,Samenvatting
Voor u ligt de moduleopdracht voor Projectmanagement en Organisatie. De
opdracht is aangepakt volgens de opzet zoals NCOI deze heeft gegeven in de
exameninformatie; U becommentarieert een door u geselecteerd afgerond
project uit uw eigen bedrijf en geef daar waar nodig verbeteringen aan.
Het gekozen project is Lossen aan Airside. Dit project heeft de volgende doelstelling:
“Het reduceren van het aantal fte’s en het verkorten van doorlooptijd van de
retourstromen.”
Het verwachte resultaat van doorlooptijdverkorting:
• Een afname van het aantal benodigde medewerkers in het retourstromen proces.
• Een reductie in het aantal benodigde schaarwagens door het verhogen
van de inzetbaarheid. Er wordt samengewerkt met de Schiphol groep, omdat
dit project de security en bouw van Schiphol raakt. Doelstelling van Schiphol
is het verlagen van kosten en transportbewegingen om het gebouw.
In hoofdstuk 1 wordt het initiatief tot dit project besproken en hoe dit is gegaan bij de
KCS.
Het intakegesprek tussen de projectleider en de opdrachtgever is goed
geweest. Dit blijkt uit de duidelijk geformuleerd PID van dit project. Wanneer
de 8 relevantste vragen worden gesteld (8w’s), zijn de antwoorden hierin te
vinden. De achtergrond en aanleiding zijn helder opgesteld.
Het doel dat is geformuleerd, is niet SMART omschreven, de aanbeveling is om
deze SMART op te stellen. Ook is het beoogde resultaat is niet SMART
geformuleerd, wel is er een kosten baten analyse gemaakt. Dit is niet terug te
vinden in de beschrijving van het beoogde resultaat, de aanbeveling is om
deze berekening hierin mee te nemen. De scope is helder geformuleerd er is
echter geen PBS gemaakt, de aanbeveling is om dit, bij een volgend project,
wel te gebruiken.
De belangrijkste uitgangspunten van dit project zijn; tijd, kwaliteit en geld. Er
zijn een aantal aannames gedaan om de voortgang te kunnen bespoedigen.
Achteraf gezien is dit een goede keus geweest. De opstart is vlot verlopen, de
aannames die achteraf niet klopte bleken beheersbaar.
Dit project heeft relatie met een ander groot project op Schiphol; de bouw van
de nieuwe A-pier. De risico’s van bouwhinder waren niet benoemd in de PID,
terwijl dit duidelijk in beeld is. De ontstane vertraging had hiermee voorkomen
kunnen worden. Verder is gebleken dat het project parallel is gefaseerd, dit is
een goede keus geweest aangezien het een complex en omvangrijk project is.
In hoofdstuk 2 wordt de projectbeheersing besproken, dit zal worden
uitgelicht middels primaire (BAKT) en secundaire (DOOR) beheersfactoren.
De belangrijkste conclusies zijn dat door het missen van een PBS de
communicatie naar de security niet goed is verlopen. Verder is er geen
aandacht besteed aan de kwaliteit, voor een cateringbedrijf zijn de HACCP
eisen de belangrijkste kwaliteitseisen. Achteraf zijn hier problemen door
ontstaan die voorkomen hadden kunnen worden, de aanbeveling is om de
HACCP regels altijd te gebruiken bij een project. De planning is duidelijk
middels Collaborative planning opgesteld. De aanbeveling is om gedragenheid
te vergroten de planning zichtbaar op de afdeling te tonen.
De KCS heeft handig gebruik gemaakt van de omgevingsfactoren. Na afronding
van dit project gaat Schiphol minder kosten gaat maken aan security en de
bouw van de A-pier. Schiphol heeft hierdoor besloten een groot deel van de
kosten te betalen. Er zijn risico’s beschreven, echter geen prioriteiten en
eigenaren. De aanbeveling is om de risico’s onder te brengen in een Risk
Breakdown Stucture.
In hoofdstuk 3 wordt de bewaking van dit project beschreven middels de voorgang
van BAKT. De belangrijkste conclusies zijn dat het budget goed bewaakt is en daar
waar nodig bijgestuurd. Voor de bewaking van de afbakening werd structuur gemist,
,de aanbeveling
is om hier de procedure voor issues en escalatie te gebruiken. De
kwaliteitseisen waren niet helder, de aanbeveling is om dit in het vervolg te
verwerken in het plan van aanpak. De bewaking van tijd voor dit project is op
een gestructureerde manier gegaan.
, Tot slot wordt in hoofdstuk 4 beschreven hoe de afronding en evaluatie van het project hebben
plaatsgevonden. De overdracht is uitgevoerd aan verschillende afdelingen en betrokken personen. Wat
hierbij ontbrak, was een nazorgfase. Daarom wordt aanbevolen om na de implementatie een periode van
nazorg in te plannen, zodat eventuele knelpunten tijdig kunnen worden gesignaleerd en opgelost.
Daarnaast kan de projectevaluatie worden verbeterd. Aanbevolen wordt om tijdens de evaluatie gebruik te
maken van de werkvorm Wauw/Auw/Wens, zodat ervaringen, verbeterpunten en aanbevelingen op een
gestructureerde wijze worden vastgelegd. Hierdoor ontstaat een waardevolle rapportage die als input kan
dienen voor toekomstige projecten.
Verder blijkt dat de eindrapportage (Lessons Learned) lastig terug te vinden is. Om de kennisborging te
verbeteren, wordt aanbevolen deze documenten op een centrale en voor alle betrokkenen toegankelijke
locatie op te slaan, zodat de opgedane ervaringen eenvoudig kunnen worden geraadpleegd bij toekomstige
projecten.
Voor u ligt de moduleopdracht voor Projectmanagement en Organisatie. De
opdracht is aangepakt volgens de opzet zoals NCOI deze heeft gegeven in de
exameninformatie; U becommentarieert een door u geselecteerd afgerond
project uit uw eigen bedrijf en geef daar waar nodig verbeteringen aan.
Het gekozen project is Lossen aan Airside. Dit project heeft de volgende doelstelling:
“Het reduceren van het aantal fte’s en het verkorten van doorlooptijd van de
retourstromen.”
Het verwachte resultaat van doorlooptijdverkorting:
• Een afname van het aantal benodigde medewerkers in het retourstromen proces.
• Een reductie in het aantal benodigde schaarwagens door het verhogen
van de inzetbaarheid. Er wordt samengewerkt met de Schiphol groep, omdat
dit project de security en bouw van Schiphol raakt. Doelstelling van Schiphol
is het verlagen van kosten en transportbewegingen om het gebouw.
In hoofdstuk 1 wordt het initiatief tot dit project besproken en hoe dit is gegaan bij de
KCS.
Het intakegesprek tussen de projectleider en de opdrachtgever is goed
geweest. Dit blijkt uit de duidelijk geformuleerd PID van dit project. Wanneer
de 8 relevantste vragen worden gesteld (8w’s), zijn de antwoorden hierin te
vinden. De achtergrond en aanleiding zijn helder opgesteld.
Het doel dat is geformuleerd, is niet SMART omschreven, de aanbeveling is om
deze SMART op te stellen. Ook is het beoogde resultaat is niet SMART
geformuleerd, wel is er een kosten baten analyse gemaakt. Dit is niet terug te
vinden in de beschrijving van het beoogde resultaat, de aanbeveling is om
deze berekening hierin mee te nemen. De scope is helder geformuleerd er is
echter geen PBS gemaakt, de aanbeveling is om dit, bij een volgend project,
wel te gebruiken.
De belangrijkste uitgangspunten van dit project zijn; tijd, kwaliteit en geld. Er
zijn een aantal aannames gedaan om de voortgang te kunnen bespoedigen.
Achteraf gezien is dit een goede keus geweest. De opstart is vlot verlopen, de
aannames die achteraf niet klopte bleken beheersbaar.
Dit project heeft relatie met een ander groot project op Schiphol; de bouw van
de nieuwe A-pier. De risico’s van bouwhinder waren niet benoemd in de PID,
terwijl dit duidelijk in beeld is. De ontstane vertraging had hiermee voorkomen
kunnen worden. Verder is gebleken dat het project parallel is gefaseerd, dit is
een goede keus geweest aangezien het een complex en omvangrijk project is.
In hoofdstuk 2 wordt de projectbeheersing besproken, dit zal worden
uitgelicht middels primaire (BAKT) en secundaire (DOOR) beheersfactoren.
De belangrijkste conclusies zijn dat door het missen van een PBS de
communicatie naar de security niet goed is verlopen. Verder is er geen
aandacht besteed aan de kwaliteit, voor een cateringbedrijf zijn de HACCP
eisen de belangrijkste kwaliteitseisen. Achteraf zijn hier problemen door
ontstaan die voorkomen hadden kunnen worden, de aanbeveling is om de
HACCP regels altijd te gebruiken bij een project. De planning is duidelijk
middels Collaborative planning opgesteld. De aanbeveling is om gedragenheid
te vergroten de planning zichtbaar op de afdeling te tonen.
De KCS heeft handig gebruik gemaakt van de omgevingsfactoren. Na afronding
van dit project gaat Schiphol minder kosten gaat maken aan security en de
bouw van de A-pier. Schiphol heeft hierdoor besloten een groot deel van de
kosten te betalen. Er zijn risico’s beschreven, echter geen prioriteiten en
eigenaren. De aanbeveling is om de risico’s onder te brengen in een Risk
Breakdown Stucture.
In hoofdstuk 3 wordt de bewaking van dit project beschreven middels de voorgang
van BAKT. De belangrijkste conclusies zijn dat het budget goed bewaakt is en daar
waar nodig bijgestuurd. Voor de bewaking van de afbakening werd structuur gemist,
,de aanbeveling
is om hier de procedure voor issues en escalatie te gebruiken. De
kwaliteitseisen waren niet helder, de aanbeveling is om dit in het vervolg te
verwerken in het plan van aanpak. De bewaking van tijd voor dit project is op
een gestructureerde manier gegaan.
, Tot slot wordt in hoofdstuk 4 beschreven hoe de afronding en evaluatie van het project hebben
plaatsgevonden. De overdracht is uitgevoerd aan verschillende afdelingen en betrokken personen. Wat
hierbij ontbrak, was een nazorgfase. Daarom wordt aanbevolen om na de implementatie een periode van
nazorg in te plannen, zodat eventuele knelpunten tijdig kunnen worden gesignaleerd en opgelost.
Daarnaast kan de projectevaluatie worden verbeterd. Aanbevolen wordt om tijdens de evaluatie gebruik te
maken van de werkvorm Wauw/Auw/Wens, zodat ervaringen, verbeterpunten en aanbevelingen op een
gestructureerde wijze worden vastgelegd. Hierdoor ontstaat een waardevolle rapportage die als input kan
dienen voor toekomstige projecten.
Verder blijkt dat de eindrapportage (Lessons Learned) lastig terug te vinden is. Om de kennisborging te
verbeteren, wordt aanbevolen deze documenten op een centrale en voor alle betrokkenen toegankelijke
locatie op te slaan, zodat de opgedane ervaringen eenvoudig kunnen worden geraadpleegd bij toekomstige
projecten.
