procedure automatisch een volgnummer wordt toegerekend en de financiële administratie
wordt bijgewerkt. Ontvangst van de producten vindt plaats door de magazijnmedewerker, waarbij mogelijk een
kwaliteitscontrole wordt verricht door een aparte controleur. De uitkomst van de kwaliteitscontrole en de
ontvangst worden ingevoerd in het voorraadbestand. D.m.v. een geprogrammeerde procedure wordt vervolgens
vanuit het voorraadbestand de financiële administratie bijgewerkt. De verse producten worden niet uit het
magazijn betrokken maar dagelijks bij een aantal vaste leveranciers besteld. De inkoper voert de bestelling in
het inkoopbestand in, waarna d.m.v. een geprogrammeerde procedure automatisch een volgnummer wordt
toegekend en de financiële administratie wordt bijgewerkt. De bestelde producten worden ontvangen door de
keuken waarbij door een aparte controleur mogelijk een kwaliteitscontrole wordt verricht. De uitkomst hiervan
wordt ingevoerd in het voorraadbestand. Overschotten worden weggegooid, hier zijn protocollen voor.
De facturen worden door de leveranciers verzonden aan de financiële administratie. De financiële administratie
controleert de factuur. Na akkoord wordt de factuur betaald en de administratie bijgewerkt.
Verkoopproces
Het verkoopproces wordt in gang gezet door bestellingen van gasten. De bediening voert de bestelling in. Vanuit
het orderbestand wordt de financiële administratie bijgewerkt. Vanuit het orderbestand krijgt de keuken de
instructies binnen en de buffetbeheerder de instructies om de drankjes te maken.
Dienstverleningsproces
De chef-kok beschikt over de recepten. In de keuken bevindt zich een werkvoorraad ingrediënten die vanuit het
magazijn wordt aangevuld. De aanvulling vindt plaats tegen kwijting aan de magazijnmeester d.m.v. het
invoeren van een statuscode in het voorraadbestand, waarbij de financiële administratie wordt bijgewerkt. De
