TAQA Tekeningen Beheer
Onderzoek om de doorlooptijd van wijzigingen as-built tekeningen
terug te brengen
Eindopdracht Fase 1
Business IT & Management
, Naam : R.F. Zonneveld NCOI
Studentnummer: 4676693 Opleiding: HBO Bachelor Business IT &
Datum : 16-05-2019 Management
Titel : TAQA Tekeningen Beheer
Subtitel : Onderzoek om de
doorlooptijd van wijzigingen as-
built tekeningen terug te
brengen
Voorwoord
Als Records & Information Lead ben ik per
01 september 2018 in dienst bij TAQA Energy. TAQA Energy is onderdeel van TAQA, een
internationaal energie en water bedrijf opererend in 11 landen verspreid over 4 continenten. Het
Europese deel met daarbij Nederland houdt zicht voornamelijk bezig met gas- en oliewinning
(offshore) en gas opslag.
Gasopslag zorgt ervoor dat er flexibiliteit is voor partijen om gas op te slaan in een opslag en zo bij
een grote vraag gas te kunnen blijven leveren welke men niet op dat moment kan produceren. De
gasopslag van TAQA wordt door de Nederlandse overheid als een kwestie van nationaal belang
gezien.
Voor TAQA vervul ik de positie van Records & Information Lead verantwoordelijk voor information
management binnen de organisatie. Dit is een nieuwe positie met als doel informatie management
binnen TAQA Energy op te zetten. Daaronder valt onder andere information governance, informatie
systemen, informatie stromen en data, tekeningen en records management. Ook een organisatie
opzetten welke binnen TAQA information management en tekeningen management kan bewaken en
ondersteunen valt onder deze functie.
Omdat de positie binnen TAQA wereldwijd niet bestaat is het uiteindelijke doel dat de positie na
Nederland binnen Europa information management inricht en daarna wereldwijd.
De studie Business IT & Management heeft mij zeer geholpen met het onderzoek naar hoe
tekeningen beheer binnen TAQA naar een hoger plan gebracht kan worden en wat de beste manier is
om dit te onderzoeken en uiteindelijk een voorstel te schrijven.
2
, Samenvatting
Binnen TAQA is het verbeteren van informatie management een van de strategische doelstellingen de
komende jaren. Onderdeel daarvan is het onderzoeken of tekeningen beheer binnen TAQA verbeterd
kan worden en of een nieuw tekening beheer systeem daarbij kan helpen.
Het management van TAQA heeft zorgen over de doorlooptijd van het aanpassen van tekeningen, de
kwaliteit van de wijzigingen en beschikbaarheid van de juiste versies van tekeningen voor de
organisatie. Men wil voorkomen dat personeel met verkeerde of verouderde informatie op tekeningen
werk gaat uitvoeren met alle risico’s van dien of dat werk uitloopt doordat de doorlooptijd van het
aanpassen van tekeningen dermate lang duurt dat nieuw werk niet uitgevoerd kan worden.
Daarnaast wil men het totale proces van het beheren van tekeningen automatiseren zodat er ook
beter gemonitord kan worden wat de voortgang is.
Het doel van het onderzoek is een praktijkgericht onderzoek of het mogelijk is de doorlooptijd van
wijzigingen van tekeningen sterk terug te brengen en of een nieuw tekening beheerssysteem daarbij
helpen en dit te bewerkstelligen binnen 6 maanden. De resultaten uit het onderzoek kunnen worden
gebruikt om acties te bepalen om de uiteindelijke doelstelling van een maximale doorlooptijd van 90
dagen te bewerkstelligen.
De centrale onderzoeksvraag is:
Hoe kan de doorlooptijd van het proces van aanpassen van tekeningen significant verkort worden van
een gemiddelde doorlooptijd van 112 dagen naar maximaal 90 dagen?
Om de centrale onderzoeksvraag te beantwoorden zijn de volgende deelvragen gesteld:
- Welke processtappen moeten worden uitgevoerd om uiteindelijk tot een gewijzigde tekening
te komen?
- Waar ontstaan vertragingen in het proces van aanpassen van tekeningen?
- Wat voor een Key Performance Indicator (KPI) kan de organisatie helpen om beter te sturen
op het proces van aanpassen van tekeningen?
- Welke stappen binnen het proces kunnen worden geautomatiseerd om zo het proces te
versnellen?
- Hoe beoordeelt de organisatie de huidige manier van aanpassen van tekeningen binnen het
bestaande systeem?
Door gebruik te maken van theoretische modellen zoals een swim lane, visgraat diagram, failure mode
& effect diagram kan er inzicht verkregen worden in de processtappen, inzichtelijk maken van
mogelijke verstoringen in het proces en onderzoeken waar in het proces vertragingen optreden zodat
er op voorhand constructieve maatregelen genomen kunnen worden om de kans op vertragingen te
verlagen, de impact te verminderen of zelfs te voorkomen. Kijkend naar de ernst van de vertraging,
hoe vaak de vertraging voorkomt en hoe waarschijnlijk is het dat de vertraging wordt opgemerkt
voordat deze zich voor doet. Het ontwikkelen van een KPI om de gemiddelde doorlooptijd te meten
geeft het management handvaten om prioriteiten te zetten en te meten.
Als laatste zal door middel van het DeLone en Maclean-succesmodel onderzocht hoe gebruikers het
proces van aanpassen van tekeningen binnen de huidige oplossing ervaren en kan inzichtelijk
gemaakt worden waar mogelijk de samenhang ligt tussen gebruikerservaringen en oorzaken
vertraging in doorlooptijd.
De uitkomst van de scores van de verschillende elementen worden in een Importance Performance
(I-P) Mapping vertaald waar belang en prestatie tegen elkaar afgezet kunnen worden en op deze
manier kan bekeken worden waar de belangrijkste aandachtspunten liggen
3
Onderzoek om de doorlooptijd van wijzigingen as-built tekeningen
terug te brengen
Eindopdracht Fase 1
Business IT & Management
, Naam : R.F. Zonneveld NCOI
Studentnummer: 4676693 Opleiding: HBO Bachelor Business IT &
Datum : 16-05-2019 Management
Titel : TAQA Tekeningen Beheer
Subtitel : Onderzoek om de
doorlooptijd van wijzigingen as-
built tekeningen terug te
brengen
Voorwoord
Als Records & Information Lead ben ik per
01 september 2018 in dienst bij TAQA Energy. TAQA Energy is onderdeel van TAQA, een
internationaal energie en water bedrijf opererend in 11 landen verspreid over 4 continenten. Het
Europese deel met daarbij Nederland houdt zicht voornamelijk bezig met gas- en oliewinning
(offshore) en gas opslag.
Gasopslag zorgt ervoor dat er flexibiliteit is voor partijen om gas op te slaan in een opslag en zo bij
een grote vraag gas te kunnen blijven leveren welke men niet op dat moment kan produceren. De
gasopslag van TAQA wordt door de Nederlandse overheid als een kwestie van nationaal belang
gezien.
Voor TAQA vervul ik de positie van Records & Information Lead verantwoordelijk voor information
management binnen de organisatie. Dit is een nieuwe positie met als doel informatie management
binnen TAQA Energy op te zetten. Daaronder valt onder andere information governance, informatie
systemen, informatie stromen en data, tekeningen en records management. Ook een organisatie
opzetten welke binnen TAQA information management en tekeningen management kan bewaken en
ondersteunen valt onder deze functie.
Omdat de positie binnen TAQA wereldwijd niet bestaat is het uiteindelijke doel dat de positie na
Nederland binnen Europa information management inricht en daarna wereldwijd.
De studie Business IT & Management heeft mij zeer geholpen met het onderzoek naar hoe
tekeningen beheer binnen TAQA naar een hoger plan gebracht kan worden en wat de beste manier is
om dit te onderzoeken en uiteindelijk een voorstel te schrijven.
2
, Samenvatting
Binnen TAQA is het verbeteren van informatie management een van de strategische doelstellingen de
komende jaren. Onderdeel daarvan is het onderzoeken of tekeningen beheer binnen TAQA verbeterd
kan worden en of een nieuw tekening beheer systeem daarbij kan helpen.
Het management van TAQA heeft zorgen over de doorlooptijd van het aanpassen van tekeningen, de
kwaliteit van de wijzigingen en beschikbaarheid van de juiste versies van tekeningen voor de
organisatie. Men wil voorkomen dat personeel met verkeerde of verouderde informatie op tekeningen
werk gaat uitvoeren met alle risico’s van dien of dat werk uitloopt doordat de doorlooptijd van het
aanpassen van tekeningen dermate lang duurt dat nieuw werk niet uitgevoerd kan worden.
Daarnaast wil men het totale proces van het beheren van tekeningen automatiseren zodat er ook
beter gemonitord kan worden wat de voortgang is.
Het doel van het onderzoek is een praktijkgericht onderzoek of het mogelijk is de doorlooptijd van
wijzigingen van tekeningen sterk terug te brengen en of een nieuw tekening beheerssysteem daarbij
helpen en dit te bewerkstelligen binnen 6 maanden. De resultaten uit het onderzoek kunnen worden
gebruikt om acties te bepalen om de uiteindelijke doelstelling van een maximale doorlooptijd van 90
dagen te bewerkstelligen.
De centrale onderzoeksvraag is:
Hoe kan de doorlooptijd van het proces van aanpassen van tekeningen significant verkort worden van
een gemiddelde doorlooptijd van 112 dagen naar maximaal 90 dagen?
Om de centrale onderzoeksvraag te beantwoorden zijn de volgende deelvragen gesteld:
- Welke processtappen moeten worden uitgevoerd om uiteindelijk tot een gewijzigde tekening
te komen?
- Waar ontstaan vertragingen in het proces van aanpassen van tekeningen?
- Wat voor een Key Performance Indicator (KPI) kan de organisatie helpen om beter te sturen
op het proces van aanpassen van tekeningen?
- Welke stappen binnen het proces kunnen worden geautomatiseerd om zo het proces te
versnellen?
- Hoe beoordeelt de organisatie de huidige manier van aanpassen van tekeningen binnen het
bestaande systeem?
Door gebruik te maken van theoretische modellen zoals een swim lane, visgraat diagram, failure mode
& effect diagram kan er inzicht verkregen worden in de processtappen, inzichtelijk maken van
mogelijke verstoringen in het proces en onderzoeken waar in het proces vertragingen optreden zodat
er op voorhand constructieve maatregelen genomen kunnen worden om de kans op vertragingen te
verlagen, de impact te verminderen of zelfs te voorkomen. Kijkend naar de ernst van de vertraging,
hoe vaak de vertraging voorkomt en hoe waarschijnlijk is het dat de vertraging wordt opgemerkt
voordat deze zich voor doet. Het ontwikkelen van een KPI om de gemiddelde doorlooptijd te meten
geeft het management handvaten om prioriteiten te zetten en te meten.
Als laatste zal door middel van het DeLone en Maclean-succesmodel onderzocht hoe gebruikers het
proces van aanpassen van tekeningen binnen de huidige oplossing ervaren en kan inzichtelijk
gemaakt worden waar mogelijk de samenhang ligt tussen gebruikerservaringen en oorzaken
vertraging in doorlooptijd.
De uitkomst van de scores van de verschillende elementen worden in een Importance Performance
(I-P) Mapping vertaald waar belang en prestatie tegen elkaar afgezet kunnen worden en op deze
manier kan bekeken worden waar de belangrijkste aandachtspunten liggen
3
