Contractmanagement in de praktijk
Ted Knoester, derde druk
Hoofdstuk 1 – Wat is contractmanagement?
Een contract is een document waarin de wederzijdse verplichtingen tussen twee of meer partijen
staan beschreven. Elk bedrijf heeft te maken met contracten en deze zijn vaak verspreid door de hele
organisatie. Toch worden de contracten tegenwoordig vaak gebundeld in de afdeling
contractmanagement. De meeste contracten betreffen de inkoop van diensten.
Een contact wordt afgesloten voor risicobeperking voor alle partijen en is vaak het sluitstuk van een
aanbestedingstraject. Toch moeten contracten actief beheerd worden. De doelstelling van
contractmanagement moet dan ook de volgende zijn: ‘’contractmanagement is het beheren van de
verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met
als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren, en een bijdrage te leveren aan het
strategisch beleid betreffende uitbestedingen. ‘’
Een contractmanager heeft de volgende taken:
-Het beheren van contracten in een databestand.
-Het afsluiten van contracten en vastleggen in het databestand.
-Het beoordelen van contacten.
-Het opstellen van contracten.
-Het onderhandelen over contracten.
-Het beoordelen van make or buy beslissingen.
-Het doen van marktonderzoek, benchmarken.
-Het bewaken van de prestaties van de leverancier.
-Het begeleiden van uitbestedingtrajecten.
-Het produceren van managementrapportages.
De positie van een contractmanager kan verschillen. Dit kan op de afdeling inkoop zijn, een positie
onder de facilitair manager of binnen de afdeling juridische zaken.
Het opzetten van contractmanagement kan veel weerstand met zich meebrengen. Er zijn een aantal
stappen die hierbij kunnen helpen:
1. Maak je bekend.
2. Verzamel de contracten.
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betreffende contracten op.
4. Schrijf aan het eind van het jaar alle leveranciers.
5. Zet een database op met contractgegevens.
6. Overleg met de TD welk onderhoud onder een onderhoudscontract valt.
7. Probeer op korte termijn kosten te reduceren.
8. Schrijf een procedure ‘omgaan met contractmanagement’.
9. Ontwerp eigen contracten.
10. Zorg zo vroeg mogelijk betrokken te worden bij investeringen en uitbestedingtrajecten.
11. Speel goed in op calamiteiten.
12. Zet alle behaalde resultaten op papier en rapporteer deze aan het management.
,Voor het functioneren van contractmanagement is het belangrijk dat er een goede
contractprocedure is, dit kan afgeleid zijn van de inkoopprocedure. Het moet duidelijk zijn waar alle
bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle partijen liggen en moet eer een procuratieregeling
worden vastgesteld.
Het contractmanagement bestaat uit een aantal fasen:
-het initiëren van een verplichting
-het aangaan van een verplichting
-het beoordelen van de prestatie
-het betalen van de factuur
-het beëindigen van de verplichting
Ook heeft het contractmanagement met een aantal partijen te maken. Dit zijn de budgethouder, de
contractmanager, de (technisch) beheerder en de boekhouding. De communicatie tussen deze
partijen moet goed zijn.
De inkoper is een intermediair, het is de schakel tussen bedrijfsleven en de gebruiker. Met beide
partijen moeten dus relaties onderhouden worden. Voor alle partijen moet duidelijk zijn wat er van
hen wordt verwacht. De verantwoordelijkheden moeten dus duidelijk omschreven zijn.
, Hoofdstuk 2 – Het inkopen van diensten
Contracten hebben vooral betrekking op diensten. Diensten hebben een aantal kenmerken:
1. Vergankelijk, het vergaat en er is dus herhaling nodig. Daarom;
2. Langdurige relatie tussen afnemer en leverancier (relatiemanagement)
3. Samenvallen van productie en consumptie
4. Persoonsgebonden (goede communicatie is een vereiste)
5. Arbeidsintensief
6. Bij goederen is er sprake van transactie, bij diensten van interactie
7. Ontastbaar
Voordat er een aanbesteding plaatsvindt moet men de keuze maken tussen uitbesteden of de dienst
zelf uitvoeren. Na deze beslissing verloopt er voor de inkoop van een dienst een traject met de
volgende stappen:
1. Specificeren
In de eerste fase wordt er een DMU (desicion making unit) gevormd. Hierin zitten vakspecialisten,
gebruikers van de dienst, inkopers en contractmanagers. Er wordt een PvE (programma van eisen)
opgesteld. Er kan eventueel een bestek gemaakt worden waarmee bepaald wordt wat de
verwachtingen zijn. Hoofdpunten voor het PvE zijn prijs, kwaliteit, service, leveranciersprofiel en
communicatie.
Een beoordelingsmatrix is bedoeld om op een objectieve en reproduceerbare manier tot een
gewogen beoordeling van verschillende aanbiedingen te komen. Eerst worden de te beoordelen
onderdelen vastgeld, de basis hiervoor is het PvE. Hieraan worden wegingsfactoren gesteld. Ieder lid
van de werkgroep vult op basis van de informatie een waarderingscijfer in van 1 tot en met 5. De
beoordelingsmatrixen worden naast elkaar gelegd en er wordt een gemiddelde score bepaald. De
leverancier met de meeste punten wordt uiteindelijk gekozen en kan met de offerteaanvraag
meegestuurd worden.
2. Oriënteren
Oriënteren naar welke leveranciers in aanmerking komen om een offerte te mogen uitbrengen. Er
zijn twee mogelijkheden: een open of een gesloten aanbesteding. Bij een open aanbesteding mag
iedere geïnteresseerde meedoen, dit kan bijvoorbeeld door een Europese aanbesteding. De EG
publiceert de aanbesteding en de aanbiedingen kunnen uit heel Europa komen. Een nieuwe vorm
voor aanbesteding is een veiling via het internet. Bij een gesloten aanbesteding wordt een aantal
leveranciers uitgenodigd een bod te doen. Om leveranciers te zoeken wordt vooral internet als bron
gebruikt.
3. Selecteren
-Nodig niet te weinig en niet te veel leveranciers uit om een aanbieding te doen.
-Maak met behulp van een beoordelingsmatrix een eerste selectie.
-Nodig een beperkt aantal leverancier uit hun offerte toe te lichten.
-Maak nu, met behulp van de matrixen, een definitieve selectie.
-Schrijf andere leveranciers nog niet definitief af, er komt nog een cruciale fase: contracteren.
Ted Knoester, derde druk
Hoofdstuk 1 – Wat is contractmanagement?
Een contract is een document waarin de wederzijdse verplichtingen tussen twee of meer partijen
staan beschreven. Elk bedrijf heeft te maken met contracten en deze zijn vaak verspreid door de hele
organisatie. Toch worden de contracten tegenwoordig vaak gebundeld in de afdeling
contractmanagement. De meeste contracten betreffen de inkoop van diensten.
Een contact wordt afgesloten voor risicobeperking voor alle partijen en is vaak het sluitstuk van een
aanbestedingstraject. Toch moeten contracten actief beheerd worden. De doelstelling van
contractmanagement moet dan ook de volgende zijn: ‘’contractmanagement is het beheren van de
verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met
als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren, en een bijdrage te leveren aan het
strategisch beleid betreffende uitbestedingen. ‘’
Een contractmanager heeft de volgende taken:
-Het beheren van contracten in een databestand.
-Het afsluiten van contracten en vastleggen in het databestand.
-Het beoordelen van contacten.
-Het opstellen van contracten.
-Het onderhandelen over contracten.
-Het beoordelen van make or buy beslissingen.
-Het doen van marktonderzoek, benchmarken.
-Het bewaken van de prestaties van de leverancier.
-Het begeleiden van uitbestedingtrajecten.
-Het produceren van managementrapportages.
De positie van een contractmanager kan verschillen. Dit kan op de afdeling inkoop zijn, een positie
onder de facilitair manager of binnen de afdeling juridische zaken.
Het opzetten van contractmanagement kan veel weerstand met zich meebrengen. Er zijn een aantal
stappen die hierbij kunnen helpen:
1. Maak je bekend.
2. Verzamel de contracten.
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betreffende contracten op.
4. Schrijf aan het eind van het jaar alle leveranciers.
5. Zet een database op met contractgegevens.
6. Overleg met de TD welk onderhoud onder een onderhoudscontract valt.
7. Probeer op korte termijn kosten te reduceren.
8. Schrijf een procedure ‘omgaan met contractmanagement’.
9. Ontwerp eigen contracten.
10. Zorg zo vroeg mogelijk betrokken te worden bij investeringen en uitbestedingtrajecten.
11. Speel goed in op calamiteiten.
12. Zet alle behaalde resultaten op papier en rapporteer deze aan het management.
,Voor het functioneren van contractmanagement is het belangrijk dat er een goede
contractprocedure is, dit kan afgeleid zijn van de inkoopprocedure. Het moet duidelijk zijn waar alle
bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle partijen liggen en moet eer een procuratieregeling
worden vastgesteld.
Het contractmanagement bestaat uit een aantal fasen:
-het initiëren van een verplichting
-het aangaan van een verplichting
-het beoordelen van de prestatie
-het betalen van de factuur
-het beëindigen van de verplichting
Ook heeft het contractmanagement met een aantal partijen te maken. Dit zijn de budgethouder, de
contractmanager, de (technisch) beheerder en de boekhouding. De communicatie tussen deze
partijen moet goed zijn.
De inkoper is een intermediair, het is de schakel tussen bedrijfsleven en de gebruiker. Met beide
partijen moeten dus relaties onderhouden worden. Voor alle partijen moet duidelijk zijn wat er van
hen wordt verwacht. De verantwoordelijkheden moeten dus duidelijk omschreven zijn.
, Hoofdstuk 2 – Het inkopen van diensten
Contracten hebben vooral betrekking op diensten. Diensten hebben een aantal kenmerken:
1. Vergankelijk, het vergaat en er is dus herhaling nodig. Daarom;
2. Langdurige relatie tussen afnemer en leverancier (relatiemanagement)
3. Samenvallen van productie en consumptie
4. Persoonsgebonden (goede communicatie is een vereiste)
5. Arbeidsintensief
6. Bij goederen is er sprake van transactie, bij diensten van interactie
7. Ontastbaar
Voordat er een aanbesteding plaatsvindt moet men de keuze maken tussen uitbesteden of de dienst
zelf uitvoeren. Na deze beslissing verloopt er voor de inkoop van een dienst een traject met de
volgende stappen:
1. Specificeren
In de eerste fase wordt er een DMU (desicion making unit) gevormd. Hierin zitten vakspecialisten,
gebruikers van de dienst, inkopers en contractmanagers. Er wordt een PvE (programma van eisen)
opgesteld. Er kan eventueel een bestek gemaakt worden waarmee bepaald wordt wat de
verwachtingen zijn. Hoofdpunten voor het PvE zijn prijs, kwaliteit, service, leveranciersprofiel en
communicatie.
Een beoordelingsmatrix is bedoeld om op een objectieve en reproduceerbare manier tot een
gewogen beoordeling van verschillende aanbiedingen te komen. Eerst worden de te beoordelen
onderdelen vastgeld, de basis hiervoor is het PvE. Hieraan worden wegingsfactoren gesteld. Ieder lid
van de werkgroep vult op basis van de informatie een waarderingscijfer in van 1 tot en met 5. De
beoordelingsmatrixen worden naast elkaar gelegd en er wordt een gemiddelde score bepaald. De
leverancier met de meeste punten wordt uiteindelijk gekozen en kan met de offerteaanvraag
meegestuurd worden.
2. Oriënteren
Oriënteren naar welke leveranciers in aanmerking komen om een offerte te mogen uitbrengen. Er
zijn twee mogelijkheden: een open of een gesloten aanbesteding. Bij een open aanbesteding mag
iedere geïnteresseerde meedoen, dit kan bijvoorbeeld door een Europese aanbesteding. De EG
publiceert de aanbesteding en de aanbiedingen kunnen uit heel Europa komen. Een nieuwe vorm
voor aanbesteding is een veiling via het internet. Bij een gesloten aanbesteding wordt een aantal
leveranciers uitgenodigd een bod te doen. Om leveranciers te zoeken wordt vooral internet als bron
gebruikt.
3. Selecteren
-Nodig niet te weinig en niet te veel leveranciers uit om een aanbieding te doen.
-Maak met behulp van een beoordelingsmatrix een eerste selectie.
-Nodig een beperkt aantal leverancier uit hun offerte toe te lichten.
-Maak nu, met behulp van de matrixen, een definitieve selectie.
-Schrijf andere leveranciers nog niet definitief af, er komt nog een cruciale fase: contracteren.
