Samenvatting bedrijfskunde 2
H9.2 communicatie
Een gekozen organisatiestelsel zou men kunnen vergelijken met het skelet van de
organisatie. een goede communicatie verbindt in feite de opgedeelde
organisatiedelen met elkaar.
Het communicatieproces
Overdracht van informatie: van belang bij elke activiteit van de organisatie. het is
het proces waarbij 2 of meer partijen informatie uitwisselen. De behoefte aan
communicatie verschilt per activiteit. Hoe meer informatie hoe onduidelijker het
wordt, met name voor het management moet de informatie goed gestructureerd
zijn, beknopte maar tegelijkertijd diepgravend genoeg, correct en volledig. Als er
sprake is van weinig informatie, kan er onzekerheid ontstaan. Hoe groter de
onzekerheid, hoe meer informatie er nodig is.
De overdracht van communicatie gaat niet rechtstreeks, de zender vertaalt zijn
ideeën in omschrijvingen en symbolen. Hij verstuurt vervolgens de boodschap via
een medium naar de ontvanger. De ontvanger probeert op zijn beurt de
omschrijvingen en symbolen te vertalen naar ideeën waarvan hij denkt dat ze zo
bedoeld zijn door de zender.
Tijdens de informatieoverdracht kan een ruis (alles wat de informatieoverdracht
verstoord) optreden, deze kan veroorzaakt worden door:
De zender of ontvanger er niet goed met zijn hoofd erbij is
Het coderen of decoderen van het oorspronkelijke idee niet goed gebeurt,
omdat de zender zich bijvoorbeeld ongelukkig uitdrukt
De ontvanger wordt afgeleid door storingen in het medium etc.
Informatie kan ook bewust worden verdraait
,Communicatienetwerken
Deze communicatiepatronen ontwikkelen zich als de informatie
in een groep van persoon naar persoon stroomt.
Het figuur hieronder laat zien dat in de praktijk niet alle
communicatie hoeft te verlopen via de verbindende schakels
(linking-pins). De linking pins in het organogram zijn namelijk de nummers 2,3,
en 4.
Als we het organogram vergelijken met het
communicatienetwerk kunnen we drie soorten
communicatie onderscheiden:
1. Horizontale communicatie:
communicatie tussen mensen op
hetzelfde hiërarchische niveau in het
organogram (bv 5,6,7 en 8)
2. Verticale communicatie: communicatie
tussen verticaal hiërarchisch
verbonden mensen (zoals 4 en 15)
3. Laterale communicatie: communicatie
tussen organisatiegenoten die niet direct met elkaar verbonden zijn in het
organogram. (bv nummer 5 die wel contact heeft met nummer 1)
Communicatievormen
Geschreven communicatie: memo’s, faxen, brieven, computermail,
rapporten, formulieren en handboeken
Verbale communicatie: formele gesprekken zoals beoordelingsgesprekken,
informele gesprekken, telefoongesprekken etc.
Non-verbale communicatie: door middel van gezichts- en
lichaamsuitdrukkingen kunnen dingen naar voren komen die via verbale en
geschreven communicatie niet of moeilijker waarneembaar zijn.
Non-verbale signalen: elementen uit de fysieke omgeving.
Non-verbale communicatie en lichaamstaal
Mullins (2016), Torrington (1982), French (2010) en Pivicevic (1991).
Non verbale communicatie en lichaamstaal omvat gevolgtrekkingen door
anderen op basis van iemands houding, gebaren, aanraking, het gebruik van
persoonlijke ruimte, mate van oogcontact, toon van stem of
gezichtsuitdrukkingen.
, Lichaamstaal is geen exacte wetenschap, een gebaar kan op verschillende
manieren worden geïnterpreteerd.
Verbeteren van communicatie
Ruis
Statusverschillen
Tijdsdruk
Te veel informatie
Wat men kan doen om communicatie te verbeteren
Het verminderen van ruis door te achterhalen waardoor deze ontstaat
Het aanmoedigen en vervolgens ook volgen van informele communicatie
Het ontwikkelen van een informatiesysteem dat voldoet aan de wensen
van de gebruikers.
Chester Barnard gaf 3 basisprincipes die de effectiviteit van communicatie
bepalen:
Iedereen moet de communicatietaal kennen
Iedereen moet toegang hebben tot een officieel communicatiekanaal
De communicatiekanalen moeten zo kort en rechtstreeks mogelijk zijn
H9.3 de organisatiecultuur
De organisatiecultuur verwijst naar waarden, opvattingen, tradities, filosofieën,
regels, helden en symbolen die de organisatieleden met elkaar delen. De
organisatiecultuur onderscheidt een organisatie van andere organisaties en
vormt de acties van organisatieleden.
Een organisatiecultuur bestaat uit verschillende lagen:
1. De eerste en diepste laag van de
organisatiecultuur wordt gevormd door
de gemeenschappelijke normen
en waarden
2. Deze laag wordt gevormd door
rituelen en tradities
3. Deze laag wordt gevormd door
helden en de bijbehorende verhalen
4. Deze laag wordt gevormd door
symbolen die binnen een
organisatie een belangrijke rol
spelen.
H9.2 communicatie
Een gekozen organisatiestelsel zou men kunnen vergelijken met het skelet van de
organisatie. een goede communicatie verbindt in feite de opgedeelde
organisatiedelen met elkaar.
Het communicatieproces
Overdracht van informatie: van belang bij elke activiteit van de organisatie. het is
het proces waarbij 2 of meer partijen informatie uitwisselen. De behoefte aan
communicatie verschilt per activiteit. Hoe meer informatie hoe onduidelijker het
wordt, met name voor het management moet de informatie goed gestructureerd
zijn, beknopte maar tegelijkertijd diepgravend genoeg, correct en volledig. Als er
sprake is van weinig informatie, kan er onzekerheid ontstaan. Hoe groter de
onzekerheid, hoe meer informatie er nodig is.
De overdracht van communicatie gaat niet rechtstreeks, de zender vertaalt zijn
ideeën in omschrijvingen en symbolen. Hij verstuurt vervolgens de boodschap via
een medium naar de ontvanger. De ontvanger probeert op zijn beurt de
omschrijvingen en symbolen te vertalen naar ideeën waarvan hij denkt dat ze zo
bedoeld zijn door de zender.
Tijdens de informatieoverdracht kan een ruis (alles wat de informatieoverdracht
verstoord) optreden, deze kan veroorzaakt worden door:
De zender of ontvanger er niet goed met zijn hoofd erbij is
Het coderen of decoderen van het oorspronkelijke idee niet goed gebeurt,
omdat de zender zich bijvoorbeeld ongelukkig uitdrukt
De ontvanger wordt afgeleid door storingen in het medium etc.
Informatie kan ook bewust worden verdraait
,Communicatienetwerken
Deze communicatiepatronen ontwikkelen zich als de informatie
in een groep van persoon naar persoon stroomt.
Het figuur hieronder laat zien dat in de praktijk niet alle
communicatie hoeft te verlopen via de verbindende schakels
(linking-pins). De linking pins in het organogram zijn namelijk de nummers 2,3,
en 4.
Als we het organogram vergelijken met het
communicatienetwerk kunnen we drie soorten
communicatie onderscheiden:
1. Horizontale communicatie:
communicatie tussen mensen op
hetzelfde hiërarchische niveau in het
organogram (bv 5,6,7 en 8)
2. Verticale communicatie: communicatie
tussen verticaal hiërarchisch
verbonden mensen (zoals 4 en 15)
3. Laterale communicatie: communicatie
tussen organisatiegenoten die niet direct met elkaar verbonden zijn in het
organogram. (bv nummer 5 die wel contact heeft met nummer 1)
Communicatievormen
Geschreven communicatie: memo’s, faxen, brieven, computermail,
rapporten, formulieren en handboeken
Verbale communicatie: formele gesprekken zoals beoordelingsgesprekken,
informele gesprekken, telefoongesprekken etc.
Non-verbale communicatie: door middel van gezichts- en
lichaamsuitdrukkingen kunnen dingen naar voren komen die via verbale en
geschreven communicatie niet of moeilijker waarneembaar zijn.
Non-verbale signalen: elementen uit de fysieke omgeving.
Non-verbale communicatie en lichaamstaal
Mullins (2016), Torrington (1982), French (2010) en Pivicevic (1991).
Non verbale communicatie en lichaamstaal omvat gevolgtrekkingen door
anderen op basis van iemands houding, gebaren, aanraking, het gebruik van
persoonlijke ruimte, mate van oogcontact, toon van stem of
gezichtsuitdrukkingen.
, Lichaamstaal is geen exacte wetenschap, een gebaar kan op verschillende
manieren worden geïnterpreteerd.
Verbeteren van communicatie
Ruis
Statusverschillen
Tijdsdruk
Te veel informatie
Wat men kan doen om communicatie te verbeteren
Het verminderen van ruis door te achterhalen waardoor deze ontstaat
Het aanmoedigen en vervolgens ook volgen van informele communicatie
Het ontwikkelen van een informatiesysteem dat voldoet aan de wensen
van de gebruikers.
Chester Barnard gaf 3 basisprincipes die de effectiviteit van communicatie
bepalen:
Iedereen moet de communicatietaal kennen
Iedereen moet toegang hebben tot een officieel communicatiekanaal
De communicatiekanalen moeten zo kort en rechtstreeks mogelijk zijn
H9.3 de organisatiecultuur
De organisatiecultuur verwijst naar waarden, opvattingen, tradities, filosofieën,
regels, helden en symbolen die de organisatieleden met elkaar delen. De
organisatiecultuur onderscheidt een organisatie van andere organisaties en
vormt de acties van organisatieleden.
Een organisatiecultuur bestaat uit verschillende lagen:
1. De eerste en diepste laag van de
organisatiecultuur wordt gevormd door
de gemeenschappelijke normen
en waarden
2. Deze laag wordt gevormd door
rituelen en tradities
3. Deze laag wordt gevormd door
helden en de bijbehorende verhalen
4. Deze laag wordt gevormd door
symbolen die binnen een
organisatie een belangrijke rol
spelen.
