Samenvatting Communicatie voor bedrijfskundigen

Samenvatting Communicatie voor bedrijfskundigen

Hoofdstuk 6 Een transparante projectleider
6.1 Wat is een project?
Kenmerken van een project:
- Een project heeft een begin- en einddatum;
- Een project heeft een uniek karakter en is dus iets nieuws;
- Een project heeft een bedoeling;
- Een project levert een beoogd eindresultaat;
- Een project heeft een beperkte hoeveelheid tijd, mensen, geld en informatie.
Voorbeeld: Je wilt een vaste plek voor je gereedschap (bedoeling). Een huisje in je tuin lijkt je
daarvoor een geschikte oplossing (beoogd eindresultaat). Het plaatsen van een tuinhuisje in
je tuin dat doe je niet elke dag (uniek karakter).

PDCA-cyclus / kwaliteitscirkel van Deming  plan, do, check, act, je
maakt eerst een plan, tijdens de uitvoering controleer je regelmatig
of alles volgens plan verloopt en indien nodig stuur je bij.

Resultaatgerichte communicatie  de communicatie is erop gericht
het beoogde resultaat van het project te ondersteunen.

6.2 Functies in een project
Er zijn twee soorten projectmanagementmethodes:
o Lineaire  je kunt aan het begin van het project bepalen wat het beoogd eindresultaat
van het project is. Voorwaarde: de wereld rondom het project moet niet veel gaan
veranderen.
o Iteratieve / Agile  je kunt aan het begin van het project moeilijk bepalen wat het
beoogd eindresultaat van het project is. Een kenmerk is dat het project zich kan
aanpassen aan de veranderende omgeving. Scrum is een bekende Agile-methode.

De meest voorkomende projectfuncties:
o Opdrachtgever (komt voor bij lineair)  de eigenaar van het project. Voor de uitvoering
van het project schakelt de opdrachtgever een projectleider in. De opdrachtgever heeft
drie belangrijke taken:
- Draagvlak voor het project creëren;
Stakeholders  mensen die betrokken zijn bij het project of een belang hebben bij het
projectresultaat.
Projectdefinitie / businesscase  de uitleg over waarom en voor wie het project zo
belangrijk is. Deze uitleg wordt gegeven om het benodigde draagvlak te bereiken. Het
belangrijkste is dat de businesscase helder weergeeft wat de opbrengsten van het project
zijn en hoe deze zich verhouden tot de kosten.
- Benodigde middelen voor het project beschikbaar maken;
- Besluiten nemen tijdens het project.

o Product Owner (komt voor bij iteratieve / Agile)  bepaald welk product gerealiseerd of
gebouwd wordt en waar de prioriteiten liggen.

, Verschil tussen opdrachtgever en Product Owner: als Product Owner ga je ervan uit dat de
wereld continu aan het veranderen is. Wanneer er dus een wijziging plaatsvindt, vindt hij dit
niet erg. Als opdrachtgever zie je een wijziging als verstoring.

o Projectleider (komt voor bij lineair)  als projectleider ben je de realisator van de
dromen en wensen van je opdrachtgever. Je opdrachtgever is verantwoordelijk voor het
waarom en wat. Jij bent verantwoordelijk voor het hoe. Als projectleider word je gezien
als het gezicht van het project, met de volgende verantwoordelijkheden:
- Beheren van de relatie met de opdrachtgever;
- Leiding geven aan het projectteam en samen het resultaat opleveren;
- Beheren van de relatie met de projectomgeving.

o Scrum Master (komt voor bij iteratieve / Agile)  als Scrum Master zorg je ervoor dat
het hele team de Scrumaanpak, -werkwijze en -regels naleeft. De belangrijkste taken van
de Scrum Master zijn:
- Ervoor zorgen dat het projectteam elke stap van een Scrum-project doorloopt;
- Eventuele belemmeringen tijdens het project oplossen of uit de weg gaan;
- Ervoor zorgen dat iedereen begrijpt wat er gedaan moet worden en waarom.
Verschil tussen projectleider en Scrum Master: als Scrum Master bemoei je je niet met de
inhoud van het project.

o Project Management Officer (PMO) ( komt voor bij lineair)  je bent als PMO een
aanvulling voor een projectleider. Als PMO ben je verantwoordelijk voor de voortgang
van de projectorganisatie. Er zijn twee typen PMO te onderscheiden:
- PMO binnen de lijnorganisatie  je biedt ondersteuning aan meerdere projecten. Je helpt
de organisatie om projecten beter te laten verlopen.
- PMO binnen een project  je stelt planningen op en bewaakt deze, je organiseert
bijeenkomsten, notuleert, presenteert en waar nodig ondersteun je. Ook zorgt de PMO
ervoor dat de communicatie in en om het project soepel verloopt. Als PMO binnen een
project ben je een soort van projectsecretaris.

6.3 Interventies in projecten
Interventie  een doelbewuste ingreep die je als lid van het projectteam uitvoert om
projectvoortgang te bewerkstelligen.

Soorten interventies:
o Project Start-Up (PSU)  het is een workshop aan het begin van een project. Het heeft
als doel te komen tot een gezamenlijk projectplan. Deelnemers aan een PSU zijn de
leden van het projectteam, de projectleider, de opdrachtgever de specialisten die
gedurende het project een rol spelen. Een PSU wordt voorbereid door de projectleider.
o Daily Stand-up Meeting  een dagelijkse bijeenkomst van het team van maximaal 15
minuten. Het doel is om werkzaamheden op elkaar af te stemmen en een plan te hebben
voor de komende 24 uur. De Scrum Master is verantwoordelijk voor het laten
plaatsvinden van de Daily Stand-up Meeting. Het team is verantwoordelijk voor de
uitvoering ervan.
o Sprint Review  een informele meeting die gehouden wordt na elke Sprint. Een sprint is
een vaste periode van een tot vier weken waarin een stuk werkend product wordt