Loonheffingen
Administratieve verplichtingen ondernemer De belastingdienst kent de volgende directies
- Aannemen van nieuwe werknemers - Primaire-procesdirecties
- Uitbetalen van de loon - Concerndirecties
- Loonaangifte bij de belastingdienst - Corporate diensten en Shared Service Organisaties
- Bewaren van gegevens
- Zaken rondom sociale verzekeringen De Belastingdienst valt onder het ministerie van financiën
- Re-integratie van werknemers
Afkortingen in de organogram van de belastingdienst
- FIOD (Fiscale Inlichtingen- en opsporingsdienst)
- MKB (Midden- en kleinbedrijf)
- CAP (Centrale administratieve processen)
- KI&S (Klantinteractie & - Service)
- IV (Informatievoorziening)
Taken van de belastingdienst
- Heffen van belastingen en premies (taak van de inspecteur)
- Innen van deze belastingen en premies (taak van de ontvanger)
- Controleren van de belastingaangiften van burgers en bedrijven
Bij de heffing wordt de hoogte van de belastingschuld vastgesteld, waarna bij het innen de ontvanger voor de invordering bij de
belastingdienst zorgt.
Premies die NIET via de Belastingdienst worden geïnd
- De vrijwillige werknemersverzekeringen (door het UWV)
- De vrijwillige volksverzekeringen (door het SVB)
- De nominale en aanvullende premie voor de zorgverzekeringswet (door de zorgverzekeraar)
Collecterende functie
Het heffen en innen van premies
Distribuerende functie
Het verstrekken van uitkeringen, voorzieningen en toeslagen
Instanties sociale zekerheid
- UWV (Uitvoeringsinstituut WerknemersVerzekeringen)
- SVB (Sociale Verzekeringsbank)
- Zorgverzekeraars
- CAK (Centrale Administratie Kantoor)
- Toeslagen
UWV (Uitvoeringsinstituut WerknemersVerzekeringen)
Het UWV zorgt voor de uitkeringen aan degene die daar recht op hebben, zoals:
- WW (Werkeloosheidswet)
- WAO (Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering)
- WIA (Wet Werken inkomen naar arbeidsvermogen)
- ZW (Ziektewet)
- Wajong
- De toeslagenwet
- IOW (Inkomensvoorziening voor oudere werklozen)
Een andere taak van het UWV bestaat uit het re-integreren van arbeidsgehandicapten en werklozen.
Het UWV heeft ook de taak om de polisadministratie te onderhouden.
Polisadministratie
Dit is een register waarin de meeste Nederlandse inkomstengegevens worden opgeslagen. De dienstverband- en
loongegevens hiervoor krijgt UWV van de Belastingdienst.
SVB (Sociale Verzekeringsbank)
De SVB zorgt voor de uitkeringen ingevolge de volksverzekeringen, zoals:
- AKW (Algemene Kinderbijslagwet)
- Anw (Algemene Nabestaandenwet)
- AOW (Algemene Ouderdomswet)
De SVB houdt zich op verzoek ook bezig met het beheer van het persoonsgebonden budget.
Daarnaast is de SVB verantwoordelijk voor de beoordeling van de sociale verzekeringsplicht bij grensoverschrijdende arbeid
(als je in een ander land werkt dan je woont).
,Zorgverzekeraars
De zorgverzekeraars voeren de zorgverzekeringswet uit. Bijzondere ziektekosten worden uit de Wlz (Wet langdurige zorg)
bekostigd.
CAK (Centraal Administratie Kantoor)
Het CAK int de eigen bijdrage voor WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning), en Wlz en is verantwoordelijk voor de
financiering van de Wlz-instellingen.
Ook voet het CAK de burgerregelingen uit in het kader van de zorg, zoals regelingen voor wanbetalers, onverzekerden,
gemoedsbezwaarden en onverzekerbare vreemdelingen en de buitenlandregeling.
Toeslagen
De toeslagen zijn verantwoordelijk voor de uitkeringen ingevolge de inkomensafhankelijke regelingen, zoals zorgtoeslag,
huurtoeslag, kinderopvangtoeslag en kindgebonden budget.
Basis van de loonbelasting
Loonheffingen is een totaalbegrip voor 4 heffingen die periodiek door de werkgever moeten worden aangegeven bij de
Belastingdienst en ook moet afdragen.
De 4 loonheffingen
- Loonbelasting
- Premies volksverzekeringen
- Premies werknemersverzekeringen
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
De eerste 2 worden samen ‘’Loonheffing’ genoemd. Deze komen meestal voor rekening van de werknemer via inhouding op het
loon.
De laatste 2 komen in de meeste gevallen voor rekening van de werkgever en vormen daardoor een extra personeelslast
(bovenop het brutoloon).
Historie loonheffingen
In oorsprong is de loonbelasting een voorheffing voor de inkomstenbelasting. Voor de werknemer is de loonbelasting gelijk een
eindafrekening. Het voordeel daarvan is dat de werknemer precies weet waar hij aan toe is en niet voor verassingen komt te
staan via de inkomstenbelasting.
Indiensttreding van personeel
Indien de ondernemer bij de start van een nieuwe onderneming meteen personeel in dienst neemt, dient de ondernemer zich
tijdens zijn inschrijving bij KVK als werkgever aan te melden. De volgende twee formulieren moeten dan worden ingevuld:
- Formulier Voorbereiding Gemeenschappelijke inschrijving
- Formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever
Vervolgens krijgt de werkgever van de belastingdienst
- Een loonheffingennummer om aangifte loonheffingen te kunnen doen
- Een mededeling, waarin staat over welke tijdvakken de werkgever aangifte moet doen
- Indien premies werknemersverzekeringen aan de orde zijn:
o Een melding waarin staat bij welke sector de werkgever is aangesloten
o Een overzicht met het percentage voor de premie
Bij het in dienst treden van een nieuwe werknemer moet aan drie verplichtingen worden voldaan
- De werknemer moet de gegevens voor de loonheffingen inleveren
- De werkgever moet de identiteit van de werknemer vaststellen
- Voor elke (nieuwe) werknemer moet een loonstaat worden aangeleverd
Elke medewerker moet voor de eerste werkdag schriftelijk een aantal gegevens doorgeven aan de werkgever, dit
betreft
- Naam en voorletters - Geboortedatum
- Burgerservicenummer - Straat en huisnummer
- Postcode en woonplaats - Woonland/regio
- Loonheffingskortingformulier - Datum ondertekening
- Handtekening
De opgaaf gegevens voor de loonheffingen moet bij de salarisadministratie worden bewaard tot 5 kalenderjaren na afloop van
het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.
Geldige identiteitsbewijzen indiensttreding
- Nederlands paspoort - Verblijfsdocument van de vreemdelingendienst
- Nederlandse identiteitskaart - Nationaal identiteitsbewijs binnen de EU
- Vluchtelingenpaspoort - Nationaal identiteitsbewijs buiten de EU met vergunning tot verblijf
- Vreemdelingenpaspoort - Diplomatiek paspoort
- Dienstpaspoort
, Drie onderdelen identificatieplicht voor de werkgever
- Verificatieplicht
Is het identiteitsbewijs echt en geldig?
- Bewaarplicht
Kopie bewaren tot 5 kalenderjaren.
- Zorgplicht
De werknemer erop wijzen dat hij tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs moet kunnen laten zien.
Anoniementarief
Wordt er niet aan de wettelijke verplichtingen voldaan, dan dient de werkgever het maximale loonheffingspercentage inhouden,
namelijk 52%. Dit wordt ook wel het anoniementarief genoemd. Er mag hierbij geen rekening worden gehouden met toepassing
van de loonheffingskorting.
6-maandenfictie
Als de belastingdienst constateert dat een werknemer niet in de salarisadministratie is opgenomen, wordt de werknemer geacht
gedurende minstens 6 maanden in dienst te zijn vóór de datum van constatering van deze fout. Over deze hele periode zal dan
alsnog de volledige loonaangifte gedaan moeten worden tegen het anoniementarief.
Loonstaat
Voor elke werknemer moet de inhoudingsplichtige een loonstaat aanleggen. Hierop komen de gegevens die van belang zijn
voor de loonheffingen, zoals:
- De gegevens van de werknemer
- De gegevens van de werkgever + loonheffingennummer
- Wel/geen loonheffingskorting
Als een werknemer voor de eerste keer zijn salaris ontvangt, is de werkgever verplicht hem een loonstrook te verstrekken. De
werkgever dient dit vervolgens ook te verstrekken als de loonbetaling afwijkt van de vorige loonbetaling.
Loonaangifte
Iedere werkgever moet periodiek aangifte doen van de te betalen loonheffingen. De aangifte moet elektronisch naar de
Belastingdienst worden verstuurd. Schriftelijk loonaangifte doen is niet toegestaan.
Een inhoudingsplichtige kan op verschillende manieren aangifte loonheffingen indienen
- Via DigiD (bij een eenmanszaak)
- Met eHerkenning (bij een rechtspersoon)
- Met speciale aangiftesoftware
- Door het verstrekken van een ketenmachtiging aan een accountant, belastingadviseur of salarisbureau
Als de loonaangifte wordt gedaan door inhoudingsplichtige zelf, dan loopt dit via MBDZ (Mijn Belastingdienst Zakelijk).
De loonaangifte bestaat uit 3 soorten gegevens die aangeleverd moeten worden aan de Belastingdienst
- Identificerende gegevens
- Collectieve gegevens (gegevens werkgever)
- Gegevens werknemer
Inkomstenverhouding
De rechtsbetrekking tussen de inhoudingsplichtige en de werknemer. Als een voormalige werknemer opnieuw in dienst treedt bij
dezelfde inhoudingsplichtige binnen een bepaalde tijd, ontstaat er een nieuwe inkomstenverhouding.
Bij de loonaangifte wordt een inkomstenverhouding gekenmerkt door de combinatie van
- Loonheffingennummer van de werkgever
- BSN van de werknemer
- Nummer van de inkomstenverhouding
Loontijdvak
Het tijdvak waarin het uitbetaalde loon is verdiend.
Aangiftetijdvak
Het tijdvak waarover de werkgever aangifte loonheffingen moet doen bij de Belastingdienst. Meestal loopt dit gelijk aan het
loontijdvak (4 weken of 1 maand).
Voor bepaalde uitzonderingsgroepen werknemers geldt een andere aangiftetijdvak
- Binnenschippers (0,5 jaar)
- Meewerkende kinderen (1 jaar)
- Personeel aan huis (1 jaar)
Aangiftebrief
Aan het eind van elk jaar stuurt de Belastingdienst aan alle werkgevers een aangifte loonheffingen. Hierin staan de
aangiftetijdvakken voor het volgende kalenderjaar.
Genietingstijdstip
Het tijdvak waarin de loonheffingen moeten worden ingehouden en afgedragen.
Administratieve verplichtingen ondernemer De belastingdienst kent de volgende directies
- Aannemen van nieuwe werknemers - Primaire-procesdirecties
- Uitbetalen van de loon - Concerndirecties
- Loonaangifte bij de belastingdienst - Corporate diensten en Shared Service Organisaties
- Bewaren van gegevens
- Zaken rondom sociale verzekeringen De Belastingdienst valt onder het ministerie van financiën
- Re-integratie van werknemers
Afkortingen in de organogram van de belastingdienst
- FIOD (Fiscale Inlichtingen- en opsporingsdienst)
- MKB (Midden- en kleinbedrijf)
- CAP (Centrale administratieve processen)
- KI&S (Klantinteractie & - Service)
- IV (Informatievoorziening)
Taken van de belastingdienst
- Heffen van belastingen en premies (taak van de inspecteur)
- Innen van deze belastingen en premies (taak van de ontvanger)
- Controleren van de belastingaangiften van burgers en bedrijven
Bij de heffing wordt de hoogte van de belastingschuld vastgesteld, waarna bij het innen de ontvanger voor de invordering bij de
belastingdienst zorgt.
Premies die NIET via de Belastingdienst worden geïnd
- De vrijwillige werknemersverzekeringen (door het UWV)
- De vrijwillige volksverzekeringen (door het SVB)
- De nominale en aanvullende premie voor de zorgverzekeringswet (door de zorgverzekeraar)
Collecterende functie
Het heffen en innen van premies
Distribuerende functie
Het verstrekken van uitkeringen, voorzieningen en toeslagen
Instanties sociale zekerheid
- UWV (Uitvoeringsinstituut WerknemersVerzekeringen)
- SVB (Sociale Verzekeringsbank)
- Zorgverzekeraars
- CAK (Centrale Administratie Kantoor)
- Toeslagen
UWV (Uitvoeringsinstituut WerknemersVerzekeringen)
Het UWV zorgt voor de uitkeringen aan degene die daar recht op hebben, zoals:
- WW (Werkeloosheidswet)
- WAO (Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering)
- WIA (Wet Werken inkomen naar arbeidsvermogen)
- ZW (Ziektewet)
- Wajong
- De toeslagenwet
- IOW (Inkomensvoorziening voor oudere werklozen)
Een andere taak van het UWV bestaat uit het re-integreren van arbeidsgehandicapten en werklozen.
Het UWV heeft ook de taak om de polisadministratie te onderhouden.
Polisadministratie
Dit is een register waarin de meeste Nederlandse inkomstengegevens worden opgeslagen. De dienstverband- en
loongegevens hiervoor krijgt UWV van de Belastingdienst.
SVB (Sociale Verzekeringsbank)
De SVB zorgt voor de uitkeringen ingevolge de volksverzekeringen, zoals:
- AKW (Algemene Kinderbijslagwet)
- Anw (Algemene Nabestaandenwet)
- AOW (Algemene Ouderdomswet)
De SVB houdt zich op verzoek ook bezig met het beheer van het persoonsgebonden budget.
Daarnaast is de SVB verantwoordelijk voor de beoordeling van de sociale verzekeringsplicht bij grensoverschrijdende arbeid
(als je in een ander land werkt dan je woont).
,Zorgverzekeraars
De zorgverzekeraars voeren de zorgverzekeringswet uit. Bijzondere ziektekosten worden uit de Wlz (Wet langdurige zorg)
bekostigd.
CAK (Centraal Administratie Kantoor)
Het CAK int de eigen bijdrage voor WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning), en Wlz en is verantwoordelijk voor de
financiering van de Wlz-instellingen.
Ook voet het CAK de burgerregelingen uit in het kader van de zorg, zoals regelingen voor wanbetalers, onverzekerden,
gemoedsbezwaarden en onverzekerbare vreemdelingen en de buitenlandregeling.
Toeslagen
De toeslagen zijn verantwoordelijk voor de uitkeringen ingevolge de inkomensafhankelijke regelingen, zoals zorgtoeslag,
huurtoeslag, kinderopvangtoeslag en kindgebonden budget.
Basis van de loonbelasting
Loonheffingen is een totaalbegrip voor 4 heffingen die periodiek door de werkgever moeten worden aangegeven bij de
Belastingdienst en ook moet afdragen.
De 4 loonheffingen
- Loonbelasting
- Premies volksverzekeringen
- Premies werknemersverzekeringen
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
De eerste 2 worden samen ‘’Loonheffing’ genoemd. Deze komen meestal voor rekening van de werknemer via inhouding op het
loon.
De laatste 2 komen in de meeste gevallen voor rekening van de werkgever en vormen daardoor een extra personeelslast
(bovenop het brutoloon).
Historie loonheffingen
In oorsprong is de loonbelasting een voorheffing voor de inkomstenbelasting. Voor de werknemer is de loonbelasting gelijk een
eindafrekening. Het voordeel daarvan is dat de werknemer precies weet waar hij aan toe is en niet voor verassingen komt te
staan via de inkomstenbelasting.
Indiensttreding van personeel
Indien de ondernemer bij de start van een nieuwe onderneming meteen personeel in dienst neemt, dient de ondernemer zich
tijdens zijn inschrijving bij KVK als werkgever aan te melden. De volgende twee formulieren moeten dan worden ingevuld:
- Formulier Voorbereiding Gemeenschappelijke inschrijving
- Formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever
Vervolgens krijgt de werkgever van de belastingdienst
- Een loonheffingennummer om aangifte loonheffingen te kunnen doen
- Een mededeling, waarin staat over welke tijdvakken de werkgever aangifte moet doen
- Indien premies werknemersverzekeringen aan de orde zijn:
o Een melding waarin staat bij welke sector de werkgever is aangesloten
o Een overzicht met het percentage voor de premie
Bij het in dienst treden van een nieuwe werknemer moet aan drie verplichtingen worden voldaan
- De werknemer moet de gegevens voor de loonheffingen inleveren
- De werkgever moet de identiteit van de werknemer vaststellen
- Voor elke (nieuwe) werknemer moet een loonstaat worden aangeleverd
Elke medewerker moet voor de eerste werkdag schriftelijk een aantal gegevens doorgeven aan de werkgever, dit
betreft
- Naam en voorletters - Geboortedatum
- Burgerservicenummer - Straat en huisnummer
- Postcode en woonplaats - Woonland/regio
- Loonheffingskortingformulier - Datum ondertekening
- Handtekening
De opgaaf gegevens voor de loonheffingen moet bij de salarisadministratie worden bewaard tot 5 kalenderjaren na afloop van
het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.
Geldige identiteitsbewijzen indiensttreding
- Nederlands paspoort - Verblijfsdocument van de vreemdelingendienst
- Nederlandse identiteitskaart - Nationaal identiteitsbewijs binnen de EU
- Vluchtelingenpaspoort - Nationaal identiteitsbewijs buiten de EU met vergunning tot verblijf
- Vreemdelingenpaspoort - Diplomatiek paspoort
- Dienstpaspoort
, Drie onderdelen identificatieplicht voor de werkgever
- Verificatieplicht
Is het identiteitsbewijs echt en geldig?
- Bewaarplicht
Kopie bewaren tot 5 kalenderjaren.
- Zorgplicht
De werknemer erop wijzen dat hij tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs moet kunnen laten zien.
Anoniementarief
Wordt er niet aan de wettelijke verplichtingen voldaan, dan dient de werkgever het maximale loonheffingspercentage inhouden,
namelijk 52%. Dit wordt ook wel het anoniementarief genoemd. Er mag hierbij geen rekening worden gehouden met toepassing
van de loonheffingskorting.
6-maandenfictie
Als de belastingdienst constateert dat een werknemer niet in de salarisadministratie is opgenomen, wordt de werknemer geacht
gedurende minstens 6 maanden in dienst te zijn vóór de datum van constatering van deze fout. Over deze hele periode zal dan
alsnog de volledige loonaangifte gedaan moeten worden tegen het anoniementarief.
Loonstaat
Voor elke werknemer moet de inhoudingsplichtige een loonstaat aanleggen. Hierop komen de gegevens die van belang zijn
voor de loonheffingen, zoals:
- De gegevens van de werknemer
- De gegevens van de werkgever + loonheffingennummer
- Wel/geen loonheffingskorting
Als een werknemer voor de eerste keer zijn salaris ontvangt, is de werkgever verplicht hem een loonstrook te verstrekken. De
werkgever dient dit vervolgens ook te verstrekken als de loonbetaling afwijkt van de vorige loonbetaling.
Loonaangifte
Iedere werkgever moet periodiek aangifte doen van de te betalen loonheffingen. De aangifte moet elektronisch naar de
Belastingdienst worden verstuurd. Schriftelijk loonaangifte doen is niet toegestaan.
Een inhoudingsplichtige kan op verschillende manieren aangifte loonheffingen indienen
- Via DigiD (bij een eenmanszaak)
- Met eHerkenning (bij een rechtspersoon)
- Met speciale aangiftesoftware
- Door het verstrekken van een ketenmachtiging aan een accountant, belastingadviseur of salarisbureau
Als de loonaangifte wordt gedaan door inhoudingsplichtige zelf, dan loopt dit via MBDZ (Mijn Belastingdienst Zakelijk).
De loonaangifte bestaat uit 3 soorten gegevens die aangeleverd moeten worden aan de Belastingdienst
- Identificerende gegevens
- Collectieve gegevens (gegevens werkgever)
- Gegevens werknemer
Inkomstenverhouding
De rechtsbetrekking tussen de inhoudingsplichtige en de werknemer. Als een voormalige werknemer opnieuw in dienst treedt bij
dezelfde inhoudingsplichtige binnen een bepaalde tijd, ontstaat er een nieuwe inkomstenverhouding.
Bij de loonaangifte wordt een inkomstenverhouding gekenmerkt door de combinatie van
- Loonheffingennummer van de werkgever
- BSN van de werknemer
- Nummer van de inkomstenverhouding
Loontijdvak
Het tijdvak waarin het uitbetaalde loon is verdiend.
Aangiftetijdvak
Het tijdvak waarover de werkgever aangifte loonheffingen moet doen bij de Belastingdienst. Meestal loopt dit gelijk aan het
loontijdvak (4 weken of 1 maand).
Voor bepaalde uitzonderingsgroepen werknemers geldt een andere aangiftetijdvak
- Binnenschippers (0,5 jaar)
- Meewerkende kinderen (1 jaar)
- Personeel aan huis (1 jaar)
Aangiftebrief
Aan het eind van elk jaar stuurt de Belastingdienst aan alle werkgevers een aangifte loonheffingen. Hierin staan de
aangiftetijdvakken voor het volgende kalenderjaar.
Genietingstijdstip
Het tijdvak waarin de loonheffingen moeten worden ingehouden en afgedragen.
