5.1 inleiding
Staff heeft betrekking op de personeelsfunctie = een van de vijf functiegebieden in een organisatie.
Vijf functiegebieden;
1. Inkoop
2. Productie
3. Marketing
4. Personeel
5. Financiën
Binnen het personeelsfunctie-gebied komen vragen aan de orde als: 'In hoeverre wordt gebruikgemaakt van de
bekwaamheden van de medewerkers?', 'Hoe is het gesteld met de stressbestendigheid en de flexibiliteit van de
medewerkers?' en 'Hoe wordt de motivatie van de medewerkers gestimuleerd?'
De hulpmiddelen kunnen nog zo geavanceerd zin, als er ontevredenheid heerst (het werk is te zwaar of te eentonig,
de sfeer is slecht, enzovoort), zal een onderneming moeite hebben zich op termijn staande te houden. Een
belangrijke taak van de personeelsfunctie is dan ook om in samenwerking met het management en beleid te
ontwikkelen dat de motivatie stimuleert.
Organisaties worden voortdurend beïnvloed door ontwikkelingen in hun externe omgeving. Deze externe
ontwikkelingen (macro en meso) creëren, kansen en bedreigingen voor de organisaties.
Alle bedrijfsfuncties (inkoop, productie, marketing, financiën en personeel) kunnen erdoor beïnvloed
worden.
Voorbeelden van externe ontwikkelingen waaruit de invloed blijkt op de personeelsfunctie;
Het personeelsbeleid (ook wel strategisch personeelsmanagement genoemd);
- Is extern gericht.
- Houdt zich bezig met ontwikkelingen buiten de organisatie en bekijkt in hoeverre deze op korte en/of wat
langere termijn invloed hebben op het personeelsbestand van de onderneming.
Dat betekent dat duidelijk moet worden gemaakt hoeveel en welke soort leidinggevenden en uitvoerenden op
termijn nodig zijn.
Het personeelsbeheer;
- Sluit aan op het personeelsbeleid door de daar genomen beslissingen te vertalen naar operationele doelen.
- In eerste instantie intern gericht en omvat taken als het voeren van sollicitatiegesprekken, het begeleiden en
adviseren bij de invoering van een functiewaarderingssystem, en het ondersteunen van de implementatie
van loopbaanplannen van medewerkers.
- Behoren ook het registreren van ziekteverzuim, personeelsverloop, bijzonder verlof (bijvoorbeeld voor een
huwelijk of in verband met sterfgevallen in de naaste kring) en vakantietijden.
Steeds vaker worden de begrippen 'personeelsbeheer' en personeelsbeleid vervangen door de term
humanresourcesmanagement.;
- Hrm heeft een lijnverantwoordelijkheid en levert samen met de andere bedrijfsfuncties een geïntegreerde
bijdrage aan de verwezenlijking van de organisatiedoelstellingen.
- Met name de integratie met de ondernemingsstrategie staat hier centraal
In een organisatie waar deze hrm-integratiegedachte ook op uitvoerend niveau is geïmplementeerd, word
bijvoorbeeld van het hoof van de productieafdeling verwacht dat hij in staat is om zijn medewerkers te stimuleren
en te motiveren.
Om die positie van humanresourcesmanagement nog wat duidelijker te illustreren, kan de vergelijking worden
gemaakt met de oude positie van de afdeling personeelszaken;
Deze afdeling was (en is) in veel bedrijven als staffunctie opgenomen in de organisatiestructuur.
Dat betekent dat personeelszaken als het ware een volgtijdelijke positie innam.
In de lijn werd bepaald welke strategische route moest worden gevolgd, en personeelszaken moest dan de juiste
mensen aantrekken of bestaande medewerkers (eventueel na training en opleiding) klaarstomen voor andere taken.
,De afdeling kwam als bedrijfsfunctie in deze oude aanpak meestal pas in beeld bij het implementeren van de
strategie, niet bij het mede vormgeven daarvan.
Dat mee vormgeven was in de regel voorbehouden aan het algemeen management, in samenwerking met
de managers van de andere functiegebieden.
Dat humanresourcesmanagement de afgelopen jaren in de integratie aanpak meer aandacht heeft gekregen is
voornamelijk een gevolg van de steeds complexer wordende externe omgeving van organisaties. Daardoor werd het
noodzakelijk de aanvankelijk strikte scheiding tussen strategieformulering en de uitwerking hiervan (implementatie)
op te heffen
Bij humanresourcesmanagement gaat het om de volgende drie gebieden, zowel op strategisch als op operationeel
niveau (zie tabel 5.2):
- Instroom (werving, selectie en aanstelling)
- Doorstroom (beloning, beoordeling, loopbaanontwikkeling en competentiemanagement)
- Uitstroom (vrijwillig en gedwongen vertrek).
Samen vormen deze drie gebieden het IDU-model.
Instroom Doorstroom Uitstroom
Werving Beloning Vrijwillig vertrek
Selectie Beoordeling Gedwongen vertrek
Aanstelling Loopbaanontwikkeling
Competentiemanagement
1.2 instroom
Uitgangspunt bij de werving en selectie is het streven de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.
Een goed opgezette werving-en-selectieprocedure en weloverwogen beslissingen bij de aanstelling zijn om diverse
redenen uiterst belangrijk. Ze vergroten de kans dat de afstemming tussen sollicitant, functie en organisatie optimaal
wordt. Een verkeerde keuze kan grote (financiële en sociale) gevolgen hebben, zowel voor de onderneming als voor
de sollicitant.
Om te beginnen zal duidelijkheid moeten bestaan over de taken waaruit de functie bestaat en wat de eisen zijn
(opleiding, kennis, ervaring, flexibiliteit en persoonlijkheid van de kandidaat) om die functie naar behoren te kunnen
vervullen: een functiebeschrijving dus. Deze beschrijft onder meer:
- Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De positie die de functie in de hiërarchie inneemt
- De benaming en de aard van de dienstverhouding
Daarnaast is de zwaarte van de functie in beeld gebracht door middel van een methode van functiewaardering.
Functiewaardering kan behalve bij werving en selectie ook gebruikt worden bij de personeelsbeoordeling en bij
loopbaanplanning.
Tevens verschaft functiewaardering en basis voor de vaststelling van de salarissen.
Soms worden eisen gesteld (bijvoorbeeld een bepaalde opleiding) die niet noodzakelijk zijn om een bepaalde functie
goed te kunnen vervullen. Er wordt dan rekening gehouden met gewenste doorgroeimogelijkheden naar zwaardere
functies of met de kans dat de functie binnen afzienbare tijd zal veranderen
5.2.1 Werving
Bij de meeste organisaties geld de verplichting om eerst intern te kijken of er een geschikte kandidaat kan worden
gevonden (interne werving). Vacatures in het personeelsblad zetten of op het prikbord hangen is een goedkope
manier van adverteren en werkt motiverend voor medewerkers die willen doorgroeien binnen de organisatie.
Er zijn echter ook gevaren aan verbonden;
Deze manier van kandidaten werven werkt cultuurbevestigend (geen vers bloed), en promotie van bestaande
collega's kan averechts uitpakken (bijvoorbeeld door jaloezie).
Bij de werving, intern dan wel extern, zal worden gebruikgemaakt van de functiebeschrijving.
Bij externe werving zal deze in de regel moeten worden aangepast om haar geschikt te maken voor opname in
bijvoorbeeld personeelsadvertenties in een krant. De advertentie dient reëel te zin en voldoende informatief.
, In ieder geval zullen in de personeelsadvertentie moeten worden opgenomen:
- Naam, adres en korte omschrijving van het bedrijf
- Korte beschrijving van de functie, de arbeidstijden, het salaris (eventueel een indicatie)
- Belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden (studiefaciliteiten, bijzonder verlof, enzovoort).
- Bij de vermelding aan wie de sollicitatie dient te worden gericht, verdient het de voorkeur en persoonlijke
adressering te gebruiken, niet het onpersoonlijke 'personeelszaken.
- Vrijwel altijd zal ook de mededeling worden opgenomen dat desgewenst nadere informatie kan worden
ingewonnen.
Uiteraard moet worden gewaakt voor een overvloed aan informatie in de personeelsadvertentie; te veel informatie
zou ten koste gaan van de effectiviteit.
Om die effectiviteit te optimaliseren, is het noodzakelijk ook aan de opmaak, de grootte en het taalgebruik zorgvuldig
aandacht te besteden. Bovendien moet men zich realiseren dat personeelsadvertenties mede invloed hebben op het
beeld dat andere belanghebbenden zich vormen van de onderneming.
De personeelsadvertentie is als communicatie-uiting een van de visitekaartjes van de onderneming. Zij levert samen
met andere uitingen (commercials, briefpapier, folders, enzovoort) een bijdrage aan de totstandkoming van het
corporate image.
Er zijn ook andere manieren om aan nieuwe medewerkers te komen;
- Inzet van bestaande personeelsleden;
Die kunnen - eventueel geprikkeld door tipgeld - gestimuleerd worden om kandidaten aan te dragen (referral
recruitment)
- Via relatienetwerken (sportvereniging en dergelijke), congressen en banenmarkten kunnen werknemers
worden geworven.
- Op gezette tijden worden op diverse plaatsen banenmarkten georganiseerd (bijvoorbeeld door universiteiten
en hogescholen) waar bedrijven zich kunnen presenteren en de gelegenheid hebben geïnteresseerde
kandidaten persoonlijk te leren kennen.
- Diensten van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
- Uitzendbureaus
- Detacheringbureaus
- Headhunters (werving-en-selectiebureaus die met name bemiddelen bij het plaatsen van kandidaten voor
hogere functies)
Bij werving kun je vrijwel niet meer om internet heen. Veel bedrijven vermelden vacatures op hun site, onder
'Vacatures' of 'Werken bij, en soms kan er dan direct online gesolliciteerd worden. Populaire vacaturesites zin
Monsterboard en Indeed.
Binnen de EU geldt een aantal grensoverschrijdende vrijheden, zoals het vrije verkeer van burgers. Dat betekent dat
organisaties binnen de EU zonder belemmering mensen uit andere lidstaten in dienst kunnen nemen. Deze vrijheid
brengt het recht mee om in die andere lidstaten wervingsactiviteiten te ontplooien.
5.2.2 Selectie
In de meeste gevallen zullen kandidaten alleen schriftelijk kunnen reageren op een personeelsadvertentie. Zijn er erg
veel reacties, dan zal op basis van de ontvangen brieven met curriculum vitae en eerste schifting plaatsvinden
Met de overgebleven kandidaten zal dan de sollicitatieprocedure worden voortgezet.
Er vindt een sollicitatiegesprek plaats, waarin in de regel eerst een nadere toe lichting word gegeven op de functie,
het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Bij de selectie zal rekening moeten worden gehouden met een
aantal wettelijke eisen (zie kader 5.5).
De selectieprocedure kan verschillen naargelang de aard van de functie. Aan een baan op de werkvloer worden nu
eenmaal andere eisen gesteld dan aan een functie op managementniveau.
Staff heeft betrekking op de personeelsfunctie = een van de vijf functiegebieden in een organisatie.
Vijf functiegebieden;
1. Inkoop
2. Productie
3. Marketing
4. Personeel
5. Financiën
Binnen het personeelsfunctie-gebied komen vragen aan de orde als: 'In hoeverre wordt gebruikgemaakt van de
bekwaamheden van de medewerkers?', 'Hoe is het gesteld met de stressbestendigheid en de flexibiliteit van de
medewerkers?' en 'Hoe wordt de motivatie van de medewerkers gestimuleerd?'
De hulpmiddelen kunnen nog zo geavanceerd zin, als er ontevredenheid heerst (het werk is te zwaar of te eentonig,
de sfeer is slecht, enzovoort), zal een onderneming moeite hebben zich op termijn staande te houden. Een
belangrijke taak van de personeelsfunctie is dan ook om in samenwerking met het management en beleid te
ontwikkelen dat de motivatie stimuleert.
Organisaties worden voortdurend beïnvloed door ontwikkelingen in hun externe omgeving. Deze externe
ontwikkelingen (macro en meso) creëren, kansen en bedreigingen voor de organisaties.
Alle bedrijfsfuncties (inkoop, productie, marketing, financiën en personeel) kunnen erdoor beïnvloed
worden.
Voorbeelden van externe ontwikkelingen waaruit de invloed blijkt op de personeelsfunctie;
Het personeelsbeleid (ook wel strategisch personeelsmanagement genoemd);
- Is extern gericht.
- Houdt zich bezig met ontwikkelingen buiten de organisatie en bekijkt in hoeverre deze op korte en/of wat
langere termijn invloed hebben op het personeelsbestand van de onderneming.
Dat betekent dat duidelijk moet worden gemaakt hoeveel en welke soort leidinggevenden en uitvoerenden op
termijn nodig zijn.
Het personeelsbeheer;
- Sluit aan op het personeelsbeleid door de daar genomen beslissingen te vertalen naar operationele doelen.
- In eerste instantie intern gericht en omvat taken als het voeren van sollicitatiegesprekken, het begeleiden en
adviseren bij de invoering van een functiewaarderingssystem, en het ondersteunen van de implementatie
van loopbaanplannen van medewerkers.
- Behoren ook het registreren van ziekteverzuim, personeelsverloop, bijzonder verlof (bijvoorbeeld voor een
huwelijk of in verband met sterfgevallen in de naaste kring) en vakantietijden.
Steeds vaker worden de begrippen 'personeelsbeheer' en personeelsbeleid vervangen door de term
humanresourcesmanagement.;
- Hrm heeft een lijnverantwoordelijkheid en levert samen met de andere bedrijfsfuncties een geïntegreerde
bijdrage aan de verwezenlijking van de organisatiedoelstellingen.
- Met name de integratie met de ondernemingsstrategie staat hier centraal
In een organisatie waar deze hrm-integratiegedachte ook op uitvoerend niveau is geïmplementeerd, word
bijvoorbeeld van het hoof van de productieafdeling verwacht dat hij in staat is om zijn medewerkers te stimuleren
en te motiveren.
Om die positie van humanresourcesmanagement nog wat duidelijker te illustreren, kan de vergelijking worden
gemaakt met de oude positie van de afdeling personeelszaken;
Deze afdeling was (en is) in veel bedrijven als staffunctie opgenomen in de organisatiestructuur.
Dat betekent dat personeelszaken als het ware een volgtijdelijke positie innam.
In de lijn werd bepaald welke strategische route moest worden gevolgd, en personeelszaken moest dan de juiste
mensen aantrekken of bestaande medewerkers (eventueel na training en opleiding) klaarstomen voor andere taken.
,De afdeling kwam als bedrijfsfunctie in deze oude aanpak meestal pas in beeld bij het implementeren van de
strategie, niet bij het mede vormgeven daarvan.
Dat mee vormgeven was in de regel voorbehouden aan het algemeen management, in samenwerking met
de managers van de andere functiegebieden.
Dat humanresourcesmanagement de afgelopen jaren in de integratie aanpak meer aandacht heeft gekregen is
voornamelijk een gevolg van de steeds complexer wordende externe omgeving van organisaties. Daardoor werd het
noodzakelijk de aanvankelijk strikte scheiding tussen strategieformulering en de uitwerking hiervan (implementatie)
op te heffen
Bij humanresourcesmanagement gaat het om de volgende drie gebieden, zowel op strategisch als op operationeel
niveau (zie tabel 5.2):
- Instroom (werving, selectie en aanstelling)
- Doorstroom (beloning, beoordeling, loopbaanontwikkeling en competentiemanagement)
- Uitstroom (vrijwillig en gedwongen vertrek).
Samen vormen deze drie gebieden het IDU-model.
Instroom Doorstroom Uitstroom
Werving Beloning Vrijwillig vertrek
Selectie Beoordeling Gedwongen vertrek
Aanstelling Loopbaanontwikkeling
Competentiemanagement
1.2 instroom
Uitgangspunt bij de werving en selectie is het streven de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.
Een goed opgezette werving-en-selectieprocedure en weloverwogen beslissingen bij de aanstelling zijn om diverse
redenen uiterst belangrijk. Ze vergroten de kans dat de afstemming tussen sollicitant, functie en organisatie optimaal
wordt. Een verkeerde keuze kan grote (financiële en sociale) gevolgen hebben, zowel voor de onderneming als voor
de sollicitant.
Om te beginnen zal duidelijkheid moeten bestaan over de taken waaruit de functie bestaat en wat de eisen zijn
(opleiding, kennis, ervaring, flexibiliteit en persoonlijkheid van de kandidaat) om die functie naar behoren te kunnen
vervullen: een functiebeschrijving dus. Deze beschrijft onder meer:
- Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De positie die de functie in de hiërarchie inneemt
- De benaming en de aard van de dienstverhouding
Daarnaast is de zwaarte van de functie in beeld gebracht door middel van een methode van functiewaardering.
Functiewaardering kan behalve bij werving en selectie ook gebruikt worden bij de personeelsbeoordeling en bij
loopbaanplanning.
Tevens verschaft functiewaardering en basis voor de vaststelling van de salarissen.
Soms worden eisen gesteld (bijvoorbeeld een bepaalde opleiding) die niet noodzakelijk zijn om een bepaalde functie
goed te kunnen vervullen. Er wordt dan rekening gehouden met gewenste doorgroeimogelijkheden naar zwaardere
functies of met de kans dat de functie binnen afzienbare tijd zal veranderen
5.2.1 Werving
Bij de meeste organisaties geld de verplichting om eerst intern te kijken of er een geschikte kandidaat kan worden
gevonden (interne werving). Vacatures in het personeelsblad zetten of op het prikbord hangen is een goedkope
manier van adverteren en werkt motiverend voor medewerkers die willen doorgroeien binnen de organisatie.
Er zijn echter ook gevaren aan verbonden;
Deze manier van kandidaten werven werkt cultuurbevestigend (geen vers bloed), en promotie van bestaande
collega's kan averechts uitpakken (bijvoorbeeld door jaloezie).
Bij de werving, intern dan wel extern, zal worden gebruikgemaakt van de functiebeschrijving.
Bij externe werving zal deze in de regel moeten worden aangepast om haar geschikt te maken voor opname in
bijvoorbeeld personeelsadvertenties in een krant. De advertentie dient reëel te zin en voldoende informatief.
, In ieder geval zullen in de personeelsadvertentie moeten worden opgenomen:
- Naam, adres en korte omschrijving van het bedrijf
- Korte beschrijving van de functie, de arbeidstijden, het salaris (eventueel een indicatie)
- Belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden (studiefaciliteiten, bijzonder verlof, enzovoort).
- Bij de vermelding aan wie de sollicitatie dient te worden gericht, verdient het de voorkeur en persoonlijke
adressering te gebruiken, niet het onpersoonlijke 'personeelszaken.
- Vrijwel altijd zal ook de mededeling worden opgenomen dat desgewenst nadere informatie kan worden
ingewonnen.
Uiteraard moet worden gewaakt voor een overvloed aan informatie in de personeelsadvertentie; te veel informatie
zou ten koste gaan van de effectiviteit.
Om die effectiviteit te optimaliseren, is het noodzakelijk ook aan de opmaak, de grootte en het taalgebruik zorgvuldig
aandacht te besteden. Bovendien moet men zich realiseren dat personeelsadvertenties mede invloed hebben op het
beeld dat andere belanghebbenden zich vormen van de onderneming.
De personeelsadvertentie is als communicatie-uiting een van de visitekaartjes van de onderneming. Zij levert samen
met andere uitingen (commercials, briefpapier, folders, enzovoort) een bijdrage aan de totstandkoming van het
corporate image.
Er zijn ook andere manieren om aan nieuwe medewerkers te komen;
- Inzet van bestaande personeelsleden;
Die kunnen - eventueel geprikkeld door tipgeld - gestimuleerd worden om kandidaten aan te dragen (referral
recruitment)
- Via relatienetwerken (sportvereniging en dergelijke), congressen en banenmarkten kunnen werknemers
worden geworven.
- Op gezette tijden worden op diverse plaatsen banenmarkten georganiseerd (bijvoorbeeld door universiteiten
en hogescholen) waar bedrijven zich kunnen presenteren en de gelegenheid hebben geïnteresseerde
kandidaten persoonlijk te leren kennen.
- Diensten van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
- Uitzendbureaus
- Detacheringbureaus
- Headhunters (werving-en-selectiebureaus die met name bemiddelen bij het plaatsen van kandidaten voor
hogere functies)
Bij werving kun je vrijwel niet meer om internet heen. Veel bedrijven vermelden vacatures op hun site, onder
'Vacatures' of 'Werken bij, en soms kan er dan direct online gesolliciteerd worden. Populaire vacaturesites zin
Monsterboard en Indeed.
Binnen de EU geldt een aantal grensoverschrijdende vrijheden, zoals het vrije verkeer van burgers. Dat betekent dat
organisaties binnen de EU zonder belemmering mensen uit andere lidstaten in dienst kunnen nemen. Deze vrijheid
brengt het recht mee om in die andere lidstaten wervingsactiviteiten te ontplooien.
5.2.2 Selectie
In de meeste gevallen zullen kandidaten alleen schriftelijk kunnen reageren op een personeelsadvertentie. Zijn er erg
veel reacties, dan zal op basis van de ontvangen brieven met curriculum vitae en eerste schifting plaatsvinden
Met de overgebleven kandidaten zal dan de sollicitatieprocedure worden voortgezet.
Er vindt een sollicitatiegesprek plaats, waarin in de regel eerst een nadere toe lichting word gegeven op de functie,
het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Bij de selectie zal rekening moeten worden gehouden met een
aantal wettelijke eisen (zie kader 5.5).
De selectieprocedure kan verschillen naargelang de aard van de functie. Aan een baan op de werkvloer worden nu
eenmaal andere eisen gesteld dan aan een functie op managementniveau.
