Thema 1: Onderhandse aanbestedingsprocedures
Sourcingcyclus: 4 hoekstenen
1. Onderzoek de huidige situatie
2. Analyseer en selecteer de beste aanbestedingsstrategie
3. Plan en voer uit
4. Beheer en vernieuw
Het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement zit vooral in de inhoud,
verantwoordelijkheid en mate van sturing.
🔹 Contractbeheer:
Operationeel en administratief van aard
Gericht op het registreren, bewaken en naleven van contractafspraken
Voorbeelden van taken:
o Invoeren en bijhouden van contracten in een systeem
o Signaleren van opzegdata of verlengingsmomenten
o Controleren van facturen op basis van contractafspraken
Doel: zorgen dat bestaande afspraken goed worden uitgevoerd
🔹 Contractmanagement:
Strategisch en tactisch van aard
Gericht op het optimaliseren van contracten en de samenwerking met leveranciers
Voorbeelden van taken:
o Evalueren van contractprestaties en leveranciers
o In gesprek gaan over verbeteringen of aanpassingen
o Managen van risico’s, kansen en belangen
Doel: maximale waarde halen uit de contractrelatie en bijdragen aan organisatiedoelen
Kort samengevat:
Contractbeheer houdt bij wat is afgesproken, contractmanagement stuurt actief op hoe de afspraken
waarde opleveren.
Hoofdstuk 1: Doorlopen van onderhandse aanbestedingsprocedures
Meervoudig onderands: Keuze vastgelegd in de inkoop- en aanbestedingsstrategie van de
aanbestedende dienst.
Meervoudig onderhandse procedure: Er is in de aanbestedingsprocedure alleen sprake van het
hanteren van uitsluitings-gronden en geschiktheidseisen en/of selectiecriteria als de uitgenodigde
ondernemers nog niet bij de aanbestedende dienst bekend zijn. Er is altijd wél sprake van:
• Gunningscriteria.
• Een programma van eisen en wensen of bestek.
• Contractuele voorwaarden.
,Hoofdstuk 2: Termijnen
Zie proportionaliteits beginsel
Termijnen
Bij enkelvoudige onderhandse procedures ben je vrij om de termijnen te bepalen.
- Wel motivatieplicht
- Geen transparantiebeginsel
Bij Meervoudig onderhandse procedures: op grond van het gelijkheidsbeginsel mag er niet
onderhandeld worden.
- Verstrekken van inlichtingen: 6 dagen en in urgente situaties 4 dagen
- Indienen inschrijvingen: minimaal 10 dagen
- Mededeling uitsluiting en afwijzing: Officieel niet aangegeven bij meervoudig, maar 15
dagen kan, als het proportioneel is in relatie tot de planning van de gehele procedure
- Opschortende termijn gunningsbeslissing: Op grond van het fair-playbeginsel 20 dagen.
Voorbeeldplanning meervoudig onderhandse procedure
Hoofdstuk 3: Selecteren van de uit te nodigen ondernemers
Verschillende selectiemethoden om tot lijsten van ondernemers te komen:
- Projectmatige methode
- Groslijstmethode
- Raamovereenkomst
- DAS
Keuze voor een selectiemethode wordt gemaakt op basis van de frequentie waarmee opdrachten
zullen worden gegund en de flexibiliteit die nodig is om de doelen te realiseren.
,Raamovereenkomst geschikt als de in te kopen behoefte vooraf al voldoende kan worden
gespecificeerd. Er kan dan een raamovereenkomst worden aanbesteed waarnaar alle
geïnteresseerde ondernemers kunnen meedingen. De winnaars van de aanbesteding mogen dan,
afhankelijk van wat in de raamovereenkomst is vastgelegd, per opdracht een offerte uitbrengen.
Een raamovereenkomst is meer geschikt dan een DAS als er zeer regelmatig opdrachten worden
gegund.
Bij projectmatige methode wordt per project (opdracht) een selectie gemaakt. Aantal stappen
1. Samenstellen longlist ondernemers. Stel eerst criteria vast waaraan de ondernemers
moeten voldoen (op basis projectdoelen en inkoopbeleid). Doe een marktverkenning en
zoekt ook naar nieuwe toetreders.
2. Selectie voor een shortlist. Op basis van opgestelde criteria shortlist maken.
3. Reflectie/controle. Betrek eventueel collega’s die geen rol hebben bij het voortraject en
let op zaken zoals: hebben ondernemers niet al te vaak opdrachten gekregen, integer en
zonder favoritisme? Geen ondernemers die matig gepresteerd hebben? Hebben
ondernemers interesse en capaciteit?
4. Goedkeuring shortlist. Voorleggen aan opdrachtgever of tender board.
5. Capaciteit ondernemers natrekken.
Projectmatige methode is
- Geschikt complexe projecten
- Veel ruimte inbreng projectleiders en of budgethouders
- Groot intern draagvlak
- Kwaliteit selectie afhankelijk aanwezige marktkennis
- Vereist discipline om oude patronen (als vaste lijstjes van ondernemers) te verlaten en
ook toetreders uit te nodigen.
- Meer ruimte voor integriteitsrisico’s en favoritisme bij een beperkt professionele
inkooporganisatie.
Groslijstmethodiek
Voor een specifieke inkoopcategorie of een specifiek vakgebied wordt er een lijst met
ondernemers opgesteld. Als er in betreffende categorie of betreffend vakgebied een opdracht te
vergeven is, worden er drie tot vijf ondernemers uit deze lijst gekozen.
voorbeeld groslijst fysiek:
Indeling groslijsten binnen het fysieke domein:
a. Sloop opstallen.
b. Maaiveldinrichting elementenverharding.
c. Maaiveldinrichting asfalt.
d. Walmuren.
e. Fiets- en voetbruggen.
, f. Baggeren.
g. Groenonderhoud.
Stappen voor het opzetten en toepassen van een groslijstmethodiek (voorbereiden, indelen,
samenstellen en opschonen)
1. Voorbereiden van groslijsten. Door een spend-analyse krijg je inzicht in uitgaven en zo
kun je inkoopcategorieën vast stellen. Doe een markverkenning om inzicht te krijgen in
de geschikte ondernemers per categorie/groslijst.
2. Indelen van groslijsten. Stel het volgende vast:
a. Het aantal groslijsten, stel groslijsten vast naar aard van omvang.
b. Aantal ondernemers per groslijst, aantal ondernemers per groslijst = 2 a 3 keer het
verwachte aantal jaarlijkse opdrachten.
c. Het hanteren van de reservelijst, heeft als voordeel dat toetreders of ondernemers
die in het verleden minder goed gepresteerd hebben, toch al geregistreerd kunnen
worden of blijven.
d. Gebruik van parallellijsten, soort reservelijst met hogere status. Door bijvoorbeeld
altijd 1 of 2 bedrijven uit deze lijst te kiezen maak je de stap voor nieuwkomers
aantrekkelijker.
3. Samenstellen van groslijsten. Ondernemers worden uitgenodigd om zich aan te melden voor
de groslijst. Hiervoor moet de groslijst bekend worden gemaakt; ondernemers moeten
worden geregistreerd, geselecteerd, gerankt en geïnformeerd.
a. Bekendmaking, informeer ondernemers over groslijst
b. Registratie, een inschrijfmodule op de website. Ondernemers moeten zelf aangeven
of uitsluitingsgronden van toepassing zijn.
c. Toetsing en selectie, als er meer ondernemers zijn dan past binnen de groslijst >
selectie op basis projectdoelen en inkoopbeleid van de beste ondernemers. Overige
op reservelijst.
d. Ranking, lijst ondernemers gerangschikt naar voldoen aan criteria.
e. Informeren van ondernemers, op de hoogte brengen selectie of afwijzing.
4. Opschonen groslijsten. Criteria voor opstellen, bv:
a. 1 of 2 keer niet ingeschreven zonder opgaaf reden.
b. Slecht gepresteerd.
c. Slechte kwaliteit inschrijvingen of hoge prijs.
Manieren om uit de groslijst ondernemers te kiezen
1. Loting
2. Roulatiesysteem
3. Gewogen roulatiesysteem (ranking afhankelijk expertise of prestatiemeting)
4. Twee-bakjes methode (bv 3 ondernemers groslijst en 2 van paralellenlijst met nieuwe
toetreders)
5. Opdracht specifieke eisen.
Sourcingcyclus: 4 hoekstenen
1. Onderzoek de huidige situatie
2. Analyseer en selecteer de beste aanbestedingsstrategie
3. Plan en voer uit
4. Beheer en vernieuw
Het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement zit vooral in de inhoud,
verantwoordelijkheid en mate van sturing.
🔹 Contractbeheer:
Operationeel en administratief van aard
Gericht op het registreren, bewaken en naleven van contractafspraken
Voorbeelden van taken:
o Invoeren en bijhouden van contracten in een systeem
o Signaleren van opzegdata of verlengingsmomenten
o Controleren van facturen op basis van contractafspraken
Doel: zorgen dat bestaande afspraken goed worden uitgevoerd
🔹 Contractmanagement:
Strategisch en tactisch van aard
Gericht op het optimaliseren van contracten en de samenwerking met leveranciers
Voorbeelden van taken:
o Evalueren van contractprestaties en leveranciers
o In gesprek gaan over verbeteringen of aanpassingen
o Managen van risico’s, kansen en belangen
Doel: maximale waarde halen uit de contractrelatie en bijdragen aan organisatiedoelen
Kort samengevat:
Contractbeheer houdt bij wat is afgesproken, contractmanagement stuurt actief op hoe de afspraken
waarde opleveren.
Hoofdstuk 1: Doorlopen van onderhandse aanbestedingsprocedures
Meervoudig onderands: Keuze vastgelegd in de inkoop- en aanbestedingsstrategie van de
aanbestedende dienst.
Meervoudig onderhandse procedure: Er is in de aanbestedingsprocedure alleen sprake van het
hanteren van uitsluitings-gronden en geschiktheidseisen en/of selectiecriteria als de uitgenodigde
ondernemers nog niet bij de aanbestedende dienst bekend zijn. Er is altijd wél sprake van:
• Gunningscriteria.
• Een programma van eisen en wensen of bestek.
• Contractuele voorwaarden.
,Hoofdstuk 2: Termijnen
Zie proportionaliteits beginsel
Termijnen
Bij enkelvoudige onderhandse procedures ben je vrij om de termijnen te bepalen.
- Wel motivatieplicht
- Geen transparantiebeginsel
Bij Meervoudig onderhandse procedures: op grond van het gelijkheidsbeginsel mag er niet
onderhandeld worden.
- Verstrekken van inlichtingen: 6 dagen en in urgente situaties 4 dagen
- Indienen inschrijvingen: minimaal 10 dagen
- Mededeling uitsluiting en afwijzing: Officieel niet aangegeven bij meervoudig, maar 15
dagen kan, als het proportioneel is in relatie tot de planning van de gehele procedure
- Opschortende termijn gunningsbeslissing: Op grond van het fair-playbeginsel 20 dagen.
Voorbeeldplanning meervoudig onderhandse procedure
Hoofdstuk 3: Selecteren van de uit te nodigen ondernemers
Verschillende selectiemethoden om tot lijsten van ondernemers te komen:
- Projectmatige methode
- Groslijstmethode
- Raamovereenkomst
- DAS
Keuze voor een selectiemethode wordt gemaakt op basis van de frequentie waarmee opdrachten
zullen worden gegund en de flexibiliteit die nodig is om de doelen te realiseren.
,Raamovereenkomst geschikt als de in te kopen behoefte vooraf al voldoende kan worden
gespecificeerd. Er kan dan een raamovereenkomst worden aanbesteed waarnaar alle
geïnteresseerde ondernemers kunnen meedingen. De winnaars van de aanbesteding mogen dan,
afhankelijk van wat in de raamovereenkomst is vastgelegd, per opdracht een offerte uitbrengen.
Een raamovereenkomst is meer geschikt dan een DAS als er zeer regelmatig opdrachten worden
gegund.
Bij projectmatige methode wordt per project (opdracht) een selectie gemaakt. Aantal stappen
1. Samenstellen longlist ondernemers. Stel eerst criteria vast waaraan de ondernemers
moeten voldoen (op basis projectdoelen en inkoopbeleid). Doe een marktverkenning en
zoekt ook naar nieuwe toetreders.
2. Selectie voor een shortlist. Op basis van opgestelde criteria shortlist maken.
3. Reflectie/controle. Betrek eventueel collega’s die geen rol hebben bij het voortraject en
let op zaken zoals: hebben ondernemers niet al te vaak opdrachten gekregen, integer en
zonder favoritisme? Geen ondernemers die matig gepresteerd hebben? Hebben
ondernemers interesse en capaciteit?
4. Goedkeuring shortlist. Voorleggen aan opdrachtgever of tender board.
5. Capaciteit ondernemers natrekken.
Projectmatige methode is
- Geschikt complexe projecten
- Veel ruimte inbreng projectleiders en of budgethouders
- Groot intern draagvlak
- Kwaliteit selectie afhankelijk aanwezige marktkennis
- Vereist discipline om oude patronen (als vaste lijstjes van ondernemers) te verlaten en
ook toetreders uit te nodigen.
- Meer ruimte voor integriteitsrisico’s en favoritisme bij een beperkt professionele
inkooporganisatie.
Groslijstmethodiek
Voor een specifieke inkoopcategorie of een specifiek vakgebied wordt er een lijst met
ondernemers opgesteld. Als er in betreffende categorie of betreffend vakgebied een opdracht te
vergeven is, worden er drie tot vijf ondernemers uit deze lijst gekozen.
voorbeeld groslijst fysiek:
Indeling groslijsten binnen het fysieke domein:
a. Sloop opstallen.
b. Maaiveldinrichting elementenverharding.
c. Maaiveldinrichting asfalt.
d. Walmuren.
e. Fiets- en voetbruggen.
, f. Baggeren.
g. Groenonderhoud.
Stappen voor het opzetten en toepassen van een groslijstmethodiek (voorbereiden, indelen,
samenstellen en opschonen)
1. Voorbereiden van groslijsten. Door een spend-analyse krijg je inzicht in uitgaven en zo
kun je inkoopcategorieën vast stellen. Doe een markverkenning om inzicht te krijgen in
de geschikte ondernemers per categorie/groslijst.
2. Indelen van groslijsten. Stel het volgende vast:
a. Het aantal groslijsten, stel groslijsten vast naar aard van omvang.
b. Aantal ondernemers per groslijst, aantal ondernemers per groslijst = 2 a 3 keer het
verwachte aantal jaarlijkse opdrachten.
c. Het hanteren van de reservelijst, heeft als voordeel dat toetreders of ondernemers
die in het verleden minder goed gepresteerd hebben, toch al geregistreerd kunnen
worden of blijven.
d. Gebruik van parallellijsten, soort reservelijst met hogere status. Door bijvoorbeeld
altijd 1 of 2 bedrijven uit deze lijst te kiezen maak je de stap voor nieuwkomers
aantrekkelijker.
3. Samenstellen van groslijsten. Ondernemers worden uitgenodigd om zich aan te melden voor
de groslijst. Hiervoor moet de groslijst bekend worden gemaakt; ondernemers moeten
worden geregistreerd, geselecteerd, gerankt en geïnformeerd.
a. Bekendmaking, informeer ondernemers over groslijst
b. Registratie, een inschrijfmodule op de website. Ondernemers moeten zelf aangeven
of uitsluitingsgronden van toepassing zijn.
c. Toetsing en selectie, als er meer ondernemers zijn dan past binnen de groslijst >
selectie op basis projectdoelen en inkoopbeleid van de beste ondernemers. Overige
op reservelijst.
d. Ranking, lijst ondernemers gerangschikt naar voldoen aan criteria.
e. Informeren van ondernemers, op de hoogte brengen selectie of afwijzing.
4. Opschonen groslijsten. Criteria voor opstellen, bv:
a. 1 of 2 keer niet ingeschreven zonder opgaaf reden.
b. Slecht gepresteerd.
c. Slechte kwaliteit inschrijvingen of hoge prijs.
Manieren om uit de groslijst ondernemers te kiezen
1. Loting
2. Roulatiesysteem
3. Gewogen roulatiesysteem (ranking afhankelijk expertise of prestatiemeting)
4. Twee-bakjes methode (bv 3 ondernemers groslijst en 2 van paralellenlijst met nieuwe
toetreders)
5. Opdracht specifieke eisen.
