Samenvatting NEVI publiek
Module basis inkoop en aanbesteden 2025
Inhoud
Hoofdstuk 1 Inkoop in de publieke sector..............................................................................................2
Hoofdstuk 2 Stakeholdersmanagement.................................................................................................5
Hoofdstuk 3 Het maatschappelijk kader.................................................................................................6
Hoofdstuk 4 Risico’s en risicomanagement bij inkoop en aanbesteden.................................................7
Hoofdstuk 5 Rechtsbronnen...................................................................................................................8
Hoofdstuk 6 Aanbestedingsplicht.........................................................................................................12
Hoofdstuk 7 Marktonderzoek...............................................................................................................14
Hoofdstuk 8 Waardebepaling van opdrachten.....................................................................................15
Hoofdstuk 9 De verschillende aanbestedingsprocedures.....................................................................17
Hoofdstuk 10 Specificeren....................................................................................................................21
Hoofdstuk 11 Leveranciersstrategie.....................................................................................................22
Hoofdstuk 12 Het selecteren van de leverancier..................................................................................24
Hoofdstuk 13 Het bepalen van de beste aanbieding............................................................................27
Hoofdstuk 14 Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen............................................29
Hoofdstuk 15 Bedrijfseconomisch aspecten bij inkoop en aanbesteden.............................................30
Hoofdstuk 16 Contractdocumenten.....................................................................................................32
Hoofdstuk 17 Het opstellen van een overeenkomst............................................................................34
Hoofdstuk 18 Het plaatsen van een (voor)aankondiging......................................................................36
Hoofdstuk 19 Vragen en klachten........................................................................................................37
Hoofdstuk 20 Het indienen en openen van de aanvraag tot deelneming of inschrijving.....................38
Hoofdstuk 21 Het beoordelen van aanvragen tot deelneming of inschrijvingen.................................39
Hoofdstuk 22 Gunningsfase..................................................................................................................41
Hoofdstuk 23 Operationele inkoop......................................................................................................43
Hoofdstuk 24 Wijzigen en beëindigen van overeenkomsten...............................................................44
,Hoofdstuk 1 Inkoop in de publieke sector
Het inkoopproces omvat alle activiteiten die in een organisatie moeten worden uitgevoerd om van
externe partijen goederen (leveringen) diensten en werken te verkrijgen die de organisatie nodig
heeft.
Leveringen = meubels, computers, telefoons etc.
Diensten = schoonmaak, beveiliging, catering etc.
Werken = aanleg van wegen en rotondes, het bouwen van een nieuwe school etc.
Definitie inkoop = inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat.
Voorbeelden publieke sector = gemeenten, ministeries, waterschappen en provincies. Maar ook
zorginstellingen, scholen en universiteiten zolang deze voor het grootste gedeelte door de overheid
gefinancierd worden.
Het inkoopproces bestaat uit 3 fases:
- De voorbereidingsfase (stap 1 & 2)
- De tactische of initiële inkoop (stappen 2 t/m 4)
- De operationele inkoop (stappen 5 t/m 7)
Voorbereidingsfase = fase waarin de behoefte van de organisatie op hoofdlijnen wordt vastgesteld.
Ook de scope, een grove planning en de aanpak van het inkooptraject worden hierbij op hoofdlijnen
vastgesteld. Zaken zoals opdrachtomschrijving, de raming en de aanbestedingsstrategie worden
hierin ook bepaald.
Tactische inkoopfase = deze fase omvat de stappen specificeren, selecteren en contracteren. Ook
wordt de aanbestedingsprocedure bepaald.
Specificeren = het vertalen van de behoefte in specificaties.
Selecteren = worden leveranciers gekozen die de opdracht mogen uitvoeren.
Contracteren = het sluiten van een overeenkomst tussen de aanbestedende dienst en de
geselecteerde ondernemer.
Aanbestedingswet 2012 geldt voor publieke sectoren.
Operationele inkoop = de stappen bestellen, bewaken en nazorg.
Bestellen = het uitvoeren van de overeenkomst in de zin van het plaatsen van orders binnen de
overeengekomen condities en/of voorwaarden bij de gecontracteerde leverancier.
Bewaken = gaat het erom of de uitvoering van de opdracht overeenkomt met wat in de
overeenkomst daadwerkelijk is afgesproken. Voorbeelden hiervan zijn: opvolgen van bestellingen.
Nazorg = omvat alle activiteiten zoals het volledig maken en controleren en archiveren van het
inkoop- en aanbestedingsdossier, het doen van nabestellingen, het onderhouden van de relatie met
de leverancier etc.
Inkoopfunctie = alle werkzaamheden die tijdens het inkoopproces moeten worden uitgevoerd.
,Verschillende niveaus inkoop:
- Strategische inkoop
- Tactische inkoop
- Operationele inkoop
Daarnaast zijn er ondersteunende activiteiten die de randvoorwaarden scheppen voor het goed
functioneren van de drie niveaus.
Voorbeelden van activiteiten op strategisch inkoopniveau:
- Ontwikkelen van inkoopbeleid
- Bepalen en verbeteren van het inkoopproces
- Uitvoeren van inkoopdiagnoses
Inkoopmissie = waar staan we voor, welke normen en waarden hebben we?
Inkoopvisie = geeft aan waar inkoop voor gaat. Welke richting gaan we op?
Door een inkoopdiagnose uit te voeren, kunnen vragen worden beantwoord zoals:
- Hoe ziet het totale inkoopvolume (spend) eruit?
o Wat wordt ingekocht?
o Voor hoeveel geld?
- Hoe is de inkoop georganiseerd?
o Door wie wordt ingekocht?
o Hoe zijn de taken en verantwoordelijkheden belegd?
- Hoe wordt ingekocht?
o Welke aanbestedingsprocedures?
o Welke procedures en tools?
De inkoopdiagnose kan kwantitatief of kwalitatief zijn.
Kwantitatief = cijfermatig, hoe ziet het totale inkoopvolume eruit?
crediteuren/leveranciersonderzoek.
Kwalitatief = beschouwend, hoe is de inkoop georganiseerd en hoe wordt ingekocht? interviews
en het bestuderen van overzichten, documenten etc.
De voorwaarden voor een inkoop worden vastgelegd in een PVE (programma van eisen) of een PVW
(programma van wensen). Dit gebeurt op tactisch inkoopniveau.
Taken van inkoper bij het specificeren:
1. Controleert hij of de behoefte goed en compleet is vastgesteld
2. Beoordeelt hij of de specificaties op basis van zijn eigen kennis en kijkt/onderzoekt al dan
niet met een multidisciplinair team of deze haalbaar zijn in de markt.
Belangrijk onderdeel tactische inkoop = bepalen van de aanbestedingsstrategie van een
inkooptraject.
Ondersteunende activiteiten voor inkoop:
- Opleveren van rapportages
- Factuurafhandeling
- Elektronisch aanbesteden
- Digitaliseren van bestelprocedures.
, Positionering van inkoop binnen een organisatie:
- Centraal
- Decentraal
- Gecoördineerd
Centrale inkoop = een afdeling verantwoordelijk voor de inkoop van de gehele organisatie.
Voordelen: optimaal gebruik van inkoopkracht, duidelijk aanspreekpunt en uniformiteit.
Nadelen: gebrek aan draagvlak, vertragend of inflexibel.
Decentrale inkoop = vindt de gehele tactische en de operationele inkoop in de verschillende
afdelingen van de organisatie plaats.
Voordelen: groot draagvlak, flexibeler.
Nadelen: meerdere contactpersonen, onvoldoende centrale sturing en coördinatie.
Gecoördineerde inkoop = voordelen van centrale en decentrale inkoop gecombineerd. Coördinatie
en afstemming voor afdelingsoverstijgende inkopen worden gecombineerd met draagvlak en behoud
van beleidsvrijheid.
Voordelen: rechtmatigheid neemt toe, doelmatigheid stijgt, standaardisatie.
Nadelen: kost extra fte’s, interne taakverschuivingen en taakverzwaring.
Aanbestedende diensten kunnen ook samenwerken voor inkopen. Dit kan de volgende doelen
hebben:
- Bundeling inkoopvolumes
- Efficiëntere inzet van inkoopcapaciteit
- Professionalisering inkoop
- Mogelijkheid tot specialiseren.
Kerntaak inkoper = streven naar best value for taxpayer’s money.
TCO (total cost of ownership) = niet alleen de aanschafkosten maar ook de kosten gedurende de
gehele looptijd van het contract meegenomen.
Risico van inkoop = een te grote afhankelijkheid van een leverancier of zaken doen met een
onbetrouwbare leverancier.
Het handelen van een inkoper moet:
- Objectief zijn
- Transparant zijn
- Niet-discriminerend zijn
- Proportioneel zijn.
Inkoop in de publieke sector is anders omdat hier wetgeving (rechtmatigheid), politieke
besluitvorming (politiek primaat), het budgetmechanisme en diverse andere vaak tegenstrijdige
belangen gediend worden.
Module basis inkoop en aanbesteden 2025
Inhoud
Hoofdstuk 1 Inkoop in de publieke sector..............................................................................................2
Hoofdstuk 2 Stakeholdersmanagement.................................................................................................5
Hoofdstuk 3 Het maatschappelijk kader.................................................................................................6
Hoofdstuk 4 Risico’s en risicomanagement bij inkoop en aanbesteden.................................................7
Hoofdstuk 5 Rechtsbronnen...................................................................................................................8
Hoofdstuk 6 Aanbestedingsplicht.........................................................................................................12
Hoofdstuk 7 Marktonderzoek...............................................................................................................14
Hoofdstuk 8 Waardebepaling van opdrachten.....................................................................................15
Hoofdstuk 9 De verschillende aanbestedingsprocedures.....................................................................17
Hoofdstuk 10 Specificeren....................................................................................................................21
Hoofdstuk 11 Leveranciersstrategie.....................................................................................................22
Hoofdstuk 12 Het selecteren van de leverancier..................................................................................24
Hoofdstuk 13 Het bepalen van de beste aanbieding............................................................................27
Hoofdstuk 14 Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen............................................29
Hoofdstuk 15 Bedrijfseconomisch aspecten bij inkoop en aanbesteden.............................................30
Hoofdstuk 16 Contractdocumenten.....................................................................................................32
Hoofdstuk 17 Het opstellen van een overeenkomst............................................................................34
Hoofdstuk 18 Het plaatsen van een (voor)aankondiging......................................................................36
Hoofdstuk 19 Vragen en klachten........................................................................................................37
Hoofdstuk 20 Het indienen en openen van de aanvraag tot deelneming of inschrijving.....................38
Hoofdstuk 21 Het beoordelen van aanvragen tot deelneming of inschrijvingen.................................39
Hoofdstuk 22 Gunningsfase..................................................................................................................41
Hoofdstuk 23 Operationele inkoop......................................................................................................43
Hoofdstuk 24 Wijzigen en beëindigen van overeenkomsten...............................................................44
,Hoofdstuk 1 Inkoop in de publieke sector
Het inkoopproces omvat alle activiteiten die in een organisatie moeten worden uitgevoerd om van
externe partijen goederen (leveringen) diensten en werken te verkrijgen die de organisatie nodig
heeft.
Leveringen = meubels, computers, telefoons etc.
Diensten = schoonmaak, beveiliging, catering etc.
Werken = aanleg van wegen en rotondes, het bouwen van een nieuwe school etc.
Definitie inkoop = inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat.
Voorbeelden publieke sector = gemeenten, ministeries, waterschappen en provincies. Maar ook
zorginstellingen, scholen en universiteiten zolang deze voor het grootste gedeelte door de overheid
gefinancierd worden.
Het inkoopproces bestaat uit 3 fases:
- De voorbereidingsfase (stap 1 & 2)
- De tactische of initiële inkoop (stappen 2 t/m 4)
- De operationele inkoop (stappen 5 t/m 7)
Voorbereidingsfase = fase waarin de behoefte van de organisatie op hoofdlijnen wordt vastgesteld.
Ook de scope, een grove planning en de aanpak van het inkooptraject worden hierbij op hoofdlijnen
vastgesteld. Zaken zoals opdrachtomschrijving, de raming en de aanbestedingsstrategie worden
hierin ook bepaald.
Tactische inkoopfase = deze fase omvat de stappen specificeren, selecteren en contracteren. Ook
wordt de aanbestedingsprocedure bepaald.
Specificeren = het vertalen van de behoefte in specificaties.
Selecteren = worden leveranciers gekozen die de opdracht mogen uitvoeren.
Contracteren = het sluiten van een overeenkomst tussen de aanbestedende dienst en de
geselecteerde ondernemer.
Aanbestedingswet 2012 geldt voor publieke sectoren.
Operationele inkoop = de stappen bestellen, bewaken en nazorg.
Bestellen = het uitvoeren van de overeenkomst in de zin van het plaatsen van orders binnen de
overeengekomen condities en/of voorwaarden bij de gecontracteerde leverancier.
Bewaken = gaat het erom of de uitvoering van de opdracht overeenkomt met wat in de
overeenkomst daadwerkelijk is afgesproken. Voorbeelden hiervan zijn: opvolgen van bestellingen.
Nazorg = omvat alle activiteiten zoals het volledig maken en controleren en archiveren van het
inkoop- en aanbestedingsdossier, het doen van nabestellingen, het onderhouden van de relatie met
de leverancier etc.
Inkoopfunctie = alle werkzaamheden die tijdens het inkoopproces moeten worden uitgevoerd.
,Verschillende niveaus inkoop:
- Strategische inkoop
- Tactische inkoop
- Operationele inkoop
Daarnaast zijn er ondersteunende activiteiten die de randvoorwaarden scheppen voor het goed
functioneren van de drie niveaus.
Voorbeelden van activiteiten op strategisch inkoopniveau:
- Ontwikkelen van inkoopbeleid
- Bepalen en verbeteren van het inkoopproces
- Uitvoeren van inkoopdiagnoses
Inkoopmissie = waar staan we voor, welke normen en waarden hebben we?
Inkoopvisie = geeft aan waar inkoop voor gaat. Welke richting gaan we op?
Door een inkoopdiagnose uit te voeren, kunnen vragen worden beantwoord zoals:
- Hoe ziet het totale inkoopvolume (spend) eruit?
o Wat wordt ingekocht?
o Voor hoeveel geld?
- Hoe is de inkoop georganiseerd?
o Door wie wordt ingekocht?
o Hoe zijn de taken en verantwoordelijkheden belegd?
- Hoe wordt ingekocht?
o Welke aanbestedingsprocedures?
o Welke procedures en tools?
De inkoopdiagnose kan kwantitatief of kwalitatief zijn.
Kwantitatief = cijfermatig, hoe ziet het totale inkoopvolume eruit?
crediteuren/leveranciersonderzoek.
Kwalitatief = beschouwend, hoe is de inkoop georganiseerd en hoe wordt ingekocht? interviews
en het bestuderen van overzichten, documenten etc.
De voorwaarden voor een inkoop worden vastgelegd in een PVE (programma van eisen) of een PVW
(programma van wensen). Dit gebeurt op tactisch inkoopniveau.
Taken van inkoper bij het specificeren:
1. Controleert hij of de behoefte goed en compleet is vastgesteld
2. Beoordeelt hij of de specificaties op basis van zijn eigen kennis en kijkt/onderzoekt al dan
niet met een multidisciplinair team of deze haalbaar zijn in de markt.
Belangrijk onderdeel tactische inkoop = bepalen van de aanbestedingsstrategie van een
inkooptraject.
Ondersteunende activiteiten voor inkoop:
- Opleveren van rapportages
- Factuurafhandeling
- Elektronisch aanbesteden
- Digitaliseren van bestelprocedures.
, Positionering van inkoop binnen een organisatie:
- Centraal
- Decentraal
- Gecoördineerd
Centrale inkoop = een afdeling verantwoordelijk voor de inkoop van de gehele organisatie.
Voordelen: optimaal gebruik van inkoopkracht, duidelijk aanspreekpunt en uniformiteit.
Nadelen: gebrek aan draagvlak, vertragend of inflexibel.
Decentrale inkoop = vindt de gehele tactische en de operationele inkoop in de verschillende
afdelingen van de organisatie plaats.
Voordelen: groot draagvlak, flexibeler.
Nadelen: meerdere contactpersonen, onvoldoende centrale sturing en coördinatie.
Gecoördineerde inkoop = voordelen van centrale en decentrale inkoop gecombineerd. Coördinatie
en afstemming voor afdelingsoverstijgende inkopen worden gecombineerd met draagvlak en behoud
van beleidsvrijheid.
Voordelen: rechtmatigheid neemt toe, doelmatigheid stijgt, standaardisatie.
Nadelen: kost extra fte’s, interne taakverschuivingen en taakverzwaring.
Aanbestedende diensten kunnen ook samenwerken voor inkopen. Dit kan de volgende doelen
hebben:
- Bundeling inkoopvolumes
- Efficiëntere inzet van inkoopcapaciteit
- Professionalisering inkoop
- Mogelijkheid tot specialiseren.
Kerntaak inkoper = streven naar best value for taxpayer’s money.
TCO (total cost of ownership) = niet alleen de aanschafkosten maar ook de kosten gedurende de
gehele looptijd van het contract meegenomen.
Risico van inkoop = een te grote afhankelijkheid van een leverancier of zaken doen met een
onbetrouwbare leverancier.
Het handelen van een inkoper moet:
- Objectief zijn
- Transparant zijn
- Niet-discriminerend zijn
- Proportioneel zijn.
Inkoop in de publieke sector is anders omdat hier wetgeving (rechtmatigheid), politieke
besluitvorming (politiek primaat), het budgetmechanisme en diverse andere vaak tegenstrijdige
belangen gediend worden.
