Samenvatting NEVI professional - Inkoopproces privaat deel 2

Inkoopproces privaat deel 2
I. Initiële en operationele inkoop
1. Het inkoopproces: een beknopt overzicht

Het initiële inkoopproces is voorwaardescheppend. Dit zijn de eerste drie fasen van het
inkoopproces.

Het operationele inkoopproces omvat de bestelfunctie: de laatste drie fasen van het inkoopproces.

De zes fasen van het inkoopproces:
 Specificeren
Een potentiële leverancier voorzien van de juiste informatie die nodig is voor het maken van
een goede offerte.
Rol van de inkoper: voorkomen van ‘goldplating’, ofwel overspecificatie.

 Selecteren
De volgende activiteiten vinden plaats:
o Marktonderzoek
o Leveranciersvoorkeurslijst opstellen
o Offerteaanvraag opstellen en versturen
o Ontvangen offertes vergelijken
o Onderhandelen
Rol van de inkoper: Geschikte leveranciers vinden door middel van marktonderzoek.

 Contracteren
In deze fase ga je onderhandelen met de leverancier en stel je het contract op. Het contract
moet precies, volledig en evenwichtig zijn.
Rol van de inkoper: Je ervaring en vaardigheden in het onderhandelingsproces gebruiken en
je kennis en inzicht in de wijzen waarop het contract moet worden ingericht.

 Bestellen
De opdracht geven tot de levering van bepaalde goederen of diensten op een bepaald
tijdstip. Dit kan ook doormiddel van afroepcontracten of raamcontracten.

 Bewaken
Het bewaken van de levering van de bestelde producten of diensten
Rol van de inkoper: Zorgen dat inkopen tijdig worden geleverd zodat kosten met betrekking
tot late levering vermeden kunnen worden.

 Nazorg
Het bijwerken van het inkoopdossier en leveranciersgegevens.



1

, Rol van de inkoper: Het bijwerken van het inkoopdossier en het bijwerken van de
leveranciersgegevens (bv voor vendor rating).


2. Plaats en belang van operationele inkoop

Initiële inkoop moet plaatsvinden voor de operationele inkoop. Initiële inkoop schept de
voorwaarden voor de operationele inkoop.

Taken van de operationele inkoper:
 Contractbeheer
o Registreren van contractgegevens
o Archiveren van contracten in fysieke vorm
o Bewaken van acties en planning
o Informatie verschaffen over contracten, leveranciers en afnemergegevens en
wijzigingen
 Bestellen
o Voorraadbeheer
o Bestellen
 Bewaken
o Orderbewaking en levering
o Kwaliteit en keuren
 Nazorg
o Behandelen van klachten en claims
o Meten leveranciersprestaties

II. Contractbeheer
3. Contractbeheer en contractmanagement
Als je geen controle hebt over je contracten, heb je geen controle over je onderneming.

Het contract is het instrument om de beoogde en overeengekomen doelstellingen van jouw
organisatie en die van de leverancier in te vullen.

Contractbeheer = Het proces dat er voor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de
juiste plaats is, ter ondersteuning van het contractmanagementproces.
Doel: de interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste
contractafspraken en informatie, door middel van het voeren van een daartoe bestemde
administratie.
Contractmanagement = Het proces van systematisch en efficiënt besturen van de contracten, van
creatie tot en met de executie en de analyse ervan.
Doel: maximaliseren van de operationele en financiële leverancierprestatie en reductie van de risico’s.

Twee kernvragen rondom contractmanagement:
 Hoe kun je bereiken dat er vanaf het afsluiten van de overenkomst volgens de daarin
gemaakte afspraken wordt gewerkt?

2

,  Welke risico’s ontstaan er bij het aangaan van de overeenkomst? Hoe kun je hier zicht en
grip op houden?




Contractinitiatie = Kaders neerzetten voor het contractmanagementproces
Contractvorming = Het aangaan van een verplichting na een risico-inventarisatie
Contract implementatie = Uitvoeren van contract en de verplichtingen die hiermee zijn aangegaan
Contractexecutie = Beheren en bewaken van contracten
Contractie evaluatie en –beoordelingen = Bepalen of het contract wordt verlengd of beëindigd

Maverick buying = Het buiten de contacten om inkopen




Onbeheersbaarheid van contracten leidt tot de volgende hoofdgroepen van risico’s:
 Onvoldoende en ongewenste contractverlenging
 Onbedoelde of ongewenste contractbeëindiging
 Aangaan van overbodige contracten
 Moeten betalen van een boete of schadeloosstelling
 Conflicten met de leverancier

Money in the air – Besparingen zijn geïdentificeerd

3

, Money on the table – De besparing is gecontracteerd
Money in the pocket – De besparing is geïmplementeerd

Doel van contractbeheer = de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende
contracten en de juiste contracturele afspraken en informatie.

Activiteiten die onder contractbeheer vallen:
 Registreren en beheren van contactgegevens
 Archivering van contracten
 Bewaken van actie en planning, daarnaast ook een signaleringsfunctie
 Informatie verschaffen over contracten, wijzigingen en gegevens van leveranciers en
afnemers

Doelstellingen van contractbeheer:
 Bij het sluiten van contracten: maken van goede afspraken en reduceren van onzekerheden
over toekomstige prestaties
 Bij het uitvoeren van contracten: zorgdragen voor de juiste prestaties in overeenstemming
met de overeenkomst
 Bij het beëindigen van contracten: zorgen dat dit op een zo goed mogelijk moment voor jou
organisatie gebeurd.

Verbeteringen in contractbeheer zorgt voor financiële impact, voorbeelden:
 Verhoging van de opbrengst door tijdige contractonderhandelingen
 Snelle contractonderhandelingscyclus
 Reductie van contractproceskosten
 Reductie van foutieve betalingen en herstelkosten
 Toename van de productiviteit

4. Welke contracten ga je beheren?
Een contract is een meerzijdige rechtshandeling waarbij partijen over en weer verbintenissen hebben
afgesloten.

Typen verbintenissen:
 Inspanningsverbintenis
o Leverancier is zich verplicht in te spannen voor het leveren van een resultaat
 Bij een variabele prijs is het raadzaam om een maximale prijs in de
overeenkomst op te nemen.
 Vaak onduidelijkheid over het kwaliteitsniveau.
 Resultaatsverbintenis
o Vooral voor levering van diensten
 Vaak alleen een functionele specificatie

Bij het beslissen welke prestatievorm je wilt hanteren moet je steeds de kosten van controle en de
kosten voor risico afwegen.




4