STRATEGISCHE EVENTORGANISATIE
Samenvatting
Academiejaar 2022 – 2023
Arteveldehogeschool
Lauren Peeters
Gebaseerd op PowerPoints van Asger De Loof & Laurens Vervynck
, Module 1 – Finance
- Budget opstellen = continu proces
- Juridisch sluitend
- Schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
- Excel of numbers = KEY
- Break even point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
- Better safe than sorry
- Laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
- ≠ begroting!
- = bedrijfsvoering van de komende jaren
- Toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
1. Wat?
- Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
- Belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget
- = kostenbewaking
- Een duidelijk overzicht dat tot in detail gaat
- Geen verrassingen/no assumptions
- Marge dat je aanrekent aan de klant ligt tussen 10% en 30%
- Communiceer altijd exclusief BTW
- Wel opletten bij particuliere klanten
2. Budget als …
1. Verkoopargument
- Geeft duiding aan je offerte
- Is iets haalbaar? Reality check bij klant
- Basis van contract
- Offerte met algemene voorwaarden laten tekenen door klant
- Transparantie en vertrouwen naar de klant toe
1
, 2. Communicatietool
- Cijfers zijn een universele taal
- Budget is dynamisch
- Tekort is tekort
3. Verplichte stap
- Contractueel verplicht
- Verplichting naar financiële instelling en/of sponsor
- Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
- Fiscale verplichtingen naar de overheid
4. Break-even calculatie
- Financiële haalbaarheid
- Duidelijkheid in budgettaire ruimte
- Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
- Weet hoeveel tickets je moet verkopen
5. Leidraad
- Zorgt voor overzicht
- Afpunten
- Een holy bible bij pre-eventfase
3. Kosten
Examenvraag 1. Functionele kostenindeling
- Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
- Voordeel: goede kijk op evenwicht tussen groepen
- Nadeel: onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
- Een goede spreadsheet is dus key!
- CEO maakt hier ook vaak een keuze
op, bijvoorbeeld dit budget wil ik
niet uitgeven aan eten
2
, 2. Vaste en variabele kosten
- Vaste kost = onafhankelijk van het aantal personen
- Acts, sprekers, huur locatie …
- Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
- Vaste kost kan variabel worden
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen
- Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
- …
- Variabele kost = evolueert mee met het aantal personen
- Catering, personeel …
- Realiteit = combinatie van verschillende kostenindelingen
3. Onvoorziene kosten
- Doorgaans 10%, soms 15%
- Afhankelijk van welk soort evenement
- Let op waar je ze onderbrengt
4. Kostenreductie
- Volume deals
- Maak afspraken met je leverancier als je meerdere event organiseert
- Evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit rigoureus in
- Geef mensen een budget en maak ze hier aansprakelijk voor
- Targets, budget, commissie …
- Vraag verschillende offertes op
- Let wel dat je niet altijd voor de goedkoopste gaat
- Kwaliteit = key
- Vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan na het event
- Let op voor verbogen en variabele kosten binnen een offerte
- Werkuren, transport ..
3
Samenvatting
Academiejaar 2022 – 2023
Arteveldehogeschool
Lauren Peeters
Gebaseerd op PowerPoints van Asger De Loof & Laurens Vervynck
, Module 1 – Finance
- Budget opstellen = continu proces
- Juridisch sluitend
- Schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
- Excel of numbers = KEY
- Break even point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
- Better safe than sorry
- Laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
- ≠ begroting!
- = bedrijfsvoering van de komende jaren
- Toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
1. Wat?
- Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
- Belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget
- = kostenbewaking
- Een duidelijk overzicht dat tot in detail gaat
- Geen verrassingen/no assumptions
- Marge dat je aanrekent aan de klant ligt tussen 10% en 30%
- Communiceer altijd exclusief BTW
- Wel opletten bij particuliere klanten
2. Budget als …
1. Verkoopargument
- Geeft duiding aan je offerte
- Is iets haalbaar? Reality check bij klant
- Basis van contract
- Offerte met algemene voorwaarden laten tekenen door klant
- Transparantie en vertrouwen naar de klant toe
1
, 2. Communicatietool
- Cijfers zijn een universele taal
- Budget is dynamisch
- Tekort is tekort
3. Verplichte stap
- Contractueel verplicht
- Verplichting naar financiële instelling en/of sponsor
- Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
- Fiscale verplichtingen naar de overheid
4. Break-even calculatie
- Financiële haalbaarheid
- Duidelijkheid in budgettaire ruimte
- Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
- Weet hoeveel tickets je moet verkopen
5. Leidraad
- Zorgt voor overzicht
- Afpunten
- Een holy bible bij pre-eventfase
3. Kosten
Examenvraag 1. Functionele kostenindeling
- Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
- Voordeel: goede kijk op evenwicht tussen groepen
- Nadeel: onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
- Een goede spreadsheet is dus key!
- CEO maakt hier ook vaak een keuze
op, bijvoorbeeld dit budget wil ik
niet uitgeven aan eten
2
, 2. Vaste en variabele kosten
- Vaste kost = onafhankelijk van het aantal personen
- Acts, sprekers, huur locatie …
- Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
- Vaste kost kan variabel worden
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen
- Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
- …
- Variabele kost = evolueert mee met het aantal personen
- Catering, personeel …
- Realiteit = combinatie van verschillende kostenindelingen
3. Onvoorziene kosten
- Doorgaans 10%, soms 15%
- Afhankelijk van welk soort evenement
- Let op waar je ze onderbrengt
4. Kostenreductie
- Volume deals
- Maak afspraken met je leverancier als je meerdere event organiseert
- Evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit rigoureus in
- Geef mensen een budget en maak ze hier aansprakelijk voor
- Targets, budget, commissie …
- Vraag verschillende offertes op
- Let wel dat je niet altijd voor de goedkoopste gaat
- Kwaliteit = key
- Vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan na het event
- Let op voor verbogen en variabele kosten binnen een offerte
- Werkuren, transport ..
3
