B.A. Wirtschaftspsychologie 8 Semester
Einsendeaufgabe
Essentials –
Qualitätsmanagement
Aufgabe 1
Sie werden beauftragt, ein QM-Dokumentationssystem aufzubauen.
a) Nennen Sie Beispiele für Dokumente und Aufzeichnungen, die ausgearbeitet werden
müssen
Dokumente und Aufzeichnungen welche ausgearbeitet werden müssen, können
beispielsweise QM-Handbücher, Verfahrensanweisungen / -beschreibungen,
Arbeitsanweisungen, Checklisten oder aber auch Bedienungshilfen sein.
b) Welche Dokumente unterliegen dem Lenkungssystem? Was verstehen Sie unter
Lenkung von Dokumenten?
Theoretisch unterliegen alle Dokumente und Anweisungen, die mit dem Qualitätsmanagement
im Zusammenhang stehen der Lenkung.
Die Lenkung bedeutet, dass die für das Qualitätsmanagement relevante Dokumente bewertet
werden müssen, sowie stets vor der Herausgabe und nach einer gegebenen Aktualisierung
genehmigt werden müssen. Der aktuelle Stand des Dokuments sowie alle Änderungen
müssen sichtbar sein und zudem muss sichergestellt werden, dass alle Dokumente lesbar sind
und dies auch bleiben. Zu gewährleisten ist außerdem, dass die Dokumente an dem
entsprechend gewünschten Ort zur Verfügung stehen.
Ist die Gültigkeit der Dokumente abgelaufen, so zählt auch der Einzug sowie die Vernichtung
zur Lenkung.
c) Sie sollen einen einheitlichen Aufbau (Struktur, Formular) für die zu lenkenden
Dokumente entwerfen. Erarbeiten Sie einen Vorschlag (Nennen Sie mögliche Inhalte
bzw. Daten für den Grundaufbau)
Grundsätzlich sollte jedes Dokument mit einer kurzen Einleitung, in der der Inhalt des
jeweiligen Dokuments beschrieben wird, beginnen. Hier werden außerdem die mit dem
Dokument verfolgten Ziele genannt.
Anschließend wird der zeitliche, örtliche und personelle Anwendungsbereich des Dokuments
mit einer Beschreibung sowie den Zuständigkeiten verfasst. Ebenfalls sollten hier die in dem
Dokument verwendeten Fachbegriffe erklärt werden.
Im nächsten Teil des Dokuments wird die Vorgehensweise des Verfahrens beschrieben.
Abschließend sollte auf jedem Dokument der Verteiler, mit den dazugehörigen Adressdaten,
Seite 1 PFH-Private Hochschule Göttingen 25.04.2022
, B.A. Wirtschaftspsychologie 8 Semester
als auch der Verweis auf weitere Unterlagen zum Anwendungsbereich des Dokuments zu
finden sein.
d) Analysieren Sie den Text der ISO 9001, Kapitel 5 (Vgl. Lehrbrief).
Welche Aktivitäten bzw. Aufgaben müssen schriftlich fixiert werden – welche nicht?
Die ISO 9001 schreibt nicht explizit vor, welche konkreten Aufgaben oder Aktivitäten schriftlich
fixiert werden müssen. Allerdings müssen alle dokumentierten Informationen vorliegen, soweit
diese die Wirksamkeit des Qualitätsmanagements beeinflussen. Daraus ergibt sich ein großer
Freiraum für die Organisatoren. Der Text der ISO 9001 fordert nicht einmal ausdrücklich ein
Qualitätsmanagement-Handbuch, jedoch hat sich dieses in der Praxis positiv bewährt und
etabliert, da unzählig viele Aktivitäten und Aufgaben und Organisationen Einfluss auf die
Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems haben.
Auch wenn nicht explizit vorgegeben, ist es dennoch der sinnvoll und gängig, dass die
Aufgaben schriftlich dokumentiert werden.
e) Welche Aufgaben muss die oberste Leitung selbst ausführen / dürfen nicht delegiert
werden?
Grundsätzlich gilt, dass Aufgaben, bei denen die Entscheidungen das gesamte Unternehmen
beeinflussen, nicht delegiert werden dürfen. Hierzu zählen unter anderem die Qualitätsziele,
welche für alle Abteilungen bzw. Fachbereiche einheitlich sein sollen. Jedoch ist es für die
oberste Leitung nicht zu vernachlässigen, dass die daraus resultierenden Anforderungen an
die jeweiligen Fachbereiche mit deren Leitern weiter ausgearbeitet werden. Somit können
weitere spezifische Anforderungen, welche nicht abteilungsübergreifend eingesetzt werden
können, den jeweiligen Fachbereichen zugeordnet werden. Dadurch soll sich die Qualität in
den einzelnen Fachbereichen steigern.
Eine weitere nicht zu delegierende Aufgabe ist die Überwachung der Planung sowie der
Implementierung eines neuen QM-Systems. Hier muss das Top-Management den aktuellen
Stand, die aktuellen Probleme bei der Implementierung, sowie die nächsten Schritte selbst
überwachen. Denn bei der Implementierung neuer Systeme muss öfter zwischen mehreren
Möglichkeiten entschieden werden. Da die Ergebnisse dieser Entscheidungen meist
richtungsweisend für das Unternehmen sind, dürfen diese nicht von „einfachen Mitarbeitern“
getroffen werden, denn diesen sollen nicht die Risiken von Fehlentscheidungen zugemutet
werden.
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Einsendeaufgabe
Essentials –
Qualitätsmanagement
Aufgabe 1
Sie werden beauftragt, ein QM-Dokumentationssystem aufzubauen.
a) Nennen Sie Beispiele für Dokumente und Aufzeichnungen, die ausgearbeitet werden
müssen
Dokumente und Aufzeichnungen welche ausgearbeitet werden müssen, können
beispielsweise QM-Handbücher, Verfahrensanweisungen / -beschreibungen,
Arbeitsanweisungen, Checklisten oder aber auch Bedienungshilfen sein.
b) Welche Dokumente unterliegen dem Lenkungssystem? Was verstehen Sie unter
Lenkung von Dokumenten?
Theoretisch unterliegen alle Dokumente und Anweisungen, die mit dem Qualitätsmanagement
im Zusammenhang stehen der Lenkung.
Die Lenkung bedeutet, dass die für das Qualitätsmanagement relevante Dokumente bewertet
werden müssen, sowie stets vor der Herausgabe und nach einer gegebenen Aktualisierung
genehmigt werden müssen. Der aktuelle Stand des Dokuments sowie alle Änderungen
müssen sichtbar sein und zudem muss sichergestellt werden, dass alle Dokumente lesbar sind
und dies auch bleiben. Zu gewährleisten ist außerdem, dass die Dokumente an dem
entsprechend gewünschten Ort zur Verfügung stehen.
Ist die Gültigkeit der Dokumente abgelaufen, so zählt auch der Einzug sowie die Vernichtung
zur Lenkung.
c) Sie sollen einen einheitlichen Aufbau (Struktur, Formular) für die zu lenkenden
Dokumente entwerfen. Erarbeiten Sie einen Vorschlag (Nennen Sie mögliche Inhalte
bzw. Daten für den Grundaufbau)
Grundsätzlich sollte jedes Dokument mit einer kurzen Einleitung, in der der Inhalt des
jeweiligen Dokuments beschrieben wird, beginnen. Hier werden außerdem die mit dem
Dokument verfolgten Ziele genannt.
Anschließend wird der zeitliche, örtliche und personelle Anwendungsbereich des Dokuments
mit einer Beschreibung sowie den Zuständigkeiten verfasst. Ebenfalls sollten hier die in dem
Dokument verwendeten Fachbegriffe erklärt werden.
Im nächsten Teil des Dokuments wird die Vorgehensweise des Verfahrens beschrieben.
Abschließend sollte auf jedem Dokument der Verteiler, mit den dazugehörigen Adressdaten,
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als auch der Verweis auf weitere Unterlagen zum Anwendungsbereich des Dokuments zu
finden sein.
d) Analysieren Sie den Text der ISO 9001, Kapitel 5 (Vgl. Lehrbrief).
Welche Aktivitäten bzw. Aufgaben müssen schriftlich fixiert werden – welche nicht?
Die ISO 9001 schreibt nicht explizit vor, welche konkreten Aufgaben oder Aktivitäten schriftlich
fixiert werden müssen. Allerdings müssen alle dokumentierten Informationen vorliegen, soweit
diese die Wirksamkeit des Qualitätsmanagements beeinflussen. Daraus ergibt sich ein großer
Freiraum für die Organisatoren. Der Text der ISO 9001 fordert nicht einmal ausdrücklich ein
Qualitätsmanagement-Handbuch, jedoch hat sich dieses in der Praxis positiv bewährt und
etabliert, da unzählig viele Aktivitäten und Aufgaben und Organisationen Einfluss auf die
Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems haben.
Auch wenn nicht explizit vorgegeben, ist es dennoch der sinnvoll und gängig, dass die
Aufgaben schriftlich dokumentiert werden.
e) Welche Aufgaben muss die oberste Leitung selbst ausführen / dürfen nicht delegiert
werden?
Grundsätzlich gilt, dass Aufgaben, bei denen die Entscheidungen das gesamte Unternehmen
beeinflussen, nicht delegiert werden dürfen. Hierzu zählen unter anderem die Qualitätsziele,
welche für alle Abteilungen bzw. Fachbereiche einheitlich sein sollen. Jedoch ist es für die
oberste Leitung nicht zu vernachlässigen, dass die daraus resultierenden Anforderungen an
die jeweiligen Fachbereiche mit deren Leitern weiter ausgearbeitet werden. Somit können
weitere spezifische Anforderungen, welche nicht abteilungsübergreifend eingesetzt werden
können, den jeweiligen Fachbereichen zugeordnet werden. Dadurch soll sich die Qualität in
den einzelnen Fachbereichen steigern.
Eine weitere nicht zu delegierende Aufgabe ist die Überwachung der Planung sowie der
Implementierung eines neuen QM-Systems. Hier muss das Top-Management den aktuellen
Stand, die aktuellen Probleme bei der Implementierung, sowie die nächsten Schritte selbst
überwachen. Denn bei der Implementierung neuer Systeme muss öfter zwischen mehreren
Möglichkeiten entschieden werden. Da die Ergebnisse dieser Entscheidungen meist
richtungsweisend für das Unternehmen sind, dürfen diese nicht von „einfachen Mitarbeitern“
getroffen werden, denn diesen sollen nicht die Risiken von Fehlentscheidungen zugemutet
werden.
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