De organisatie als hulpmiddel, organisatiekunde. Hoofdstuk 7: Communicatie als organisatie
De organisatie als hulpmiddel
Hoofdstuk 7: Communicatie als organisatie
Communicatie
Communicatie is het mondeling, schriftelijk of elektronisch uitwisselen van informatie.
De inhoud van informatie wordt de boodschap genoemd. De zender van informatie
wil een boodschap overbrengen. Dit gebeurt door signalen, zoals geluiden, beeld en
schrift. Degene die de informatie ontvangt, dient dit te interpreteren om te bepalen
wat de betekenis is van de boodschap.
In een grote, complexe organisatie is het communicatieproces echter een probleem.
Er zijn zeer veel functionarissen die informatie moeten hebben en geven, er zijn dus
zeer veel communicatielijnen die zeer lang kunnen zijn. Daardoor kan er regelmatig
wat misgaan in de communicatie. De communicatie kan ook te eenzijdig (van
bovenaf) plaatsvinden want de leiding heeft ook informatie nodig van de werkvloer.
Om het communicatieproces in een organisatie te belichten, maken we onderscheid
tussen mondelingen en schriftelijke communicatie en gaan we kort in e-mail en
sociale media.
Mondelinge communicatie
Mondelinge communicatie vindt in verschillende vormen plaats, bijvoorbeeld
spontaan. Het is in elke organisatie bijna altijd mogelijk direct contact op te nemen
met een collega. Contact met een medewerker op een hoger niveau is vaak iets
lastiger. Dat moet vaak worden aangekondigd of aangevraagd.
Mondelinge communicatie kan ook het karakter hebben van een roddel en
geruchten: in organisaties waar de formele structuur te veel afwijkt van de informele,
ontstaan een onofficieel informatiecircuit waarin oncontroleerbare beweringen
circuleren die een eigen leven gaan leiden.
Als de normale communicatie verstopt is, vallen de beweringen niet te controleren.
Ze worden dus ook niet ontzenuwd als onzin en blijven hardnekkig de ronde doen. Er
is dan geen adequate verwerking meer van input tot output. Wat ten koste gaat van
de efficiëntie en effectiviteit.
Mondelinge communicatie kan naast spontaan ook op afspraak en als regel
plaatsvinden. Vaste overleggen die op regel plaatsvinden zijn: werkoverleg,
teamvergadering, begeleidingsgesprekken, stafvergaderingen, managementoverleg,
medezeggenschap en bestuursvergaderingen.
In een lijnorganisatie vindt communicatie via de verticale lijnen plaats. Deze lijnen
lopen parallel aan elkaar. Dat levert het risico op dat belangrijke informatie die langs
de ene lijn loopt, maar gevolgen heeft voor andere afdelingen, niet rechtstreeks naar
de medewerkers in die andere afdeling vloeit. Een oplossing voor dit probleem is dat
de chef van de ene afdeling in zijn overleg met de eigen medewerkers ook ten
minste een functionaris van een belendende afdeling betrekt.
De organisatie als hulpmiddel
Hoofdstuk 7: Communicatie als organisatie
Communicatie
Communicatie is het mondeling, schriftelijk of elektronisch uitwisselen van informatie.
De inhoud van informatie wordt de boodschap genoemd. De zender van informatie
wil een boodschap overbrengen. Dit gebeurt door signalen, zoals geluiden, beeld en
schrift. Degene die de informatie ontvangt, dient dit te interpreteren om te bepalen
wat de betekenis is van de boodschap.
In een grote, complexe organisatie is het communicatieproces echter een probleem.
Er zijn zeer veel functionarissen die informatie moeten hebben en geven, er zijn dus
zeer veel communicatielijnen die zeer lang kunnen zijn. Daardoor kan er regelmatig
wat misgaan in de communicatie. De communicatie kan ook te eenzijdig (van
bovenaf) plaatsvinden want de leiding heeft ook informatie nodig van de werkvloer.
Om het communicatieproces in een organisatie te belichten, maken we onderscheid
tussen mondelingen en schriftelijke communicatie en gaan we kort in e-mail en
sociale media.
Mondelinge communicatie
Mondelinge communicatie vindt in verschillende vormen plaats, bijvoorbeeld
spontaan. Het is in elke organisatie bijna altijd mogelijk direct contact op te nemen
met een collega. Contact met een medewerker op een hoger niveau is vaak iets
lastiger. Dat moet vaak worden aangekondigd of aangevraagd.
Mondelinge communicatie kan ook het karakter hebben van een roddel en
geruchten: in organisaties waar de formele structuur te veel afwijkt van de informele,
ontstaan een onofficieel informatiecircuit waarin oncontroleerbare beweringen
circuleren die een eigen leven gaan leiden.
Als de normale communicatie verstopt is, vallen de beweringen niet te controleren.
Ze worden dus ook niet ontzenuwd als onzin en blijven hardnekkig de ronde doen. Er
is dan geen adequate verwerking meer van input tot output. Wat ten koste gaat van
de efficiëntie en effectiviteit.
Mondelinge communicatie kan naast spontaan ook op afspraak en als regel
plaatsvinden. Vaste overleggen die op regel plaatsvinden zijn: werkoverleg,
teamvergadering, begeleidingsgesprekken, stafvergaderingen, managementoverleg,
medezeggenschap en bestuursvergaderingen.
In een lijnorganisatie vindt communicatie via de verticale lijnen plaats. Deze lijnen
lopen parallel aan elkaar. Dat levert het risico op dat belangrijke informatie die langs
de ene lijn loopt, maar gevolgen heeft voor andere afdelingen, niet rechtstreeks naar
de medewerkers in die andere afdeling vloeit. Een oplossing voor dit probleem is dat
de chef van de ene afdeling in zijn overleg met de eigen medewerkers ook ten
minste een functionaris van een belendende afdeling betrekt.
