L10a
Wat is project management?
Als we kijken naar projecten hebben we het over een set van activiteiten met een
voorgedefinieerd beginpunt en ook een bepaald eindstadium die daarbij een bepaald doel
nastreven m.b.v. bepaalde resources.
We hebben project processes behandeld in Lecture 2.
De concepten die we in deze lecture behandelen sluiten nauw aan op dit procestype.
Bij project management moet je o.a. denken aan het beheer van bijv. grote bouwprojecten,
grote onderhoudsprojecten.
Projecten hoeven dus niet zozeer enkel een product te leveren, maar kunnen dus ook een
mix afleveren van zowel producten als diensten.
Projecten kunnen ook puur diensten leveren, zoals de organisatie van grote
evenementen zoals een concert of bijv. een project waarin een groot kampioenschap
moet worden georganiseerd.
In deze laatste categorie wordt een project vooral gevormd door een bepaalde set van
activiteiten waarin een dienst wordt verleend.
Dit soort projecten worden vaak gekenmerkt door hoge variatie en laag volume.
We hebben dus:
● Construction projects
● Maintenance projects
● Organisation of large events
Een andere manier om projecten te karakteriseren, behalve dus door volume en variatie is
om projecten te karakteriseren op basis van hun schaal, complexiteit en hun onzekerheid.
Als we bijv. eens kijken naar de onzekerheid en complexiteits dimensie en we zetten die
uit op 2 verschillende assen, zoals hierboven, dan kunnen we allerlei verschillende
voorbeelden in deze diagram gaan plotten.
Alle combinaties van onzekerheid en complexiteit zijn mogelijk.
Daarbij wordt gesteld dat de mate van complexiteit samenhangt met de groepsgrootte die
het raakt.
Het beheren van een project voor een heel land is bij wijze van spreke complexer dan het
beheren van een project die maar een kleine groep mensen raakt.
,We kijken naar de onzekerheid rondom rendabiliteit binnen een bepaalde gestelde
projectperiode. Het project van boren van Olie en gas heeft echter wel maar invloed op
een bepaalde groep mensen.
Het is niet altijd makkelijk om deze grenzen goed aan te geven, maar het is meestal wel van
belang om een bepaald gevoel te krijgen bij zowel de onzekerheid als de complexiteit van
je project.
Daarnaast hebben we ook nog de dimensie ‘schaal’ die door velen wordt gezien als nog
een extra karakteristiek die de moeilijkheid van een bepaald project bepaald.
Dat zien we ook terug in de kubus op deze slide.
De reden dat het belangrijk kan zijn om een bepaald gevoel te krijgen bij een project is
omdat het ons helpt om de projectomgeving vast te stellen. Dus aan de hand van deze 3
eigenschappen kunnen we bepalen welke interne en externe factoren het project kunnen
beïnvloeden.
Deze factoren bepalen we vaak al helemaal in de eerste fase van ons
projectmanagement. Deze zullen dienen als input voor de tweede fase waarin we het
project ook daadwerkelijk gaan definiëren.
In deze tweede definitie fase willen we bijv. de doelstellingen gaan vastleggen, maar ook
de scope gaan vaststellen en de strategie van het project vastleggen.
Als we de projectdefinitie in de tweede fase hebben bepaald, gaan we daarna over op de
planning van het project, over de technische uitvoering en daarna ook nog over de
control (dus aansturing) en tenslotte ook de learning.
, Gedurende al deze fasen in het project zul je contact moeten houden met de
stakeholders. Hoe nauw je precies contact onderhoudt hangt samen met zowel de power
(macht) en de interest (het belang) van een stakeholder.
Stakeholders kun je in interne en externe stakeholders onderscheiden (Lecture 1). Deze
bemoeien zich allemaal op een bepaalde manier met het project of hebben een bepaalde
impact op het project.
Niet alle stakeholders zullen het met elkaar eens zijn over wat jij doet in je project.
Het is van belang dat je zowel de positieve als negatieve kritiek tegen elkaar afweegt om
op basis daarvan bepaalde keuzes te gaan maken.
De vraag hierbij is dan ook nog: Wanneer vind ik een stakeholder nu echt belangrijk dat ik
dus meega in zijn mening of kritiek?
Daarvoor moeten we stakeholders gaan prioritiseren en gaan managen.
Een manier om verschillende groepen stakeholders te kunnen gaan managen zie je in de
grid hierboven terug, de stakeholder power-interest grid.
Als een stakeholder weinig belang heeft bij een project en hij zelf ook geen grote
machtspositie bezit, dan kan het afdoende zijn om deze stakeholder enkel te gaan
monitoren.
Als het belang niet zo groot is maar een stakeholder wel veel macht heeft, dan is het veel
belangrijker om hem of haar tevreden te houden.
De mening van zo’n stakeholder kan een grote impact hebben op het succes van je
proces en daarom zal je dan ook, hoe klein het belang van zo’n stakeholder ook is, meer
tevredenheid willen gaan bieden.
Als het belang wel hoog is maar de machtspositie van deze stakeholder relatief klein is,
dan kom je er niet mee weg om die stakeholder alleen maar te gaan monitoren. Je zal
deze stakeholder ‘geïnformeerd’ moeten houden.
Als zowel het belang en de machtspositie groot zijn, dan wil je stakeholders nauw
betrokken laten zijn bij het project. Deze moet je dus echt van dichtbij moeten gaan
begeleiden en managen.
De projectplanning is de derde stap in het project.
Deze is echt van cruciaal belang voor het laten slagen van een project.
De doorlooptijd (dus de duur) van het project wordt bepaald, maar ook de kosten worden
hiermee afgetoetst.
Hoe langer een project loopt, hoe duurder een project wordt.
Een van de redenen hiervoor is omdat er mensen langer moeten worden betaalt voor het
werk dat zij uitvoeren.
Je kunt een project in een korte tijd maar met een groot aantal werknemers tegelijkertijd
proberen uit te voeren.
Of je kunt een project over een langere duur maar met een kleiner aantal werknemers uit
gaan proberen te voeren.
Aan de hand van de projectplanning bepalen we dan ook hoeveel resources er precies
nodig zijn.
Wat is project management?
Als we kijken naar projecten hebben we het over een set van activiteiten met een
voorgedefinieerd beginpunt en ook een bepaald eindstadium die daarbij een bepaald doel
nastreven m.b.v. bepaalde resources.
We hebben project processes behandeld in Lecture 2.
De concepten die we in deze lecture behandelen sluiten nauw aan op dit procestype.
Bij project management moet je o.a. denken aan het beheer van bijv. grote bouwprojecten,
grote onderhoudsprojecten.
Projecten hoeven dus niet zozeer enkel een product te leveren, maar kunnen dus ook een
mix afleveren van zowel producten als diensten.
Projecten kunnen ook puur diensten leveren, zoals de organisatie van grote
evenementen zoals een concert of bijv. een project waarin een groot kampioenschap
moet worden georganiseerd.
In deze laatste categorie wordt een project vooral gevormd door een bepaalde set van
activiteiten waarin een dienst wordt verleend.
Dit soort projecten worden vaak gekenmerkt door hoge variatie en laag volume.
We hebben dus:
● Construction projects
● Maintenance projects
● Organisation of large events
Een andere manier om projecten te karakteriseren, behalve dus door volume en variatie is
om projecten te karakteriseren op basis van hun schaal, complexiteit en hun onzekerheid.
Als we bijv. eens kijken naar de onzekerheid en complexiteits dimensie en we zetten die
uit op 2 verschillende assen, zoals hierboven, dan kunnen we allerlei verschillende
voorbeelden in deze diagram gaan plotten.
Alle combinaties van onzekerheid en complexiteit zijn mogelijk.
Daarbij wordt gesteld dat de mate van complexiteit samenhangt met de groepsgrootte die
het raakt.
Het beheren van een project voor een heel land is bij wijze van spreke complexer dan het
beheren van een project die maar een kleine groep mensen raakt.
,We kijken naar de onzekerheid rondom rendabiliteit binnen een bepaalde gestelde
projectperiode. Het project van boren van Olie en gas heeft echter wel maar invloed op
een bepaalde groep mensen.
Het is niet altijd makkelijk om deze grenzen goed aan te geven, maar het is meestal wel van
belang om een bepaald gevoel te krijgen bij zowel de onzekerheid als de complexiteit van
je project.
Daarnaast hebben we ook nog de dimensie ‘schaal’ die door velen wordt gezien als nog
een extra karakteristiek die de moeilijkheid van een bepaald project bepaald.
Dat zien we ook terug in de kubus op deze slide.
De reden dat het belangrijk kan zijn om een bepaald gevoel te krijgen bij een project is
omdat het ons helpt om de projectomgeving vast te stellen. Dus aan de hand van deze 3
eigenschappen kunnen we bepalen welke interne en externe factoren het project kunnen
beïnvloeden.
Deze factoren bepalen we vaak al helemaal in de eerste fase van ons
projectmanagement. Deze zullen dienen als input voor de tweede fase waarin we het
project ook daadwerkelijk gaan definiëren.
In deze tweede definitie fase willen we bijv. de doelstellingen gaan vastleggen, maar ook
de scope gaan vaststellen en de strategie van het project vastleggen.
Als we de projectdefinitie in de tweede fase hebben bepaald, gaan we daarna over op de
planning van het project, over de technische uitvoering en daarna ook nog over de
control (dus aansturing) en tenslotte ook de learning.
, Gedurende al deze fasen in het project zul je contact moeten houden met de
stakeholders. Hoe nauw je precies contact onderhoudt hangt samen met zowel de power
(macht) en de interest (het belang) van een stakeholder.
Stakeholders kun je in interne en externe stakeholders onderscheiden (Lecture 1). Deze
bemoeien zich allemaal op een bepaalde manier met het project of hebben een bepaalde
impact op het project.
Niet alle stakeholders zullen het met elkaar eens zijn over wat jij doet in je project.
Het is van belang dat je zowel de positieve als negatieve kritiek tegen elkaar afweegt om
op basis daarvan bepaalde keuzes te gaan maken.
De vraag hierbij is dan ook nog: Wanneer vind ik een stakeholder nu echt belangrijk dat ik
dus meega in zijn mening of kritiek?
Daarvoor moeten we stakeholders gaan prioritiseren en gaan managen.
Een manier om verschillende groepen stakeholders te kunnen gaan managen zie je in de
grid hierboven terug, de stakeholder power-interest grid.
Als een stakeholder weinig belang heeft bij een project en hij zelf ook geen grote
machtspositie bezit, dan kan het afdoende zijn om deze stakeholder enkel te gaan
monitoren.
Als het belang niet zo groot is maar een stakeholder wel veel macht heeft, dan is het veel
belangrijker om hem of haar tevreden te houden.
De mening van zo’n stakeholder kan een grote impact hebben op het succes van je
proces en daarom zal je dan ook, hoe klein het belang van zo’n stakeholder ook is, meer
tevredenheid willen gaan bieden.
Als het belang wel hoog is maar de machtspositie van deze stakeholder relatief klein is,
dan kom je er niet mee weg om die stakeholder alleen maar te gaan monitoren. Je zal
deze stakeholder ‘geïnformeerd’ moeten houden.
Als zowel het belang en de machtspositie groot zijn, dan wil je stakeholders nauw
betrokken laten zijn bij het project. Deze moet je dus echt van dichtbij moeten gaan
begeleiden en managen.
De projectplanning is de derde stap in het project.
Deze is echt van cruciaal belang voor het laten slagen van een project.
De doorlooptijd (dus de duur) van het project wordt bepaald, maar ook de kosten worden
hiermee afgetoetst.
Hoe langer een project loopt, hoe duurder een project wordt.
Een van de redenen hiervoor is omdat er mensen langer moeten worden betaalt voor het
werk dat zij uitvoeren.
Je kunt een project in een korte tijd maar met een groot aantal werknemers tegelijkertijd
proberen uit te voeren.
Of je kunt een project over een langere duur maar met een kleiner aantal werknemers uit
gaan proberen te voeren.
Aan de hand van de projectplanning bepalen we dan ook hoeveel resources er precies
nodig zijn.
