`
Adviesrapp
ort
Geachte Generaal,
Dit rapport is geschreven in opdracht van het hoofd IM, Majoor Krupers naar aanleiding van het NATO
Information Management Authority (NIMA) overleg op het NATO-hoofdkwartier in Brussel, België
afgelopen 14 – 15 september 2022. Hierin is er besloten dat NATO door wil groeien naar een hogere
IM-volwassenheid waarbij de huidige norm die verplichtend is gesteld niveau 2 is en NATO in toekomst
streeft naar een volwassenheidsniveau 4 als norm binnen het Information Management Capability
Maturity Model (IM CMM). Dit betekent dat alle civiele en militaire organen van NATO, het IM CMM
moeten gaan uitvoeren, waarbij de technische analyse wordt gedaan door het NATO HQ.
Vanuit het rapport is gebleken dat het huidige niveau van IM-volwassenheid binnen het HQ niveau 1 is.
Dit betekent dat het HQ niet voldoen aan de norm die gesteld is door NATO. Door middel van een
onderzoek is er onderzocht waarom het HQ niet voldoet aan de norm.
De kern van het vraagstuk is wat er nodig is om te komen tot de gewenste situatie binnen 12 maanden
waarin het HQ voldoet aan de verplichting die gesteld is door NATO, namelijk niveau 2 binnen het IM
CMM, het personeel van HQ adequaat kunnen omgaan met informatie en dat het personeel in staat is
om op een juiste manier om te kunnen gaan met de IM-tools.
De centrale onderzoeksvraag luidt daarom als volgt:
“Welke maatregelen zijn er nodig binnen de drie focusgebieden: Mensen, Processen en
Technologie, zodat het HQ per 1 augustus 2024 voldoet aan de verplicht gestelde norm niveau 2
binnen het IM CMM?”
Om de benodigde IM-capaciteit te ontwikkelen wordt er gebruik gemaakt van de volgende factoren:
Doctrine, Organisatie, Training, Materieel, Leiderschap, Personeel, Faciliteiten en Interoperabiliteit,
afgekort tot DOTMLPFI. Interoperabiliteit wordt in dit onderzoek niet meegenomen. Dit vormt een
belangrijke basis voor het (in)richten van de 1GNC IM-capaciteit.
Met behulp van het Ishikawa-diagram wordt inzicht gegeven waarom het HQ niet voldoet aan de
verplicht gestelde norm niveau 2 binnen het IM CMM, zie bijlage I. Uit de analyse van de aangedragen
oplossingsalternatieven is onderstaand oplossingsalternatief gekozen. De volledige uitwerking van de
verbetermaatregelen van de DOTMLPFI-factoren worden in bijlage II beschreven en vormt een
integraal onderdeel van die advies
Uitbesteden van “Groene” IM-taken
Vanuit het interview met de informatiemanager van 1GNC kwam ter sprake dat werkzaamheden
omtrent de operationele bedrijfsvoering (Groene IM) 80 procent van zijn tijd de tijd inneemt. Hierin gaf
de respondent aan vanwege personeelsgebrek binnen de sectie IM, dat er weinig tot geen aandacht
wordt besteed aan de vredebedrijfsvoering IM (Witte IM). Dit heeft als gevolg dat er op dit moment geen
overkoepelende IM-doctrine is, dat inzicht geeft in de onderlinge samenhang en invulling geeft aan
how-to-act met betrekking tot IM. Zie bijlage II.
IM-rollen zoals die staan vermeld in de HDBV-011 Informatiemanagement worden niet toegewezen of
niet op de juiste wijze ingevuld door het personeel, hierdoor ontstaat verwarring omtrent taken en
verantwoordelijkheden.
Pagina 1 van 10
, Uit de analyse van de enquête is gebleken dat een grote meerderheid van de respondenten vinden dat
ze onvoldoende getraind zijn om hun functie te kunnen vervullen met betrekking tot IM, waardoor de
IM-awareness binnen het HQ laag is.
Organisatiedoelstelling
Per 1 augustus 2023 wordt er gestart met de aanbevelingen uit het adviesrapport met als
organisatiedoelstelling dat per 1 augustus 2024 het HQ voldoet aan de aan de verplichtende norm
niveau 2 binnen het IM CMM en waarbij alle medewerkers van het HQ voldoende getraind zijn met
betrekking tot de IM-tools. Dit om IM daarmee een van de succesvolle factoren te laten zijn in het
voorbereiden op en uitvoeren van missies en oefeningen.
1. Aandachtspunten implementatie
Voor de beschrijving van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vormt de RASCI-methode
(Responsible, Accountable, Support, Consulted and Informed) een algemeen geaccepteerd
uitgangspunt. Op deze manier wordt helder weergegeven in een proces welke personen betrokken zijn
bij de verschillende activiteiten. De activiteiten worden weggezet als “projecten” die gekoppeld zijn aan
de DOTMLPFI-factoren. Zie bijlage II.
RASCI-ROLLEN
DOTMLPFI CIO/SIO IMgr IMgr IMO COS IMA G6 Projects/ HQ
(DOS) (Maj) (Kap) (SGM) 1GN (CISPOC) MSDET personeel
C
Doctrine A R S S C I I
Organisatie A/R S S S C I I
Training A C R S I C I
Materieel A S I I R I
Leiderschap A/R S S S C I I
Personeel A C R S I I
Faciliteiten A S I I R I
Tabel 1: RASCI-matrix
2. Tijd & Geld
Voor het in kaart brengen van de kosten en tijdsplanning van dit project is een GANNT-diagram
toegepast. Zie bijlage III. Om uitvoering te geven aan de voorgestelde verbetermaatregelen zal er
budget nodig zijn. Echter zal er wel sprake zijn van een tijdsinvestering vanuit de DOS en de IM-sectie
om invulling te kunnen gaan geven aan de verbetermaatregelen. De tijdinvestering zal worden
gefinancierd door de reguliere arbeidsovereenkomsten waarbij deze tijd wordt beschouwd als een
investering in de toekomst.
3. Draagvlak & Communicatie
IM kan als functionaliteit alleen effectief zijn als het senior leiderschap door woord en gedrag het belang
van IM onmiskenbaar onderschrijft en breed in de organisatie uitdraagt en afdwingt. Daarom is het van
doorslaggevend belang dat de IM-gerelateerde rollen en taken formeel worden belegd en hen ook de
bevoegdheden (het mandaat en steun) te geven om hun rollen en taken adequaat gestalte te geven.
Om draagvlak te creëren is het allereest belangrijk om na te gaan wat de betrokkenen motiveert.
Wanneer er bij de start van dit project hieraan voorbij gegaan wordt zal het project wellicht niet slagen.
Daarbij is het voor de verandermanager (DOS) belangrijk om effectief en efficiënt te communiceren.
Draagvlak raakt de kern van dit project waarbij het om engagement gaat. Mocht de verandermanager
onverhoopt tegen weerstand aanlopen, dan kan met het acht stappenplan van Kotter (1997) een
Pagina 2 van 10
Adviesrapp
ort
Geachte Generaal,
Dit rapport is geschreven in opdracht van het hoofd IM, Majoor Krupers naar aanleiding van het NATO
Information Management Authority (NIMA) overleg op het NATO-hoofdkwartier in Brussel, België
afgelopen 14 – 15 september 2022. Hierin is er besloten dat NATO door wil groeien naar een hogere
IM-volwassenheid waarbij de huidige norm die verplichtend is gesteld niveau 2 is en NATO in toekomst
streeft naar een volwassenheidsniveau 4 als norm binnen het Information Management Capability
Maturity Model (IM CMM). Dit betekent dat alle civiele en militaire organen van NATO, het IM CMM
moeten gaan uitvoeren, waarbij de technische analyse wordt gedaan door het NATO HQ.
Vanuit het rapport is gebleken dat het huidige niveau van IM-volwassenheid binnen het HQ niveau 1 is.
Dit betekent dat het HQ niet voldoen aan de norm die gesteld is door NATO. Door middel van een
onderzoek is er onderzocht waarom het HQ niet voldoet aan de norm.
De kern van het vraagstuk is wat er nodig is om te komen tot de gewenste situatie binnen 12 maanden
waarin het HQ voldoet aan de verplichting die gesteld is door NATO, namelijk niveau 2 binnen het IM
CMM, het personeel van HQ adequaat kunnen omgaan met informatie en dat het personeel in staat is
om op een juiste manier om te kunnen gaan met de IM-tools.
De centrale onderzoeksvraag luidt daarom als volgt:
“Welke maatregelen zijn er nodig binnen de drie focusgebieden: Mensen, Processen en
Technologie, zodat het HQ per 1 augustus 2024 voldoet aan de verplicht gestelde norm niveau 2
binnen het IM CMM?”
Om de benodigde IM-capaciteit te ontwikkelen wordt er gebruik gemaakt van de volgende factoren:
Doctrine, Organisatie, Training, Materieel, Leiderschap, Personeel, Faciliteiten en Interoperabiliteit,
afgekort tot DOTMLPFI. Interoperabiliteit wordt in dit onderzoek niet meegenomen. Dit vormt een
belangrijke basis voor het (in)richten van de 1GNC IM-capaciteit.
Met behulp van het Ishikawa-diagram wordt inzicht gegeven waarom het HQ niet voldoet aan de
verplicht gestelde norm niveau 2 binnen het IM CMM, zie bijlage I. Uit de analyse van de aangedragen
oplossingsalternatieven is onderstaand oplossingsalternatief gekozen. De volledige uitwerking van de
verbetermaatregelen van de DOTMLPFI-factoren worden in bijlage II beschreven en vormt een
integraal onderdeel van die advies
Uitbesteden van “Groene” IM-taken
Vanuit het interview met de informatiemanager van 1GNC kwam ter sprake dat werkzaamheden
omtrent de operationele bedrijfsvoering (Groene IM) 80 procent van zijn tijd de tijd inneemt. Hierin gaf
de respondent aan vanwege personeelsgebrek binnen de sectie IM, dat er weinig tot geen aandacht
wordt besteed aan de vredebedrijfsvoering IM (Witte IM). Dit heeft als gevolg dat er op dit moment geen
overkoepelende IM-doctrine is, dat inzicht geeft in de onderlinge samenhang en invulling geeft aan
how-to-act met betrekking tot IM. Zie bijlage II.
IM-rollen zoals die staan vermeld in de HDBV-011 Informatiemanagement worden niet toegewezen of
niet op de juiste wijze ingevuld door het personeel, hierdoor ontstaat verwarring omtrent taken en
verantwoordelijkheden.
Pagina 1 van 10
, Uit de analyse van de enquête is gebleken dat een grote meerderheid van de respondenten vinden dat
ze onvoldoende getraind zijn om hun functie te kunnen vervullen met betrekking tot IM, waardoor de
IM-awareness binnen het HQ laag is.
Organisatiedoelstelling
Per 1 augustus 2023 wordt er gestart met de aanbevelingen uit het adviesrapport met als
organisatiedoelstelling dat per 1 augustus 2024 het HQ voldoet aan de aan de verplichtende norm
niveau 2 binnen het IM CMM en waarbij alle medewerkers van het HQ voldoende getraind zijn met
betrekking tot de IM-tools. Dit om IM daarmee een van de succesvolle factoren te laten zijn in het
voorbereiden op en uitvoeren van missies en oefeningen.
1. Aandachtspunten implementatie
Voor de beschrijving van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vormt de RASCI-methode
(Responsible, Accountable, Support, Consulted and Informed) een algemeen geaccepteerd
uitgangspunt. Op deze manier wordt helder weergegeven in een proces welke personen betrokken zijn
bij de verschillende activiteiten. De activiteiten worden weggezet als “projecten” die gekoppeld zijn aan
de DOTMLPFI-factoren. Zie bijlage II.
RASCI-ROLLEN
DOTMLPFI CIO/SIO IMgr IMgr IMO COS IMA G6 Projects/ HQ
(DOS) (Maj) (Kap) (SGM) 1GN (CISPOC) MSDET personeel
C
Doctrine A R S S C I I
Organisatie A/R S S S C I I
Training A C R S I C I
Materieel A S I I R I
Leiderschap A/R S S S C I I
Personeel A C R S I I
Faciliteiten A S I I R I
Tabel 1: RASCI-matrix
2. Tijd & Geld
Voor het in kaart brengen van de kosten en tijdsplanning van dit project is een GANNT-diagram
toegepast. Zie bijlage III. Om uitvoering te geven aan de voorgestelde verbetermaatregelen zal er
budget nodig zijn. Echter zal er wel sprake zijn van een tijdsinvestering vanuit de DOS en de IM-sectie
om invulling te kunnen gaan geven aan de verbetermaatregelen. De tijdinvestering zal worden
gefinancierd door de reguliere arbeidsovereenkomsten waarbij deze tijd wordt beschouwd als een
investering in de toekomst.
3. Draagvlak & Communicatie
IM kan als functionaliteit alleen effectief zijn als het senior leiderschap door woord en gedrag het belang
van IM onmiskenbaar onderschrijft en breed in de organisatie uitdraagt en afdwingt. Daarom is het van
doorslaggevend belang dat de IM-gerelateerde rollen en taken formeel worden belegd en hen ook de
bevoegdheden (het mandaat en steun) te geven om hun rollen en taken adequaat gestalte te geven.
Om draagvlak te creëren is het allereest belangrijk om na te gaan wat de betrokkenen motiveert.
Wanneer er bij de start van dit project hieraan voorbij gegaan wordt zal het project wellicht niet slagen.
Daarbij is het voor de verandermanager (DOS) belangrijk om effectief en efficiënt te communiceren.
Draagvlak raakt de kern van dit project waarbij het om engagement gaat. Mocht de verandermanager
onverhoopt tegen weerstand aanlopen, dan kan met het acht stappenplan van Kotter (1997) een
Pagina 2 van 10
