Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting Bestuurlijke Informatievoorziening

Samenvatting hoofdstuk 1: Organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening

Bestuurlijke informatievoorziening houdt in:
 Alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie, ten behoeve van het besturen,
het doen functioneren en het beheersen van een organisatie, alsmede ten behoeve
van het afleggen van verantwoording.

De noodzaak om de kwaliteit van de informatievoorziening in een onderneming periodiek
te beoordelen en waar nodig te verbeteren:
 Slechte informatievoorziening is niet alleen inefficiënt, het tast ook de kwaliteit van
de aan de leiding verstrekte informatie aan
 Gebrekkige informatie is een belangrijke oorzaak van verkeerde beslissingen omdat
alle primaire processen administratief vastgelegd worden
 Administratieve fouten kunnen tot gevolg hebben dat kostbare
storingen/verspillingen niet op tijd opgemerkt worden en tot grote verliezen leiden

ISO-9000:
 Deze certificering dwingt een ondernemer na te denken over zijn bedrijfsprocessen
en deze op een heldere wijze te beschrijven in een kwaliteitshandboek
 Heeft een positieve invloed, maar geeft natuurlijk geen garantie, op de kwaliteit van
deze processen en de ermee samenhangende informatievoorziening
 Afnemers gaan ervan uit dat er kwalitatief betere producten gemaakt worden

Organisatie: bestaat uit een groep mensen die probeert om met gebruik van bepaalde
middelen, in onderlinge samenwerking doelstellingen te realiseren

Informatie: bestaat uit gegevens die een bijdrage leveren aan de kennis van de mensen die
werkzaam zijn in de organisatie

Bestuurlijke informatievoorziening:
 In eerste instantie gericht op maatregelen die belangrijk zijn voor het voorzien in de
informatiebehoeften van medewerkers (inclusief directie) in een organisatie
 In tweede instantie gericht op het maken van verantwoordingsinformatie

Doen functioneren en beheersen heeft betrekking op datgene wat nodig is in een bedrijf,
nadat de beslissing is genomen:
 Het meedelen van de beslissing aan de belanghebbenden
 Het beoordelen van de uitvoering en zo nodig bijsturen

Het gaat bij deze processen in feite steeds weer om het antwoord op de volgende vragen:
 Wat?
 Wie?
 Welke?

,  Welk tijdschema?

Voornaamste doelstelling van een organisatie: een zodanige winst behalen dat de
continuïteit op langere termijn verzekerd is.

Strategie: welke doelstellingen willen we bereiken zowel op korte als op lange termijn

Missie: een krachtige boodschap die niet onderhevig is aan veranderingen. Het is waar de
organisatie voor staat en wat ten alle tijd de kernwaarde is van alle activiteiten in de
onderneming.

Visie: een algemene voorstelling van de toekomst.

Formele organisatie: de schriftelijk vastgestelde structuur van een organisatie. Hier horen
onder meer statuten en procedure-beschrijvingen bij.

Informele organisatie: nergens schriftelijk vastgesteld maar kunnen bij het niet-naleven
grote problemen met zich meebrengen. Oftewel bedrijfscultuur.

Besluitvorming binnen organisaties kent een aantal factoren die van belang zijn voor
centralisatie dan wel decentralisatie:
 De cultuur van de organisatie
 Betrokkenheid met het personeel
 Maatschappelijke ontwikkelingen
 Kosten en baten

Decentralisatie leidt tot een hogere motivatie van werknemers, doordat deze meer
verantwoordelijkheden dragen. Dus door het betrekken van personeel heeft dit een
positieve invloed op de decentralisatie. Het gevolg hiervan is dat er meestal hogere kosten
voor hardware en software gemaakt moeten worden. Daarnaast leidt decentralisatie tot
problemen voor de beheersbaarheid van de informatieverwerking. Immers, medewerkers
hebben meer vrijheid bij het uitvoeren van hun taken, en de afstemming van taken tussen
centrale vestigingen van een bedrijf vraagt veel aandacht.

Niveaus van leidinggeven in een organisatie:
 Strategisch (lange termijn beslissingen over de doelstellingen van het bedrijf. Deze
beslissingen hebben vaak een eenmalig karakter en worden genomen door de
hoogste leiding)
 Tactisch (beslissingen genomen in verband met de uitwerking van de strategische
besluiten)
 Operationeel (kort termijn aspecten bij uitvoerende werkzaamheden)

, Informatievoorziening op strategisch niveau:
 Maandelijks informatie hebben over alle belangrijke zaken
 Het gaat om informatie die zo veel mogelijk in totalen wordt verstrekt met zo min
mogelijk detailgegevens. Alleen details die echt belangrijk zijn horen tot de
managementinformatie.
 Ook externe informatie van groot belang voor bijvoorbeeld toekomstige
ontwikkelingen in de branche
 Vaak kwalitatief van aard
 Weinig gedetailleerd
 Slecht gestructureerd
 Komt niet in aanmerking voor automatisering omdat deze vaak eenmalig zijn

Informatievoorziening op tactisch niveau:
 De informatiebehoefte wordt bepaald door de informatie die nodig is om deze
toewijzing mogelijk te maken
 Voorzienbaar
 Vaste periodiciteit
 Afkomstig uit het interne informatiesysteem

Informatievoorziening op operationeel niveau:
 Routinematig karakter en is puur uit interne bronnen afkomstig
 Sterk voorzienbaar
 Goed gestructureerd
 Gedetailleerd
 Actueel

Scope van informatie: het gebied of bereik waarop de informatie betrekking heeft. Op het
hoogste niveau is behoefte aan periodieke informatie over het totale bedrijfsgebeuren.
Hierbij wordt ook aandacht besteedt aan uitzonderingsrapporten (management by
exception)
 Hoe lager het niveau van leidinggeven is, des te smaller de scope van de informatie
en des te groter de detaillering van de informatie.

Informatievoorzieningsprocessen:
 Elke activiteit bestaat uit invoer, een bewerking van de invoer en een uitvoer. De
bewerking van de ingevoerde gegevens vindt plaats met behulp van bepaalde regels
en procedures en zo nodig worden daarbij gegevens uit gegevensverzamelingen
gebruikt. De uitvoer kan zowel extern als intern zijn. En kan de uitvoer weer invoer
zijn voor het volgende bedrijfsproces.
 Bij het besturen van organisaties vindt regelmatig controle of vergelijking met een
vooraf vastgestelde norm plaats. Als het bedrijf de uitvoer van een proces meet en
vergelijkt met een norm, dan heet dit terugkoppeling of feedback. Afhankelijk van de
uitkomst van deze controle vindt er een terugkoppeling plaats: de invoer wordt niet
gewijzigd of de invoer wordt gewijzigd, zodat de waarde van de uitvoer dichter bij de
norm komt te liggen.