Inhoudsopgave.
Blz. 2 Onderwerp/inleiding
Blz. 3 Hoofdstuk 2. analyse van de huidige situatie
Blz. 4 §2.2 wat archiveren we eigenlijk
Blz. 5 §2.3 waarvoor is het archiveren nodig
Blz. 6 §2.4 wat is een dispute
Blz. 7 Hoofdstuk 3 beoordeling van de huidige situatie
Blz. 8 §3.2 sterke en zwakke punten
Blz. 9 Hoofdstuk 4 hoe kan de situatie verbeterd worden
Blz. 10 §4.2 het verbeterplan
Blz. 11 Hoofdstuk 5 het invoeren van het verbeterplan
Blz. 12 Conclusie van het verbeterplan
1
, 1. Het onderwerp / Inleiding.
Mijn verbeterplan gaat over archiveren en disputes, in de volgende hoofdstukken
ga ik uitleggen wat archiveren inhoud en wat disputes zijn.
Hiervoor ga ik een verbeterplan opstellen omdat ik persoonlijk vind dat dit in het
hotel beter kan worden geregeld, er wordt namelijk heel onduidelijk gearchiveerd
in simpele kartonnen dozen waarin alles gewoon in wordt gelegd waardoor het
door elkaar komt te liggen. Doordat dit niet op data ligt is het dan weer heel
onhandig om disputes af te handelen want hiervoor heb je vaak de al
gearchiveerde politiebriefjes of facturen nodig.
Wat er uiteindelijk verbeterd zou moeten zijn is de manier van archiveren, en het
verduidelijken van de disputes. Waardoor het hotel uiteindelijk minder geld zou
moeten gaan verliezen aan disputes, doordat de facturen en politiebriefjes
compleet zijn en het overzichtelijk zou moeten zijn opgeborgen, dat de juiste
datum gemakkelijk is terug te vinden in het archief.
Dit scheelt tijd voor de receptionisten en is sneller en efficiënter als het eenmaal
is verbeterd, en het is natuurlijk ook eenvoudiger werken.
2
, 2. Analyse van de huidige situatie.
§2.1 Archiveren:
Het hotel archiveert op de volgende wijze:
Alle invoices en cityledgers ( zijn betaling die door een bedrijf worden
afgehandeld) worden in aparte mappen gefiled in het back office van de receptie,
deze worden per datum met een voor blad waar de datum opstaat in de map
gedaan van de betalingswijze die op de factuur staat, oftewel; cash gaat in 1
map alles bij elkaar per dag en dit geld ook voor visa,mastercard, pin en amex.
Aan het einde van de maand worden deze mappen geleegd in kartonnen dozen
met daarop vermeld welke data er in zit, van welke maand, jaar en welke
betalingswijze.
Achter in het BackOffice hebben we nog een apart hok waar deze kartonnen
dozen worden opgeslagen, hier staan meestal de facturen tot drie maanden
terug, daarna worden ze in het hotel opgeslagen, het gehele jaar 2011 staat dan
ook gearchiveerd op de 5e etage, op de 6e etage en de 7e staan de dozen van
2010 en 2009. Deze dozen staan door elkaar de maanden en de betalingswijze
is dan ook lastig terug te vinden op het moment dat je iets nodig hebt.
Ook de politiebriefjes van de gast worden per maand gearchiveerd in kartonnen
dozen met daarop de maand vermeld en welke dagen van de maand zich in
deze doos bevinden.
Als je iets moet terug zoeken van de gast bijvoorbeeld het factuur en politiebriefje
moet je dus in twee verschillende dozen zoeken waarin het nog mogelijk is dat
de data’s door elkaar liggen ook, wat veel tijd in beslag neemt en niet prettig
werkt.
3
Blz. 2 Onderwerp/inleiding
Blz. 3 Hoofdstuk 2. analyse van de huidige situatie
Blz. 4 §2.2 wat archiveren we eigenlijk
Blz. 5 §2.3 waarvoor is het archiveren nodig
Blz. 6 §2.4 wat is een dispute
Blz. 7 Hoofdstuk 3 beoordeling van de huidige situatie
Blz. 8 §3.2 sterke en zwakke punten
Blz. 9 Hoofdstuk 4 hoe kan de situatie verbeterd worden
Blz. 10 §4.2 het verbeterplan
Blz. 11 Hoofdstuk 5 het invoeren van het verbeterplan
Blz. 12 Conclusie van het verbeterplan
1
, 1. Het onderwerp / Inleiding.
Mijn verbeterplan gaat over archiveren en disputes, in de volgende hoofdstukken
ga ik uitleggen wat archiveren inhoud en wat disputes zijn.
Hiervoor ga ik een verbeterplan opstellen omdat ik persoonlijk vind dat dit in het
hotel beter kan worden geregeld, er wordt namelijk heel onduidelijk gearchiveerd
in simpele kartonnen dozen waarin alles gewoon in wordt gelegd waardoor het
door elkaar komt te liggen. Doordat dit niet op data ligt is het dan weer heel
onhandig om disputes af te handelen want hiervoor heb je vaak de al
gearchiveerde politiebriefjes of facturen nodig.
Wat er uiteindelijk verbeterd zou moeten zijn is de manier van archiveren, en het
verduidelijken van de disputes. Waardoor het hotel uiteindelijk minder geld zou
moeten gaan verliezen aan disputes, doordat de facturen en politiebriefjes
compleet zijn en het overzichtelijk zou moeten zijn opgeborgen, dat de juiste
datum gemakkelijk is terug te vinden in het archief.
Dit scheelt tijd voor de receptionisten en is sneller en efficiënter als het eenmaal
is verbeterd, en het is natuurlijk ook eenvoudiger werken.
2
, 2. Analyse van de huidige situatie.
§2.1 Archiveren:
Het hotel archiveert op de volgende wijze:
Alle invoices en cityledgers ( zijn betaling die door een bedrijf worden
afgehandeld) worden in aparte mappen gefiled in het back office van de receptie,
deze worden per datum met een voor blad waar de datum opstaat in de map
gedaan van de betalingswijze die op de factuur staat, oftewel; cash gaat in 1
map alles bij elkaar per dag en dit geld ook voor visa,mastercard, pin en amex.
Aan het einde van de maand worden deze mappen geleegd in kartonnen dozen
met daarop vermeld welke data er in zit, van welke maand, jaar en welke
betalingswijze.
Achter in het BackOffice hebben we nog een apart hok waar deze kartonnen
dozen worden opgeslagen, hier staan meestal de facturen tot drie maanden
terug, daarna worden ze in het hotel opgeslagen, het gehele jaar 2011 staat dan
ook gearchiveerd op de 5e etage, op de 6e etage en de 7e staan de dozen van
2010 en 2009. Deze dozen staan door elkaar de maanden en de betalingswijze
is dan ook lastig terug te vinden op het moment dat je iets nodig hebt.
Ook de politiebriefjes van de gast worden per maand gearchiveerd in kartonnen
dozen met daarop de maand vermeld en welke dagen van de maand zich in
deze doos bevinden.
Als je iets moet terug zoeken van de gast bijvoorbeeld het factuur en politiebriefje
moet je dus in twee verschillende dozen zoeken waarin het nog mogelijk is dat
de data’s door elkaar liggen ook, wat veel tijd in beslag neemt en niet prettig
werkt.
3
