Samenvatting Projectmatig werken in de praktijk

Projectmatig werken

Hoofdstuk 1 de kracht van projectmatig werken

Projectmatig werken is een manier van werken om klussen, activiteiten en
opdrachten doelgericht, resultaatgericht en efficiënt uit te voeren. De definitie van
een project laat zich vormen door de kenmerken:

EBTOUO

- eenmalig
- een duidelijk begin en eind
- een duidelijke samenwerking van verschillende mensen (disciplines)
- een opdrachtgever die een specifiek doel heeft
- een uniek of nieuw resultaat dat het doel gaat bereiken
- een hoge mate van onvoorspelbaarheid en onzekerheid

DRE

Doelgericht (WAAROM) gaat over het effect dat bereikt wordt

Resultaatgericht (WAT) betekent dat alle taken en activiteiten die worden uit
gevoerd een concreet en helder resultaat of product opleveren.

Efficiënt (HOE) betekent letterlijk zo veel mogelijk doen met zo weinig mogelijk
middelen en richt zich op het resultaat van het project.

Voordelen projectmatig werken:

SEBBLIRE

- Snel inspringen op veranderingen
- Kan op elk niveau in een organisatie worden toegepast
- Branche onafhankelijk
- Bevordert de samenwerking
- Leuk om te doen
- Door iedereen aan te leren
- Gericht op behalen van resultaten
- Efficient en effectief

IRP

Improviseren of
Routinematig werken of
Projectmatig werken


6 kenmerken van een project

SUBOTM

, - Specifiek doel
- Uniek of nieuw resultaat
- Begin en eind
- Opdrachtgever
- Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise
- Mate van onzekerheid


Project: een tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die
binnen een vastgestelde tijd en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat
leveren en waarmee een doel van de opdrachtgever wordt behaald met een
bepaalde mate van onzekerheid.

Andere definitie:
Een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde condities
een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.


Projectmanagement: alle leidinggevende taken die nodig zijn om het beoogde
resultaat van een project te bereiken: het plannen, organiseren en besturen van alle
werkzaamheden die deel uitmaken van het project en het leidinggeven en motiveren
van alle bij het project betrokken personen.

Een project ontstaat vanuit een probleem of behoefte.

Behoefte: er is sprake van een behoefte van een organisatie of persoon aan iets
nieuws of een positieve verandering van iets bestaands.
Probleem: de huidige situatie is niet goed en er wordt naar gestreefd om door het
project het probleem op te lossen of de schade te beperken.


Of project groot of klein is, hangt af van:

DCAGH

- Duur van het project in de tijd
- Complexiteit van de inhoud
- Aantal betrokkenen en belanghebbenden
- Grootte van het projectbudget
- Hoeveelheid werkzaamheden


Typen projecten:

OTM

- Organisatorisch (bijv. samenvoeging van twee afdelingen)
- Technisch (bijv. het ontwerpen en produceren van een nieuw apparaat)
- Maatschappelijk (bijv. inzamelingsactie voor de slachtoffers van een ramp)

,PROJECTEN hebben allemaal dezelfde kenmerken:

OUA

Ze worden
- Opgestart
- Uitgevoerd
- Afgerond

Relatie tussen

DRE

- Doelgericht: focus op et WAAROM van een project ( alleen dat doen wat
bijdraagt aan het doel)
- Resultaatgericht: Focus op het WAT van een project ( niet wat we doen, maar
wat we leveren)
- Efficiënt: focus op het HOE ( zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd
met zo weinig mogelijk middelen)


Valkuilen:

SPBCRO


- er wordt te snel uitgevoerd en te weinig voorbereid (eerst doen, dan
nadenken)
- de projectdoelen en projectresultaten zijn onduidelijk
- er is weinig betrokkenheid vanuit het management
- de projecten zijn te complex
- er wordt niet of nauwelijks rekening gehouden met de risico’s
- het is onduidelijk wat het project wel en niet bevat, het project wordt zelfs
steeds groter
- planningen en budgetten zijn te optimistisch of onrealistisch
- mensen die het projectresultaat gaan gebruiken, worden niet betrokken


hoofdstuk 2 De structuur van een project


Een project is een gestructureerd geheel dat bestaat uit de volgende bouwstenen:

HOBB

Bouwstenen Doel Bestaat uit
Hoofdstappen Hoe te komen van oorzaak - Projectbeslissing
tot doel? - Projectvoorbereiding
- Projectuitvoering
- Projectafronding

, - Projectborging
Organisatie- Wie heeft welke rol met Drie hoofdrollen:
structuur bijbehorende verantwoordelijk - Opdrachtgever
met rollen heden? - Projectleider
- Projectmederwerker(s)
Beheersfactoren Waarop sturen Primaire beheersfactoren
B - Budget
A - Afbakening
K - Kwaliteit
T - Tijd

Secundaire beheersfactoren
D - Doel
O – Organisatie
O – Omgeving
R – Risico’s
Basisdocumenten Wat waarin vastleggen? - Projectopdracht
- Plan van aanpak
- Voortgangsrapportage
- Eindrapport
- Issuelijst
- Risicolijst
- Actie- en besluitenlijst


Vijf hoofdstappen:

BVUAB


Stap 1:
Projectbeslissing: Doen of niet doen: Bepaald wordt of het zinvol is een project te
beginnen om hiermee de wens te vervullen, het probleem op te lossen of aan de
verplichtingen te voldoen. Om dit te kunnen bepalen wordt het project globaal
beschreven in termen van doel, resultaat, afbakening, nut, budget, belangrijkste
rollen, begin- en einddatum en belangrijkste risico’s. Hiervoor wordt een
projectopdracht gebruikt.

Stap 2:
Projectvoorbereiding: uitwerken:
- Het project wordt in detail beschreven
- Het projectteam wordt samengesteld
- De taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld
- De planning wordt gemaakt
- De risico’s worden nogmaals in kaart gebracht
- Er worden afspraken gemaakt over de werkwijze
Dit alles wordt opgenomen in een Plan van aanpak

Stap 3: