Samen
SAMENVATTING
ACCOUNTING
INFOMRATION SYSTEMS
AND
INTERNAL CONTROL
IC AIS Comprehensive Design
,Inhoud
1.1 Handelorganisaties.............................................................................................................................................. 1
1.1.1 Handelorganisaties met contante verkopen.....................................................................................................2
1.1.2 Handelorganisaties met krediet verkopen........................................................................................................4
1.2 Productieorganisaties.......................................................................................................................................... 5
1.2.1 Productieorganisaties – produceren op voorraad (massaproductie)................................................................6
1.2.2 Productieorganisaties – massa maatwerk........................................................................................................8
1.2.3 Productieorganisaties – agrarische en extractieve bedrijven...........................................................................9
1.2.4 Productieorganisaties – produceren op order.................................................................................................11
1.3 Dienstverleningsbedrijven – bedrijven met een zekere doorstroming van goederen........................................12
1.3.1 Dienstverleningsbedrijven met een doorstroming van goederen welke eigendom van het bedrijf zijn...........13
1.3.2 Dienstverleningsbedrijven met een doorstroming van goederen welke eigendom zijn van derden...............14
1.3.3 Dienstverleningsbedrijven die via vaste leidingen bepaalde diensten, energie of stoffen leveren.................16
1.4 Dienstverleningsbedrijven waarbij de dienstverlening gepaard gaat met het beschikbaar stellen van ruimte.. 17
1.4.1 Dienstverleningsbedrijven waarbij specifieke reservering der ruimte plaatsvindt...........................................18
1.4.2 Dienstverleningsbedrijven waarbij geen specifieke reservering der ruimten plaatsvindt................................19
1.5 Dienstverleningsorganisaties die gebruik maken van kennis en vaardigheden................................................22
1.5.1 Dienstverleningsorganisaties die manuren verkopen.....................................................................................22
1.5.2 Dienstverleningsorganisaties die intellectueel eigendom elektronisch inzetten.............................................23
1.5.3 Dienstverleningsorganisaties die financiële producten verkopen...................................................................25
1.6 Overheid en andere niet op winst gefocuste bedrijven......................................................................................28
1.1 Handelorganisaties
Kenmerken van handelsorganisaties:
Productie voor de markt
Geen technologisch omzettingsproces
Wel doorstroom van eigen goederen
, Onderscheid tussen b2b en b2c.
Onderscheid tussen levering op krediet (credit sales) en contante betalingen (cash sales)
Aanknopingspunt: duidelijke verbanden tussen ingaande en uitgaande stromen (waardenkringloop)
Functiescheidingen tussen de facetten van de waardenkringloop
Belangrijk risico bij handelsorganisaties: Goederen die de organisatie verlaten zonder dat er geld voor wordt
betaald. Denk bijv. aan diefstal, geen communicatie tussen functies.
Interne beheersingsmaatregelen voor handelsorganisaties:
Opslag van goederen in een gesloten magazijn onder bewaring van een magazijnbeheerder.
Periodieke fysieke voorraadtellingen en aansluiting met de voorraadrecords.
Het gebruik van vooraf genummerde pakbonnen en afstemming tussen het aantal pakbonnen met het
aantal geproduceerde facturen
Periodieke afstemming tussen de instroom van geld en de verkopen volgens het verkoopgrootboek.
Er is een verschil tussen credit sales en cash sales. Belangrijk hierbij is dat bij credit sales een ander risico komt
kijken namelijk, kredietverkopen kunnen oninbaar blijken te zijn als klanten niet kredietwaardig zijn. Interne
beheersingsmaatregelen die hiervoor kunnen plaatsvinden zijn een kredietwaardigheid check doen wanneer een
order is ontvangen, het toewijzen van kredietlimieten aan klanten, zo snel mogelijk na de verkooptransactie
factureren, systematisch vervolgbrieven sturen als debiteur in gebreke blijft.
Een ander risico aan de inkoopkant is dat het gefactureerde bedrag overschrijdt de waarde van de ontvangen
goederen. Een interne beheersingsmaatregelen hiervoor is dat er een three-way-match plaatsvindt tussen de
factuur, de ontvangstnota van de goederen en de bestelling.
Een belangrijke verbandcontrole bij handelsorganisaties is:
Voorraad t0 + inkopen – verkopen = voorraad t1
De voorraad moet geteld worden door het vier ogen principe, dit betekent dat ten minste twee mensen, bijv. de
magazijnbediende en de boekhouder, de voorraad moeten tellen.
Er zijn 3 belangrijke processen bij handelsorganisaties: inkoopproces, voorraadproces, verkoopproces.
1.1.1 Handelorganisaties met contante verkopen
Handelorganisaties met contante verkopen zijn organisaties die voornamelijk verkopen aan de eind klant, bijv.
supermarkten, groothandelaren, winkels. De waardenkringloop bestaat uit twee gebeurtenissen: inkoop/contante
betaling en verkoop/contante ontvangsten. De verbandcontroles zijn als volgt;
Voorraad t0 + inkopen – verkopen = Voorraad t1
Contant geld t0 + verkopen – inkopen = Contant geld t1
Contant geld t0 + geld ontvangsten (kas) – geld betalingen (kas) = Contant geld t1
Crediteuren t0 + inkopen – geld betalingen = Crediteuren t1
3 processen en de risico’s die het met zich meebrengt die belangrijk zijn bij handelsorganisaties met contante
verkopen:
Inkoopproces: kickbacks, geheime commissies of andere vormen van stimulering door leveranciers. (bijv.
smeergeld, geldt dat je aan iemand geeft om hem/haar iets te laten doen dat niet mag). Interne
beheersingsmaatregelen hiervoor zijn het gebruik van aanbestedingsprocedures, gedetailleerde
controles van inkoopprijzen door bijv. controller, analytische beoordeling van de inkoopprijzen.
Het verschuiven van transacties door de tijd doordat de inkoopprijzen fluctueren. Hierdoor kan de
administratie de inkopen die gemaakt zijn in een periode met lage marktprijzen verschuiven naar een
periode waarin er hoge marktprijzen zijn. Een interne beheersing hiervoor is dat functiescheiding tussen
het registreren wanneer de inkopen hebben plaatsgevonden, de bewaring over het geld, en de
autorisatie voor het aanzetten van de inkopen. Dit is een preventieve maatregel. Een andere interne
beheersing is inkoop aanvraagprocedures moeten aangescherpt zijn zodat inkoopaanvragen binnen een
beperkte periode moeten worden opgevolgd. Verder moet het spoor van documenten van
inkoopaanvraag tot leveranciersfactuur steekproefsgewijs worden gecontroleerd.
Wanneer inkoopprijzen meer stabiel, vast zijn, dan kunnen vaste administratieve prijzen worden
gebruikt. Interne beheersing hiervoor is het onderzoeken van de verschillen tussen de werkelijke
inkoopprijzen en de vaste administratieve prijzen gecombineerd met een op steekproef gebaseerde
controle op de individuele transacties. Dit kan uitgevoerd worden door de controller.
Voorraadproces: diefstal van medewerkers of consumenten. Interne beheersingsmaatregelen hiervoor
fysieke toegangscontroles (camera’s, beveiligingspersoneel, beschermde poortjes), toezicht door
winkelpersoneel, periodieke fysieke voorraadtelingen.
SAMENVATTING
ACCOUNTING
INFOMRATION SYSTEMS
AND
INTERNAL CONTROL
IC AIS Comprehensive Design
,Inhoud
1.1 Handelorganisaties.............................................................................................................................................. 1
1.1.1 Handelorganisaties met contante verkopen.....................................................................................................2
1.1.2 Handelorganisaties met krediet verkopen........................................................................................................4
1.2 Productieorganisaties.......................................................................................................................................... 5
1.2.1 Productieorganisaties – produceren op voorraad (massaproductie)................................................................6
1.2.2 Productieorganisaties – massa maatwerk........................................................................................................8
1.2.3 Productieorganisaties – agrarische en extractieve bedrijven...........................................................................9
1.2.4 Productieorganisaties – produceren op order.................................................................................................11
1.3 Dienstverleningsbedrijven – bedrijven met een zekere doorstroming van goederen........................................12
1.3.1 Dienstverleningsbedrijven met een doorstroming van goederen welke eigendom van het bedrijf zijn...........13
1.3.2 Dienstverleningsbedrijven met een doorstroming van goederen welke eigendom zijn van derden...............14
1.3.3 Dienstverleningsbedrijven die via vaste leidingen bepaalde diensten, energie of stoffen leveren.................16
1.4 Dienstverleningsbedrijven waarbij de dienstverlening gepaard gaat met het beschikbaar stellen van ruimte.. 17
1.4.1 Dienstverleningsbedrijven waarbij specifieke reservering der ruimte plaatsvindt...........................................18
1.4.2 Dienstverleningsbedrijven waarbij geen specifieke reservering der ruimten plaatsvindt................................19
1.5 Dienstverleningsorganisaties die gebruik maken van kennis en vaardigheden................................................22
1.5.1 Dienstverleningsorganisaties die manuren verkopen.....................................................................................22
1.5.2 Dienstverleningsorganisaties die intellectueel eigendom elektronisch inzetten.............................................23
1.5.3 Dienstverleningsorganisaties die financiële producten verkopen...................................................................25
1.6 Overheid en andere niet op winst gefocuste bedrijven......................................................................................28
1.1 Handelorganisaties
Kenmerken van handelsorganisaties:
Productie voor de markt
Geen technologisch omzettingsproces
Wel doorstroom van eigen goederen
, Onderscheid tussen b2b en b2c.
Onderscheid tussen levering op krediet (credit sales) en contante betalingen (cash sales)
Aanknopingspunt: duidelijke verbanden tussen ingaande en uitgaande stromen (waardenkringloop)
Functiescheidingen tussen de facetten van de waardenkringloop
Belangrijk risico bij handelsorganisaties: Goederen die de organisatie verlaten zonder dat er geld voor wordt
betaald. Denk bijv. aan diefstal, geen communicatie tussen functies.
Interne beheersingsmaatregelen voor handelsorganisaties:
Opslag van goederen in een gesloten magazijn onder bewaring van een magazijnbeheerder.
Periodieke fysieke voorraadtellingen en aansluiting met de voorraadrecords.
Het gebruik van vooraf genummerde pakbonnen en afstemming tussen het aantal pakbonnen met het
aantal geproduceerde facturen
Periodieke afstemming tussen de instroom van geld en de verkopen volgens het verkoopgrootboek.
Er is een verschil tussen credit sales en cash sales. Belangrijk hierbij is dat bij credit sales een ander risico komt
kijken namelijk, kredietverkopen kunnen oninbaar blijken te zijn als klanten niet kredietwaardig zijn. Interne
beheersingsmaatregelen die hiervoor kunnen plaatsvinden zijn een kredietwaardigheid check doen wanneer een
order is ontvangen, het toewijzen van kredietlimieten aan klanten, zo snel mogelijk na de verkooptransactie
factureren, systematisch vervolgbrieven sturen als debiteur in gebreke blijft.
Een ander risico aan de inkoopkant is dat het gefactureerde bedrag overschrijdt de waarde van de ontvangen
goederen. Een interne beheersingsmaatregelen hiervoor is dat er een three-way-match plaatsvindt tussen de
factuur, de ontvangstnota van de goederen en de bestelling.
Een belangrijke verbandcontrole bij handelsorganisaties is:
Voorraad t0 + inkopen – verkopen = voorraad t1
De voorraad moet geteld worden door het vier ogen principe, dit betekent dat ten minste twee mensen, bijv. de
magazijnbediende en de boekhouder, de voorraad moeten tellen.
Er zijn 3 belangrijke processen bij handelsorganisaties: inkoopproces, voorraadproces, verkoopproces.
1.1.1 Handelorganisaties met contante verkopen
Handelorganisaties met contante verkopen zijn organisaties die voornamelijk verkopen aan de eind klant, bijv.
supermarkten, groothandelaren, winkels. De waardenkringloop bestaat uit twee gebeurtenissen: inkoop/contante
betaling en verkoop/contante ontvangsten. De verbandcontroles zijn als volgt;
Voorraad t0 + inkopen – verkopen = Voorraad t1
Contant geld t0 + verkopen – inkopen = Contant geld t1
Contant geld t0 + geld ontvangsten (kas) – geld betalingen (kas) = Contant geld t1
Crediteuren t0 + inkopen – geld betalingen = Crediteuren t1
3 processen en de risico’s die het met zich meebrengt die belangrijk zijn bij handelsorganisaties met contante
verkopen:
Inkoopproces: kickbacks, geheime commissies of andere vormen van stimulering door leveranciers. (bijv.
smeergeld, geldt dat je aan iemand geeft om hem/haar iets te laten doen dat niet mag). Interne
beheersingsmaatregelen hiervoor zijn het gebruik van aanbestedingsprocedures, gedetailleerde
controles van inkoopprijzen door bijv. controller, analytische beoordeling van de inkoopprijzen.
Het verschuiven van transacties door de tijd doordat de inkoopprijzen fluctueren. Hierdoor kan de
administratie de inkopen die gemaakt zijn in een periode met lage marktprijzen verschuiven naar een
periode waarin er hoge marktprijzen zijn. Een interne beheersing hiervoor is dat functiescheiding tussen
het registreren wanneer de inkopen hebben plaatsgevonden, de bewaring over het geld, en de
autorisatie voor het aanzetten van de inkopen. Dit is een preventieve maatregel. Een andere interne
beheersing is inkoop aanvraagprocedures moeten aangescherpt zijn zodat inkoopaanvragen binnen een
beperkte periode moeten worden opgevolgd. Verder moet het spoor van documenten van
inkoopaanvraag tot leveranciersfactuur steekproefsgewijs worden gecontroleerd.
Wanneer inkoopprijzen meer stabiel, vast zijn, dan kunnen vaste administratieve prijzen worden
gebruikt. Interne beheersing hiervoor is het onderzoeken van de verschillen tussen de werkelijke
inkoopprijzen en de vaste administratieve prijzen gecombineerd met een op steekproef gebaseerde
controle op de individuele transacties. Dit kan uitgevoerd worden door de controller.
Voorraadproces: diefstal van medewerkers of consumenten. Interne beheersingsmaatregelen hiervoor
fysieke toegangscontroles (camera’s, beveiligingspersoneel, beschermde poortjes), toezicht door
winkelpersoneel, periodieke fysieke voorraadtelingen.
