Het Memo
Oorsprong
• Memorandum = iets wat je moet onthouden
• Memo op papier
-Via interne post
-‘Ad valvas’ (denk aan de digischermen van AP)
-Een blocnote (de PA aan de manager)
• Interne communicatie voor:
-Een groep;
-Een persoon;
-Zichzelf.
Allerlei interne teksten met info of mededelingen:
-Geheugensteuntje (het oorspronkelijke memo)
-Uitnodiging voor intern overleg (kader)
-Interne notitie, bv. een nieuwe afspraak of regel met extrainformatie
-Aankondiging van een beslissing
-soort nieuwsbrief, bv. maandelijks naar eengroep of de hele organisatie
• Nog steeds enkel interne communicatie
• Soms op papier, vaker via e-mail, soms op intranet en(tijdelijk) op digischerm
Variatie in overdracht van info
Omvang: van heel kort tot pagina’s lang
• Vormgeving: met/zonder aanhef en ondertekening
• Kanaal: ‘brief’, e-mail, intranet, digischerm, ...
• Inhoud: ter info, beslissing, uitnodiging, aankondiging
• Taalgebruik: van informeel tot formeel
• Toon: van enthousiasmerend tot (ambtelijk-)zakelijk
,Memo = intern <> zakelijke brief
• Geen visitekaartje
• Meer voorkennis (bv. jargon en afspraken eigen aan
de organisatie, zoals afkortingen)
• Mag minder bondig: uitgebreide uitleg (maar helder!)
• Nuanceren is gemakkelijker
• Verwijzingen naar andere intern stukken of afspraken
• Vaak informele
Taalgebruik
Onderwerp?
Doelpubliek?
Doel?: informeren, overtuigen, diverteren, activeren
Context?
Opbouw?
Aanspreking
• jij/je/jou/jouw: meest gangbaar
• u/uw: formele situatie (ambtelijk-zakelijk; directie)
• jullie: enkel voor een groep (ook jij/je)
Woordenschat
conventies
• Het kopje:
Aan: (of: voor: ) [geadresseerde]
Van: [afzender]
CC: [geadresseerde] (niet altijd)
Onderwerp:
Datum:
• De aanhef (almaar minder)
• De tekst
• De ondertekening (bijna nooit)
,Conventies – Tekststructuren
1. Zoals een zakelijke brief
2. Onderverdeeld in paragrafen (bv. interne notitie)
3. Eén tot drie korte alinea’s (geheugensteuntje)
4. Opsomming met uitleg, al dan niet met tussentitels
-Zonder tussentitels, bv. bij een beslissing
-Met tussentitels, bv. bij een interne ‘nieuwsbrief’
-Een memo is een tekst: gebruik alinea’s
-Een memo is communicatie: identificeer je doelgroep,bepaal je schrijfdoel
werkstukken en rapporten
Deel 1: planning
Overzicht
1. Analyse van de opdracht, het werk
2. Afbakening van het onderwerp
3. Opmaak van de (voorlopige) structuur
1) Analyse
Wat is je onderwerp?
1.1 Onderwerp verkennen
a. Brainstorming: gebruik je kennis en je verbeelding;
b. Stel topische vragen; wie, wat, waar, wanneer, waarom
c. Zoek informatie op het internet, in boeken, bij experts, in je netwerk, ...
1.2 Doelstelling(en) bepalen: Verklaren (exploreren)
• Hoofddoel is informeren
• oorzaken en verbanden zoeken
• oorzaken en verbanden in kaart brengen
• inzicht in een onderwerp vergroten
• standpunt innemen om verbanden duidelijk te maken niet je mening
1.2 Doelstelling(en) bepalen: Beoordelen (evalueren)
, • Hoofddoel is overtuigen
• Je geeft aan hoe iets gewaardeerd moet worden
• Je stelt een opinie, visie, ... in vraag
• Je overtuigt met deugdelijke argumenten
1.2 Doelstelling(en) bepalen: Adviseren
• Hoofddoel is overtuigen en motiveren
• Je neemt een standpunt in
• Je raadt iets aan
• Je geeft aan wat kan of moet gedaan worden om iets op te lossen
• Check: Moet de lezer op de hoogte zijn van iets? Moet de lezer een bepaalde mening hebben?
Moet hij weten wat hij moet doen?
1.3 Doelgroep bepalen
Bepaal wie je wil / moet bereiken
Stel daarna volgende vragen:
• Wat moet ik uitleggen? Wat is hun voorkennis?
• Welke info verwachten ze?
• Wat is hun relatie met het onderwerp?
• Wat is een passende aanpak? Niet te veel, niet te weinig info. Niet te gemakkelijk, niet te moeilijk.
1.4 Randvoorwaarden
• Tijd: Hoeveel tijd heb je? Wat zijn de deadlines? Maakeen retroplanning.
• Omvang: Hoeveel pagina’s moet / mag het verslagtellen; minimaal en maximaal?
• Informatie: Wat zijn je bronnen? Welke mag je nietgebruiken? Wat zijn je middelen?
• Andere: In welke vorm lever ik het werk in? In hoeveelexemplaren? Bij wie lever ik het i
Oorsprong
• Memorandum = iets wat je moet onthouden
• Memo op papier
-Via interne post
-‘Ad valvas’ (denk aan de digischermen van AP)
-Een blocnote (de PA aan de manager)
• Interne communicatie voor:
-Een groep;
-Een persoon;
-Zichzelf.
Allerlei interne teksten met info of mededelingen:
-Geheugensteuntje (het oorspronkelijke memo)
-Uitnodiging voor intern overleg (kader)
-Interne notitie, bv. een nieuwe afspraak of regel met extrainformatie
-Aankondiging van een beslissing
-soort nieuwsbrief, bv. maandelijks naar eengroep of de hele organisatie
• Nog steeds enkel interne communicatie
• Soms op papier, vaker via e-mail, soms op intranet en(tijdelijk) op digischerm
Variatie in overdracht van info
Omvang: van heel kort tot pagina’s lang
• Vormgeving: met/zonder aanhef en ondertekening
• Kanaal: ‘brief’, e-mail, intranet, digischerm, ...
• Inhoud: ter info, beslissing, uitnodiging, aankondiging
• Taalgebruik: van informeel tot formeel
• Toon: van enthousiasmerend tot (ambtelijk-)zakelijk
,Memo = intern <> zakelijke brief
• Geen visitekaartje
• Meer voorkennis (bv. jargon en afspraken eigen aan
de organisatie, zoals afkortingen)
• Mag minder bondig: uitgebreide uitleg (maar helder!)
• Nuanceren is gemakkelijker
• Verwijzingen naar andere intern stukken of afspraken
• Vaak informele
Taalgebruik
Onderwerp?
Doelpubliek?
Doel?: informeren, overtuigen, diverteren, activeren
Context?
Opbouw?
Aanspreking
• jij/je/jou/jouw: meest gangbaar
• u/uw: formele situatie (ambtelijk-zakelijk; directie)
• jullie: enkel voor een groep (ook jij/je)
Woordenschat
conventies
• Het kopje:
Aan: (of: voor: ) [geadresseerde]
Van: [afzender]
CC: [geadresseerde] (niet altijd)
Onderwerp:
Datum:
• De aanhef (almaar minder)
• De tekst
• De ondertekening (bijna nooit)
,Conventies – Tekststructuren
1. Zoals een zakelijke brief
2. Onderverdeeld in paragrafen (bv. interne notitie)
3. Eén tot drie korte alinea’s (geheugensteuntje)
4. Opsomming met uitleg, al dan niet met tussentitels
-Zonder tussentitels, bv. bij een beslissing
-Met tussentitels, bv. bij een interne ‘nieuwsbrief’
-Een memo is een tekst: gebruik alinea’s
-Een memo is communicatie: identificeer je doelgroep,bepaal je schrijfdoel
werkstukken en rapporten
Deel 1: planning
Overzicht
1. Analyse van de opdracht, het werk
2. Afbakening van het onderwerp
3. Opmaak van de (voorlopige) structuur
1) Analyse
Wat is je onderwerp?
1.1 Onderwerp verkennen
a. Brainstorming: gebruik je kennis en je verbeelding;
b. Stel topische vragen; wie, wat, waar, wanneer, waarom
c. Zoek informatie op het internet, in boeken, bij experts, in je netwerk, ...
1.2 Doelstelling(en) bepalen: Verklaren (exploreren)
• Hoofddoel is informeren
• oorzaken en verbanden zoeken
• oorzaken en verbanden in kaart brengen
• inzicht in een onderwerp vergroten
• standpunt innemen om verbanden duidelijk te maken niet je mening
1.2 Doelstelling(en) bepalen: Beoordelen (evalueren)
, • Hoofddoel is overtuigen
• Je geeft aan hoe iets gewaardeerd moet worden
• Je stelt een opinie, visie, ... in vraag
• Je overtuigt met deugdelijke argumenten
1.2 Doelstelling(en) bepalen: Adviseren
• Hoofddoel is overtuigen en motiveren
• Je neemt een standpunt in
• Je raadt iets aan
• Je geeft aan wat kan of moet gedaan worden om iets op te lossen
• Check: Moet de lezer op de hoogte zijn van iets? Moet de lezer een bepaalde mening hebben?
Moet hij weten wat hij moet doen?
1.3 Doelgroep bepalen
Bepaal wie je wil / moet bereiken
Stel daarna volgende vragen:
• Wat moet ik uitleggen? Wat is hun voorkennis?
• Welke info verwachten ze?
• Wat is hun relatie met het onderwerp?
• Wat is een passende aanpak? Niet te veel, niet te weinig info. Niet te gemakkelijk, niet te moeilijk.
1.4 Randvoorwaarden
• Tijd: Hoeveel tijd heb je? Wat zijn de deadlines? Maakeen retroplanning.
• Omvang: Hoeveel pagina’s moet / mag het verslagtellen; minimaal en maximaal?
• Informatie: Wat zijn je bronnen? Welke mag je nietgebruiken? Wat zijn je middelen?
• Andere: In welke vorm lever ik het werk in? In hoeveelexemplaren? Bij wie lever ik het i
