Lernfeld 11 – Aufbau- und Ablauforganisation, Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen (Zusammenfassung, kaufmännische Ausbildung)

Lernfeld 11



Aufbauorganisation

Betriebliche Organisation aufbauen:

= > Stellen, Hierarchien, Abteilungen innerhalb des Unternehmens festlegen
= > gute Aufbauorganisation ist notwendig - > Rahmen für effektives arbeiten (wer macht Produktion,
wer ist wem untergestellt…)

Grundsätze:
• Wirtschaftlichkeit
• Keine Überorganisation (zu viele Anweisungen, Regeln Folge: keine Flexibilität)
• Zweckmäßigkeit (Aufbau soll zu einem guten Ergebnis führen z.b. Geschäftsführer ist Abteilung
unterstellt - > kein Sinn)
• Keine Unterorganisation: (zu viele Improvisation Folge: Zuständigkeit unklar)


1. aussagekräftige Beschreibung des Gesamtbetriebs formulieren

- > Regelungen zu schaffen, Zusammenwirken von Menschen und sachmitteln nach organisatorischen
Gründen zu gewährleisten



2. Folgende Probleme lösen:

- > Aufgabestruktur (wie werden die Aufgaben verteilt)

- > Kommunikationsstruktur (an wen werden die Infos weitergegeben)

- > Autoritätsstruktur (Wie wird die Macht verteilt)



= > Personal und Organisationsstruktur müssen möglichst eng aufeinander aufbauen



3. Prozess zur Entwicklung einer Aufbauorganisation:



= > gliedert betrieb in funktionsfähige Teileinheiten / koordiniert sie im Hinblick auf die betriebliche
Zielsetzung

= > Die Verteilung der Aufgaben wird abgeleitet von den ziel des unternehmen.




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4 Phasen: Grundprinzip der Aufgabenverteilung:




Aufbauorganisation erstellen:
1.Phase: Aufgabengliederung / Analyse
= > Gesamtaufgabe des Betriebs wird in sinnvolle Einzelaufgaben gegliedert

Aufbauorganisation:

Ziel: Gesamtaufgabe nach bestimmt Kriterien in Haupt., Teil- und Einzelaufgaben zerlegen

Aufgabenanalyse kann erfolgen durch

• Funktion/Verrichtung: Aufgabe wird nach Art der Tätigkeit unterscheidet (Einkauf, Produktion;
Personal, Verkauf…)
• Objekt: Aufgabe nach dem Objekt aufgegliedert, an dem die Arbeit verrichtet wird,
unterscheiden (Warengruppe)


2.Phase: Stellenbildung / Aufgabensynthese
= > Zusammengehörende Einzelaufgaben werden zu Tätigkeitsbereichen

= > wer soll sich um die Aufgaben kümmern?

Ziel: Einzelaufgaben nach sachlichen Gesichtspunkten für einzelne Stelleninhaber zusammenfassen

Stelle: kleinste Einheit im Unternehmen (eine Aufgabe = eine Stelle (kann auch aufgeteilt werden)

Strukturprinzipien:

• Zentralisation:
• Zusammenfassung von Aufgaben / Verantwortung
• Entscheidungswege kürzer, Umsetzung effektiver (wird genau das umgesetzte was
vorgegeben wird von der zentralen Stelle, man kann nicht selber entscheiden)
• Jeder hat sein eigenes Aufgabenfeld und kümmert sich drum
Nutzen wenn
o Einheitliche Aufgaben für die Unternehmen zu lösen sind
o Funktionen erfüllt werden müssen, die eine neutrale Stelle erfordern
o Wirtschaftliche Vorteile durch eine zentrale Lösung möglich

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• Dezentralisation:
• Gleichartige Aufgaben auf mehrere Stellen verteilen
• Höhere Akzeptanz, weil die Entscheidungen nicht von „oben“ angeordnet werden
Nutzen wenn
o Problemstellung sehr vielseitig (eine einzelne Stelle wäre überfordert)
o Notwendige Infos nur schwer zu beschaffen von einer zentralen Stelle

Um zu wissen welche Zentralisation man „benutzten“ soll, folgende Fragen:

- wo können die benötigten Infos leicht und schnell beschafft werden?

- wie schnell muss Entscheidung gefällt werden?

- Welche Qualifikation ist notwendig, um die Entscheidung zu fällen?

- welche Bedeutung hat die Entscheidung fürs Unternehmen?

Grundprinzip der Stellenbildung:

= > das Zusammenfassen der Teilaufgaben muss sich immer am Unternehmensziel richten.

Folgende Grundprinzipien bei Zentralisation der Aufgaben beachten:

• Überschaubarkeit:
Aufgaben müssen für den Stelleninhaber überschaubar sein -> Überforderung vermeiden
o Wie groß ist die Anzahl/Verknüpfung der Aufgaben?
o Welche Abhängigkeiten bestehen zu anderen Stellen/zur Umwelt
o Wie genau sind die Aufgaben sachlich/zeitlich geplant?
o Welche Abweichungen ggü. Erfahrungen mit vertrauten Aufgaben sind zu
erwarten?
• Angemessenheit
= > Aufgaben anpassen an die Leistungsfähigkeit möglicher Mitarbeiter oder
Einstellung qualifizierter MA einplanen
• Arbeitsteilung

=> Geschichte der modernen Industriegesellschaft durchzunehmende Spezialisierung
Kennzeichen

3. Phase: Abteilungsbildung
Zusammenfassung mehrerer Stellen unter einheitlicher Leitung
Grundmodelle:
• Funktionsorganisation:
= > Stellen nach Verrichtungsprinzip zusammengefasst (Bereiche: Beschaffung,
Produktion, Vertrieb und Verwaltung)
• Geschäftsbereich oder Spartenorganisation:
= > Stellen nach Objekt zusammengefasst (Produkte, Kunden, Projekte)

= > Abteilungsleiter besitzt Weisungsrecht ggü MA.
In kleinen Unternehmen -> Abteilungsleiter direkt dem Geschäftsleiter unterstellt
In großen Unternehmen - > Abteilungen werden zu Hauptabteilungen/Bereichen
zusammengefasst
= > Ergebnis der Verteilung der Aufgaben/Macht -> Hierarchie des Unternehmens.


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