Samenvatting Bedrijfsprocessen

1




BEDRIJFSPROCESSEN
Proces bestaat zo binnen mensen, organisatie en systemen. Elk proces zal evolueren, om deze evolutie goed te laten uitvoeren, het
gecontroleerd uitvoeren gebeurt door een project. SAP – verbetermethoden – bedrijfsprocessen hangen samen in deze afbeelding.

INLEIDING: WAT ZIJN BEDRIJFSPROCESSEN?

DEFINITIE

In bedrijven gebeurt alles via processen.
Waarom zijn er bedrijfsprocessen?
 om de activiteiten te organiseren en te stroomlijnen
 nodige beslissingen moet goed genomen worden
 je moet gepast communiceren met klanten en leveranciers + intensiever nog intern in het bedrijf
Die activiteiten, beslissingen en communicaties …:
 hebben enkel nut als ze toegevoegde waarde (=waarde = activiteit waarvoor klant wil betalen) hebben (wanneer
we iets doen, waarvoor een klant bereid is te betalen). Anders creëer je geen waarde in de bedrijfswereld.
 verlopen liefst mooi gestroomlijnd, waardoor de tijd en inspanning niet waardeloos zijn.
Processen zijn herhaalbaar.
Processen zijn robuust (ookal valt er iemand weg of een systeem uit, een proces blijft goed lopen).


Waarom zijn er nog bedrijfsprocessen?
 Controles en wettelijke verplichtingen. Bv. ontsmettingsgel ter beschikking in bedrijf: hierbij moeten er processen
gemaakt worden (bv. aankopen)
 Bedrijfsregels en de interne afspraken.
 Afval (= waste = muda)verminderen/vermijderen: geen waarde toevoegende activiteiten = opportuniteiten tot
verbetering


2 BEGRIPPEN DIE OPDUIKEN I.V.M. PROCESSEN

INNOVATIE
= een grondige en structurele verandering in de manier waarop je werkt = een nieuwe technologie of een nieuwe werkwijze
die je gebruikt

VERBETERING
Verbetering hoeft niet per se samen te gaan met innovatie, maar het kan.
Efficiëntie
 We zoeken een bepaald verband tussen een resultaat dat we wensen te bereiken en de middelen die we ervoor
inzetten
 Met dezelfde middelen, meer resultaat bekomen: Auto om naar het werk te pendelen  mensen meenemen OF
auto als multimodaal transport door fiets mee te nemen voor het “last-mile” transport
 Met minder middelen, hetzelfde resultaat bekomen: Auto is voorzien van stop-start-systeem  motor valt uit als
je in een file staat & springt op als je weer vertrekt  zo bespaar je brandstof op de ritten
Effectiviteit
 Het resultaat op zich verbeteren, en dat naar verwachting van je gebruiker
 Vergelijken: resultaat dat je produceert  verwachting die de klant voor dat resultaat heeft
 Meer efficiëntie leidt tot meer effectiviteit: Online aankopen doen: in het winkelmandje krijg je te zien of je voor
een voldoende hoog bedrag hebt geselecteerd, zodat de leveranciers geen transportkosten aanrekent.  Dit is
dus een efficiëntieverbetering van de leverancier die leidt tot een effectiviteitsverbetering. Je bent sneller geneigd
om bij deze leverancier weer aan te kopen omdat die met je meedenkt.

, 2




 Meer efficiëntie en toch effectiviteitsverlies: De druk op kosten blijft.
 Meer effectiviteit zonder efficiëntiewijziging: Je hoeft niet altijd de kosten te verlagen of een product efficiënter
te maken om de effectiviteit te zien stijgen (bv. horloge die locatie en hartslag geeft: na verloop van tijd wordt
deze populairder)

PROCESSEN




MEEST VOORKOMENDE PROCESSEN
 Verkoopproces
o Interactie met klant goed structureren
o Bestellingen afdwingen, gevolgd door levering en facturering
o Doel: geld verdienen
 Aankoopproces
o Bepalen wat nodig is (m.b.t. leveranciers, wat ze nodig hebben)
o Leverancier selecteren en deze contracteren
o Bestelling plaatsen en deze ontvangen
o Factuur betalen
 Planningsproces
o Bepalen hoeveel, wat en wanneer er zal aangekocht en geproduceerd moeten worden
o Tijdig voldoende voorraad aanleggen
o Tijdig klanten beleveren
 Operationeel proces
o Ontvangen wat bedrijf besteld heeft
o Uitleveren wat klant besteld heeft
 Productieproces
o Grondstoffen omvormen naar halffabricaten dat uiteindelijk een afgewerkt product oplevert (dat we
aan klant verkopen)
 Magazijnen
o Belangrijke operationele en verificatietaken = ontvangen wat bedrijf bestelde en uitleveren wat klant
bestelde (m.b.t. inkomende en uitgaande goederen)
 Personeel en diensten
o Juiste mensen op juiste plaats zetten is belangrijk – ook diensten aankopen en beheren


TRANSACTIE VOLGT SELECTIE  SELECTIEPROCES WORDT GEVOLGD DOOR TRANSACTIEPROCES.
Selectieproces: selecteren van tegenpartij, product, locatie, timing, prijs, … waarmee we een transactie wensen uit te
voeren = voorbereiding op de transactie
Proces Selectie Transactie
Verkoop Potentiële klant bewerken tot die bestelt Bestelling correct noteren, bevestigen,
produceren en leveren
Planning O.b.v. geschatte verkoop, uitrekenen wat er nodig De geplande order vrijgeven wanneer je
is (geplande orders) binnen de orderdoorlooptijd zit. (vrijgeven

, 3




productie- en inkooporders)
Productie Optimale productievolgorde bepalen o.b.v. Productieorders uitvoeren
instellingen en materialen
Inkoop A.d.h.v. de behoefte de leverancier kiezen Inkooporder plaatsen, ontvangen, factuur
beoordelen en betalen
Magazijn Plan de verwachte activiteiten aan inkoop, Voer de ontvangsten, pickings, … in
productie en verkoop
Transactie = uitwisseling van 2 partijen (bv. bij verkoop- en inkoopproces: goederen/diensten ruilen voor geld)


PROCES BESTAAT UIT 3 SUBPROCESSEN
Zijn processen eenvoudig of complex? Zoals zovele processen is het een samengaan van 3 subprocessen:
Fysiek proces (fysiek vastpakken van producten)
 = hoofdreden waarom we iets doen = brengt de grootste kost met zich mee
 = goederen bewegen en kennen volgende stappen: lossen, stockeren, afgifte aan productie, verbruik in productie,
stockage, pick-pack, laden, transport
 We gaan dit niet fysiek doen, we hebben hier machines en mensen voor nodig.
 Tastbaar fysiek + dienst die je fysiek verleent (bv. partijen samenbrengen)!
Bv. fysiek proces bij bank voor hypotheeklening: levering van fondsen is het ontvangst in het proces
Documentatieproces
 = om fysieke -aan financiële proces te kunnen vasthechten
 Behoefte, bestelbon, CMR, leverbon, paklijst, laadlijst, receptiebon, factuur = fysieke/tastbare doc.
Financieel proces
 = vaststelling van omzet en winst die met proces te maken heeft
1. budget bepalen
2. voor je de bestelbon plaatst, zorg je dat je binnen budget blijft
3. zorg voor goedkeuring voor de aankoop
4. boekhoudkundig ligt al vast dat je een kost verwacht
5. bij ontvangst en vrijgave ervan, komt een schuldbekentenis t.a.v. de leverancier
6. betaling volgt
We bestellen pas als we een leverancier hebben geselecteerd, die kan je pas selecteren als je weet wat je nodig hebt
(behoefte), zo ga je verder en verder. *De analyse van processen geeft aanleidingen tot verbetering.

VOORBEELD 3 SUBPROCESSEN




-
 Iets fysiek tegen een betaling d.m.v. een contract (Het fysieke en financiële = de kern van het proces)
Start = meestal in documentatie Betaling = iets fysiek ruilen voor iets financieel
1, 2 en 3 = selectie (voor de transactie gebeurt de selectie)


FRONT- EN BACKOFFICEPROCESSEN