Samenvatting Bestuurlijke informatie voorziening LOI (BIV)

Hoofdstuk 1: organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening
Bestuurlijk informatievoorziening omvat alle activiteiten mbt het verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen,
het doen functioneren en het beheersen van een organisatie alsmede tbv het afleggen van
verantwoording.

Alle activiteiten in goede banen te leiden, betekent dat er belangrijke maatregelen genomen moeten
worden voor de activiteiten.

Bestuurlijk informatievoorziening kan ook wel zo genoemd worden

 Administratieve organisatie (AO)
 Accounting information system (AIS)
 Informatie en control
 Interne beheersing (internal control)

Als er informatievoorziening te kort geschoten wordt, dan kunnen er vervelende zaken zich
voordoen:

 Het optreden van doublures in administratieve werkzaamheden
 Het uitvoeren van overbodige werkzaamheden
 Het optreden van vertragingen
 Het nemen van verkeerde beslissingen

Door ontbreken van informatie kan het zijn dat tot grote verliezen leidt. Afnemers van bedrijven
werken hier steeds vaker mee en eisen van leveranciers dat zij ISO-90000 gecertificeerd zijn. Deze
certificering dwingt een ondernemer na te denken over zijn bedrijfsprocessen en deze op een
heldere wijze te beschrijven in een kwaliteitshandboek.

Samenhang tussen organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening
Een organisatie bestaat uit een groep mensen die probeert om met gebruik van bepaalde middelen,
in onderlinge samenwerking doelstellingen te realiseren. Door doelstelling te realiseren probeert de
organisatie haar activiteiten/ processen te ontplooien.

Primaire processen (kernactiviteiten), secundair of ondersteunende processen.

Informatie bestaat uit gegevens die een bijdrage leveren aan kennis van de mensen die werkzaam




zijn in de organisatie.

In eerste instantie is de informatie, zoals het begrip BIV aangeeft, voor de medewerkers( incl.
directie) en als tweede gericht op het maken van verantwoordingsinformatie.

,Doen functioneren en beheersen heeft betrekking op datgene wat nodig is in een bedrijf, nadat de
beslissing is genomen:

 Het meedelen van de beslissing aan belanghebbenden
 Het beoordelen van de uitvoering en zo nodig bijsturen

Vastleggen van processen
Concrete voorbeelden van processen:

 Het opstellen van een verkoopprocedure in een groothandelsbedrijf
 Het inventariseren van de informatiebehoeften van de verkoper
 Het instrueren van medewerkers, die volgens opgestelde verkoopprocedure moeten gaan
werken
 Het bewaken van de naleving van de opgestelde verkoopprocedure.
 Het beoordelen en zo nodig aanpassen van de verkoopprocedures

Het gaat in processen steeds weer om de volgende vragen

 Wat voor informatie is nodig?
 Wie vervult welke taak in de uitvoering van het proces?
 Welke werkwijze moeten worden toegepast?
 Volgens welk tijdschema dient de gegevensverwerking en informatievoorziening plaats te
vinden?

Deze vragen wat, wie, hoe en wanneer is handig om vast te leggen in het BIV handboek. Een ISO-
9000 geeft aan dat een onderneming alle processen (inkopen, voorraden, verkopen, productie
enzovoort) schriftelijk beschreven in een kwaliteitshandboek en ook daadwerkelijk op deze manier
werkt. Er wordt verwacht als dit vastgelegd is dat deze bedrijven kwalitatief betere producten maken
Daarnaast kunnen medewerkers sneller ingewerkt worden.

Naast hoofddoelstelling, meestal winst maken en continuïteit, zijn er ook nevendoelen, zoals milieu.
Bij overheidsorganisatie ligt het minder op winst, maar meer in maatschappelijke behoeftes voorzien.

Een onderneming formuleert als eerst een strategie, doelstelling voor korte en lange termijn.

Missie is een krachtige boodschap die niet onderhevig is aan veranderingen. Het is waar de
organisatie voor staat en wat te allen tijde de kernwaarde is van alle activiteiten in de onderneming.
De kracht van een missie zit hem in de bondigheid. Hoer korter en krachtiger je deze een missie zit
hem in de bondigheid. Hoe korter en krachtiger je deze kan formuleren, hoe helderder de
bedrijfsvoering van jouw organisatie.

Visie is een algemene voorstelling van de toekomst van een organisatie. Het geeft aan waarvoor de
mensen uit de organisatie gaan, wat hun toekomstdroom is. Omdat een visie over zaken gaat die in
een verre toekomt eventueel kunnen plaatsvinden wordt een visie soms bijgesteld.

Formele organisatie bedoelen we de schriftelijke vastgelegde structuur van een organisatie. Hiertoe
horen onder meer:

 Statuten
 Procedurebeschrijvingen
 Taak- en functiebeschrijvingen en bevoegdheidsregelingen

,Informele organisatie, regels zijn nergens vastgelegd, maar zijn wel belangrijk voor de organisatie.
Bedrijfscultuur wordt dit ook wel genoemd. Is belangrijk bij verstandshouding en motivatie van het
personeel.

Besluitvorming binnen organisaties
Beslissingen maken betekent een keuze maken uit een aantal alternatieven. Naast rationele
argumenten spelen ook emotionele argumenten een rol.

Aantal factoren die van belang zijn voor centralisatie of decentralisatie van beslissingsbevoegdheid:

 Cultuur van de organisatie. Bedrijven met een sterke een hoofdige leiding worden meestal
centraal geleid.
 Maatschappelijke ontwikkelingen: De toename van grote bedrijven leidt tot decentralisatie.
 Kosten en baten: Decentralisatie leidt tot een hogere motivatie van medewerkers.

Decentralisatie zorgt vaak wel voor hogere kosten voor hardware en software. En het vraag veel
aandacht.

Niveaus van leidinggeven binnen organisaties
Besturen houdt onder meer in nemen van beslissingen op de verschillende niveaus van
leiddinggeven die in een bedrijf aanwezig zijn.

 Strategisch; hoogste leiding, langetermijnbeslissingen over doelstelling van het bedrijf;
 Tactisch; direct onder de hoogste leiding; vaststellen van budget, toewijzen van middelen,
vaststellen van procedures en de beoordeling van prestaties
 Operationeel ; verantwoordelijkheid uitvoering van het werk.

Drie niveaus van informatievoorziening:

 Op Strategisch niveau
Moet informatie hebben over alles wat er speelt, zoals resultaten van het bedrijf meestal
met vergelijk in dezelfde branche. Interne informatie.
Externe informatie kan ook van belang zijn voor het nemen van beslissingen, toekomstige
ontwikkelingen in de branche. Hierbij hoort internationale gebeurtenissen, ontwikkelingen in
de nationale en internationale wetgeving, branchegegevens, loonkostenontwikkelingen etc.
Kenmerken van deze informatie is: vaak kwalitatief van aard, weinig gedetailleerd en slecht
gestructureerd. Uitzonderingrapportage: wordt vooral aandacht geschonken aan afwijkingen
 Op Tactisch niveau
Toewijzen van middelen, vaststellen van procedures. Budgetten en beoordelen ervan.
Kenmerken: voorzienbaar, vaste periodiciteit en afkomstig uit het interne informatiesysteem
 Op operationeel niveau
Concrete uitvoering van werkzaamheden. Kenmerken: sterk voorzienbaar, goed
gestructureerd, gedetailleerd en actueel. Scope van informatie geeft aan: het gebied of
bereik waarop de informatie betrekking heeft.

Hoe verder onderin hoe meer detail, maar hoe minder scope van informatie is.

, Informatievoorzieningsprocessen

De structuur van informatievoorzieningsprocessen hebben voor nagenoeg alle activiteiten hetzelfde ;
processen hebben hetzelfde grondpatroon. Zie figuur 1.4.

Alle activiteiten bestaan uit: invoer, bewerking van invoer en uitvoer. Wanneer de uitvoer gemeten
wordt met een vastgestelde norm, dan heet dit terugkoppeling of feedback. Afhankelijk van de
uitkomst vindt volgende terugkoppeling plaats:

 Invoer wordt niet gewijzigd
 Invoer wordt gewijzigd, zodat de waarde van uitvoer dichter bij de norm komt te liggen

Feedfoward: hierbij wordt de invoer van een proces gemeten en na vergelijking met een norm word
de invoer zo nodig bijgesteld.

Gegevens zijn feiten, zoals die voor het eerst als basismateriaal zijn vastgelegd in een onderneming.

Er is sprake van informatie als de (bewerkte) gegevens een bijdrage leveren aan de kennis van de
mens.

De begrippen gegevens en informatie zijn subjectie, omdat iets voor de enen persoon een gegeven
kan zijn, terwijl dit voor de andere persoon informatie is.

Informatie kan onderscheiden worden in:

1. Interne en externe informatie
2. Formele en informele informatie
3. Proces- en projectinformatie (proces is dagelijkse info bedrijf om hun taak uittevoeren en
projectinformatie is info die leiding van een bedrijf nodig heeft voor het nemen van beslissing
over bedrijfsactiviteiten en vernieuwing).

De kwaliteit van de beslissingen is afhankelijk van het kwaliteit van het systeem van de BIV. Als dit
onjuist is dan kan de beslissing ook foutief zijn.

Kwaliteit van de informatie betreft het geheel van kenmerken van die informatie, die van belang zijn
voor de voldoening aan de informatiebehoeften van gebruikers.

Bij het bespreken van kwaliteitsaspecten wordt er naar het volgende gekeken:

1. Kwaliteit van informatie
a. Begrijpelijkheid
b. Doelgerichtheid
Gekeken naar de effectiviteit onderscheid naar inhoud, tijdigheid en presentatie van
informatie
c. Betrouwbaarheid
Juistheid en volledigheid
2. Kwaliteit van het proces van informatievoorziening
Vanuit een geautomatiseerde verwerken wordt het volgende onderscheiden
a. Betrouwbaarheid
b. Beveiliging
Bevoegdheid ( niet alle personen kunnen erbij), Verminking en continuïteit
c. Flexibiliteit
Bijvoorbeeld in het systeem de valuta aanpassen, toen de Euro werd aangeschaft.