Samenvatting Inkoop | Werken vanuit een ketenbenadering
Hoofdstuk 1: Inkoop in vogelvlucht.
1.1 Begripsbepaling inkoop Wat
verstaan we onder inkoop?
Inkoop definitie 1 = het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die
noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en de instandhouding van het
bedrijf, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Inkoop definitie 2 = alles
waar een externe factuur tegenover staat.
Via informatie van inkoopfacturen kun je precies in beeld brengen wat een organisatie inkoopt. Een
organisatie verwacht van een inkoper dat hij bijdraagt aan de strategie van de organisatie.
Een inkoper moet zich de vraag stellen welke strategische, tactische of operationele dimensie bij
deze aanschaf een rol speelt. Dat is concreet:
• Strategisch → het vertalen van de organisatiestrategie naar een inkoopstrategie
• Tactisch → het beheersen van een bestand van leveranciers
• Operationeel → het inkopen zelf
De afdeling inkoop dient de organisatiestrategie om te zetten naar een inkoopstrategie. Bij deze
omzetting komen verschillende aspecten naar boven zoals: toegevoegde waarde, bedrijfsrisico en
kosten, duurzaamheid, kwaliteit, risico.
,1.3 De (noodzakelijke) meerwaarde van inkoop
Hoe kan inkoop meerwaarde creëren
Perfect fit = de mate waarin de positionering van een organisatie past op de door haar gekozen
markt.
Porter onderscheidt drie strategieën die een onderneming kan volgen. In elke strategie speelt inkoop
een rol, maar het belang ervan wissels per geval. Deze 3 strategieën zijn:
1. Kostenleiderschap
2. Differentiatiestrategie
3. Focusstrategie
Kostenleiderschap
Goedkoopste zijn in de gekozen doelmarkt. Uitdaging van inkoop is om ervoor te zorgen dat de
kostprijs van de ingekochte goederen en diensten zo laag mogelijk blijft. Dit kan je doen door steeds
naar de goedkoopste opties te zoeken of om te zoeken naar goedkope samenstellingen van
producten en diensten (Voorbeelden: Zeeman en Wibra)
Differentiatiestrategie
Organisaties die zich onderscheiden van alle andere organisaties in de markt. Bijvoorbeeld door een
bijzondere kwaliteit of een speciale service te leveren die de koper extra waardeert en waar deze
extra voor wilt betalen. Inkopers moeten ervoor zorgen dat het unieke karakter overeind blijft.
Focusstrategie
Organisaties kiezen hierbij voor een bijzonder marktsegment. De organisatie speelt dan heel gericht
in op specifieke verlangens van een specifieke doelgroep. Er zijn twee varianten:
• Kostenfocus → organisatie richt zich op klein segment en probeert marktaandeel te
veroveren door tegen lage kosten te produceren.
• Differentiatiefocus → Unieke positie voor een bijzonder marktsegment creëren, waarbij het
gaat om kwaliteit en imago.
De uitdaging voor de inkoopafdeling is om te zorgen voor leveranciers die de focus versterken en het
product goed op de markt helpen zetten.
Inkoop dient dus een rol te kiezen die past bij de gekozen strategie.
Inkoopaandeel: Inkoopomzet : totale omzet X 100%
Inkoopkosten zijn alle kosten die een inkoopfunctie met zich meebrengt, dit zijn onder andere kosten
van:
• Personeel van de inkoopafdeling
• Werkplek
• Inkoopsoftware
• Leveranciersbeheer
• Beursbezoek
Inkoopaandeel:
• Dienstverlenende instellingen (banken en verzekeringen) → 20-30%
, • Productieondernemingen → 50-70%
• Handelsorganisaties → 60-90%
Hoe hoger het inkoopaandeel, des de belangrijker is de inkoop.
1.5 Inkoop in ontwikkeling
Hoe ontwikkeld inkoop zich?
Trends in inkoop
1. De inkoper heeft steeds meer vaardigheden nodig
→ De veranderingen in de omgeving van de organisaties, denk aan duurzaamheid en
uitbesteden, zorgen ervoor dat een inkoper over steeds meer vaardigheden moet
beschikken
2. E-business wordt steeds belangrijker
→ Alle manieren waarop via computer netwerken handel kan worden gedreven.
3. De inkoopfunctie wordt strategischer
→ Routine inkopen worden steeds meer over genomen door computernetwerken.
Organisaties hebben meer strategische inkopers nodig die goed invulling kunnen geven
aan de meer langetermijn- en intensievere leveranciersrelaties.
4. Teamwork wordt belangrijker in koop
→ Tegenwoordig nemen steeds meer afdelingen een besluit over het inkoopproces. Het is
dus belangrijk dat je goed kunt samenwerken.
Hoofdstuk 2
2.2 Dienstverleners
Hoe verloopt inkoop bij dienstverleners?
2.2.1 Inkoop in de dienstensector
Relaties tussen inkoop bij bedrijven in de dienstensector en leveranciers zijn net zo langdurig als bij
productiebedrijven. De aard van de dienstverlening maakt echter vaak een specialistische leverancier
noodzakelijk → bijvoorbeeld leverancier van stents aan ziekenhuis die nodig zijn om beschadigde
bloedvaten te repareren.
Inkopers uit de dienstensector verwachten dat de leverancier hun specifieke problemen en situaties
kent en maatwerkoplossingen aanreikt. Zeker als de dienst complex is, verwacht inkoop ook dat de
leverancier waarschuwt voor problemen voordat men er zelf aan gedacht heeft → kunnen onder
andere veranderende overheidsregels zijn of nieuwe producttoepassingen (nieuwe medicijnen op de
markt of nieuwe scantechnologieën)
De interactie tussen inkoop en de dienstverlener wordt mede bepaald door:
• De historie van de relatie
• De eigenschappen van de inkoop
• De manier waarop de organisatie de diensten gaat gebruiken
De aard van de dienst zelf (gestandaardiseerd, specifiek of eenvoudig, complex) is ook bepalend voor
de wijze waarop de interactie tussen inkoop en de leverancier verloopt.
, Banken, ziekenhuizen, verzekeringsbedrijven, adviesbureaus en scholen maken geen tastbare
producten, maar kopen wel goederen en diensten in om de primaire activiteiten te kunnen
ondersteunen | Inkoopactiviteiten = vreemde valuta nodig, polissen inkopen, kennis kopen etc. →
deze inkoopactiviteiten vereisen specifieke kennis en worden veelal niet door de afdeling inkoop
verricht maar door een expert van een andere afdeling. Vaak is het de aanvrager zelf die de inkoop
doet of kent een afdeling een expert die vertrouwd is met deze situatie.
2.2.2 Inkoop in de zorg
Vanwege de maatschappelijke aandacht voor de steeds maar stijgende zorgkosten, is er veel
aandacht voor inkoop door zorginstellingen. Onder zorginstellingen verstaan we onder andere
ziekenhuizen, woonzorgcentra en verpleeghuizen. In de zorgsector is er een onderscheid tussen
‘cure’, waarbij het genezen van patiënten centraal staat, en ‘care’ waarbij het gaat om verpleging,
begeleiding en verzorging. In ziekenhuizen verullen de specialisten een dominante positie. Zij zijn elk
verantwoordelijk voor een deel van het zorgproces. Dit betekent dat zij ook dominant zijn in de
inkoop.
Inkoop neemt steeds een meer commerciële positie in, in plaats van alleen administratieve
afhandeling van aanschaf. De computer heeft veel administratieve handelingen overgenomen.
Zorgverzekeraars hebben zorginkopers in dienst die onderhandelen met zorgverleners over prijzen
van behandelingen met het doel deze zo laag mogelijk te houden. Zorgverleners letten sterk op de
kosten, waaronder de inkoopkosten. Het inkoopaandeel varieert per instelling. Het percentage
inkoopkosten in zorginstellingen zal in de toekomst waarschijnlijk verder stijgen.
Een belangrijke reden zijn dure geneesmiddelen die niet door zorgverzekeraars worden vergoed.
Inmiddels zijn veel activiteiten uitbesteed in ziekenhuizen, hierdoor daalt het aantal
personeelskosten en stijgt het inkoopaandeel. Daarnaast zal het inkoopaandeel ook stijgen vanwege
voortschrijdende innovatie. De uitbreiding van technische mogelijkheden (medische apparatuur)
zullen de prijzen doen stijgen.
Voor een zorginstelling is het financieel belang van inkoop groot. Elke euro besparing draagt bij aan
de vrije beleidsruimte van de zorginstelling. Standaardisatie is een manier om binnen de zorg
inkoopbesparingen te realiseren → dezelfde types kopen. Ook door gezamenlijk in te kopen met
andere zorginstellingen kunnen besparingen gecreëerd worden. Door gezamenlijk bij een leverancier
in te kopen kan inkoop kwantumkortingen bedingen, maar is er ook verlaging van distributiekosten
mogelijk door afleverroutes op elkaar af te stemmen.
2.2.3 Facilitaire inkoop
Bij dienstverlenende organisaties is Facility Management relatief belangrijker dan in
productiebedrijven en is een heel groot deel van de inkoop facilitair. Facility Management koopt
geen goederen die direct voor het primaire proces nodig zijn. De vraag naar dit soort goederen is de
vraag van de medewerkers intern in de organisatie. Het traiditionele domein van facility
management was het beheren van huisvesting, services en middelen, zij moeten met elkaar
verweven en in onderlinge samenhang het primaire proces optimaal ondersteunen.
Hoofdstuk 1: Inkoop in vogelvlucht.
1.1 Begripsbepaling inkoop Wat
verstaan we onder inkoop?
Inkoop definitie 1 = het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die
noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en de instandhouding van het
bedrijf, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Inkoop definitie 2 = alles
waar een externe factuur tegenover staat.
Via informatie van inkoopfacturen kun je precies in beeld brengen wat een organisatie inkoopt. Een
organisatie verwacht van een inkoper dat hij bijdraagt aan de strategie van de organisatie.
Een inkoper moet zich de vraag stellen welke strategische, tactische of operationele dimensie bij
deze aanschaf een rol speelt. Dat is concreet:
• Strategisch → het vertalen van de organisatiestrategie naar een inkoopstrategie
• Tactisch → het beheersen van een bestand van leveranciers
• Operationeel → het inkopen zelf
De afdeling inkoop dient de organisatiestrategie om te zetten naar een inkoopstrategie. Bij deze
omzetting komen verschillende aspecten naar boven zoals: toegevoegde waarde, bedrijfsrisico en
kosten, duurzaamheid, kwaliteit, risico.
,1.3 De (noodzakelijke) meerwaarde van inkoop
Hoe kan inkoop meerwaarde creëren
Perfect fit = de mate waarin de positionering van een organisatie past op de door haar gekozen
markt.
Porter onderscheidt drie strategieën die een onderneming kan volgen. In elke strategie speelt inkoop
een rol, maar het belang ervan wissels per geval. Deze 3 strategieën zijn:
1. Kostenleiderschap
2. Differentiatiestrategie
3. Focusstrategie
Kostenleiderschap
Goedkoopste zijn in de gekozen doelmarkt. Uitdaging van inkoop is om ervoor te zorgen dat de
kostprijs van de ingekochte goederen en diensten zo laag mogelijk blijft. Dit kan je doen door steeds
naar de goedkoopste opties te zoeken of om te zoeken naar goedkope samenstellingen van
producten en diensten (Voorbeelden: Zeeman en Wibra)
Differentiatiestrategie
Organisaties die zich onderscheiden van alle andere organisaties in de markt. Bijvoorbeeld door een
bijzondere kwaliteit of een speciale service te leveren die de koper extra waardeert en waar deze
extra voor wilt betalen. Inkopers moeten ervoor zorgen dat het unieke karakter overeind blijft.
Focusstrategie
Organisaties kiezen hierbij voor een bijzonder marktsegment. De organisatie speelt dan heel gericht
in op specifieke verlangens van een specifieke doelgroep. Er zijn twee varianten:
• Kostenfocus → organisatie richt zich op klein segment en probeert marktaandeel te
veroveren door tegen lage kosten te produceren.
• Differentiatiefocus → Unieke positie voor een bijzonder marktsegment creëren, waarbij het
gaat om kwaliteit en imago.
De uitdaging voor de inkoopafdeling is om te zorgen voor leveranciers die de focus versterken en het
product goed op de markt helpen zetten.
Inkoop dient dus een rol te kiezen die past bij de gekozen strategie.
Inkoopaandeel: Inkoopomzet : totale omzet X 100%
Inkoopkosten zijn alle kosten die een inkoopfunctie met zich meebrengt, dit zijn onder andere kosten
van:
• Personeel van de inkoopafdeling
• Werkplek
• Inkoopsoftware
• Leveranciersbeheer
• Beursbezoek
Inkoopaandeel:
• Dienstverlenende instellingen (banken en verzekeringen) → 20-30%
, • Productieondernemingen → 50-70%
• Handelsorganisaties → 60-90%
Hoe hoger het inkoopaandeel, des de belangrijker is de inkoop.
1.5 Inkoop in ontwikkeling
Hoe ontwikkeld inkoop zich?
Trends in inkoop
1. De inkoper heeft steeds meer vaardigheden nodig
→ De veranderingen in de omgeving van de organisaties, denk aan duurzaamheid en
uitbesteden, zorgen ervoor dat een inkoper over steeds meer vaardigheden moet
beschikken
2. E-business wordt steeds belangrijker
→ Alle manieren waarop via computer netwerken handel kan worden gedreven.
3. De inkoopfunctie wordt strategischer
→ Routine inkopen worden steeds meer over genomen door computernetwerken.
Organisaties hebben meer strategische inkopers nodig die goed invulling kunnen geven
aan de meer langetermijn- en intensievere leveranciersrelaties.
4. Teamwork wordt belangrijker in koop
→ Tegenwoordig nemen steeds meer afdelingen een besluit over het inkoopproces. Het is
dus belangrijk dat je goed kunt samenwerken.
Hoofdstuk 2
2.2 Dienstverleners
Hoe verloopt inkoop bij dienstverleners?
2.2.1 Inkoop in de dienstensector
Relaties tussen inkoop bij bedrijven in de dienstensector en leveranciers zijn net zo langdurig als bij
productiebedrijven. De aard van de dienstverlening maakt echter vaak een specialistische leverancier
noodzakelijk → bijvoorbeeld leverancier van stents aan ziekenhuis die nodig zijn om beschadigde
bloedvaten te repareren.
Inkopers uit de dienstensector verwachten dat de leverancier hun specifieke problemen en situaties
kent en maatwerkoplossingen aanreikt. Zeker als de dienst complex is, verwacht inkoop ook dat de
leverancier waarschuwt voor problemen voordat men er zelf aan gedacht heeft → kunnen onder
andere veranderende overheidsregels zijn of nieuwe producttoepassingen (nieuwe medicijnen op de
markt of nieuwe scantechnologieën)
De interactie tussen inkoop en de dienstverlener wordt mede bepaald door:
• De historie van de relatie
• De eigenschappen van de inkoop
• De manier waarop de organisatie de diensten gaat gebruiken
De aard van de dienst zelf (gestandaardiseerd, specifiek of eenvoudig, complex) is ook bepalend voor
de wijze waarop de interactie tussen inkoop en de leverancier verloopt.
, Banken, ziekenhuizen, verzekeringsbedrijven, adviesbureaus en scholen maken geen tastbare
producten, maar kopen wel goederen en diensten in om de primaire activiteiten te kunnen
ondersteunen | Inkoopactiviteiten = vreemde valuta nodig, polissen inkopen, kennis kopen etc. →
deze inkoopactiviteiten vereisen specifieke kennis en worden veelal niet door de afdeling inkoop
verricht maar door een expert van een andere afdeling. Vaak is het de aanvrager zelf die de inkoop
doet of kent een afdeling een expert die vertrouwd is met deze situatie.
2.2.2 Inkoop in de zorg
Vanwege de maatschappelijke aandacht voor de steeds maar stijgende zorgkosten, is er veel
aandacht voor inkoop door zorginstellingen. Onder zorginstellingen verstaan we onder andere
ziekenhuizen, woonzorgcentra en verpleeghuizen. In de zorgsector is er een onderscheid tussen
‘cure’, waarbij het genezen van patiënten centraal staat, en ‘care’ waarbij het gaat om verpleging,
begeleiding en verzorging. In ziekenhuizen verullen de specialisten een dominante positie. Zij zijn elk
verantwoordelijk voor een deel van het zorgproces. Dit betekent dat zij ook dominant zijn in de
inkoop.
Inkoop neemt steeds een meer commerciële positie in, in plaats van alleen administratieve
afhandeling van aanschaf. De computer heeft veel administratieve handelingen overgenomen.
Zorgverzekeraars hebben zorginkopers in dienst die onderhandelen met zorgverleners over prijzen
van behandelingen met het doel deze zo laag mogelijk te houden. Zorgverleners letten sterk op de
kosten, waaronder de inkoopkosten. Het inkoopaandeel varieert per instelling. Het percentage
inkoopkosten in zorginstellingen zal in de toekomst waarschijnlijk verder stijgen.
Een belangrijke reden zijn dure geneesmiddelen die niet door zorgverzekeraars worden vergoed.
Inmiddels zijn veel activiteiten uitbesteed in ziekenhuizen, hierdoor daalt het aantal
personeelskosten en stijgt het inkoopaandeel. Daarnaast zal het inkoopaandeel ook stijgen vanwege
voortschrijdende innovatie. De uitbreiding van technische mogelijkheden (medische apparatuur)
zullen de prijzen doen stijgen.
Voor een zorginstelling is het financieel belang van inkoop groot. Elke euro besparing draagt bij aan
de vrije beleidsruimte van de zorginstelling. Standaardisatie is een manier om binnen de zorg
inkoopbesparingen te realiseren → dezelfde types kopen. Ook door gezamenlijk in te kopen met
andere zorginstellingen kunnen besparingen gecreëerd worden. Door gezamenlijk bij een leverancier
in te kopen kan inkoop kwantumkortingen bedingen, maar is er ook verlaging van distributiekosten
mogelijk door afleverroutes op elkaar af te stemmen.
2.2.3 Facilitaire inkoop
Bij dienstverlenende organisaties is Facility Management relatief belangrijker dan in
productiebedrijven en is een heel groot deel van de inkoop facilitair. Facility Management koopt
geen goederen die direct voor het primaire proces nodig zijn. De vraag naar dit soort goederen is de
vraag van de medewerkers intern in de organisatie. Het traiditionele domein van facility
management was het beheren van huisvesting, services en middelen, zij moeten met elkaar
verweven en in onderlinge samenhang het primaire proces optimaal ondersteunen.
