Samenvatting Eventmanagement - van concept naar realisatie

Eventmanagement
1
Evenementen: georganiseerde gebeurtenissen

Wat is een evenement?
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde
inhoud op een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek,
dat daarmee deelnemer aan deze gebeurtenis is geworden. Evenementen zijn er
in vele verschillende verschijningvormen, zoals: festivals, manifestaties,
congressen, seminars, beurzen, markten, etc. Al deze evenementen zijn
georganiseerd, er is een specifieke doelgroep mensen aanwezig en er wordt
vooraf bedachte inhoud aangeboden. Maar als je goed kijkt, zie je dat er
verschillen zijn in:
1. Doelstelling (vermaken, klanten binden, kennis vergaren of een soep team
opbouwen);
2. Aard en omvang van het publiek (privépersonen, werk gerelateerd, een
grote of kleine groep);
3. Financiering (tickets, organisatie of sponsor);
4. Openbaarheid (besloten of openbaar);
5. Promotie (uitnodigingen versturen of perscampagne).

Op basis van deze verschillen zijn evenementen onder te brengen in twee
duidelijk gescheiden categorieën, namelijk: publieksevenementen en zakelijke
evenementen.
De economische waarden van evenementen is groot, omdat er grote groepen
mensen komen samen met een positief gevoel, en dat gevoel zorgt ervoor dat zij
ontvankelijk zijn voor inhoudelijke of commerciële boodschappen.

Publieksevenementen
Publieksevenementen bestaan al duizenden jaren. De ruïne van het Colosseum in
Rome laat zien hoe kolossaal die evenementen vroeger al konden zijn.
Tegenwoordig denken we bij publieksevenementen aan opluchtmanifestaties,
sportwedstrijden of bijvoorbeeld boekenmarkten. Publieksevenementen beginnen
over het algemeen bij een bepaalde inhoud. Zij worden georganiseerd op basis
van een thema. Sommige organisatoren zien natuurlijk vooraf al een ‘gat in de
mark’: zij verwachten dat er voor een bepaald product veel publiek zal zijn. Dat
kan veel geld opleveren of de aandacht van een grote groep mensen voor een
bepaald onderwerp trekken. Dit levert loyaliteit op voor een langere periode, iets
wat commercieel erg interessant is. In de vorm van een evenement wordt het
product, de inhoud, ‘hapklaar’ aangeboden aan de belangstellenden: de
doelgroep.

Doelstellingen
Er zijn vier verschillende hoofddoelstellingen voor het organiseren van
publieksevenementen:
1. Esthetisch (de organisator wil de schoonheid van een product of een type
product graag publiekelijk laten zien);
2. Ideëel (educatief/maatschappelijk);
3. Amusement
4. Handel

, Deze hoofddoelstellingen sluiten elkaar dus niet uit, en overlappen elkaar in de
praktijk wel vaker.

Publiek
Publieksevenementen hebben bepaalde eigenschappen. Een publieksevenement
is:
• Is openbaar;
• Trekt privépersonen (consumenten);
• Gaat om inhoud of activiteiten;
• Is bij het publiek bekend via verschillende mediakanalen, posters, flyers en
andere promotiemiddelen;
• Maakt gebruik van marketingmiddelen om publiek te werven;
• Is gratis of verkoopt kaarten bij openbare verkooppunten;
• Wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf
aantrekkelijk vindt, of voor het verkrijgen van promotionele aandacht en/of
commerciële inkomsten.

Financiering
De initiërende partij van een publieksevenement zoekt veelal financiering bij de
tevoren vastgestelde inhoud. Die financiering komt vaak uit een mix van
kaartverkoop, sponsoring en subsidie door de overheid. Met sponsoring kunnen
bedrijven aanhaken bij publieksevenementen ten behoeve van de exposure
(publiciteit en zichtbaarheid) van hun merk of product bij het publiek dat het
evenement bezoekt. Zij hopen daarmee dat ze worden geassocieerd met de
inhoud van het evenement en dat ze positieve aandacht krijgen. Grote sponsors
gebruiker publieksevenementen ook om de band met zakenrelaties aan te halen
in het kader van relatiemarketing. Als tegenprestatie voor hun sponsorgeld
kunnen zij hun relaties bijvoorbeeld speciale vip arrangementen bieden, het
beste zicht en heerlijk eten in skyboxen, etc.

Zakelijke evenementen
Zakelijke evenementen beginnen niet bij de inhoud, maar bij het publiek: de
doelgroep waarmee de financier van het evenement, de opdrachtgever, een
relatie heeft of wil opbouwen. De eerste vraag die wordt gesteld is: wat wil de
opdrachtgever bereiken met dit publiek? Het kan daarbij gaan om het opbouwen
van naamsbekendheid of een bepaald imago. Om een netwerk of kennis op te
bouwen of om groepsgevoel te ontwikkeling of zelfs om het verteerbaar maken
van impopulaire maatregel die voor verandering zorgt.

“Beleving en emotie creëren en daarmee een economische waarde genereren is
het vak van eventmanagers in de zakelijke branche.”

Doelstellingen
In de zakelijke evenementenbranche worden jaarlijkse prijzen (Gouden Giraffes)
uitgereikt voor de beste evenementen. Daarbij worden de zakelijke evenementen
aan de hand van hun doelstellingen ingedeeld in drie categorieën:
1. Zakelijke evenementen (intern: motiveren van personeel, extern:
relatiemarketing);
2. Vermakelijke evenementen (creativiteit en fun, intern: personeelsfeesten,
extern: jubilea);
3. Charity events (genereren van geld, goodwill, betrokkenheid en free
publicity voor een goed doel of maatschappelijk verantwoord project).

Publiek