BIV Samenvatting processen
1
,2. Het inkoopproces
2.1 Inkoop in het algemeen
Organisaties zullen bij al deze vormen van inkoop in het algemeen:
- Geen hogere inkoopprijs willen betalen dan noodzakelijk;
- De goederen dan wel diensten willen ontvangen conform de overeengekomen kwaliteit, hoeveelheid
en levertijd
2.3 De binnen het inkoopproces te onderkennen stappen
1. Impuls
2. Leveranciersselectie
3. Bestelling
4. Ontvangst goederen of diensten
5. Ontvangst factuur
2.3.1 Impuls
Het initiatief tot inkoop wordt in de meeste gevallen genomen op grond van bekende of verwachte behoeften
of verkoopmogelijkheden.
Het inkoopproces kan op drie manieren worden gestart
1. Een signaal uit het voorraadsysteem dat het bestelniveau bereikt is;
2. Een aanvraag door een andere afdeling niet gekoppeld aan het voorraadsysteem;
3. Een kans in de markt om een goede inkoop te kunnen doen.
Een signaal uit het voorraadsysteem dat het bestelniveau bereikt is
Het geautomatiseerde voorraadsysteem (ERP-pakket) geeft signaal als het bestelniveau bereikt is. Het systeem
zal proberen om het optimale bestelniveau en de optimale bestelhoeveelheid te berekenen.
Het bestelniveau is het voorraadniveau waarop tot het opnieuw bestellen moet worden overgegaan.
2
,De bestelhoeveelheid is de op dat moment te bestellen hoeveelheid.
Voor deze berekeningen zijn gegevens nodig als:
- De omvang van het magazijn en de samenhangende voorraadkosten;
- De aanwezige technische voorraad en economische voorraad
- De verwachte snelheid van leveren
- De Bestel- en transportkosten
- De verwachte vraag vanuit de markt of van de verbruikende afdelingen
Meestal zal het systeem vervolgens aan de inkoper vragen om dit berekende bestelvoorstel te beoordelen en
te autoriseren.
De kwaliteit van het bestelvoorstel die door het geautomatiseerde systeem wordt gegenereerd, is afhankelijk
van het nauwgezet en tijdig bijhouden van de voorraadadministratie.
Een aanvraag door een andere afdeling niet gekoppeld aan het voorraadsysteem;
Het is ook goed mogelijk dat functionarissen, zoals afdelingshoofden, zelf bij de afdeling inkoop aangeven dat
er behoefte is aan een bepaalde goederen of diensten. De inkoper dient dan te weten van wie hij opdrachten
voor de inkoop mag ontvangen. Om te kunnen nagaan of degenen die hem opdrachten geven daartoe bevoegd
zijn, zal hij moeten beschikken over een betrouwbare en actuele competentietabel.
De functionaris van de afdeling die om de inkoop van deze goederen of diensten vraagt, zal zijn verzoek
vastleggen in het geautomatiseerde inkoopsysteem.
Een kans in de markt om een goede inkoop te kunnen doen.
Voorbeelden van een impuls tot het doen van een dergelijke commerciële inkoop zijn:
1. Een nieuwe trend
2. Een verwachte prijsontwikkeling
3. Een interessant aanbod
Ad 1 een nieuwe trend
Door het bezoeken van beurzen of bijvoorbeeld het volgen van sociale media kan de inkoper een nieuwe
trends op het spoor komen. Organisaties die leveren aan finale consumenten dienen tijdig op deze trends in te
spelen.
In consumentmarkten is incourantheid een reëel risico.
Ad 2 een verwachte prijsontwikkeling
Inkoper zal bij een periode van te verwachten prijsdalingen proberen zijn inkoop nog even uit te stellen. In een
periode van te veerwachten prijsstijging zal hij juist proberen om de huidige positie zo veel mogelijk te
vergroten.
Het is belangrijk om de bevoegdheid van de inkopers te begrenzen en vast te leggen in een competentietabel.
De logische toegangsbeveiliging zal daarbij moeten aansluiten op deze door de directie geautoriseerde
competentietabel.
Ad 3 een interessant aanbod
Voorbeelden:
- Kunsthandel waarbij gehandeld wordt in schilderijen die onderhands of via de veiling worden
aangeboden;
- Autohandel waarbij gehandeld wordt in auto’s van leasemaatschappijen of via particulieren worden
ingekocht
- Handel in kantoormeubilair waarbij partijen meubels van andere bedrijven worden opgekocht met als
doel om deze na opknappen weer door te verkopen.
Bij dit soort inkoop is het gewenst dat de inkoper zijn verwachting ten aanzien van de kwaliteit en de te
realiseren opbrengsten vastlegt, zodat later na confrontatie met de werkelijk vastgestelde kwaliteit en
opbrengsten, het resultaat op deze inkoop kan worden bepaald.
3
, 2.3.2 Leveranciersselectie
Wanneer de leveranciersselectie in het verleden heeft plaatsgevonden, dan zijn de gegevens met betrekking
tot deze leverancier opgenomen in de inkoopbronnendocumentatie (het leveranciersbestand).
Het belang van de inkoopbronnendocumentatie
Het is belangrijk dat de inkoopafdeling over een goede (geautomatiseerde) inkoopbronnendocumentatie
beschikt, waarin zowel per artikel als per leverancier alle gewenste informatie in beknopte vorm met verwijzing
naar meer uitvoering informatiemateriaal kan worden gevonden. Denk aan namen en adressen van de
leveranciers, gegevens omtrent lopende overeenkomsten, speciale condities (bijvoorbeeld bonussen en
kortingen), levertijden en opgedane ervaringen.
Het aanvragen van offertes
Het aanvragen van offertes conform de offerteprocedure maakt onderdeel uit van de leveranciersselectie.
De wijze waarop de aanvraag van offertes moet plaatsvinden, is in de offerteprocedure bepaald die onderdeel
uitmaakt van het interne betrouwbaarheidssysteem (zie §2.4).
Ontvangst van offertes
De ontvangst van de door mogelijke leveranciers uitgebrachte offertes dient in het offertebestand te worden
vastgelegd. Het mooiste is wanneer dit gebeurt door een medewerker die niet direct bij de leveranciersselectie
is betrokken.
Controle op de volledige registratie van de ontvangen offertes
Doordat de aanvraag en de ontvangst van de offertes in het offertebestand zijn vastgelegd, bestaat de
mogelijkheid om te controleren of alle aangevraagde offertes inderdaad door leveranciers zijn ingediend.
HA kan echter met de vastleggingen in het offertebestand ook het hoofd inkoop controleren. Rekening moet
namelijk worden gehouden met het risico dat hoofd inkopen op een of andere wijze een bevriende leverancier
wil bevoordelen (bijvoorbeeld in ruil voor later te ontvangen goederen, diensten of geld).
Keuze van leverancier en afsluiten van contract
De door potentiële leveranciers uitgebrachte offertes worden in het bijzijn van hoofd inkoop en – afhankelijk
van het belang van de inkoop – de directie geopend. Op basis van vooraf bepaalde criteria wordt een keuze
gemaakt. De keuze wordt door een medewerker van de afdeling inkoop vastgelegd. Met de geselecteerde
leverancier wordt door hoofd inkoop een contract afgesloten conform de uitgebrachte offerte. Vaak zal bij
omvangrijke inkooptransacties de directie mede ondertekenen.
2.3.3 Bestelling
Het ligt voor de hand dat de inkoopovereenkomst, in de vorm van een bestelling, in het geautomatiseerde
systeem (inkoopbestand) moet worden vastgelegd.
Aspecten van de bestelling waaraan na het doen van de bestelling nog mogelijk aandacht moet worden
besteed zijn:
- Orderbevestiging aan de leverancier
- Transport, vrachtkosten en invoerrechten
- Bewaken van de levertijd
Orderbevestiging aan de leverancier
De inkoper kan met behulp van deze via de mail ontvangen orderbevestiging vaststellen of de order geplaatst is
zoals gewenst.
Transport, vrachtkosten en invoerrechten
Bij internationaal transport moet bijgehouden worden wanneer de gevraagde zending in bijvoorbeeld de haven
of op het vliegveld gearriveerd is, om vanuit daar het transport te organiseren. Bij organisaties waar een
afdeling planning of logistiek is ingesteld, zal deze zich meestal met de daarmee samenhangende taken
bemoeien.
4
1
,2. Het inkoopproces
2.1 Inkoop in het algemeen
Organisaties zullen bij al deze vormen van inkoop in het algemeen:
- Geen hogere inkoopprijs willen betalen dan noodzakelijk;
- De goederen dan wel diensten willen ontvangen conform de overeengekomen kwaliteit, hoeveelheid
en levertijd
2.3 De binnen het inkoopproces te onderkennen stappen
1. Impuls
2. Leveranciersselectie
3. Bestelling
4. Ontvangst goederen of diensten
5. Ontvangst factuur
2.3.1 Impuls
Het initiatief tot inkoop wordt in de meeste gevallen genomen op grond van bekende of verwachte behoeften
of verkoopmogelijkheden.
Het inkoopproces kan op drie manieren worden gestart
1. Een signaal uit het voorraadsysteem dat het bestelniveau bereikt is;
2. Een aanvraag door een andere afdeling niet gekoppeld aan het voorraadsysteem;
3. Een kans in de markt om een goede inkoop te kunnen doen.
Een signaal uit het voorraadsysteem dat het bestelniveau bereikt is
Het geautomatiseerde voorraadsysteem (ERP-pakket) geeft signaal als het bestelniveau bereikt is. Het systeem
zal proberen om het optimale bestelniveau en de optimale bestelhoeveelheid te berekenen.
Het bestelniveau is het voorraadniveau waarop tot het opnieuw bestellen moet worden overgegaan.
2
,De bestelhoeveelheid is de op dat moment te bestellen hoeveelheid.
Voor deze berekeningen zijn gegevens nodig als:
- De omvang van het magazijn en de samenhangende voorraadkosten;
- De aanwezige technische voorraad en economische voorraad
- De verwachte snelheid van leveren
- De Bestel- en transportkosten
- De verwachte vraag vanuit de markt of van de verbruikende afdelingen
Meestal zal het systeem vervolgens aan de inkoper vragen om dit berekende bestelvoorstel te beoordelen en
te autoriseren.
De kwaliteit van het bestelvoorstel die door het geautomatiseerde systeem wordt gegenereerd, is afhankelijk
van het nauwgezet en tijdig bijhouden van de voorraadadministratie.
Een aanvraag door een andere afdeling niet gekoppeld aan het voorraadsysteem;
Het is ook goed mogelijk dat functionarissen, zoals afdelingshoofden, zelf bij de afdeling inkoop aangeven dat
er behoefte is aan een bepaalde goederen of diensten. De inkoper dient dan te weten van wie hij opdrachten
voor de inkoop mag ontvangen. Om te kunnen nagaan of degenen die hem opdrachten geven daartoe bevoegd
zijn, zal hij moeten beschikken over een betrouwbare en actuele competentietabel.
De functionaris van de afdeling die om de inkoop van deze goederen of diensten vraagt, zal zijn verzoek
vastleggen in het geautomatiseerde inkoopsysteem.
Een kans in de markt om een goede inkoop te kunnen doen.
Voorbeelden van een impuls tot het doen van een dergelijke commerciële inkoop zijn:
1. Een nieuwe trend
2. Een verwachte prijsontwikkeling
3. Een interessant aanbod
Ad 1 een nieuwe trend
Door het bezoeken van beurzen of bijvoorbeeld het volgen van sociale media kan de inkoper een nieuwe
trends op het spoor komen. Organisaties die leveren aan finale consumenten dienen tijdig op deze trends in te
spelen.
In consumentmarkten is incourantheid een reëel risico.
Ad 2 een verwachte prijsontwikkeling
Inkoper zal bij een periode van te verwachten prijsdalingen proberen zijn inkoop nog even uit te stellen. In een
periode van te veerwachten prijsstijging zal hij juist proberen om de huidige positie zo veel mogelijk te
vergroten.
Het is belangrijk om de bevoegdheid van de inkopers te begrenzen en vast te leggen in een competentietabel.
De logische toegangsbeveiliging zal daarbij moeten aansluiten op deze door de directie geautoriseerde
competentietabel.
Ad 3 een interessant aanbod
Voorbeelden:
- Kunsthandel waarbij gehandeld wordt in schilderijen die onderhands of via de veiling worden
aangeboden;
- Autohandel waarbij gehandeld wordt in auto’s van leasemaatschappijen of via particulieren worden
ingekocht
- Handel in kantoormeubilair waarbij partijen meubels van andere bedrijven worden opgekocht met als
doel om deze na opknappen weer door te verkopen.
Bij dit soort inkoop is het gewenst dat de inkoper zijn verwachting ten aanzien van de kwaliteit en de te
realiseren opbrengsten vastlegt, zodat later na confrontatie met de werkelijk vastgestelde kwaliteit en
opbrengsten, het resultaat op deze inkoop kan worden bepaald.
3
, 2.3.2 Leveranciersselectie
Wanneer de leveranciersselectie in het verleden heeft plaatsgevonden, dan zijn de gegevens met betrekking
tot deze leverancier opgenomen in de inkoopbronnendocumentatie (het leveranciersbestand).
Het belang van de inkoopbronnendocumentatie
Het is belangrijk dat de inkoopafdeling over een goede (geautomatiseerde) inkoopbronnendocumentatie
beschikt, waarin zowel per artikel als per leverancier alle gewenste informatie in beknopte vorm met verwijzing
naar meer uitvoering informatiemateriaal kan worden gevonden. Denk aan namen en adressen van de
leveranciers, gegevens omtrent lopende overeenkomsten, speciale condities (bijvoorbeeld bonussen en
kortingen), levertijden en opgedane ervaringen.
Het aanvragen van offertes
Het aanvragen van offertes conform de offerteprocedure maakt onderdeel uit van de leveranciersselectie.
De wijze waarop de aanvraag van offertes moet plaatsvinden, is in de offerteprocedure bepaald die onderdeel
uitmaakt van het interne betrouwbaarheidssysteem (zie §2.4).
Ontvangst van offertes
De ontvangst van de door mogelijke leveranciers uitgebrachte offertes dient in het offertebestand te worden
vastgelegd. Het mooiste is wanneer dit gebeurt door een medewerker die niet direct bij de leveranciersselectie
is betrokken.
Controle op de volledige registratie van de ontvangen offertes
Doordat de aanvraag en de ontvangst van de offertes in het offertebestand zijn vastgelegd, bestaat de
mogelijkheid om te controleren of alle aangevraagde offertes inderdaad door leveranciers zijn ingediend.
HA kan echter met de vastleggingen in het offertebestand ook het hoofd inkoop controleren. Rekening moet
namelijk worden gehouden met het risico dat hoofd inkopen op een of andere wijze een bevriende leverancier
wil bevoordelen (bijvoorbeeld in ruil voor later te ontvangen goederen, diensten of geld).
Keuze van leverancier en afsluiten van contract
De door potentiële leveranciers uitgebrachte offertes worden in het bijzijn van hoofd inkoop en – afhankelijk
van het belang van de inkoop – de directie geopend. Op basis van vooraf bepaalde criteria wordt een keuze
gemaakt. De keuze wordt door een medewerker van de afdeling inkoop vastgelegd. Met de geselecteerde
leverancier wordt door hoofd inkoop een contract afgesloten conform de uitgebrachte offerte. Vaak zal bij
omvangrijke inkooptransacties de directie mede ondertekenen.
2.3.3 Bestelling
Het ligt voor de hand dat de inkoopovereenkomst, in de vorm van een bestelling, in het geautomatiseerde
systeem (inkoopbestand) moet worden vastgelegd.
Aspecten van de bestelling waaraan na het doen van de bestelling nog mogelijk aandacht moet worden
besteed zijn:
- Orderbevestiging aan de leverancier
- Transport, vrachtkosten en invoerrechten
- Bewaken van de levertijd
Orderbevestiging aan de leverancier
De inkoper kan met behulp van deze via de mail ontvangen orderbevestiging vaststellen of de order geplaatst is
zoals gewenst.
Transport, vrachtkosten en invoerrechten
Bij internationaal transport moet bijgehouden worden wanneer de gevraagde zending in bijvoorbeeld de haven
of op het vliegveld gearriveerd is, om vanuit daar het transport te organiseren. Bij organisaties waar een
afdeling planning of logistiek is ingesteld, zal deze zich meestal met de daarmee samenhangende taken
bemoeien.
4
