Samenvatting Organisatie en Informatie
Boek O&I
Hoofdstuk 1
1.1 Belang van informatie en ICT
ICT is van belang voor de communicatie van informatie tussen mensen en bedrijven. Het is
een proces van continue verandering door nieuwe ontwikkelingen op het gebied van techniek.
1.2 Enkele begrippen gedefinieerd
Organisatie: Een samenwerkingsverband op basis van communicatie die met bepaalde
middelen een doel nastreeft.
Communicatie: Proces van informatie uitwisseling tussen personen (en machines).
Dit gebeurt via een zender bericht (code) medium (mond, brief, etc.) ontvanger
terugkoppeling
Ruis is onderdeel van het proces. Het kan het beste gezien worden als alle extra informatie die
niet tot het bericht hoort. Het gevolg hiervan is dat het bericht niet goed overkomt. Het is dus
noodzaak om het bericht van zo min mogelijk ruis te voorzien.
Gegevens: Objectief waarneembare feiten die zich op een medium bevinden. Dit kan op een
papiertje zijn, maar ook op een usb-stick. Aan deze feiten zit nog geen betekenis.
Informatie: Gekoppelde gegevens waardoor deze een betekenis krijgen. Informatie is
persoonsgebonden: wat voor de een informatie is, is voor de ander een gegeven.
Kennis: Hetgeen wat nodig is om van gegevens informatie te maken.
Informatievoorziening: Alle middelen die bijdragen aan het verspreiden van informatie.
Informatie- en communicatietechnologie (ICT): Alle kennis en middelen die nodig zijn om
informatie te verzenden. Deze valt te onderscheiden in:
- Hardware: Computers en randapparatuur
- Software: Programma’s en hun toepassingen
- Humanware: Alle opleidingen en trainingen waardoor mensen de programma’s
kunnen toepassen.
Informatiesysteem: Het geheel aan mensen en machines die gegevens verwerken naar
informatie, om daarin in de informatiebehoefte te voorzien.
Connectiviteit: De verbondenheid tussen mensen onder elkaar en machines onder elkaar.
1.3 Informatie als productiemiddel
Informatie is het belangrijkst voor een organisatie. Hoe weten zij anders hoe zij moeten
produceren en leveren. Zo kan informatie gezien worden als een productiemiddel.
,1.4 Impact van trends in ICT
ICT is een grote rol gaan spelen in de laatste decennia. Er zijn zes grote trends te
onderscheiden:
1. Consumeratie van ICT: Zowel de hard- en software als het gedrag van mensen wordt
meegenomen naar en in de organisatie. Een gevaar hiervan is een verlaagde
productiviteit en het lekken van bedrijfsgegevens (zowel per ongeluk als expres)
2. In de Cloud gaan: Programma’s en gegevens zijn van de computer naar een online
database verhuist. Big data Cloud computing: het analyseren van bijv. gedrag door
allerlei gegevens uit de Cloud met elkaar te koppelen.
3. Grenzeloos netwerken: JE kan tegenwoordig overal informatie met elkaar
uitwisselen door de internetnetwerken over de hele wereld. Zo vervagen grenzen
tussen organisaties en mensen.
4. Globalisering van werk: Door ICT verschuift het werk over de hele wereld. Het is
niet langer meer nodig om al je werknemers in dezelfde fabriek te hebben. Hele
afdelingen kunnen geoutsourcet worden naar lageloonlanden. Het grote nadeel
natuurlijk is dat dit voor verlies in werkgelegenheid zorgt.
5. Kenniswerken: Een nieuwe groep werknemers die primair gericht is op het
verzamelen en verwerken van gegevens tot informatie.
6. Centraal staan van de mobiel: Steeds meer mensen zijn in het bezit van een mobiel
of laptop. Hierdoor kan men tegenwoordig overal werken. Het is dus niet meer plaats-
of tijdsgebonden. Nadeel hiervan is dat er moeilijk controle op de werknemer is en dat
er geen sociaal contact meer voorkomt.
Al deze trends hebben met elkaar te maken en organisaties moeten hierop inspelen. Als men
achter gaat lopen, loopt men potentiële winsten mis.
Boek Kwaliteitsmanagement
7.5 Betekenis van flowcharts
Flowchart: een hulpmiddel om processen visueel waarneembaar te maken (versimpelde
weergave van werkelijkheid).
De flowchart toont de juiste volgorde van activiteiten binnen een proces. Je kan in een
flowchart zien waar beslissingen genomen worden, waar checks en controles zijn ingevoerd
en waar misschien verspilling optreed.
Flowcharts kunnen voor meerdere niveaus gebruikt worden:
- 1e niveau = Bedrijfsproces: Kwaliteitshandboek
- 2e niveau = Deelprocessen: Procedures
- 3e niveau = Detailprocessen: Werkinstructies
Voor het maken van een flowchart is het belangrijk om te weten:
- Hoe een activiteit wordt uitgevoerd
- Hoe elke stap in werking wordt gezet
- Hoe stappen leiden tot de volgende stap
Flowcharts hebben geen vaste opmaak of symbolen. Dit verschilt tussen ieder bedrijf. Maar
het is belangrijk dat in één bedrijf, door iedereen dezelfde flowchart gebruikt wordt met
dezelfde symbolen, die iedereen begrijpt.
, Daarnaast zijn deze conventies nog van belang:
- Gebruik per symbool minimaal een werkwoord
- Beslissingen worden altijd gevolgd door ja of nee.
o Bij ‘ja’ hoort een verticale pijl naar beneden
o Bij ‘nee’ hoort een horizontale pijl
- Voorzie ieder symbool van het bijbehorende document met naam
- Activiteiten, beslissingen en documenten worden per verantwoordelijkheid verticaal
opgesteld
- Activiteiten, beslissingen en documenten mogen genummerd worden zodat duidelijk
wordt bij welke paragraaf uit de procedure deze horen.
Boek O&I
Hoofdstuk 2
2.1 Arbeidsverdeling en coördinatie
Arbeidsverdeling: Het verdelen van taken over de werknemers en afdelingen
Organisatiestructuur: Het organogram van het bedrijf: de hiërarchische niveaus in het
bedrijf
Arbeidsverdeling helpt bij de informatievoorziening: Als het duidelijk is wat elke afdeling
doet, weet je waar welke informatie naartoe moet. Ook zorgt het ervoor dat de gehele afdeling
weet wat er gedaan moet worden en dus wordt er geen dubbelwerk gedaan.
2.2 Primair proces en informatie
Coördinatie is belangrijk bij de informatievoorziening na arbeidsverdeling. Doordat je het
primaire proces in stukken verdeeld is een goede afstemming noodzakelijk.
2.3 Coördinatiemechanismen, basisonderdelen en organisatiestructuren
De organisatiestructuur moet zo ingericht zijn, dat er zo min mogelijk coördinatie nodig is.
Dit betekent dat afdelingen die om veel coördinatie vragen, bij elkaar geplaatst moeten
worden.
Er zijn vijf soorten coördinatiemechanismen:
1. Direct toezicht
2. Standaardisatie van werkprocessen
3. Standaardisatie van het resultaat
4. Standaardisatie van vaardigheden
5. Onderlinge afstemming
Bij deze mechanismen horen ook weer vijf basisonderdelen. Dit zijn onderdelen die in iedere
organisatie zitten:
1. Strategische top: Het topmanagement dat de gang van zaken regelt van het bedrijf
2. Technostructuur: De afdelingen die standaarden voorschrijven
3. Uitvoerende kern: De medewerkers die het product maken of dienst leveren.
4. Middenkader: De managementlaag die toeziet op de uitvoerende kern
5. Ondersteunende staf: Stafafdelingen (HR en facilitaire zaken bijv.)
Boek O&I
Hoofdstuk 1
1.1 Belang van informatie en ICT
ICT is van belang voor de communicatie van informatie tussen mensen en bedrijven. Het is
een proces van continue verandering door nieuwe ontwikkelingen op het gebied van techniek.
1.2 Enkele begrippen gedefinieerd
Organisatie: Een samenwerkingsverband op basis van communicatie die met bepaalde
middelen een doel nastreeft.
Communicatie: Proces van informatie uitwisseling tussen personen (en machines).
Dit gebeurt via een zender bericht (code) medium (mond, brief, etc.) ontvanger
terugkoppeling
Ruis is onderdeel van het proces. Het kan het beste gezien worden als alle extra informatie die
niet tot het bericht hoort. Het gevolg hiervan is dat het bericht niet goed overkomt. Het is dus
noodzaak om het bericht van zo min mogelijk ruis te voorzien.
Gegevens: Objectief waarneembare feiten die zich op een medium bevinden. Dit kan op een
papiertje zijn, maar ook op een usb-stick. Aan deze feiten zit nog geen betekenis.
Informatie: Gekoppelde gegevens waardoor deze een betekenis krijgen. Informatie is
persoonsgebonden: wat voor de een informatie is, is voor de ander een gegeven.
Kennis: Hetgeen wat nodig is om van gegevens informatie te maken.
Informatievoorziening: Alle middelen die bijdragen aan het verspreiden van informatie.
Informatie- en communicatietechnologie (ICT): Alle kennis en middelen die nodig zijn om
informatie te verzenden. Deze valt te onderscheiden in:
- Hardware: Computers en randapparatuur
- Software: Programma’s en hun toepassingen
- Humanware: Alle opleidingen en trainingen waardoor mensen de programma’s
kunnen toepassen.
Informatiesysteem: Het geheel aan mensen en machines die gegevens verwerken naar
informatie, om daarin in de informatiebehoefte te voorzien.
Connectiviteit: De verbondenheid tussen mensen onder elkaar en machines onder elkaar.
1.3 Informatie als productiemiddel
Informatie is het belangrijkst voor een organisatie. Hoe weten zij anders hoe zij moeten
produceren en leveren. Zo kan informatie gezien worden als een productiemiddel.
,1.4 Impact van trends in ICT
ICT is een grote rol gaan spelen in de laatste decennia. Er zijn zes grote trends te
onderscheiden:
1. Consumeratie van ICT: Zowel de hard- en software als het gedrag van mensen wordt
meegenomen naar en in de organisatie. Een gevaar hiervan is een verlaagde
productiviteit en het lekken van bedrijfsgegevens (zowel per ongeluk als expres)
2. In de Cloud gaan: Programma’s en gegevens zijn van de computer naar een online
database verhuist. Big data Cloud computing: het analyseren van bijv. gedrag door
allerlei gegevens uit de Cloud met elkaar te koppelen.
3. Grenzeloos netwerken: JE kan tegenwoordig overal informatie met elkaar
uitwisselen door de internetnetwerken over de hele wereld. Zo vervagen grenzen
tussen organisaties en mensen.
4. Globalisering van werk: Door ICT verschuift het werk over de hele wereld. Het is
niet langer meer nodig om al je werknemers in dezelfde fabriek te hebben. Hele
afdelingen kunnen geoutsourcet worden naar lageloonlanden. Het grote nadeel
natuurlijk is dat dit voor verlies in werkgelegenheid zorgt.
5. Kenniswerken: Een nieuwe groep werknemers die primair gericht is op het
verzamelen en verwerken van gegevens tot informatie.
6. Centraal staan van de mobiel: Steeds meer mensen zijn in het bezit van een mobiel
of laptop. Hierdoor kan men tegenwoordig overal werken. Het is dus niet meer plaats-
of tijdsgebonden. Nadeel hiervan is dat er moeilijk controle op de werknemer is en dat
er geen sociaal contact meer voorkomt.
Al deze trends hebben met elkaar te maken en organisaties moeten hierop inspelen. Als men
achter gaat lopen, loopt men potentiële winsten mis.
Boek Kwaliteitsmanagement
7.5 Betekenis van flowcharts
Flowchart: een hulpmiddel om processen visueel waarneembaar te maken (versimpelde
weergave van werkelijkheid).
De flowchart toont de juiste volgorde van activiteiten binnen een proces. Je kan in een
flowchart zien waar beslissingen genomen worden, waar checks en controles zijn ingevoerd
en waar misschien verspilling optreed.
Flowcharts kunnen voor meerdere niveaus gebruikt worden:
- 1e niveau = Bedrijfsproces: Kwaliteitshandboek
- 2e niveau = Deelprocessen: Procedures
- 3e niveau = Detailprocessen: Werkinstructies
Voor het maken van een flowchart is het belangrijk om te weten:
- Hoe een activiteit wordt uitgevoerd
- Hoe elke stap in werking wordt gezet
- Hoe stappen leiden tot de volgende stap
Flowcharts hebben geen vaste opmaak of symbolen. Dit verschilt tussen ieder bedrijf. Maar
het is belangrijk dat in één bedrijf, door iedereen dezelfde flowchart gebruikt wordt met
dezelfde symbolen, die iedereen begrijpt.
, Daarnaast zijn deze conventies nog van belang:
- Gebruik per symbool minimaal een werkwoord
- Beslissingen worden altijd gevolgd door ja of nee.
o Bij ‘ja’ hoort een verticale pijl naar beneden
o Bij ‘nee’ hoort een horizontale pijl
- Voorzie ieder symbool van het bijbehorende document met naam
- Activiteiten, beslissingen en documenten worden per verantwoordelijkheid verticaal
opgesteld
- Activiteiten, beslissingen en documenten mogen genummerd worden zodat duidelijk
wordt bij welke paragraaf uit de procedure deze horen.
Boek O&I
Hoofdstuk 2
2.1 Arbeidsverdeling en coördinatie
Arbeidsverdeling: Het verdelen van taken over de werknemers en afdelingen
Organisatiestructuur: Het organogram van het bedrijf: de hiërarchische niveaus in het
bedrijf
Arbeidsverdeling helpt bij de informatievoorziening: Als het duidelijk is wat elke afdeling
doet, weet je waar welke informatie naartoe moet. Ook zorgt het ervoor dat de gehele afdeling
weet wat er gedaan moet worden en dus wordt er geen dubbelwerk gedaan.
2.2 Primair proces en informatie
Coördinatie is belangrijk bij de informatievoorziening na arbeidsverdeling. Doordat je het
primaire proces in stukken verdeeld is een goede afstemming noodzakelijk.
2.3 Coördinatiemechanismen, basisonderdelen en organisatiestructuren
De organisatiestructuur moet zo ingericht zijn, dat er zo min mogelijk coördinatie nodig is.
Dit betekent dat afdelingen die om veel coördinatie vragen, bij elkaar geplaatst moeten
worden.
Er zijn vijf soorten coördinatiemechanismen:
1. Direct toezicht
2. Standaardisatie van werkprocessen
3. Standaardisatie van het resultaat
4. Standaardisatie van vaardigheden
5. Onderlinge afstemming
Bij deze mechanismen horen ook weer vijf basisonderdelen. Dit zijn onderdelen die in iedere
organisatie zitten:
1. Strategische top: Het topmanagement dat de gang van zaken regelt van het bedrijf
2. Technostructuur: De afdelingen die standaarden voorschrijven
3. Uitvoerende kern: De medewerkers die het product maken of dienst leveren.
4. Middenkader: De managementlaag die toeziet op de uitvoerende kern
5. Ondersteunende staf: Stafafdelingen (HR en facilitaire zaken bijv.)
