Samenvatting projectmanagement H1 t/m H7
Hoofdstuk 1 Het project
1.1 Soorten werkzaamheden
Werkzaamheden in een organisatie zijn onder te verdelen in:
IMPROVISATIE PROJECTMATIG WERK ROUTINEMATIG WERK
WANNEER Ad hoc (plotseling Te voorzien Herhalend
Snel reageren Eenmalig
Eenmalig
RESULTAAT Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
BEKENDHEID Nieuw Nieuw Bekend
Plotseling Planmatig
VRIJHEID Veel vrijheid Vooraf doordacht Nauwelijks vrijheid
Flexibiliteit noodzaak Beperkte vrijheid
WERKWIJZE Chaotisch Volgens plan Duidelijk
Niet volgens procedures Geleidelijk duidelijker Vaste procedure
1. Improvisatie
Ad hoc: direct en niet volgens plan maar van geval tot geval beslissen.
2. Routinematige werkzaamheden
Werkprocedures: waardoor werkzaamheden doelmatig en efficiënt worden uitgevoerd
3. Projectmatige werkzaamheden
Planmatig: vooraf wordt de tijd genomen om goed na te denken over het doel en hoe te bereiken.
Fasen: hier wordt een project in opgedeeld, na elke fase kan het projectdoel en de te volgen weg worden
bijgesteld.
Plan van Aanpak (PvA): wordt voorafgaand aan project opgesteld voor routine in iets wat nooit eerder is
gedaan. Kans van slagen wordt vergroot.
Projectorganisatie: mensen die normaal niet samenwerken, werken nu samen met onderlinge taakverdeling.
1.2 Voorbeelden van projecten
- Bouwwereld: de bouw van een winkelcentrum of woonwijk
- Bedrijven: ontwikkeling product, opstellen van bedrijfsplannen, de fusie van bedrijven
- Gezondheidszorg: verkorten van wachtlijsten, verlagen medicijnkosten
- Onderwijs: opzetten nieuwe opleiding, afstudeeronderzoek
- Sport en cultuur: maken van film, organiseren van concert of sportevenement
1.3 Wat is een project?
Project: een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen (meestal uit verschillende vakgebieden) om
binnen een vastgestelde tijd een vooraf gesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
Kenmerken project:
1. Tijdelijk
Met een begin (projectstart-up / kick-off) en een afgesproken eind waar het projectresultaat wordt opgeleverd.
2. Uniek projectresultaat
1
,Het project valt buiten de dagelijkse gang van zaken. Het projectresultaat houdt in: wat is er klaar als we klaar
zijn? Zoals een onderzoeksrapport, gebouw of evenement.
3. Projectdoel
Er is een reden waarom het project wordt uitgevoerd en er geld in wordt gestoken. Het projectresultaat is de
uitkomst van het project en levert bijdrage aan het projectdoel.
4. Opdrachtgever
Hij stelt budget beschikbaar, ook wel de sponsor (principal) genoemd. Hij heeft belang omdat hij de doelen wilt
realiseren. Hij verschaft duidelijkheid en neemt belangrijke beslissingen.
5. Projectmanager en projectteam
Een project heeft een eigen projectorganisatie. De opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende
bevoegdheden en bekwaamheden om het project vorm te geven. Hij heeft de eindverantwoordelijkheid voor
het projectresultaat. Samen met het projectteam wordt de PvA gemaakt.
6. Samenwerking
Een project heeft een bepaal complexiteit. Daardoor zijn ze multidisciplinair en werken mensen uit
verschillende disciplines (vakgebieden) tijdelijk samen. Vaak werken projectleden deeltijd aan het project naast
hun reguliere werkzaamheden. Leden moeten resultaatgericht en samen kunnen werken aan wat van hen
wordt verwacht. Er worden afspraken gemaakt over de middelen en planningen etc.
7. Eigen budget
Een projectteam beschikt over budget dat vooraf wordt vastgesteld en goedgekeurd. Dit budget bestaat uit
geld voor te besteden middelen en capaciteit van in te zetten mensen en middelen. Het budget wordt door
onderhandeling tussen sponsoren en projectmanager vastgesteld.
8. Bewaking voortgang
Via planning en rapportages vindt tijdens de uitvoering bewaking van de voortgang en kosten plaats. Om het
project beter te besturen kan een projectmanagementmethode worden ingezet.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Aan het begin van een taak wordt vaak geïmproviseerd. Als blijkt dat de taak vaker uitgevoerd moet gaan
worden zal de situatie georganiseerd moeten worden. Er worden standaardwerkprocedures opgesteld.
1.5 Soorten projecten
Projecten ingedeeld in groepen:
1. Technische projecten
Bijvoorbeeld: bouwen van een gebouw of een weg (harde projecten)
2. Sociale projecten
Bijvoorbeeld: reorganiseren van een bedrijf of aanpassen werkprocedures (zachte projecten)
3. Commerciële projecten
Bijvoorbeeld: marktonderzoek of ontwikkelen/introduceren van een nieuw product
4. Gemengde projecten
Bijvoorbeeld: ontwerpen, programmeren en invoeren van een groot computerprogramma
5. Evenementen
2
, Bijvoorbeeld: computerbeurs of festival
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
Aandachtspunten bij een project:
- Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever. Houdt bij het maken van de tijdsplanning rekening met
de tijd dat de besluitvorming van PvA kan kosten.
- Overleg met betrokkenen. Bespreek met iedereen uit de verschillende vakgebieden eerst het project
door en zorg dat iedereen gemotiveerd is.
- Werk top-down. Bepaal eerst de grote lijnen, werk nog niet aan delen van het project. Deel op in
fasen om project hanteerbaar te maken, bijvoorbeeld: voorbereiding (denken), realisatie (doen),
nazorg (onderhouden).
- Denk eerst na: vooruit en achteruit. Stel vast wat er precies moet gebeuren en loop het project van
twee kanten na. Er mag niks vergeten worden.
1.7 Fasen
Grote projecten zijn moeilijk beheersbaar, dit betekent dat het moeilijk is binnen budget te blijven, eindtijd te
halen of het gestelde resultaat te halen. Dit omdat er over een langere tijd de wereld kan veranderen. De
opdrachtgever moet de beheersbaarheid onder controle zien te houden. Een Plan van Aanpak helpt hierbij.
Samenvatting traditionele fasering (watervalmethode):
1. Initiatief
Het idee komt tot stand.
Projectvoorstel
2. Definitie
Het eindresultaat en wat daarvoor moet gebeuren wordt bepaald.
Plan van Aanpak
3. Ontwerp
Hoe het eindresultaat eruit komt te zien wordt bepaald.
Ontwerprapport
4. Voorbereiding
Hoe het projectresultaat gemaakt gaat worden.
Gedetailleerd ontwerp
5. Realisatie
Doen.
Projectresultaat
6. Nazorg
Gebruik projectresultaat en instandhouding door aanpassen aan wensen en oplossen problemen.
Gebruik projectresultaat en aanpassingen hieraan
Nadeel watervalmethode: niet erg flexibel
Activiteiten in elke fase:
1. Initiatief
- Onderzoek naar huidige stand van zaken
- Vaststellen van doel en gewenste resultaat
- Haalbaarheid bepalen
2. Definitie
- Onderscheid maken tussen eisen en wensen en deze vastleggen
- Plan van Aanpak opstellen
3. Ontwerp
- Brainstormen over mogelijke oplossingen
- Een prototype om oplossing te testen aan eisen
4. Voorbereiding
- Het ontwerprapport wordt realisatiegeschikt gemaakt, zoals bouwtekeningen
- Zorgen dat realisatiefase probleemloos kan verlopen
5. Realisatie
- Project doel realiseren door product te ‘maken’
3
Hoofdstuk 1 Het project
1.1 Soorten werkzaamheden
Werkzaamheden in een organisatie zijn onder te verdelen in:
IMPROVISATIE PROJECTMATIG WERK ROUTINEMATIG WERK
WANNEER Ad hoc (plotseling Te voorzien Herhalend
Snel reageren Eenmalig
Eenmalig
RESULTAAT Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
BEKENDHEID Nieuw Nieuw Bekend
Plotseling Planmatig
VRIJHEID Veel vrijheid Vooraf doordacht Nauwelijks vrijheid
Flexibiliteit noodzaak Beperkte vrijheid
WERKWIJZE Chaotisch Volgens plan Duidelijk
Niet volgens procedures Geleidelijk duidelijker Vaste procedure
1. Improvisatie
Ad hoc: direct en niet volgens plan maar van geval tot geval beslissen.
2. Routinematige werkzaamheden
Werkprocedures: waardoor werkzaamheden doelmatig en efficiënt worden uitgevoerd
3. Projectmatige werkzaamheden
Planmatig: vooraf wordt de tijd genomen om goed na te denken over het doel en hoe te bereiken.
Fasen: hier wordt een project in opgedeeld, na elke fase kan het projectdoel en de te volgen weg worden
bijgesteld.
Plan van Aanpak (PvA): wordt voorafgaand aan project opgesteld voor routine in iets wat nooit eerder is
gedaan. Kans van slagen wordt vergroot.
Projectorganisatie: mensen die normaal niet samenwerken, werken nu samen met onderlinge taakverdeling.
1.2 Voorbeelden van projecten
- Bouwwereld: de bouw van een winkelcentrum of woonwijk
- Bedrijven: ontwikkeling product, opstellen van bedrijfsplannen, de fusie van bedrijven
- Gezondheidszorg: verkorten van wachtlijsten, verlagen medicijnkosten
- Onderwijs: opzetten nieuwe opleiding, afstudeeronderzoek
- Sport en cultuur: maken van film, organiseren van concert of sportevenement
1.3 Wat is een project?
Project: een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen (meestal uit verschillende vakgebieden) om
binnen een vastgestelde tijd een vooraf gesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
Kenmerken project:
1. Tijdelijk
Met een begin (projectstart-up / kick-off) en een afgesproken eind waar het projectresultaat wordt opgeleverd.
2. Uniek projectresultaat
1
,Het project valt buiten de dagelijkse gang van zaken. Het projectresultaat houdt in: wat is er klaar als we klaar
zijn? Zoals een onderzoeksrapport, gebouw of evenement.
3. Projectdoel
Er is een reden waarom het project wordt uitgevoerd en er geld in wordt gestoken. Het projectresultaat is de
uitkomst van het project en levert bijdrage aan het projectdoel.
4. Opdrachtgever
Hij stelt budget beschikbaar, ook wel de sponsor (principal) genoemd. Hij heeft belang omdat hij de doelen wilt
realiseren. Hij verschaft duidelijkheid en neemt belangrijke beslissingen.
5. Projectmanager en projectteam
Een project heeft een eigen projectorganisatie. De opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende
bevoegdheden en bekwaamheden om het project vorm te geven. Hij heeft de eindverantwoordelijkheid voor
het projectresultaat. Samen met het projectteam wordt de PvA gemaakt.
6. Samenwerking
Een project heeft een bepaal complexiteit. Daardoor zijn ze multidisciplinair en werken mensen uit
verschillende disciplines (vakgebieden) tijdelijk samen. Vaak werken projectleden deeltijd aan het project naast
hun reguliere werkzaamheden. Leden moeten resultaatgericht en samen kunnen werken aan wat van hen
wordt verwacht. Er worden afspraken gemaakt over de middelen en planningen etc.
7. Eigen budget
Een projectteam beschikt over budget dat vooraf wordt vastgesteld en goedgekeurd. Dit budget bestaat uit
geld voor te besteden middelen en capaciteit van in te zetten mensen en middelen. Het budget wordt door
onderhandeling tussen sponsoren en projectmanager vastgesteld.
8. Bewaking voortgang
Via planning en rapportages vindt tijdens de uitvoering bewaking van de voortgang en kosten plaats. Om het
project beter te besturen kan een projectmanagementmethode worden ingezet.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Aan het begin van een taak wordt vaak geïmproviseerd. Als blijkt dat de taak vaker uitgevoerd moet gaan
worden zal de situatie georganiseerd moeten worden. Er worden standaardwerkprocedures opgesteld.
1.5 Soorten projecten
Projecten ingedeeld in groepen:
1. Technische projecten
Bijvoorbeeld: bouwen van een gebouw of een weg (harde projecten)
2. Sociale projecten
Bijvoorbeeld: reorganiseren van een bedrijf of aanpassen werkprocedures (zachte projecten)
3. Commerciële projecten
Bijvoorbeeld: marktonderzoek of ontwikkelen/introduceren van een nieuw product
4. Gemengde projecten
Bijvoorbeeld: ontwerpen, programmeren en invoeren van een groot computerprogramma
5. Evenementen
2
, Bijvoorbeeld: computerbeurs of festival
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
Aandachtspunten bij een project:
- Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever. Houdt bij het maken van de tijdsplanning rekening met
de tijd dat de besluitvorming van PvA kan kosten.
- Overleg met betrokkenen. Bespreek met iedereen uit de verschillende vakgebieden eerst het project
door en zorg dat iedereen gemotiveerd is.
- Werk top-down. Bepaal eerst de grote lijnen, werk nog niet aan delen van het project. Deel op in
fasen om project hanteerbaar te maken, bijvoorbeeld: voorbereiding (denken), realisatie (doen),
nazorg (onderhouden).
- Denk eerst na: vooruit en achteruit. Stel vast wat er precies moet gebeuren en loop het project van
twee kanten na. Er mag niks vergeten worden.
1.7 Fasen
Grote projecten zijn moeilijk beheersbaar, dit betekent dat het moeilijk is binnen budget te blijven, eindtijd te
halen of het gestelde resultaat te halen. Dit omdat er over een langere tijd de wereld kan veranderen. De
opdrachtgever moet de beheersbaarheid onder controle zien te houden. Een Plan van Aanpak helpt hierbij.
Samenvatting traditionele fasering (watervalmethode):
1. Initiatief
Het idee komt tot stand.
Projectvoorstel
2. Definitie
Het eindresultaat en wat daarvoor moet gebeuren wordt bepaald.
Plan van Aanpak
3. Ontwerp
Hoe het eindresultaat eruit komt te zien wordt bepaald.
Ontwerprapport
4. Voorbereiding
Hoe het projectresultaat gemaakt gaat worden.
Gedetailleerd ontwerp
5. Realisatie
Doen.
Projectresultaat
6. Nazorg
Gebruik projectresultaat en instandhouding door aanpassen aan wensen en oplossen problemen.
Gebruik projectresultaat en aanpassingen hieraan
Nadeel watervalmethode: niet erg flexibel
Activiteiten in elke fase:
1. Initiatief
- Onderzoek naar huidige stand van zaken
- Vaststellen van doel en gewenste resultaat
- Haalbaarheid bepalen
2. Definitie
- Onderscheid maken tussen eisen en wensen en deze vastleggen
- Plan van Aanpak opstellen
3. Ontwerp
- Brainstormen over mogelijke oplossingen
- Een prototype om oplossing te testen aan eisen
4. Voorbereiding
- Het ontwerprapport wordt realisatiegeschikt gemaakt, zoals bouwtekeningen
- Zorgen dat realisatiefase probleemloos kan verlopen
5. Realisatie
- Project doel realiseren door product te ‘maken’
3
