Moduleopdracht
Projectmanagement en Organisatie
Project
XXX
BEOORDEELD MET EINDCIJFER 9
Beoordeling moduleopdracht
Naleving exameneisen: Qua inhoud en vorm voldoende aan de exameneisen, wat volledigheid,
opzet, toegankelijkheid en toepassing van de theorie betreft, helder beredeneerd en prettig
weergegeven met grafische onderbouwing. Verwijzingen naar de theorie zijn correct en zodanig dat
kandidaat aantoont de leerstof te kunnen toepassen.
Tips:
- Na het PvA dat wordt geadviseerd, is het van belang dat er een compleet projectplan op
tafel komt dat door de stuurgroep - incl. opdrachtgever - wordt goedgekeurd. Daarin mag
een programma van eisen (komt in dit geval grotendeels bij de klant vandaan, met
aangevuld jullie technische know-how) niet ontbreken. Onder par. 4.3 komt dit deels terug,
maar niet heel duidelijk uit de verf én het moet opgenomen zijn niet alleen in het PvA maar
in het definitieve projectplan.
- Neem onvoorziene kosten in het budget op als PM post, op nacalculatie basis.
- Alléén in het Voorwoord en de reflectie mag de 'ik'-vorm gebruikt worden.
Student :X
Studentnummer: X
Datum : 19-12-2021
Opleiding : NCOI-opleidingen
Naam opleiding : HBO Bachelor Technische Bedrijfskunde
Module : Projectmanagement en Organisatie
,Voorwoord
Mijn naam is XX en sinds 2019 ben ik werkzaam bij Bedrijf XX. In mijn functie als accountmanager
werk ik als primair contactpersoon voor verschillende klanten in heel Nederland.
Aangezien ik in een technische werkomgeving zit en processen en systemen mij altijd al gefascineerd
hebben, ben ik gaan onderzoeken welke opleiding veel raakvlakken heeft met mijn huidige functie en
de afdeling waar ik op dit moment werkzaam ben. De keuze voor deze studie heb ik mede gemaakt
omdat je als bedrijfskundige een grote rol kunt spelen in het continue verbeteren van processen in een
organisatie waardoor je het bedrijfsresultaat maar ook de klanttevredenheid positief kunt beïnvloeden.
Daarnaast is het een investering om mijzelf op persoonlijk vlak te kunnen ontwikkelen.
De module projectmanagement en organisatie is een onderdeel van de tweede fase van mijn
opleiding HBO Bachelor Technische Bedrijfskunde waarvoor deze moduleopdracht geschreven moet
worden. Wat u gaat lezen is een reflectieverslag gebaseerd op een project binnen mijn eigen afdeling
welke op 19 november 2021 is afgerond. Met het opleveren van deze examenopdracht sluit ik deze
module projectmanagement en organisatie af.
Graag wil ik de mede studenten en docent bedanken voor de samenwerking en de goede feedback
die tijdens de lessen zijn gegeven. Daarnaast wil ik ook mijn werkgever bedanken dat ik de
mogelijkheid krijg om mijzelf te ontwikkelen en dit reflectieverslag te kunnen schrijven.
1
, Samenvatting
Met de theoretische kennis die ik heb opgedaan tijdens de looptijd van deze module reflecteer ik naar
een specifiek al uitgevoerd project in mijn eigen organisatie waarbij de theorie vergeleken is met de
praktijk. De reflectie is gebaseerd op een aantal vooraf aangegeven onderwerpen die hieronder
beschreven zijn. Het project omvat een Field Service project waarbij een machine één op één
vervangen is bij een eindklant.
Voor wat betreft het initiatief tot het project het volgende. De aanleiding van dit project is het
aanschaffen van een nieuwe machine om productieverlies tijdens een revisie bij de klant te
minimaliseren. Hierdoor is het mogelijk om de oude machine in 96 uur bij de eindklant één op één te
vervangen voor de nieuwe machine. Productieverlies en kosten voor een reguliere revisie van vier
weken worden bespaard. Het doel is het opleveren van dit project binnen de gestelde eisen en
specificaties met een marge van 15% en een score op klanttevredenheid van een 8 of hoger.
Daarnaast is het resultaat van dit project het op 30 september 2021 opleveren van een compleet
geïnstalleerde, geteste en probleemloos draaiende productieve machine.
Er is een analyse uitgevoerd op de organisatorische context, stakeholders en projectorganisatie.
Binnen de organisatie hebben we te maken met een formele cultuur waarbij de bevoegdheden,
verantwoordelijkheden en een beperkt aantal procedures wel zijn afgesproken maar vaak niet
geborgd. De informatie over stakeholders in het project is niet voorhanden. Hierdoor is niet duidelijk
wat voor invloed stakeholders zouden kunnen hebben tijdens het project. De projectorganisatie staat
los van de organisatie zelf. Verder zijn er geen standaarden hoe een projectmanager een project moet
aanpakken. Het is aan te bevelen een Plan van Aanpak (PvA) te gaan gebruiken en ook standaard
formats of templates. Daarnaast is het advies een stakeholdersanalyse uit te voeren.
Vervolgens zijn er een vijftal beheersfactoren geanalyseerd. Hieronder is per factor een korte
conclusie beschreven met eventuele aanbevelingen.
Budget: Dit aspect is alleen beheerst op kosten en niet op budget omdat het budget van de eindklant
niet bekend is. Aanbevolen wordt om een issueregister op te nemen in het PvA om de kosten van
eventueel meerwerk te kunnen beheersen.
Afbakening (scope): Er is een vaste scope vastgelegd tussen eindklant en leverancier. Alleen is er
niet vastgelegd wat buiten de scope van het project valt, hierdoor is het project onvoldoende
afgebakend. Aanbeveling is om een Work Breakdown Structure (WBS) op te nemen in het PvA omdat
deze bijdraagt aan de afbakening van het project.
Kwaliteit: Naast NEN normeringen zijn er ook API standaards voor dit project vastgelegd en
beschreven in een kwaliteitsplan. Dit plan heet een QA/QC plan (Quality en Control plan). Na de
uitvoering op site worden volgens API standaards testen uitgevoerd om te controleren of alle
voorgaande activiteiten correct zijn uitgevoerd. Aanbevolen wordt het QA/QC plan op te nemen in het
PvA en ook een verklaring van acceptatie mee te nemen in de procedure zodat een overdracht
formeel kan plaatsvinden.
Tijd: Een balkenplanning is opgemaakt en voor iedere fase is er een inschatting van tijd inclusief
deadlines. Er is verder geen rekening gehouden met een kritiek pad en eventuele spelingen in de
planning. Om het beter beheersbaar te maken is de aanbeveling om zowel het kritieke pad als de
spelingen in de planning aan te gaan geven.
Risico: De risico’s van dit project zijn besproken alleen niet vastgelegd waardoor het doel en resultaat
van het project in gevaar kan komen. De aanbeveling is om de risico’s vast te leggen in een
risicoanalyse en deze op te nemen in het PvA.
Daarna is de projectaanpak geanalyseerd. Er is in de organisatie geen eenduidige projectaanpak te
detecteren. Er is wel een gefaseerde aanpak te zien waardoor het lijkt op het traditionele
projectmanagement, de watervalaanpak. Aan te bevelen is om gebruik te gaan maken van de
PRINCE2 methode of een hybride vorm PRINCE2 met een stukje IPMA. Daarnaast is de aanbeveling
om de projectmanagers een PRINCE2 training te laten volgen.
Als laatste is de projectevaluatie beschreven. Een evaluatie heeft plaatsgevonden en is schriftelijk
vastgelegd. Er zijn verder geen richtlijnen hoe een evaluatie uitgevoerd moet worden. Leerpunten zijn
niet opgenomen in een leerpuntenrapport. Aanbeveling hier is om een leerpuntenrapport op te nemen
in een projecteindrapport volgens PRINCE2 en deze op te nemen in de procedures.
2
Projectmanagement en Organisatie
Project
XXX
BEOORDEELD MET EINDCIJFER 9
Beoordeling moduleopdracht
Naleving exameneisen: Qua inhoud en vorm voldoende aan de exameneisen, wat volledigheid,
opzet, toegankelijkheid en toepassing van de theorie betreft, helder beredeneerd en prettig
weergegeven met grafische onderbouwing. Verwijzingen naar de theorie zijn correct en zodanig dat
kandidaat aantoont de leerstof te kunnen toepassen.
Tips:
- Na het PvA dat wordt geadviseerd, is het van belang dat er een compleet projectplan op
tafel komt dat door de stuurgroep - incl. opdrachtgever - wordt goedgekeurd. Daarin mag
een programma van eisen (komt in dit geval grotendeels bij de klant vandaan, met
aangevuld jullie technische know-how) niet ontbreken. Onder par. 4.3 komt dit deels terug,
maar niet heel duidelijk uit de verf én het moet opgenomen zijn niet alleen in het PvA maar
in het definitieve projectplan.
- Neem onvoorziene kosten in het budget op als PM post, op nacalculatie basis.
- Alléén in het Voorwoord en de reflectie mag de 'ik'-vorm gebruikt worden.
Student :X
Studentnummer: X
Datum : 19-12-2021
Opleiding : NCOI-opleidingen
Naam opleiding : HBO Bachelor Technische Bedrijfskunde
Module : Projectmanagement en Organisatie
,Voorwoord
Mijn naam is XX en sinds 2019 ben ik werkzaam bij Bedrijf XX. In mijn functie als accountmanager
werk ik als primair contactpersoon voor verschillende klanten in heel Nederland.
Aangezien ik in een technische werkomgeving zit en processen en systemen mij altijd al gefascineerd
hebben, ben ik gaan onderzoeken welke opleiding veel raakvlakken heeft met mijn huidige functie en
de afdeling waar ik op dit moment werkzaam ben. De keuze voor deze studie heb ik mede gemaakt
omdat je als bedrijfskundige een grote rol kunt spelen in het continue verbeteren van processen in een
organisatie waardoor je het bedrijfsresultaat maar ook de klanttevredenheid positief kunt beïnvloeden.
Daarnaast is het een investering om mijzelf op persoonlijk vlak te kunnen ontwikkelen.
De module projectmanagement en organisatie is een onderdeel van de tweede fase van mijn
opleiding HBO Bachelor Technische Bedrijfskunde waarvoor deze moduleopdracht geschreven moet
worden. Wat u gaat lezen is een reflectieverslag gebaseerd op een project binnen mijn eigen afdeling
welke op 19 november 2021 is afgerond. Met het opleveren van deze examenopdracht sluit ik deze
module projectmanagement en organisatie af.
Graag wil ik de mede studenten en docent bedanken voor de samenwerking en de goede feedback
die tijdens de lessen zijn gegeven. Daarnaast wil ik ook mijn werkgever bedanken dat ik de
mogelijkheid krijg om mijzelf te ontwikkelen en dit reflectieverslag te kunnen schrijven.
1
, Samenvatting
Met de theoretische kennis die ik heb opgedaan tijdens de looptijd van deze module reflecteer ik naar
een specifiek al uitgevoerd project in mijn eigen organisatie waarbij de theorie vergeleken is met de
praktijk. De reflectie is gebaseerd op een aantal vooraf aangegeven onderwerpen die hieronder
beschreven zijn. Het project omvat een Field Service project waarbij een machine één op één
vervangen is bij een eindklant.
Voor wat betreft het initiatief tot het project het volgende. De aanleiding van dit project is het
aanschaffen van een nieuwe machine om productieverlies tijdens een revisie bij de klant te
minimaliseren. Hierdoor is het mogelijk om de oude machine in 96 uur bij de eindklant één op één te
vervangen voor de nieuwe machine. Productieverlies en kosten voor een reguliere revisie van vier
weken worden bespaard. Het doel is het opleveren van dit project binnen de gestelde eisen en
specificaties met een marge van 15% en een score op klanttevredenheid van een 8 of hoger.
Daarnaast is het resultaat van dit project het op 30 september 2021 opleveren van een compleet
geïnstalleerde, geteste en probleemloos draaiende productieve machine.
Er is een analyse uitgevoerd op de organisatorische context, stakeholders en projectorganisatie.
Binnen de organisatie hebben we te maken met een formele cultuur waarbij de bevoegdheden,
verantwoordelijkheden en een beperkt aantal procedures wel zijn afgesproken maar vaak niet
geborgd. De informatie over stakeholders in het project is niet voorhanden. Hierdoor is niet duidelijk
wat voor invloed stakeholders zouden kunnen hebben tijdens het project. De projectorganisatie staat
los van de organisatie zelf. Verder zijn er geen standaarden hoe een projectmanager een project moet
aanpakken. Het is aan te bevelen een Plan van Aanpak (PvA) te gaan gebruiken en ook standaard
formats of templates. Daarnaast is het advies een stakeholdersanalyse uit te voeren.
Vervolgens zijn er een vijftal beheersfactoren geanalyseerd. Hieronder is per factor een korte
conclusie beschreven met eventuele aanbevelingen.
Budget: Dit aspect is alleen beheerst op kosten en niet op budget omdat het budget van de eindklant
niet bekend is. Aanbevolen wordt om een issueregister op te nemen in het PvA om de kosten van
eventueel meerwerk te kunnen beheersen.
Afbakening (scope): Er is een vaste scope vastgelegd tussen eindklant en leverancier. Alleen is er
niet vastgelegd wat buiten de scope van het project valt, hierdoor is het project onvoldoende
afgebakend. Aanbeveling is om een Work Breakdown Structure (WBS) op te nemen in het PvA omdat
deze bijdraagt aan de afbakening van het project.
Kwaliteit: Naast NEN normeringen zijn er ook API standaards voor dit project vastgelegd en
beschreven in een kwaliteitsplan. Dit plan heet een QA/QC plan (Quality en Control plan). Na de
uitvoering op site worden volgens API standaards testen uitgevoerd om te controleren of alle
voorgaande activiteiten correct zijn uitgevoerd. Aanbevolen wordt het QA/QC plan op te nemen in het
PvA en ook een verklaring van acceptatie mee te nemen in de procedure zodat een overdracht
formeel kan plaatsvinden.
Tijd: Een balkenplanning is opgemaakt en voor iedere fase is er een inschatting van tijd inclusief
deadlines. Er is verder geen rekening gehouden met een kritiek pad en eventuele spelingen in de
planning. Om het beter beheersbaar te maken is de aanbeveling om zowel het kritieke pad als de
spelingen in de planning aan te gaan geven.
Risico: De risico’s van dit project zijn besproken alleen niet vastgelegd waardoor het doel en resultaat
van het project in gevaar kan komen. De aanbeveling is om de risico’s vast te leggen in een
risicoanalyse en deze op te nemen in het PvA.
Daarna is de projectaanpak geanalyseerd. Er is in de organisatie geen eenduidige projectaanpak te
detecteren. Er is wel een gefaseerde aanpak te zien waardoor het lijkt op het traditionele
projectmanagement, de watervalaanpak. Aan te bevelen is om gebruik te gaan maken van de
PRINCE2 methode of een hybride vorm PRINCE2 met een stukje IPMA. Daarnaast is de aanbeveling
om de projectmanagers een PRINCE2 training te laten volgen.
Als laatste is de projectevaluatie beschreven. Een evaluatie heeft plaatsgevonden en is schriftelijk
vastgelegd. Er zijn verder geen richtlijnen hoe een evaluatie uitgevoerd moet worden. Leerpunten zijn
niet opgenomen in een leerpuntenrapport. Aanbeveling hier is om een leerpuntenrapport op te nemen
in een projecteindrapport volgens PRINCE2 en deze op te nemen in de procedures.
2
