Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening 2.1
Hoofdstuk 3 Informatie en informatieverzorging
3.1
Informatie: informatie is een eindproduct en het (voor iemand) een betekenis moet hebben.
Als niemand er iets mee kan dan is er geen sprake van informatie maar van een gegeven: de
beschrijving van een feit. Informatie vormt een eindproduct van het
informatieverzorgingsproces:
Gegevens
Gegevens Informatie Informatiebe
verzamelen Functie
verwerken verstrekken hoefte
en vastleggen
Voorziet in Bepaalt
Alle activiteiten in dit proces zijn geautomatiseerd. Automatiseren: activiteiten worden
uitgevoerd door een computersysteem.
Er worden eisen gesteld aan de kwaliteit van informatie en hebben de gebruikers als
uitgangspunt. Informatie is bedoeld om te ondersteunen bij het nemen van beslissingen 2
soorten kwaliteitseisen:
Kwaliteitseisen van informatie
o Begrijpelijkheid: is de informatie te begrijpen en daardoor te gebruiken.
o Relevantie: de informatie moet de medewerker in staat stellen om zijn werk
goed uit te voeren. 2 aspecten:
1. Effectiviteit: Wordt de persoon die de informatie ook echt erdoor
ondersteund. Ander kun je niet aan het kenmerk voldoen dat het van
betekenis moet zijn.
2. Tijdigheid: Is de informatie op tijd. Te late informatie is niet meer relevant
en heeft dan ook geen waarde meer.
o Betrouwbaarheid: is de informatie betrouwbaar. 2 aspecten:
1. Juistheid: klopt de informatie met de werkelijkheid.
2. Volledigheid: is er niets van belang achterwege gelaten.
Kwaliteitseisen van het productieproces van informatie
Randvoorwaarde= de baten moeten groter zijn dan de kosten. Er wordt onderscheid
gemaakt tussen noodzakelijke, gewenste en nuttige informatie. Bij noodzakelijke
informatie wordt er niet op de kosten gelet.
o Flexibiliteit: is het informatiesysteem makkelijk aanpasbaar als de informatie
is veranderd.
o Continuïteit: zijn er maatregelen om uitval van het systeem te voorkomen.
, o Betrouwbaarheid en controleerbaarheid: is de gegevensverwerking
betrouwbaar.
o Privacy: zijn er maatregelen om onbevoegd gebruik van de informatie te
voorkomen.
3.2
Soorten informatie en waar ze worden gebruikt:
Strategisch: is bestemd voor het top- management
en heeft als doel het bepalen van een strategie. De
omstandigheden die van invloed zijn, zijn vooral
extern. Het DESTEP- model beschrijft zes
belangrijke omgevingsfactoren die de organisatie
beïnvloeden. Het is belangrijk hierover
geïnformeerd te zijn.
Tactisch: is bestemd voor het middle management
en heeft als doel het bepalen of doelstelling worden gehaald. Tactische informatie is nodig
voor het controleren, bewaken en aansturen van de processen. Belangrijk is dat de
informatie wordt afgezet tegen een norm, zonder norm is ook geen sprake van informatie.
Operationeel: is bestemd voor het uitvoerend management en heeft als doel de dagelijkse
gang van zaken goed laten verlopen. Deze informatie is erg concreet en gedetailleerd.
Tactische strategische informatie zijn meer samengevatte informatie: geaggregeerde
informatie.
2
, Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie en interne controle
4.1
Administratieve organisatie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en
doen functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover
moet worden afgelegd.
De AO gaat dus om de maatregelen die nodig zijn om het gegevensverwerkingsproces zo op
te zetten dat alle medewerkers precies die informatie krijgen om de taken te kunnen uit te
voeren, leiding te kunnen geven en om verantwoording af te leggen.
Primaire processen: inkoop-, productie- en verkoopproces kernactiviteiten
Secundaire processen: personeel en organisatieproces, administratief proces en facilitair
proces. Ondersteunende processen.
4.2
De doelstelling van de AO= betrouwbare informatie leveren. Dit is niet altijd even makkelijk
want in een organisatie werken mensen en mensen maken fouten. Dit kunnen onbewuste
fouten zijn of bewuste fouten en dan spreken we van fraude. Een goede AO zal de fouten zo
veel mogelijk voorkomen door vooraf preventieve, het herkennen van risico’s detectieve en
achteraf repressieve maatregelen.
De maatregelen moeten ervoor zorgen dat:
De informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en vooral betrouwbaar is.
De juiste bevoegdheden worden toegepast.
Er geen waarden (geld of goederen) verdwijnen.
Door het opnemen van maatregelen van interne controle wordt dit gedaan.
4.3
Interne controle: het toetsen van de realiteit aan een norm. Het is een gevolg van het
delegeren van bevoegdheden en dan de controle zich richt op de manier waarop en de
mate waardin die bevoegdheden gebruik wordt gemaakt. 2 vormen van controle:
Zelfcontrole: controle door jezelf.
Externe controle: controle door een externe partij.
Bij control gaat het om het beheersen van de processen binnen de organisatie. Het behalen
van doelen. Control is veel breder dan interne controle.
Bij het inricht van de interne controle speelt de vraag van effectiviteit en efficiency.
Sommige maatregelen zijn wel effectief want het doel wordt bereikt maar is niet efficiënt
omdat het meer kost dan opbrengt.
3
Hoofdstuk 3 Informatie en informatieverzorging
3.1
Informatie: informatie is een eindproduct en het (voor iemand) een betekenis moet hebben.
Als niemand er iets mee kan dan is er geen sprake van informatie maar van een gegeven: de
beschrijving van een feit. Informatie vormt een eindproduct van het
informatieverzorgingsproces:
Gegevens
Gegevens Informatie Informatiebe
verzamelen Functie
verwerken verstrekken hoefte
en vastleggen
Voorziet in Bepaalt
Alle activiteiten in dit proces zijn geautomatiseerd. Automatiseren: activiteiten worden
uitgevoerd door een computersysteem.
Er worden eisen gesteld aan de kwaliteit van informatie en hebben de gebruikers als
uitgangspunt. Informatie is bedoeld om te ondersteunen bij het nemen van beslissingen 2
soorten kwaliteitseisen:
Kwaliteitseisen van informatie
o Begrijpelijkheid: is de informatie te begrijpen en daardoor te gebruiken.
o Relevantie: de informatie moet de medewerker in staat stellen om zijn werk
goed uit te voeren. 2 aspecten:
1. Effectiviteit: Wordt de persoon die de informatie ook echt erdoor
ondersteund. Ander kun je niet aan het kenmerk voldoen dat het van
betekenis moet zijn.
2. Tijdigheid: Is de informatie op tijd. Te late informatie is niet meer relevant
en heeft dan ook geen waarde meer.
o Betrouwbaarheid: is de informatie betrouwbaar. 2 aspecten:
1. Juistheid: klopt de informatie met de werkelijkheid.
2. Volledigheid: is er niets van belang achterwege gelaten.
Kwaliteitseisen van het productieproces van informatie
Randvoorwaarde= de baten moeten groter zijn dan de kosten. Er wordt onderscheid
gemaakt tussen noodzakelijke, gewenste en nuttige informatie. Bij noodzakelijke
informatie wordt er niet op de kosten gelet.
o Flexibiliteit: is het informatiesysteem makkelijk aanpasbaar als de informatie
is veranderd.
o Continuïteit: zijn er maatregelen om uitval van het systeem te voorkomen.
, o Betrouwbaarheid en controleerbaarheid: is de gegevensverwerking
betrouwbaar.
o Privacy: zijn er maatregelen om onbevoegd gebruik van de informatie te
voorkomen.
3.2
Soorten informatie en waar ze worden gebruikt:
Strategisch: is bestemd voor het top- management
en heeft als doel het bepalen van een strategie. De
omstandigheden die van invloed zijn, zijn vooral
extern. Het DESTEP- model beschrijft zes
belangrijke omgevingsfactoren die de organisatie
beïnvloeden. Het is belangrijk hierover
geïnformeerd te zijn.
Tactisch: is bestemd voor het middle management
en heeft als doel het bepalen of doelstelling worden gehaald. Tactische informatie is nodig
voor het controleren, bewaken en aansturen van de processen. Belangrijk is dat de
informatie wordt afgezet tegen een norm, zonder norm is ook geen sprake van informatie.
Operationeel: is bestemd voor het uitvoerend management en heeft als doel de dagelijkse
gang van zaken goed laten verlopen. Deze informatie is erg concreet en gedetailleerd.
Tactische strategische informatie zijn meer samengevatte informatie: geaggregeerde
informatie.
2
, Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie en interne controle
4.1
Administratieve organisatie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en
doen functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover
moet worden afgelegd.
De AO gaat dus om de maatregelen die nodig zijn om het gegevensverwerkingsproces zo op
te zetten dat alle medewerkers precies die informatie krijgen om de taken te kunnen uit te
voeren, leiding te kunnen geven en om verantwoording af te leggen.
Primaire processen: inkoop-, productie- en verkoopproces kernactiviteiten
Secundaire processen: personeel en organisatieproces, administratief proces en facilitair
proces. Ondersteunende processen.
4.2
De doelstelling van de AO= betrouwbare informatie leveren. Dit is niet altijd even makkelijk
want in een organisatie werken mensen en mensen maken fouten. Dit kunnen onbewuste
fouten zijn of bewuste fouten en dan spreken we van fraude. Een goede AO zal de fouten zo
veel mogelijk voorkomen door vooraf preventieve, het herkennen van risico’s detectieve en
achteraf repressieve maatregelen.
De maatregelen moeten ervoor zorgen dat:
De informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en vooral betrouwbaar is.
De juiste bevoegdheden worden toegepast.
Er geen waarden (geld of goederen) verdwijnen.
Door het opnemen van maatregelen van interne controle wordt dit gedaan.
4.3
Interne controle: het toetsen van de realiteit aan een norm. Het is een gevolg van het
delegeren van bevoegdheden en dan de controle zich richt op de manier waarop en de
mate waardin die bevoegdheden gebruik wordt gemaakt. 2 vormen van controle:
Zelfcontrole: controle door jezelf.
Externe controle: controle door een externe partij.
Bij control gaat het om het beheersen van de processen binnen de organisatie. Het behalen
van doelen. Control is veel breder dan interne controle.
Bij het inricht van de interne controle speelt de vraag van effectiviteit en efficiency.
Sommige maatregelen zijn wel effectief want het doel wordt bereikt maar is niet efficiënt
omdat het meer kost dan opbrengt.
3
