Portfoliobewijsmateriaal – Competentie 7b - Bewijs 3
“Hoe pas ik structureren en organiseren toe rondom verslaglegging en rapportage?”
Niveau van Miller: KNOWS HOW
10 februari 2024
Competentie 7: Methodisch en reflectief denken en handelen
Indicator 7b: Eigen werkzaamheden structureren en organiseren
Samenvatting: In dit bewijs beschrijf ik hoe ik op basis van de voor- en nadelen van digitaal en fysiek structureren de keuze heb
gemaakt om mijn verslaglegging en rapportage van sessies met cliënten digitaal vorm te geven.
Zoals ik in Bewijs 40: “Beschrijving van het vak” heb genoemd, spreek ik regelmatig met collega’s die in het landschap van de
complementaire zorgverlening werken. In zulke gesprekken zijn ook ervaringen rondom verslaglegging en rapportage van de gegevens
van cliënten ter sprake gekomen. Samen met de inzichten die ik heb opgedaan vanuit bezoeken die ik als cliënt aan therapeuten bracht,
hebben deze overleggen ertoe geleid dat ik heb besloten om mijn eigen verslagging en rapportage van cliëntgegevens digitaal in te
richten. In dit bewijs zou ik graag willen toelichten hoe dit sinds de start van de opleiding vorm heeft gekregen. Hierbij zal ik benoemen
wat de voor- en nadelen zijn van digitale en fysieke werkwijzen en wat voor mij hierin belangrijke persoonlijke afwegingen zijn.
Laat ik beginnen met digitale werkwijze. Vanuit gesprekken met collega’s in het werkveld heb ik ontdekt dat dit een wijdverbreide
manier is om de informatie vanuit de sessie met de cliënt vast te leggen. Daarbij ontdekte ik dat er verschillende systemen worden
gebruikt om digitaal informatie te structureren. Veelal zag ik dat er gebruik gemaakt werd van beveiligde harde schijven op een zakelijke
computer of laptop. Wat ik zelf handig vond aan deze methode van opslag was dat er door middel van bestandsmappen en cliënt-
specifieke bestandsnamen gemakkelijk overzicht gecreëerd kon worden in welke informatie zich waar zou bevinden. Zo zag ik bij een
counselor bijvoorbeeld dat zij voor iedere cliënt op basis van de achternaam, de voorletters, en de soort informatie die in het document te
vinden is (zoals een cliëntenkaart of begeleidingsgegevens) een eigen “code” had ontwikkeld om efficiënt haar cliëntendatabase in te
richten. Door op de eerder genoemde persoonsgegevens te zoeken, kon gemakkelijk alle informatie van de cliënt verzameld worden,
zonder dat de zorgverlener te maken had met de rompslomp die papieren administratie kan veroorzaken. Tevens konden de bestanden op
de schijf gemakkelijk beveiligd worden met behulp van wachtwoorden om bepaalde mappen binnen te gaan, en vereiste deze werkwijze
geen fysieke opslagruimte. Ten slotte gaf het digitaal structureren de mogelijkheid om gemakkelijk aanpassingen door te voeren, zonder
dat documenten opnieuw opgesteld, geschreven of geprint dienen te worden.
Toch heeft de digitale werkwijze ook enkele nadelen, zo ontdekte ik. Zoals ik ook in Bewijs 71: “Hoe ga ik om met de privacy van
cliënten?” heb omschreven, zijn datalekken bij digitale gegevensverwerking altijd een risico. Zo kan er via de gebruikte software op de
laptop of computer een virus ingebouwd worden waardoor bijvoorbeeld wachtwoorden gehackt kunnen worden. Dat maakt dat er zelfs van
beveiligd opgeslagen documenten niet gegarandeerd kan worden dat zij niet toegankelijk zijn voor personen met verkeerde bedoelingen.
In het contact met enkele zorgverleners leerde ik dat zij vanwege die inherente dreiging liever in afgeschermde online omgevingen
werken, zoals Microsoft 365 of Google Workspace. Dit zijn systemen waarbij de gegevens via accounts met geavanceerde technieken,
1
“Hoe pas ik structureren en organiseren toe rondom verslaglegging en rapportage?”
Niveau van Miller: KNOWS HOW
10 februari 2024
Competentie 7: Methodisch en reflectief denken en handelen
Indicator 7b: Eigen werkzaamheden structureren en organiseren
Samenvatting: In dit bewijs beschrijf ik hoe ik op basis van de voor- en nadelen van digitaal en fysiek structureren de keuze heb
gemaakt om mijn verslaglegging en rapportage van sessies met cliënten digitaal vorm te geven.
Zoals ik in Bewijs 40: “Beschrijving van het vak” heb genoemd, spreek ik regelmatig met collega’s die in het landschap van de
complementaire zorgverlening werken. In zulke gesprekken zijn ook ervaringen rondom verslaglegging en rapportage van de gegevens
van cliënten ter sprake gekomen. Samen met de inzichten die ik heb opgedaan vanuit bezoeken die ik als cliënt aan therapeuten bracht,
hebben deze overleggen ertoe geleid dat ik heb besloten om mijn eigen verslagging en rapportage van cliëntgegevens digitaal in te
richten. In dit bewijs zou ik graag willen toelichten hoe dit sinds de start van de opleiding vorm heeft gekregen. Hierbij zal ik benoemen
wat de voor- en nadelen zijn van digitale en fysieke werkwijzen en wat voor mij hierin belangrijke persoonlijke afwegingen zijn.
Laat ik beginnen met digitale werkwijze. Vanuit gesprekken met collega’s in het werkveld heb ik ontdekt dat dit een wijdverbreide
manier is om de informatie vanuit de sessie met de cliënt vast te leggen. Daarbij ontdekte ik dat er verschillende systemen worden
gebruikt om digitaal informatie te structureren. Veelal zag ik dat er gebruik gemaakt werd van beveiligde harde schijven op een zakelijke
computer of laptop. Wat ik zelf handig vond aan deze methode van opslag was dat er door middel van bestandsmappen en cliënt-
specifieke bestandsnamen gemakkelijk overzicht gecreëerd kon worden in welke informatie zich waar zou bevinden. Zo zag ik bij een
counselor bijvoorbeeld dat zij voor iedere cliënt op basis van de achternaam, de voorletters, en de soort informatie die in het document te
vinden is (zoals een cliëntenkaart of begeleidingsgegevens) een eigen “code” had ontwikkeld om efficiënt haar cliëntendatabase in te
richten. Door op de eerder genoemde persoonsgegevens te zoeken, kon gemakkelijk alle informatie van de cliënt verzameld worden,
zonder dat de zorgverlener te maken had met de rompslomp die papieren administratie kan veroorzaken. Tevens konden de bestanden op
de schijf gemakkelijk beveiligd worden met behulp van wachtwoorden om bepaalde mappen binnen te gaan, en vereiste deze werkwijze
geen fysieke opslagruimte. Ten slotte gaf het digitaal structureren de mogelijkheid om gemakkelijk aanpassingen door te voeren, zonder
dat documenten opnieuw opgesteld, geschreven of geprint dienen te worden.
Toch heeft de digitale werkwijze ook enkele nadelen, zo ontdekte ik. Zoals ik ook in Bewijs 71: “Hoe ga ik om met de privacy van
cliënten?” heb omschreven, zijn datalekken bij digitale gegevensverwerking altijd een risico. Zo kan er via de gebruikte software op de
laptop of computer een virus ingebouwd worden waardoor bijvoorbeeld wachtwoorden gehackt kunnen worden. Dat maakt dat er zelfs van
beveiligd opgeslagen documenten niet gegarandeerd kan worden dat zij niet toegankelijk zijn voor personen met verkeerde bedoelingen.
In het contact met enkele zorgverleners leerde ik dat zij vanwege die inherente dreiging liever in afgeschermde online omgevingen
werken, zoals Microsoft 365 of Google Workspace. Dit zijn systemen waarbij de gegevens via accounts met geavanceerde technieken,
1
