Plan van aanpak
AJS V.o.F. Transitie en Ontmanteling
Naam : Raimond Zonneveld
Studentnummer : 4676693
Datum : 24-05-2018
NCOI Opleidingsgroep
Opleiding : Bachelor Business IT & Management
Module : Project Management
Docent : Barbera van Beugen-Muns
,Voorwoord
Als Manager IM/IT, Facilities & Business Continuity ben ik in dienst bij Stork Nederland. Voor Stork
vervulde ik de positie van Manager IM/IT, Facilities & Business Coninuity binnen AJS. Een joint
venture van drie verschillende bedrijven opgericht in 2003 om voor Shell het onderhoud en projecten
uit te voeren voor hun offshore gasproduktie platformen op de Noordzee. Inclusief alle
ondersteunende activiteiten zoals planning, supply chain, finance, HR, ICT, tijdschrijven, estimating,
etc.
AJS was een zelfstandige organisatie met ongeveer 1000 fte werkend op 4 kantoren verspreid over
Nederland en Engeland en daarnaast rond 500 fte werkend offshore.
De module Project Management is onderdeel van de opleiding Bachelor Business IT & Management
en sluit goed aan bij het onderwerp van dit plan van aanpak.
Shell namelijk besloten om het contract met AJS op te zeggen. Maar omdat er veel werk
onderhanden was is besloten om daarvoor een transitie periode in te lassen welke een periode van 9
maanden duurde waarbij AJS als zodanig operationeel bleef. Dus voor een periode van 9 maanden
moeten wij als transitie team de operationele bedrijfsvoering garanderen en na deze periode kunnen
wij als transitie team aan de slag met de ontmanteling van AJS V.o.F.
In mijn rol van Manager IM/IT, Facilities & Business Continuity ben ik verantwoordelijk binnen het
Transitie Team voor alle ICT, Facilitaire en Business Continuiteits activiteiten waarvoor dit plan van
aanpak geschreven is.
1
, Samenvatting
De aanleiding voor dit plan van aanpak is de beslissing van Shell om het AJS V.o.F. contract te
ontbinden.
Daarvoor is een periode van 9 maanden transitie ingelast en daarna een 4 maanden periode om AJS
V.o.F. te ontmantelen.
Shell als opdrachtgever heeft bepaald dat AJS als organisatie gedurende de transitie periode als
organisatie operationeel blijft om onderhanden werk af te ronden en de informatie over te handigen
naar de opdrachtgever. Daarnaast heeft de opdrachtgever bepaald dat gedurende de transitie
periode activiteiten welke de opdrachtgever over wil nemen overhandigd worden. Beide activiteiten
worden gedaan volgens een van te voren afgesproken proces. Het vaststellen en overeenkomen van
dit proces staat gepland voor maand 1.
Dit proces dient afgetekend te zijn voordat handover proces kan beginnen.
Het handover proces voor data en activiteiten wordt geborgd in een overzicht van alle projecten en
activiteiten en geplande data voor handover en zal starten na 2 maanden na aanvang transitie
periode. Handover is compleet als data en/of activiteit is ovehandigd en door de opdrachtgever een
getekend handover template is ontvangen.
Pas als alle handover activiteiten zijn afgerond en de opdrachtgever dit ook bevestigd kan de
ontmantelings fase starten. De planning is dat de handover fase afgerond is na 9 maanden. Dan pas
kan de ontmantelings fase starten.
Binnen de ontmantelings fase zullen alle activiteiten plaatsvinden die nodig zijn om AJS als
Vennootschap onder Firma te kunnen ontmantelen. Dit zijn het ontbinden van alle AJS contractuele
verplichtingen op het gebied van ICT en Facilitair. Het veiligstellen van AJS data. En als laatste het
overdragen van de AJS kantoren en ontmantelen ICT omgeving.
Het doel van dit plan van aanpak is om te borgen dat uiteindelijk, als de ontmanteling van AJS
afgerond is, er geen financiele en contractuele verplichtingen meer zijn op het gebied van ICT en
Facilities en dat de moedermaatschappijen van AJS geen financieel of contractueel risico meer lopen.
De plannnig is dat de ontmantelings fase 4 maanden zal duren.
Stakeholders binnen het project zijn Shell als opdrachtgever en de moedermaatschappijen van AJS
V.o.F. als partners van de V.o.F. en aansprakelijk.
Een van de belangrijkste risico’s is personeel. Omdat AJS als organisatie zal stoppen zal personeel
naar ander werk gaan uitkijken. Dit kan dus betekenen dat personeel eerder weg zal gaan dan dat
deze inpland staan voor activiteiten. Omdat zoveel mogelijk op te vangen zal geprobeerd worden
zoveel activiteiten eerder in te plannen of uit te laten voeren door ander personeel. Personeel zal
multi inzetbaar worden.
Het totale budget is ingeschat op € 3.500.000 onderverdeeld in:
Voorbereidingsfase (personeels kosten) :€ 20.000
Transitie fase (personeels kosten) : € 489.500
Ontmantelings fase : € 3.480.500
Verkoop materiaal : € 250.000
Afrondingsfase (personeels kosten) :€ 10.000
2
AJS V.o.F. Transitie en Ontmanteling
Naam : Raimond Zonneveld
Studentnummer : 4676693
Datum : 24-05-2018
NCOI Opleidingsgroep
Opleiding : Bachelor Business IT & Management
Module : Project Management
Docent : Barbera van Beugen-Muns
,Voorwoord
Als Manager IM/IT, Facilities & Business Continuity ben ik in dienst bij Stork Nederland. Voor Stork
vervulde ik de positie van Manager IM/IT, Facilities & Business Coninuity binnen AJS. Een joint
venture van drie verschillende bedrijven opgericht in 2003 om voor Shell het onderhoud en projecten
uit te voeren voor hun offshore gasproduktie platformen op de Noordzee. Inclusief alle
ondersteunende activiteiten zoals planning, supply chain, finance, HR, ICT, tijdschrijven, estimating,
etc.
AJS was een zelfstandige organisatie met ongeveer 1000 fte werkend op 4 kantoren verspreid over
Nederland en Engeland en daarnaast rond 500 fte werkend offshore.
De module Project Management is onderdeel van de opleiding Bachelor Business IT & Management
en sluit goed aan bij het onderwerp van dit plan van aanpak.
Shell namelijk besloten om het contract met AJS op te zeggen. Maar omdat er veel werk
onderhanden was is besloten om daarvoor een transitie periode in te lassen welke een periode van 9
maanden duurde waarbij AJS als zodanig operationeel bleef. Dus voor een periode van 9 maanden
moeten wij als transitie team de operationele bedrijfsvoering garanderen en na deze periode kunnen
wij als transitie team aan de slag met de ontmanteling van AJS V.o.F.
In mijn rol van Manager IM/IT, Facilities & Business Continuity ben ik verantwoordelijk binnen het
Transitie Team voor alle ICT, Facilitaire en Business Continuiteits activiteiten waarvoor dit plan van
aanpak geschreven is.
1
, Samenvatting
De aanleiding voor dit plan van aanpak is de beslissing van Shell om het AJS V.o.F. contract te
ontbinden.
Daarvoor is een periode van 9 maanden transitie ingelast en daarna een 4 maanden periode om AJS
V.o.F. te ontmantelen.
Shell als opdrachtgever heeft bepaald dat AJS als organisatie gedurende de transitie periode als
organisatie operationeel blijft om onderhanden werk af te ronden en de informatie over te handigen
naar de opdrachtgever. Daarnaast heeft de opdrachtgever bepaald dat gedurende de transitie
periode activiteiten welke de opdrachtgever over wil nemen overhandigd worden. Beide activiteiten
worden gedaan volgens een van te voren afgesproken proces. Het vaststellen en overeenkomen van
dit proces staat gepland voor maand 1.
Dit proces dient afgetekend te zijn voordat handover proces kan beginnen.
Het handover proces voor data en activiteiten wordt geborgd in een overzicht van alle projecten en
activiteiten en geplande data voor handover en zal starten na 2 maanden na aanvang transitie
periode. Handover is compleet als data en/of activiteit is ovehandigd en door de opdrachtgever een
getekend handover template is ontvangen.
Pas als alle handover activiteiten zijn afgerond en de opdrachtgever dit ook bevestigd kan de
ontmantelings fase starten. De planning is dat de handover fase afgerond is na 9 maanden. Dan pas
kan de ontmantelings fase starten.
Binnen de ontmantelings fase zullen alle activiteiten plaatsvinden die nodig zijn om AJS als
Vennootschap onder Firma te kunnen ontmantelen. Dit zijn het ontbinden van alle AJS contractuele
verplichtingen op het gebied van ICT en Facilitair. Het veiligstellen van AJS data. En als laatste het
overdragen van de AJS kantoren en ontmantelen ICT omgeving.
Het doel van dit plan van aanpak is om te borgen dat uiteindelijk, als de ontmanteling van AJS
afgerond is, er geen financiele en contractuele verplichtingen meer zijn op het gebied van ICT en
Facilities en dat de moedermaatschappijen van AJS geen financieel of contractueel risico meer lopen.
De plannnig is dat de ontmantelings fase 4 maanden zal duren.
Stakeholders binnen het project zijn Shell als opdrachtgever en de moedermaatschappijen van AJS
V.o.F. als partners van de V.o.F. en aansprakelijk.
Een van de belangrijkste risico’s is personeel. Omdat AJS als organisatie zal stoppen zal personeel
naar ander werk gaan uitkijken. Dit kan dus betekenen dat personeel eerder weg zal gaan dan dat
deze inpland staan voor activiteiten. Omdat zoveel mogelijk op te vangen zal geprobeerd worden
zoveel activiteiten eerder in te plannen of uit te laten voeren door ander personeel. Personeel zal
multi inzetbaar worden.
Het totale budget is ingeschat op € 3.500.000 onderverdeeld in:
Voorbereidingsfase (personeels kosten) :€ 20.000
Transitie fase (personeels kosten) : € 489.500
Ontmantelings fase : € 3.480.500
Verkoop materiaal : € 250.000
Afrondingsfase (personeels kosten) :€ 10.000
2
