Blok 3 AVV: Werken met Excel
Week 1
Kolommen: Rijen:
Grootte van de cellen aanpassen wanneer de tekst te veel is
Dubbelklik tussen de koppen van de kolommen. Bijvoorbeeld tussen B en C. Dan past Excel de cel aan
naar de grootte van de tekst.
wordt dan
Wanneer je een lange tekst hebt als kop kun je de cel aanpassen en de tekst verdelen over regels
zodat de cel niet al te lang wordt in verhouding met de data. Dit doe je met de functie “Wrap Text”
met symbool:
kun je dan veranderen in
Elke formule die je in Excel zet begint altijd met een ‘ = ’
Twee cellen bij elkaar optellen / aftrekken / vermenigvuldigen / delen
Wanneer je data uit twee verschillende cellen wilt optellen of aftrekken kun je dit doen met een
formule. Dit doe je door in eerste instantie een ‘=’ in te vullen in de formulebalk en vervolgens op de
cel te klikken waarmee je wilt gaan rekenen, in dit geval B3 (je kunt ook de celnaam handmatig
invullen). Het eerste gedeelte van de som krijgt dan een blauwe kleur.
,Vervolgens tik je een ‘+’ in, want je wilt deze twee getallen met elkaar optellen. En dan tik je op de
cel die opgeteld moet worden, in dit geval C3. Deze wordt dan rood.
Vergeet dan niet om nog op enter te klikken!
Als je de rest van de kolom op dezelfde manier wilt bereken kun je rechtsonder klikken op het kleine
groene vierkantje en de selectie naar het einde van je data slepen. Dan berekent Excel met dezelfde
formule de gegevens voor je uit. Dit scheelt enorm veel tijd. Dubbelklikken op het groene vierkantje
is ook een optie.
dit wordt
dan
Dit geldt hetzelfde wanneer je wilt gaan aftrekken, maar dan vul je , in dit geval, =B3-C3 in.
Ook delen en vermenigvuldigen gaat op dezelfde manier alleen dan met de tekens ‘ / ‘ en ‘ * ‘ (NIET
DE LETTER X!)
Meerdere cellen bij elkaar optellen
Wanneer je heel veel cellen bij elkaar wilt optellen is het een beetje omslachtig om dit allemaal
handmatig in te gaan vullen. Hier is dan ook een makkelijkere en snellere optie voor. Gebruik dan de
formule =SUM en klik dan het bereik van de cellen aan die je wilt optellen.
Wil je bijvoorbeeld B2, C2, D2, E2 en F2 bij elkaar optellen dan doe je dus: =SUM. Vervolgens klik je
op de cel B2. Typ een ‘:’ in en vervolgens klik je op de cel F2. Vergeet ook niet op enter te drukken. Je
kunt ook het bereik slepen. Dan zet Excel er zelf een ‘:’ neer.
Let op dat je een dubbele punt (:) gebruikt en niet een puntkomma (;)!!!
Een dubbele punt geeft het bereik aan. Hier zal Excel dus B2 t/m F2 bij elkaar optellen. Wanneer je
een puntkomma gebruikt zal Excel alleen de cellen B2 en F2 bij elkaar optellen.
,Data aangeven in euro’s
Selecteer de cellen waarvan je de data in euro’s wilt zetten. Dit kunnen er dus meerdere tegelijk zijn.
Je hebt meerdere opties om dit te doen.
Optie 1: Klik op het pijltje naast de functie “Accounting Number Format”.
Je krijgt dan een menu waar je kunt kiezen voor verschillende munteenheden. In dit geval kies je
voor de bovenste, de euro.
Optie 2: Klik op het pijltje naast de functie “Number Format”
Dan komt er een menu tevoorschijn. Klik dan op de optie “Accounting”.
Optie 3: Klik op het pijltje rechts onder.
Er verschijnt nu een keuzemenu:
Kies voor de optie “Accounting”.
Hier kun je aangeven in hoe veel decimalen je je antwoord
wilt en met welk symbool. Ook kun je aangeven of je
negatieve nummers op een andere manier wilt weergeven
zodat ze opvallen in het bestand.
, Decimalen
Het aantal decimalen van een cel kun je veranderen.
- Je kunt het aantal decimalen vermeerderen door op de functie “Increase Decimal” te klikken
met symbool:
- Je kunt het aantal decimalen verminderen door op de functie “Decrease Decimal” te klikken
met symbool:
Procenten
Data omzetten in procenten:
1. Selecteer de data die je wilt omzetten in procenten.
2. Klik op de functie “Percent Style”, dit is het %-teken.
Schrik nu niet. Je data verandert in verkeerde percentages.
5,2 verandert in 520%, maar dit kun je oplossen door de volgende stappen te nemen.
3. Zet ‘100’ in een lege cel.
4. Kopieer de cel.
5. Selecteer de data waar je procenten van wilt maken.
6. Klik op het pijltje onderaan bij “Paste”.
7. Kies de optie “Paste Special” onderaan.
Dan verschijnt er een keuzemenu:
Hier kun je kiezen wat je wilt plakken: alles, de formules, de waardes
of de lay-out.
En je kunt kiezen wat je met de gekopieerde waarde wilt doen: niks,
optellen, aftrekken, vermenigvuldigen of delen.
Het gaat hier om procenten, dus de geselecteerde data moet worden
gedeeld door 100. Dat is dan ook de waarde die je hebt gekopieerd
en nu wilt plakken.
Hier kruis je dus aan: “Values” en “Divide”. Zo berekent Excel dan de geselecteerde data gedeeld
door 100. Dan komen de juiste percentages eruit.
Het kan zijn dat je geen decimalen krijgt als uitkomst, of juist te veel. Dit kun je dan zelf weer
aanpassen door de functies “Increase Decimal” en “Decrease Decimal” te gebruiken.
Week 2
Cel vastzetten in een formule
Wanneer je bijvoorbeeld de omzetbelasting wilt berekenen, moet je verschillende bedragen steeds
vermenigvuldigen met hetzelfde percentage. Dan is het handig om deze cel vast te zetten in de
formule.
Voorbeeld: je wilt de omzetbelasting berekenen van de bruto winst per maand. De belasting
bedraagt 21%. Je wilt iedere bruto winst dus vermenigvuldigen met de cel van 21%. In dit geval is dat
cel G2. Cel G2 wil je dus vastzetten voor de berekeningen in de formule. Begin met een ‘=’ zoals bij
iedere formule.
Week 1
Kolommen: Rijen:
Grootte van de cellen aanpassen wanneer de tekst te veel is
Dubbelklik tussen de koppen van de kolommen. Bijvoorbeeld tussen B en C. Dan past Excel de cel aan
naar de grootte van de tekst.
wordt dan
Wanneer je een lange tekst hebt als kop kun je de cel aanpassen en de tekst verdelen over regels
zodat de cel niet al te lang wordt in verhouding met de data. Dit doe je met de functie “Wrap Text”
met symbool:
kun je dan veranderen in
Elke formule die je in Excel zet begint altijd met een ‘ = ’
Twee cellen bij elkaar optellen / aftrekken / vermenigvuldigen / delen
Wanneer je data uit twee verschillende cellen wilt optellen of aftrekken kun je dit doen met een
formule. Dit doe je door in eerste instantie een ‘=’ in te vullen in de formulebalk en vervolgens op de
cel te klikken waarmee je wilt gaan rekenen, in dit geval B3 (je kunt ook de celnaam handmatig
invullen). Het eerste gedeelte van de som krijgt dan een blauwe kleur.
,Vervolgens tik je een ‘+’ in, want je wilt deze twee getallen met elkaar optellen. En dan tik je op de
cel die opgeteld moet worden, in dit geval C3. Deze wordt dan rood.
Vergeet dan niet om nog op enter te klikken!
Als je de rest van de kolom op dezelfde manier wilt bereken kun je rechtsonder klikken op het kleine
groene vierkantje en de selectie naar het einde van je data slepen. Dan berekent Excel met dezelfde
formule de gegevens voor je uit. Dit scheelt enorm veel tijd. Dubbelklikken op het groene vierkantje
is ook een optie.
dit wordt
dan
Dit geldt hetzelfde wanneer je wilt gaan aftrekken, maar dan vul je , in dit geval, =B3-C3 in.
Ook delen en vermenigvuldigen gaat op dezelfde manier alleen dan met de tekens ‘ / ‘ en ‘ * ‘ (NIET
DE LETTER X!)
Meerdere cellen bij elkaar optellen
Wanneer je heel veel cellen bij elkaar wilt optellen is het een beetje omslachtig om dit allemaal
handmatig in te gaan vullen. Hier is dan ook een makkelijkere en snellere optie voor. Gebruik dan de
formule =SUM en klik dan het bereik van de cellen aan die je wilt optellen.
Wil je bijvoorbeeld B2, C2, D2, E2 en F2 bij elkaar optellen dan doe je dus: =SUM. Vervolgens klik je
op de cel B2. Typ een ‘:’ in en vervolgens klik je op de cel F2. Vergeet ook niet op enter te drukken. Je
kunt ook het bereik slepen. Dan zet Excel er zelf een ‘:’ neer.
Let op dat je een dubbele punt (:) gebruikt en niet een puntkomma (;)!!!
Een dubbele punt geeft het bereik aan. Hier zal Excel dus B2 t/m F2 bij elkaar optellen. Wanneer je
een puntkomma gebruikt zal Excel alleen de cellen B2 en F2 bij elkaar optellen.
,Data aangeven in euro’s
Selecteer de cellen waarvan je de data in euro’s wilt zetten. Dit kunnen er dus meerdere tegelijk zijn.
Je hebt meerdere opties om dit te doen.
Optie 1: Klik op het pijltje naast de functie “Accounting Number Format”.
Je krijgt dan een menu waar je kunt kiezen voor verschillende munteenheden. In dit geval kies je
voor de bovenste, de euro.
Optie 2: Klik op het pijltje naast de functie “Number Format”
Dan komt er een menu tevoorschijn. Klik dan op de optie “Accounting”.
Optie 3: Klik op het pijltje rechts onder.
Er verschijnt nu een keuzemenu:
Kies voor de optie “Accounting”.
Hier kun je aangeven in hoe veel decimalen je je antwoord
wilt en met welk symbool. Ook kun je aangeven of je
negatieve nummers op een andere manier wilt weergeven
zodat ze opvallen in het bestand.
, Decimalen
Het aantal decimalen van een cel kun je veranderen.
- Je kunt het aantal decimalen vermeerderen door op de functie “Increase Decimal” te klikken
met symbool:
- Je kunt het aantal decimalen verminderen door op de functie “Decrease Decimal” te klikken
met symbool:
Procenten
Data omzetten in procenten:
1. Selecteer de data die je wilt omzetten in procenten.
2. Klik op de functie “Percent Style”, dit is het %-teken.
Schrik nu niet. Je data verandert in verkeerde percentages.
5,2 verandert in 520%, maar dit kun je oplossen door de volgende stappen te nemen.
3. Zet ‘100’ in een lege cel.
4. Kopieer de cel.
5. Selecteer de data waar je procenten van wilt maken.
6. Klik op het pijltje onderaan bij “Paste”.
7. Kies de optie “Paste Special” onderaan.
Dan verschijnt er een keuzemenu:
Hier kun je kiezen wat je wilt plakken: alles, de formules, de waardes
of de lay-out.
En je kunt kiezen wat je met de gekopieerde waarde wilt doen: niks,
optellen, aftrekken, vermenigvuldigen of delen.
Het gaat hier om procenten, dus de geselecteerde data moet worden
gedeeld door 100. Dat is dan ook de waarde die je hebt gekopieerd
en nu wilt plakken.
Hier kruis je dus aan: “Values” en “Divide”. Zo berekent Excel dan de geselecteerde data gedeeld
door 100. Dan komen de juiste percentages eruit.
Het kan zijn dat je geen decimalen krijgt als uitkomst, of juist te veel. Dit kun je dan zelf weer
aanpassen door de functies “Increase Decimal” en “Decrease Decimal” te gebruiken.
Week 2
Cel vastzetten in een formule
Wanneer je bijvoorbeeld de omzetbelasting wilt berekenen, moet je verschillende bedragen steeds
vermenigvuldigen met hetzelfde percentage. Dan is het handig om deze cel vast te zetten in de
formule.
Voorbeeld: je wilt de omzetbelasting berekenen van de bruto winst per maand. De belasting
bedraagt 21%. Je wilt iedere bruto winst dus vermenigvuldigen met de cel van 21%. In dit geval is dat
cel G2. Cel G2 wil je dus vastzetten voor de berekeningen in de formule. Begin met een ‘=’ zoals bij
iedere formule.
