BESTUURLIJKE
INFORMATIEVERZORGING
HOOFDSTUK 1-8
Eddy Vaassen, Roger Meuwissen, Bram Beek
OCTOBER 29, 2015
6E DRUK
Kim Drenth
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: Organisatie en informatie .................................................................................................. 3
1.1 Bestuurlijke informatie .................................................................................................................. 3
1.2 Informatie- en communicatietechnologie..................................................................................... 3
1.3 Informatiesystemen en strategie .................................................................................................. 3
1.4 Informatieverzorging en strategie................................................................................................. 3
1.5 Besturen van organisaties ............................................................................................................. 4
1.6 Het besturingsparadigma .............................................................................................................. 4
1.7 Managementcyclus ....................................................................................................................... 4
1.8 Rol van de accountant, de controller en de informatiemanager .................................................. 4
Hoofdstuk 2: Interne beheersing en informatie...................................................................................... 5
2.1 Beheersingsbegrippen ................................................................................................................... 5
2.2 Kwaliteit en kwaliteitscriteria ........................................................................................................ 5
2.3 Belang van interne beheersing ...................................................................................................... 6
2.4 Ontwikkeling van het internal control-begrip ............................................................................... 6
2.5 De COSO-rapporten ....................................................................................................................... 6
2.6 Werkingsgebied van interne beheersing....................................................................................... 6
2.7 Pijlers van bestuurlijke informatieverzorging ............................................................................... 7
2.8 Instrumentarium van interne beheersing en administratieve organisatie ................................... 8
Hoofdstuk 3: Management control en informatie .................................................................................. 9
3.1 Een management control raamwerk............................................................................................. 9
3.2 Marktbeheersing ........................................................................................................................... 9
3.3 Cultuurbeheersing ......................................................................................................................... 9
3.4 Beheersing van de inputs .............................................................................................................. 9
3.5 Procesbeheersing ........................................................................................................................ 10
3.6 Beheersing van outputs ............................................................................................................... 10
3.7 Relatie tussen interne beheersing en management control ....................................................... 10
Hoofdstuk 4: Informatiesystemen......................................................................................................... 11
4.1 Het begrip informatiesysteem..................................................................................................... 11
4.2 Onderdelen van een informatiesysteem ..................................................................................... 11
4.3 Indelingen van informatiesystemen ............................................................................................ 11
4.4 Managementinformatiesystemen............................................................................................... 11
1
,Hoofdstuk 5: IT-control ......................................................................................................................... 12
5.1 Risico’s en IT ................................................................................................................................ 12
5.2 IT-governance .............................................................................................................................. 12
5.3 IT-risicomanagement................................................................................................................... 12
5.4 IT-beheersingsmaatregelen en informatiebeveiliging ................................................................ 12
5.5 Risicobeheersing in een geïntegreerde informatieomgeving ..................................................... 12
Hoofdstuk 6: Schematechnieken, formulierontwerp en het handboek AO/IC ..................................... 13
6.1 Doelstellingen van schema’s ....................................................................................................... 13
6.2 Schemavormen ............................................................................................................................ 13
6.3 Schematechnieken uit de organisatie- en informatiekunde ....................................................... 13
6.4 Software ter ondersteuning van schematechnieken .................................................................. 13
6.5 Ontwerp van formulieren ............................................................................................................ 13
6.6 Het handboek AO/IC.................................................................................................................... 14
Hoofdstuk 7: Het inkoopproces............................................................................................................. 15
7.1 Risico’s, attentiepunten en beheersingsmaatregelen ten aanzien van het inkoopproces ......... 15
7.2 Geven van inkoopopdrachten ..................................................................................................... 15
7.3 Uitvoering van inkoopopdrachten .............................................................................................. 17
7.4 Ontvangst van de goederen ........................................................................................................ 17
7.5 Controle van de inkoopfacturen ................................................................................................. 17
7.6 Crediteurenadministratie ............................................................................................................ 18
7.7 Betaling van de inkoopfacturen .................................................................................................. 18
Hoofdstuk 8: Het voorraadproces ......................................................................................................... 19
8.1 Risico’s, attentiepunten en beheersingsmaatregelen ten aanzien van het voorraadproces ..... 19
8.2 Ontvangst van de goederen ........................................................................................................ 20
8.3 Registratie van de goederen ....................................................................................................... 20
8.4 Opslag van de goederen .............................................................................................................. 21
8.5 Afgifte van de goederen .............................................................................................................. 21
8.6 Inventarisatie van de goederen................................................................................................... 22
2
, Hoofdstuk 1: Organisatie en informatie
Bestuurlijke informatieverzorging is het op efficiënte wijze verstrekken van betrouwbare en
relevante informatie aan interne of externe belanghebbenden.
1.1 Bestuurlijke informatie
Bestuurlijke informatieverzorging (in het kort BIV) omvat de volgende taken:
- De organisatie van het administratieve apparaat
- De organisatie van de gegevensverwerking
- De analyse van de gegevensbehoefte
- De bronnen van de gegevens
- De distributie van de informatie
- De regels waaraan het informatiesysteem moet voldoen
- De controles die moeten worden uitgevoerd om informatie te laten voldoen aan de eisen
relevantie en betrouwbaarheid
Om de juiste en betrouwbare informatie te krijgen en goede beslissingen te kunnen nemen, moet de
organisatie ingericht worden en op een juiste manier functioneren. Dit is de administratie organisatie
(AO). De AO en IC (de beheersing van de processen en de informatie) moeten er samen voor zorgen
dat door de informatie die opgeleverd wordt de bedrijfsvoering efficiënt en effectief verloopt. Ze zijn
dus gezamenlijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie.
1.2 Informatie- en communicatietechnologie
Informatie- en communicatietechnologie (ICT) wordt ook wel informatiemanagement genoemd. Dit
speelt een belangrijke rol binnen de AO en BIV.
1.3 Informatiesystemen en strategie
Als bevoegdheden van lagere niveaus worden overgenomen door hogere niveaus is er sprake van
centralisatie, het tegenovergestelde noemen we decentralisatie. Een gedecentraliseerde organisatie
leidt tot een vergrote afstand tussen het topmanagement en het lagere management.
Er zijn vier factoren die uiteindelijk de keuze voor (de)centralisatie bepalen: gebruikerseisen,
maatschappelijke ontwikkelingen, afwegingen tussen kosten en baten, motivatie en betrokkenheid
van personeel.
1.4 Informatieverzorging en strategie
Organisaties moeten aandacht besteden aan diverse factoren die bepalen of er al dan niet
concurrentievoordeel kan worden behaald, dit noemt men Kritische Succes Factoren (KSF). De relatie
tussen KSF’s en managementrapportages wordt uiteengezet aan de hand van deze stappen:
- Vastelling van de KSF’s
- Vaststelling van de bedrijfsprocessen
- Vastlegging in een matrix van de KSF’s
- Definiëring van managementrapportages
3
INFORMATIEVERZORGING
HOOFDSTUK 1-8
Eddy Vaassen, Roger Meuwissen, Bram Beek
OCTOBER 29, 2015
6E DRUK
Kim Drenth
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: Organisatie en informatie .................................................................................................. 3
1.1 Bestuurlijke informatie .................................................................................................................. 3
1.2 Informatie- en communicatietechnologie..................................................................................... 3
1.3 Informatiesystemen en strategie .................................................................................................. 3
1.4 Informatieverzorging en strategie................................................................................................. 3
1.5 Besturen van organisaties ............................................................................................................. 4
1.6 Het besturingsparadigma .............................................................................................................. 4
1.7 Managementcyclus ....................................................................................................................... 4
1.8 Rol van de accountant, de controller en de informatiemanager .................................................. 4
Hoofdstuk 2: Interne beheersing en informatie...................................................................................... 5
2.1 Beheersingsbegrippen ................................................................................................................... 5
2.2 Kwaliteit en kwaliteitscriteria ........................................................................................................ 5
2.3 Belang van interne beheersing ...................................................................................................... 6
2.4 Ontwikkeling van het internal control-begrip ............................................................................... 6
2.5 De COSO-rapporten ....................................................................................................................... 6
2.6 Werkingsgebied van interne beheersing....................................................................................... 6
2.7 Pijlers van bestuurlijke informatieverzorging ............................................................................... 7
2.8 Instrumentarium van interne beheersing en administratieve organisatie ................................... 8
Hoofdstuk 3: Management control en informatie .................................................................................. 9
3.1 Een management control raamwerk............................................................................................. 9
3.2 Marktbeheersing ........................................................................................................................... 9
3.3 Cultuurbeheersing ......................................................................................................................... 9
3.4 Beheersing van de inputs .............................................................................................................. 9
3.5 Procesbeheersing ........................................................................................................................ 10
3.6 Beheersing van outputs ............................................................................................................... 10
3.7 Relatie tussen interne beheersing en management control ....................................................... 10
Hoofdstuk 4: Informatiesystemen......................................................................................................... 11
4.1 Het begrip informatiesysteem..................................................................................................... 11
4.2 Onderdelen van een informatiesysteem ..................................................................................... 11
4.3 Indelingen van informatiesystemen ............................................................................................ 11
4.4 Managementinformatiesystemen............................................................................................... 11
1
,Hoofdstuk 5: IT-control ......................................................................................................................... 12
5.1 Risico’s en IT ................................................................................................................................ 12
5.2 IT-governance .............................................................................................................................. 12
5.3 IT-risicomanagement................................................................................................................... 12
5.4 IT-beheersingsmaatregelen en informatiebeveiliging ................................................................ 12
5.5 Risicobeheersing in een geïntegreerde informatieomgeving ..................................................... 12
Hoofdstuk 6: Schematechnieken, formulierontwerp en het handboek AO/IC ..................................... 13
6.1 Doelstellingen van schema’s ....................................................................................................... 13
6.2 Schemavormen ............................................................................................................................ 13
6.3 Schematechnieken uit de organisatie- en informatiekunde ....................................................... 13
6.4 Software ter ondersteuning van schematechnieken .................................................................. 13
6.5 Ontwerp van formulieren ............................................................................................................ 13
6.6 Het handboek AO/IC.................................................................................................................... 14
Hoofdstuk 7: Het inkoopproces............................................................................................................. 15
7.1 Risico’s, attentiepunten en beheersingsmaatregelen ten aanzien van het inkoopproces ......... 15
7.2 Geven van inkoopopdrachten ..................................................................................................... 15
7.3 Uitvoering van inkoopopdrachten .............................................................................................. 17
7.4 Ontvangst van de goederen ........................................................................................................ 17
7.5 Controle van de inkoopfacturen ................................................................................................. 17
7.6 Crediteurenadministratie ............................................................................................................ 18
7.7 Betaling van de inkoopfacturen .................................................................................................. 18
Hoofdstuk 8: Het voorraadproces ......................................................................................................... 19
8.1 Risico’s, attentiepunten en beheersingsmaatregelen ten aanzien van het voorraadproces ..... 19
8.2 Ontvangst van de goederen ........................................................................................................ 20
8.3 Registratie van de goederen ....................................................................................................... 20
8.4 Opslag van de goederen .............................................................................................................. 21
8.5 Afgifte van de goederen .............................................................................................................. 21
8.6 Inventarisatie van de goederen................................................................................................... 22
2
, Hoofdstuk 1: Organisatie en informatie
Bestuurlijke informatieverzorging is het op efficiënte wijze verstrekken van betrouwbare en
relevante informatie aan interne of externe belanghebbenden.
1.1 Bestuurlijke informatie
Bestuurlijke informatieverzorging (in het kort BIV) omvat de volgende taken:
- De organisatie van het administratieve apparaat
- De organisatie van de gegevensverwerking
- De analyse van de gegevensbehoefte
- De bronnen van de gegevens
- De distributie van de informatie
- De regels waaraan het informatiesysteem moet voldoen
- De controles die moeten worden uitgevoerd om informatie te laten voldoen aan de eisen
relevantie en betrouwbaarheid
Om de juiste en betrouwbare informatie te krijgen en goede beslissingen te kunnen nemen, moet de
organisatie ingericht worden en op een juiste manier functioneren. Dit is de administratie organisatie
(AO). De AO en IC (de beheersing van de processen en de informatie) moeten er samen voor zorgen
dat door de informatie die opgeleverd wordt de bedrijfsvoering efficiënt en effectief verloopt. Ze zijn
dus gezamenlijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie.
1.2 Informatie- en communicatietechnologie
Informatie- en communicatietechnologie (ICT) wordt ook wel informatiemanagement genoemd. Dit
speelt een belangrijke rol binnen de AO en BIV.
1.3 Informatiesystemen en strategie
Als bevoegdheden van lagere niveaus worden overgenomen door hogere niveaus is er sprake van
centralisatie, het tegenovergestelde noemen we decentralisatie. Een gedecentraliseerde organisatie
leidt tot een vergrote afstand tussen het topmanagement en het lagere management.
Er zijn vier factoren die uiteindelijk de keuze voor (de)centralisatie bepalen: gebruikerseisen,
maatschappelijke ontwikkelingen, afwegingen tussen kosten en baten, motivatie en betrokkenheid
van personeel.
1.4 Informatieverzorging en strategie
Organisaties moeten aandacht besteden aan diverse factoren die bepalen of er al dan niet
concurrentievoordeel kan worden behaald, dit noemt men Kritische Succes Factoren (KSF). De relatie
tussen KSF’s en managementrapportages wordt uiteengezet aan de hand van deze stappen:
- Vastelling van de KSF’s
- Vaststelling van de bedrijfsprocessen
- Vastlegging in een matrix van de KSF’s
- Definiëring van managementrapportages
3
