Hoorcollege Procesmanagement 1 Theorie hoofdstuk 1
De Plan Do Check Act cyclus (PDCA)
Procesmanagement bestaat uit vier stappen:
1. Beschrijven Plan
2. Besturen Do
3. Analyseren Check
4. Verbeteren Act
Een proces is een verzameling van activiteiten die gezamenlijk input
omzetten in output om een bepaald doel te realiseren.
VB: je hebt een autofabriek en de input voor het fabricageproces zijn de verschillende
onderdelen die de fabriek inkomen; leer staal etc. de activiteiten houden in alle activiteiten
binnen de fabriek die ondernomen worden om de auto te maken; aan het einde komt er een
auto uitrollen; de output. Van de input; alle onderdelen, wordt een auto gemaakt; output
VB dienst kapper: kennis en kunde kapper is input, activiteiten zijn knippen, bakje koffie
output; tevreden gevoel naar buiten met geknipt kapsel.
Er zijn meerdere processen nodig om de
organisatiedoelstellingen te behalen.
1. Primaire processen alles wat bedoeld is om het
bestaansrecht van het bedrijf te garanderen; de
samenhangende activiteiten om het product of dienst te
realiseren voor de klant.
Inkoop, productie, verkoop, marketing etc.
2. Ondersteunende processen Activiteiten gericht op het scheppen van de juiste
voorwaarden (mensen en middelen) om de primaire processen goed te laten verlopen.
COPAFHIJ communicatie, ontwikkeling, personeelszaken (HRM), Administratie,
Financiën, Huisvesting, ICT, Juridische zaken
3. Managementprocessen/ besturende processen bedoeld om het geheel te laten
functioneren, die de kwaliteit garanderen en controleren
Vergaderingen, systemen
Hoofdproces: primaire proces van een organisatie
Werkproces: een onderdeel van het hoofd-, secundair of besturingsproces
Werkinstructie: een beperkt aantal activiteiten, waarin elke activiteit zeer gedetailleerd is
beschreven die door een functionaris wordt uitgevoerd.
Productieproces: een materiaal of product stroomt door proces
Informatieproces: informatie stroomt door het proces
Dienstverleningsproces: de klant stroomt door het
proces
,Procesmanagement: Een systematische en beheerste beïnvloeding van processen om
ervoor te zorgen dat organisatiedoelen worden gerealiseerd.
Beheren of leidinggeven aan een proces
Systematisch; niet eenmalig optimaliseren, maar continu checken of de processen nog aan
de doelstellingen voldoen en of er iets valt te verbeteren.
Beheerst: wel de juiste stappen volgen van de PCDA-cyclus, dus eerst beschrijven, besturen,
analyseren, verbeteren.
Organisatiedoelen: efficiëntie of kwaliteitsverbeteringen.
Processen niet verwarren met afdelingen. Een afdeling kan bestaan uit meerdere processen
en een proces kan lopen door meerdere afdelingen.
F-M-P-G-indeling
Functionele indeling. Functies worden gegroepeerd naar functies die uitgeoefend worden
voor het bedrijf. Gericht op expertise (Inkoop, verkoop, productie)
Productindeling. Hierbij zetten we mensen bij elkaar aan de hand van het product waarvoor
ze werken. (Frieten, kroketten, frikandellen)
Marktindeling. Afdelingen gevormd op basis van markten die het bedrijf bestuurt.
(Supermarkt en cafetaria). ook de doelgroep!!
Geografische indeling. Functies bij elkaar gezet die voor verschillende geografische gebieden
werken (Nederland, België, rest van Europa).
Nieuw
Op proces: gericht op voorbrengen producten/diensten (Bijv. Autofabrikanten)
Risico van sub optimalisatie en silo-vorming
- Organisaties zijn meestal ingericht in afdelingen i.p.v processen. Het risico hiervan
is dat processen niet door verschillende afdelingen heen stromen of dat de
optimalisatie tussen afdelingen uit het oog wordt verloren.
- Silovorming, twee afdelingen die eigenlijk alleen de eigen doelstellingen
nastreven en de organisatorische doelstellingen uit het oog verliezen
Procesmanagers de verantwoordelijkheid te geven over een proces dat over meerdere
afdelingen loopt.
- Centraal stellen van procesoptimalisatie zorgt ervoor dat de samenhang van
activiteiten continu in beeld is
LET OP: niet alle werkzaamheden zijn procesmatig aan te pakken. Met name routinematige
processen zijn hiervoor geschikt.
Altijd zelfde manier, standaardisatie, waarbij vast resultaat gehaald moet worden onder
dezelfde omstandigheden en middelen.
Het is efficiënt, want het wordt op een standaard manier gedaan. Kost minder tijd.
, Type werkzaamheden
Ad hoc: specifiek voor één bepaalde
situatie. Geen gebruikelijke algemene regel.
Moeilijker om dus procesmatig te werk te
gaan.
consultancy.
Projectmatig: resultaat niet helemaal nieuw
maar wel nieuwe elementen of aspecten.
Geschiktheid om processen te standaardiseren kun je bekijken aan de hand van de
proceskenmerken (4 V’s), hoe meer naar rechts, hoe geschikter voor standaardisatie:
1. Volume Als je in hogere volumes draait, is er veel vraag naar het product, maar zullen
de marges ook wat kleiner zijn. Je moet meer Polo’s verkopen om dezelfde marge te behalen
als een Ferrari. Een Ferrari is specifieker en meer per klant. (hoger = geschikt)
2. Verscheidenheid verschillen tussen de output die het bedrijf levert. Bij lage
verschillen, geschikter om te standaardiseren.
3. Variatie in vraag lage variatie in de vraag, geschikter om te standaardiseren. Je weet
precies wat je moet inkopen etc.
4. Verborgenheid hoe zichtbaar is het proces voor de eindklant? Bij een hoge
verborgenheid ziet de klant weinig en kun je dus veel standaardiseren. Bij een lage
verborgenheid merkt de klant het en moet je meer specifiek per klant te werk gaan (ad hoc)
Bepaal de focus van procesmanagement
1. Bepaal de volwassenheid van de organisatie
2. Bepaal de gewenste volwassenheid van procesmanagement
3. Bepaal de typische kenmerken van uw primaire proces aan de hand van de 4 V’s
Doelen en geschiktheid spelen ook een rol.
Organisatie-ontwikkeling volgens Greiner (om volwassenheid organisatie te bepalen)
Tussen elke fase zit een crisis, die de noodzaak van de volgende fase inluidt.
1. Productgericht een bedrijf wordt opgericht en als het goed gaat worden er een
paar mensen aangenomen, de ondernemer is de baas en het is nog niet nodig om
processen te standaardiseren, omdat het nog overzichtelijk is. Vooral ad hoc
gewerkt. Focus is gericht op product of dienst die geleverd wordt.
2. Procesgericht ondernemer heeft geen zicht meer op wat de werknemers doen.
Alle functies en processen en systemen moeten vastgelegd en beschreven worden,
om meer besturing te geven. Hier pas belangrijk om processen vast te leggen. Meer
focus op standaardisatie.
3. Organisatiegericht
4. Ketengericht
5. Maatschappij-gericht
Bedrijf met hoog volwassenheidsstadium, veel standaardisatie en veel beschrijvingen van
processen.
De Plan Do Check Act cyclus (PDCA)
Procesmanagement bestaat uit vier stappen:
1. Beschrijven Plan
2. Besturen Do
3. Analyseren Check
4. Verbeteren Act
Een proces is een verzameling van activiteiten die gezamenlijk input
omzetten in output om een bepaald doel te realiseren.
VB: je hebt een autofabriek en de input voor het fabricageproces zijn de verschillende
onderdelen die de fabriek inkomen; leer staal etc. de activiteiten houden in alle activiteiten
binnen de fabriek die ondernomen worden om de auto te maken; aan het einde komt er een
auto uitrollen; de output. Van de input; alle onderdelen, wordt een auto gemaakt; output
VB dienst kapper: kennis en kunde kapper is input, activiteiten zijn knippen, bakje koffie
output; tevreden gevoel naar buiten met geknipt kapsel.
Er zijn meerdere processen nodig om de
organisatiedoelstellingen te behalen.
1. Primaire processen alles wat bedoeld is om het
bestaansrecht van het bedrijf te garanderen; de
samenhangende activiteiten om het product of dienst te
realiseren voor de klant.
Inkoop, productie, verkoop, marketing etc.
2. Ondersteunende processen Activiteiten gericht op het scheppen van de juiste
voorwaarden (mensen en middelen) om de primaire processen goed te laten verlopen.
COPAFHIJ communicatie, ontwikkeling, personeelszaken (HRM), Administratie,
Financiën, Huisvesting, ICT, Juridische zaken
3. Managementprocessen/ besturende processen bedoeld om het geheel te laten
functioneren, die de kwaliteit garanderen en controleren
Vergaderingen, systemen
Hoofdproces: primaire proces van een organisatie
Werkproces: een onderdeel van het hoofd-, secundair of besturingsproces
Werkinstructie: een beperkt aantal activiteiten, waarin elke activiteit zeer gedetailleerd is
beschreven die door een functionaris wordt uitgevoerd.
Productieproces: een materiaal of product stroomt door proces
Informatieproces: informatie stroomt door het proces
Dienstverleningsproces: de klant stroomt door het
proces
,Procesmanagement: Een systematische en beheerste beïnvloeding van processen om
ervoor te zorgen dat organisatiedoelen worden gerealiseerd.
Beheren of leidinggeven aan een proces
Systematisch; niet eenmalig optimaliseren, maar continu checken of de processen nog aan
de doelstellingen voldoen en of er iets valt te verbeteren.
Beheerst: wel de juiste stappen volgen van de PCDA-cyclus, dus eerst beschrijven, besturen,
analyseren, verbeteren.
Organisatiedoelen: efficiëntie of kwaliteitsverbeteringen.
Processen niet verwarren met afdelingen. Een afdeling kan bestaan uit meerdere processen
en een proces kan lopen door meerdere afdelingen.
F-M-P-G-indeling
Functionele indeling. Functies worden gegroepeerd naar functies die uitgeoefend worden
voor het bedrijf. Gericht op expertise (Inkoop, verkoop, productie)
Productindeling. Hierbij zetten we mensen bij elkaar aan de hand van het product waarvoor
ze werken. (Frieten, kroketten, frikandellen)
Marktindeling. Afdelingen gevormd op basis van markten die het bedrijf bestuurt.
(Supermarkt en cafetaria). ook de doelgroep!!
Geografische indeling. Functies bij elkaar gezet die voor verschillende geografische gebieden
werken (Nederland, België, rest van Europa).
Nieuw
Op proces: gericht op voorbrengen producten/diensten (Bijv. Autofabrikanten)
Risico van sub optimalisatie en silo-vorming
- Organisaties zijn meestal ingericht in afdelingen i.p.v processen. Het risico hiervan
is dat processen niet door verschillende afdelingen heen stromen of dat de
optimalisatie tussen afdelingen uit het oog wordt verloren.
- Silovorming, twee afdelingen die eigenlijk alleen de eigen doelstellingen
nastreven en de organisatorische doelstellingen uit het oog verliezen
Procesmanagers de verantwoordelijkheid te geven over een proces dat over meerdere
afdelingen loopt.
- Centraal stellen van procesoptimalisatie zorgt ervoor dat de samenhang van
activiteiten continu in beeld is
LET OP: niet alle werkzaamheden zijn procesmatig aan te pakken. Met name routinematige
processen zijn hiervoor geschikt.
Altijd zelfde manier, standaardisatie, waarbij vast resultaat gehaald moet worden onder
dezelfde omstandigheden en middelen.
Het is efficiënt, want het wordt op een standaard manier gedaan. Kost minder tijd.
, Type werkzaamheden
Ad hoc: specifiek voor één bepaalde
situatie. Geen gebruikelijke algemene regel.
Moeilijker om dus procesmatig te werk te
gaan.
consultancy.
Projectmatig: resultaat niet helemaal nieuw
maar wel nieuwe elementen of aspecten.
Geschiktheid om processen te standaardiseren kun je bekijken aan de hand van de
proceskenmerken (4 V’s), hoe meer naar rechts, hoe geschikter voor standaardisatie:
1. Volume Als je in hogere volumes draait, is er veel vraag naar het product, maar zullen
de marges ook wat kleiner zijn. Je moet meer Polo’s verkopen om dezelfde marge te behalen
als een Ferrari. Een Ferrari is specifieker en meer per klant. (hoger = geschikt)
2. Verscheidenheid verschillen tussen de output die het bedrijf levert. Bij lage
verschillen, geschikter om te standaardiseren.
3. Variatie in vraag lage variatie in de vraag, geschikter om te standaardiseren. Je weet
precies wat je moet inkopen etc.
4. Verborgenheid hoe zichtbaar is het proces voor de eindklant? Bij een hoge
verborgenheid ziet de klant weinig en kun je dus veel standaardiseren. Bij een lage
verborgenheid merkt de klant het en moet je meer specifiek per klant te werk gaan (ad hoc)
Bepaal de focus van procesmanagement
1. Bepaal de volwassenheid van de organisatie
2. Bepaal de gewenste volwassenheid van procesmanagement
3. Bepaal de typische kenmerken van uw primaire proces aan de hand van de 4 V’s
Doelen en geschiktheid spelen ook een rol.
Organisatie-ontwikkeling volgens Greiner (om volwassenheid organisatie te bepalen)
Tussen elke fase zit een crisis, die de noodzaak van de volgende fase inluidt.
1. Productgericht een bedrijf wordt opgericht en als het goed gaat worden er een
paar mensen aangenomen, de ondernemer is de baas en het is nog niet nodig om
processen te standaardiseren, omdat het nog overzichtelijk is. Vooral ad hoc
gewerkt. Focus is gericht op product of dienst die geleverd wordt.
2. Procesgericht ondernemer heeft geen zicht meer op wat de werknemers doen.
Alle functies en processen en systemen moeten vastgelegd en beschreven worden,
om meer besturing te geven. Hier pas belangrijk om processen vast te leggen. Meer
focus op standaardisatie.
3. Organisatiegericht
4. Ketengericht
5. Maatschappij-gericht
Bedrijf met hoog volwassenheidsstadium, veel standaardisatie en veel beschrijvingen van
processen.
