Samenvatting Theorie Inkoop
Tentamenstof: Gelderman, Casussen kunnen toepassen, Gastcolleges/artikelen Blackboard
Handig om digitaal op Noordhoff te oefenen
Hoofdstuk 1 Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten van
externe bronnen te betrekken. (dus alle activiteiten op gebied van inkoop)
- 3 aspecten: 1. Technisch aspect; beschikken over juiste producten van juiste kwaliteit
2. Logistiek aspect; producten moet op juiste tijd en plaats beschikbaar zijn
3. Commercieel aspect; producten moeten tegen juiste prijs/kosten beschikbaar zijn.
- Bijbehorende taak: ervoor zorgen dat de juiste producten, juiste kwaliteit, juiste tijd en juiste plaats
in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn.
- Inkoop is eigenlijk alles waar een factuur tegenover staat.
Inkoopafdeling: organisatorische afdeling, meestal de afdeling waar de tactische inkoop wordt
verzorgd
Externe oriëntatie: inkopers moeten op hoogte zijn van externe ontwikkelingen (externe
leveranciers)
Interne oriëntatie: inkopen met het oog op de interne bedrijfsvoering (interne klanten)
deze oriëntaties koppelen, naar evenwicht zoeken
Verschillen koopgedrag organisaties en consumenten:
- Bij organisaties is er grote kennis en bedrevenheid in onderhandelen
- Bij organisaties mogen persoonlijke behoeftebevrediging en emotionele motieven geen rol spelen
- Bij organisaties komen geen impulsaankopen voor, een aanbestedingsproces vergt veel tijd
,Belangen inkoop:
- Levert directe bijdrage aan bedrijfsresultaat. Het inkoopaandeel ligt gemiddeld wel rond de 60 %,
dus iedere euro die kan worden bespaard, vormt een directe winstbijdrage.
- Draagt bij aan concurrentiepositie. Inkoop koppelt resources en mogelijkheden aan producten en
prestaties.
Vierfasenmodel inkoopfunctie van Burt:
1. Administratieve functie; inkopers laag geplaatst in organisatie, enkel
bezig met verwerken en afhandelen orders (nadruk op bestellen en
bewaken)
2. Mechanische functie; inkoop voornamelijk gericht op sluiten
goedkoopste transactie, leveranciers worden gezien als vijanden waartegen
enkel een zo laag mogelijke prijs moet worden bedongen (nadruk op
scherp onderhandelen)
3. Proactieve functie; inkopers gaan initiatieven nemen en kijken meer op
lange termijn, meer aandacht voor logistieke kant en
leveranciersmanagement en -relaties (nadruk op selecteren en
contracteren leveranciers voor lange termijn)
! externe oriëntatie wordt hier ontwikkeld
4. Professionele strategische functie; inkoop veranderd in een
ondernemende, extraverte bedrijfsfunctie die wordt betrokken bij
strategische en tactische beslissingen en goed contact heeft met
ontwikkelafdeling, product, etc. (nadruk op inbrengen in specificatiefase)
in het verlengde van de laatste fase ligt de uitdaging om alle
bedrijfsfuncties te doordringen van het strategische belang van inkoop
Vier visies inkoop van Van Weele:
1. Besteloriëntatie; inkopers handelen bestelorders af en zien erop toe dat leveranciers tijdig leveren
2. Commerciële oriëntatie; inkopers besteden aandacht aan lage prijzen, kortingen,
prijsonderhandelingen, etc.
3. Logistieke oriëntatie; inkopers verantwoordelijk voor veiligstellen van korte- en lange termijn
inkoopbehoeften.
4. Strategische oriëntatie; inkoop draagt bij aan versterking concurrentiepositie
Deze vier visies vallen vrijwel samen met vier fasen van Burt
Duurzaam inkopen: in alle fasen van het inkoopproces rekening houden met milieu en sociale
aspecten.
komt moeilijk op gang, omdat doelstellingen o.g.v. duurzaamheid gesteld zijn als
resultaatverplichtingen en niet als wettelijke verplichtingen.
aanwezigheid van politieke component vormt grootste verschil tussen duurzaam inkopen in de
private en publieke sector
bedrijven die producten verkopen op consumenten markten vooralsnog gevoeliger voor
duurzame initiatieven zoals MVI dan aanbieders op B2B-markten (consumenten verwachten vooral
MVO)
Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Ondernemen (MVIO); initiatiefnemers willen
impuls geven aan maatschappelijk verantwoord inkopen door zelf het voorbeeld te geven en
anderen hiermee te inspireren.
,Timber Procurement Assessment Committee; toets certificeringssysteem voor duurzaam bosbeheer
aan Nederlandse criteria voor Duurzaam Hout helpt inkopers onderscheid te maken tussen
duurzaam en niet-duurzaam hout.
Krachtenspel rond duurzaam inkopen binnen gemeenten:
1. Politici/wethouders; politiek stuurt op duurzaamheid, vooral op zichtbaarheid en beïnvloeding van
de burger. (nadruk op externe stakeholders)
2. Inkoopmanagers; aandacht voor duurzaamheid binnen interne organisatie (nadruk interne
stakeholders)
3. Afdelingsmanagers/budgethouders; andere prioriteiten dan duurzaamheid, belemmert
duurzaamheidsinitiatieven. (nadruk op financiële aspecten werkt belemmerend op duurzaamheid)
Cradle to cradle: in ontwerpfase al rekening houden met hergebruik van grondstoffen, waardoor er
geen reststoffen overblijven. (restafval ene product wordt grondstof voor ander product)
- gaat verder dan duurzaamheid; dan wordt alleen milieuschade beperkt voor volgende generatie
- gaat verder dan recycling; dan wordt niet van tevoren rekening gehouden met hergebruik
Grondstoffen:
- hernieuwbare grondstoffen; zoals hout
- niet-hernieuwbare grondstoffen; zoals fossiele brandstoffen, goud en koper, worden verbruikt van
een eindige voorraad.
Europa sterk afhankelijk van China. China heeft sterke greep op zeldzame aardmetalen en dus ook
grote invloed op de prijzen.
Overstappen van fossiele brandstoffen naar duurzame energievoorzieningen levert probleem op
dat juist duurzame energievoorzieningen het gebruik van zeldzame metalen met zich meebrengt.
Vicieuze cirkel: energie nodig om metalen te winnen en metalen nodig voor moeilijke winning
fossiele brandstoffen en de overstap naar alternatieven.
1.2 Hoe wordt ingekocht?
Zes hoofdfasen Procesmodel inkoopproces van Van Weele: specificeren, selecteren, contracteren,
bestellen, bewaken, nazorg. (in nieuwe boek is dit een circulair proces)
, 1. Specificeren
- Men bepaalt de behoefte, oftewel de eisen waaraan het product/dienst moet voldoen
- Behoefte kan voortkomen uit zowel interne factoren als externe factoren
- Zeven groepen eisen: 1. Functionele; exacte functies of gebruikersdoelen (resultaat beschrijven)
2. Technische; kenmerken materialen, afmetingen, gewichten, etc.
3. Logistieke; levertijden, verpakkingen, transportwijze, onderhoud, etc.
4. Kwaliteits; procedures bij afwijkingen, rapportages, certificaten, etc.
5. Commerciële; contractvorm, prijscondities, betalingswijze, garantie, etc.
6. Milieu; CO2-uitstoot, gebruik gevaarlijke chemische stoffen, etc.
7. Sociale; respecteren van mensen en arbeidsrechten
- Manoeuvreerruimte evenredig is aan mate waarin specificaties vastliggen (hoe vroegtijdiger je in
proces zit, hoe meer impact je hebt). Manoeuvreerruimte lager naarmate er sprake is van stijgende
complexiteit en een kortere time-to-time market.
- Back-door-selling: iemand spreekt met interne klant met de bedoeling de specificaties zodanig te
beïnvloeden dat ze een betere uitgangspositie hebben dan hun concurrenten. (rollen; gebruiker en
beïnvloeder)
- Concurrentiegerichte dialoog: bij complexe inkopen kan aanbesteder met geselecteerde
leveranciers in gesprek gaan.
3 problemen:
- gebrekkige specificatie
- over-specificatie
- veranderde specificatie
2. Selecteren (inclusief offreren)
- Als behoefte bekend is, wordt o.b.v. marktonderzoek en soortgelijke inkooptransacties uit het
verleden een lijst opgesteld met potentiële leveranciers
- Appreoved-vendor-list: voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers
- Prekwalificatie: eerste selectie leveranciers, uit approved-vendor-list leveranciers selecteren, die
vervolgens op de shortlist komen. Aan de leveranciers op de shortlist wordt een offerte gevraagd.
(twee belangrijkste activiteiten hierbij; vaststellen kwalificatiecriteria en uitvoeren marktonderzoek)
! vindt pas plaats nadat inkoopbeleid de keuze voor ‘buy’ heeft gemaakt
- Offertes moeten beoordeeld worden, vaak wordt dan gebruik gemaakt van een rating of ranking
system. Scores worden dan vermenigvuldigt met wegingsfactoren.
3. Contracteren (inclusief onderhandelen)
- O.b.v. offerte-evaluatie kan het nodig zijn om nog verder te onderhandelen met geselecteerde
leveranciers.
- Bij standaardproducten vaak over prijzen, kortingen en leveringsvoorwaarden.
- Bij complexere producten vaak over installatie, technische ondersteuning en training gebruikers.
- Contract legt wilsovereenstemming tussen zo goed mogelijk vast.
4/5/6 Bestellen, bewaken en nazorg (operationele deel)
- Inkooporder kan alleen worden geplaatst in opdracht van een functionaris die daartoe bevoegd is.
(om misverstanden te voorkomen; tekenbevoegdheid goed regelen)
- Maverick buying: medewerkers/afdelingen kopen in buiten bestaande contracten om.
- Participatiegraad: percentage dat onder contract wordt ingekocht (dus % maverick buying).
- Contractenbeheer: vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van contractgegevens.
Tentamenstof: Gelderman, Casussen kunnen toepassen, Gastcolleges/artikelen Blackboard
Handig om digitaal op Noordhoff te oefenen
Hoofdstuk 1 Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten van
externe bronnen te betrekken. (dus alle activiteiten op gebied van inkoop)
- 3 aspecten: 1. Technisch aspect; beschikken over juiste producten van juiste kwaliteit
2. Logistiek aspect; producten moet op juiste tijd en plaats beschikbaar zijn
3. Commercieel aspect; producten moeten tegen juiste prijs/kosten beschikbaar zijn.
- Bijbehorende taak: ervoor zorgen dat de juiste producten, juiste kwaliteit, juiste tijd en juiste plaats
in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn.
- Inkoop is eigenlijk alles waar een factuur tegenover staat.
Inkoopafdeling: organisatorische afdeling, meestal de afdeling waar de tactische inkoop wordt
verzorgd
Externe oriëntatie: inkopers moeten op hoogte zijn van externe ontwikkelingen (externe
leveranciers)
Interne oriëntatie: inkopen met het oog op de interne bedrijfsvoering (interne klanten)
deze oriëntaties koppelen, naar evenwicht zoeken
Verschillen koopgedrag organisaties en consumenten:
- Bij organisaties is er grote kennis en bedrevenheid in onderhandelen
- Bij organisaties mogen persoonlijke behoeftebevrediging en emotionele motieven geen rol spelen
- Bij organisaties komen geen impulsaankopen voor, een aanbestedingsproces vergt veel tijd
,Belangen inkoop:
- Levert directe bijdrage aan bedrijfsresultaat. Het inkoopaandeel ligt gemiddeld wel rond de 60 %,
dus iedere euro die kan worden bespaard, vormt een directe winstbijdrage.
- Draagt bij aan concurrentiepositie. Inkoop koppelt resources en mogelijkheden aan producten en
prestaties.
Vierfasenmodel inkoopfunctie van Burt:
1. Administratieve functie; inkopers laag geplaatst in organisatie, enkel
bezig met verwerken en afhandelen orders (nadruk op bestellen en
bewaken)
2. Mechanische functie; inkoop voornamelijk gericht op sluiten
goedkoopste transactie, leveranciers worden gezien als vijanden waartegen
enkel een zo laag mogelijke prijs moet worden bedongen (nadruk op
scherp onderhandelen)
3. Proactieve functie; inkopers gaan initiatieven nemen en kijken meer op
lange termijn, meer aandacht voor logistieke kant en
leveranciersmanagement en -relaties (nadruk op selecteren en
contracteren leveranciers voor lange termijn)
! externe oriëntatie wordt hier ontwikkeld
4. Professionele strategische functie; inkoop veranderd in een
ondernemende, extraverte bedrijfsfunctie die wordt betrokken bij
strategische en tactische beslissingen en goed contact heeft met
ontwikkelafdeling, product, etc. (nadruk op inbrengen in specificatiefase)
in het verlengde van de laatste fase ligt de uitdaging om alle
bedrijfsfuncties te doordringen van het strategische belang van inkoop
Vier visies inkoop van Van Weele:
1. Besteloriëntatie; inkopers handelen bestelorders af en zien erop toe dat leveranciers tijdig leveren
2. Commerciële oriëntatie; inkopers besteden aandacht aan lage prijzen, kortingen,
prijsonderhandelingen, etc.
3. Logistieke oriëntatie; inkopers verantwoordelijk voor veiligstellen van korte- en lange termijn
inkoopbehoeften.
4. Strategische oriëntatie; inkoop draagt bij aan versterking concurrentiepositie
Deze vier visies vallen vrijwel samen met vier fasen van Burt
Duurzaam inkopen: in alle fasen van het inkoopproces rekening houden met milieu en sociale
aspecten.
komt moeilijk op gang, omdat doelstellingen o.g.v. duurzaamheid gesteld zijn als
resultaatverplichtingen en niet als wettelijke verplichtingen.
aanwezigheid van politieke component vormt grootste verschil tussen duurzaam inkopen in de
private en publieke sector
bedrijven die producten verkopen op consumenten markten vooralsnog gevoeliger voor
duurzame initiatieven zoals MVI dan aanbieders op B2B-markten (consumenten verwachten vooral
MVO)
Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Ondernemen (MVIO); initiatiefnemers willen
impuls geven aan maatschappelijk verantwoord inkopen door zelf het voorbeeld te geven en
anderen hiermee te inspireren.
,Timber Procurement Assessment Committee; toets certificeringssysteem voor duurzaam bosbeheer
aan Nederlandse criteria voor Duurzaam Hout helpt inkopers onderscheid te maken tussen
duurzaam en niet-duurzaam hout.
Krachtenspel rond duurzaam inkopen binnen gemeenten:
1. Politici/wethouders; politiek stuurt op duurzaamheid, vooral op zichtbaarheid en beïnvloeding van
de burger. (nadruk op externe stakeholders)
2. Inkoopmanagers; aandacht voor duurzaamheid binnen interne organisatie (nadruk interne
stakeholders)
3. Afdelingsmanagers/budgethouders; andere prioriteiten dan duurzaamheid, belemmert
duurzaamheidsinitiatieven. (nadruk op financiële aspecten werkt belemmerend op duurzaamheid)
Cradle to cradle: in ontwerpfase al rekening houden met hergebruik van grondstoffen, waardoor er
geen reststoffen overblijven. (restafval ene product wordt grondstof voor ander product)
- gaat verder dan duurzaamheid; dan wordt alleen milieuschade beperkt voor volgende generatie
- gaat verder dan recycling; dan wordt niet van tevoren rekening gehouden met hergebruik
Grondstoffen:
- hernieuwbare grondstoffen; zoals hout
- niet-hernieuwbare grondstoffen; zoals fossiele brandstoffen, goud en koper, worden verbruikt van
een eindige voorraad.
Europa sterk afhankelijk van China. China heeft sterke greep op zeldzame aardmetalen en dus ook
grote invloed op de prijzen.
Overstappen van fossiele brandstoffen naar duurzame energievoorzieningen levert probleem op
dat juist duurzame energievoorzieningen het gebruik van zeldzame metalen met zich meebrengt.
Vicieuze cirkel: energie nodig om metalen te winnen en metalen nodig voor moeilijke winning
fossiele brandstoffen en de overstap naar alternatieven.
1.2 Hoe wordt ingekocht?
Zes hoofdfasen Procesmodel inkoopproces van Van Weele: specificeren, selecteren, contracteren,
bestellen, bewaken, nazorg. (in nieuwe boek is dit een circulair proces)
, 1. Specificeren
- Men bepaalt de behoefte, oftewel de eisen waaraan het product/dienst moet voldoen
- Behoefte kan voortkomen uit zowel interne factoren als externe factoren
- Zeven groepen eisen: 1. Functionele; exacte functies of gebruikersdoelen (resultaat beschrijven)
2. Technische; kenmerken materialen, afmetingen, gewichten, etc.
3. Logistieke; levertijden, verpakkingen, transportwijze, onderhoud, etc.
4. Kwaliteits; procedures bij afwijkingen, rapportages, certificaten, etc.
5. Commerciële; contractvorm, prijscondities, betalingswijze, garantie, etc.
6. Milieu; CO2-uitstoot, gebruik gevaarlijke chemische stoffen, etc.
7. Sociale; respecteren van mensen en arbeidsrechten
- Manoeuvreerruimte evenredig is aan mate waarin specificaties vastliggen (hoe vroegtijdiger je in
proces zit, hoe meer impact je hebt). Manoeuvreerruimte lager naarmate er sprake is van stijgende
complexiteit en een kortere time-to-time market.
- Back-door-selling: iemand spreekt met interne klant met de bedoeling de specificaties zodanig te
beïnvloeden dat ze een betere uitgangspositie hebben dan hun concurrenten. (rollen; gebruiker en
beïnvloeder)
- Concurrentiegerichte dialoog: bij complexe inkopen kan aanbesteder met geselecteerde
leveranciers in gesprek gaan.
3 problemen:
- gebrekkige specificatie
- over-specificatie
- veranderde specificatie
2. Selecteren (inclusief offreren)
- Als behoefte bekend is, wordt o.b.v. marktonderzoek en soortgelijke inkooptransacties uit het
verleden een lijst opgesteld met potentiële leveranciers
- Appreoved-vendor-list: voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers
- Prekwalificatie: eerste selectie leveranciers, uit approved-vendor-list leveranciers selecteren, die
vervolgens op de shortlist komen. Aan de leveranciers op de shortlist wordt een offerte gevraagd.
(twee belangrijkste activiteiten hierbij; vaststellen kwalificatiecriteria en uitvoeren marktonderzoek)
! vindt pas plaats nadat inkoopbeleid de keuze voor ‘buy’ heeft gemaakt
- Offertes moeten beoordeeld worden, vaak wordt dan gebruik gemaakt van een rating of ranking
system. Scores worden dan vermenigvuldigt met wegingsfactoren.
3. Contracteren (inclusief onderhandelen)
- O.b.v. offerte-evaluatie kan het nodig zijn om nog verder te onderhandelen met geselecteerde
leveranciers.
- Bij standaardproducten vaak over prijzen, kortingen en leveringsvoorwaarden.
- Bij complexere producten vaak over installatie, technische ondersteuning en training gebruikers.
- Contract legt wilsovereenstemming tussen zo goed mogelijk vast.
4/5/6 Bestellen, bewaken en nazorg (operationele deel)
- Inkooporder kan alleen worden geplaatst in opdracht van een functionaris die daartoe bevoegd is.
(om misverstanden te voorkomen; tekenbevoegdheid goed regelen)
- Maverick buying: medewerkers/afdelingen kopen in buiten bestaande contracten om.
- Participatiegraad: percentage dat onder contract wordt ingekocht (dus % maverick buying).
- Contractenbeheer: vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van contractgegevens.
