Samenvatting elementaire bedrijfsadministratie

Boek 3C
Hoofdstuk 1 Administratieve organisatie en interne controle van bedrijfsprocessen
Administratieve organisatie
Een organisatie is een groep mensen die: samen met elkaar activiteiten onderneemt, met behulp van
middelen, op een doelmatige wijze, om een overeengekomen doel te bereiken.
Administreren is systematisch gegevens verzamelen, vastleggenen verwerken.
Administratieve organisatie is het geheel van organisatorische maatregelen die betrekking hebben op
de gegevensverwerking en die gericht is op het besturen en functioneren van de organisatie en op
het afleggen van verantwoording.
Taken van de administratie:
1. Het verzamelen, vastleggen en verwerken van de gegevens
2. Het controleren van de aangeleverde gegevens op juistheid en volledigheid
3. Het geven van informatie die de leiding van de organisatie nodig heeft, samengevat of in
detail
4. Het samenstellen van verantwoordingsverslagen (balans en w en v rekening, oftewel de
jaarrekening
5. Zorgen dat de organisatie voldoet aan de wettelijke voorschriften
Een administratieve organisatie kent 3 bedrijfsprocessen:
 Inkoopproces
 (opslagproces)
 Verkoopproces
 Financiële proces
In die processen zijn mensen werkzaam die verschillende functies hebben. Bij iedere functie horen
taken die de mensen hebben. Een functie hoort bij een bepaalde persoon, een taak bij het werk van
die persoon. De taak van de verkoper is het verkopen van goederen. Zijn functie is die van verkoper.
Je onderscheidt de volgende functies:
 Beschikkende functies
 Bewarende functies
 Registrerende functies
 Uitvoerende functies
 Controlerende functies
In de organisatie moet er goed op gelet worden dat de functies gescheiden blijven. Dit voorkomt
verwarring en maakt fraude moeilijker. Een functionaris is een persoon die een van deze 5 functies
uitoefent. Delegeren is het overdragen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan mensen
die op een lager niveau staan in de organisatie.

Functievermenging houdt in dat 2 functies door dezelfde person worden vervuld, vragen om
moeilijkheden.
Samenspanning is dat 2 of meer functionarissen gaan samenwerking met de bedoeling de cijfers van
de onderneming zo te veranderen dat ze er beiden voordeel van hebben.
Fraude is het bewust onjuist weergeven van de werkelijkheid. Samenspanning is een vorm van
fraude

In de organisatie zijn de computerbestanden zeer belangrijk. Ieder computerbestand heeft vaste
invulgegevens. Je onderscheidt de volgend basisbestanden uit de databese:
 Debiteurenbestand
 Crediteurenbestand
 Artikelbestand
 Grootboekrekeningen

, Als je 1 of meer gegevens in de bestanden weglaat, mis je informatie en kan het proces niet goed
verlopen! Om alle stromen in het waardenkringloopproces (hoe de geld- en goederenstromen
binnen het bedrijf lopen) goed te kunnen controleren, kun je de zogenoemde BETA-formules
gebruiken.
Om de functiescheiding goed in de gaten te houden, werken de organisaties vak met
autorisatietabellen (wie mag wat aanpassen in computerbestanden?) en competentietabellen (wie
heeft toegang tot welk bestand?)
Je hebt voor elk computerbestand 2 groepen gebruikers: zij die het mogen lezen en zij die het
bestand mogen muteren (wijzigingen aanbrengen) Op blz. 12 staat een voorbeeld beschreven van
functiescheiding mbv deze tabellen.

Waardenkringloopproces
In een handelsonderneming is het kringloopproces geld-goederen-geld. Dit is een waardenkringloop,
omdat zaken met een financiële waarde, door de onderneming gaan. In de eerste plaats is dit geld.
Dit zie je terug in de geldstroom. Daarnaast zijn de goederen die door de onderneming gaan, ook
geld waard. Dit zie je in de goederenstroom. De waardenkringloop is de manier waarop de
goederenstroom en de geldstroom in een onderneming met elkaar samenhangen. De goederen
maken een waardesprong = brutowinst (verschil inkoop/verkoop)




In het schema zie je de functiescheidingen terug. De cirkels in de hoeken staan functionarissen met
een beschikkende functie. In de tussenliggende rechthoeken werken functionarissen met een
bewarende functie. De administratie, die relaties onderhoudt met alle functionarissen, vervult de
registerende functie.

Van elk van de 4 tussenliggende rechthoeken geldt de formule:
Beginvoorraad + toevoeging – afname = eindvoorraad OF:
Beginvoorraad – eindvoorraad + toevoeging – afname = 0 ( B – E + T – A = 0)
Daarom worden de volgende formules de BETA- formules genoemd 

Goederen: Beginvoorraad + inkopen – (kostprijs) verkopen = eindvoorraad
Schulden: Beginsaldo + inkopen – betalingen = eindsaldo
Vorderingen: Beginsaldo + verkopen – ontvangsten = eindsaldo
Geldmiddelen/ liquide middelen: Beginsaldo + ontvangsten – betalingen = eindsaldo

Met deze bovenstaande 4 BETA-formules kun je de goederen en geldstroom precies volgen en
beschrijven.