Inkopen binnen een handelsonderneming. Binnen het typologiemodel zijn er twee soorten handelsondernemingen, namelijk: handel op rekening en handel
met contante betaling. Voor wat betreft de AO is het belangrijkste kenmerk van alle handelsbedrijven het duidelijke verband tussen de goederenbeweging
en geldbeweging. Deze verbanden vormen samen met de inventarisatie van de voorraden, de belangrijkste steunpunten.
Proces: inkoopproces
Steunpunten: verbanden in geld- en goederenbeweging
Mogelijke attentiepunten:
ATP: inkoopcontracten
IHR: verplichtingen uit hoofde van contracten onvolledig vastgelegd
ATP: boeteclausules in contracten
IHR: ten onrechte verantwoorden van boetes of het ten onrechte niet opnemen van verplichtingen uit hoofde van boetes
ATP: kortingsregelingen in contracten
IHR: inkopen met een hoge korting, worden verantwoord als inkopen met een lage korting
ATP: wisselende inkoopprijzen bijv. omdat de inkoopprijs samenhangt met de wereldmarktprijs
IHR: inkopen met een lage prijs worden verantwoord als inkopen met een hoge prijs
ATP: inkopen in vreemde valuta
IHR: inkopen met een lage koers worden verantwoord als inkopen met een hoge koers
ATP: inkoopprijs verregaand geautomatiseerd
IHR: het risico dat gegevens door onbevoegden wordt gewijzigd
ATP: kwaliteit van goederen is niet vooraf vast te stellen
IHR: goederen met een lage kwaliteit worden verantwoord als goederen met een hogere kwaliteit
Functiescheiding: tussen inkoop (beschikkend), magazijn (bewarend) en verkoop (beschikkend) en binnen het inkoopproces tussen inkoopafdeling
(beschikkend), magazijn (bewarend), crediteurenadministratie (bewarend), administratie (registrerend/controlerend) en betaling (beschikkend).
Automatisering: specifiek aandacht voor algemene beheersmaatregelen bij e-Procurement
Begroting: verkoopbegroting -> voorraadbegroting -> inkoopbegroting
Normatieve brutowinstmarge
Richtlijnen: inkoop:
Maximale inkoopprijzen, eisen waaraan leveranciers moeten voldoen. Daarnaast zullen er richtlijnen zijn m.b.t. de bij attentiepunten genoemde
punten, bijvoorbeeld: kwaliteitseisen natuurproducten en maximale valutaposities.
,Activiteit ATP IHR IB-maategelen VBC
Impuls initiatief inkopen Impuls door niet bevoegde 1. Autorisatietabel
medewerker, waardoor 2. Impuls automatiseren
onterechte inkoop o.b.v. minimumbestelniveau
Offertes aanvragen Voorkeursleveranciers Inkoopdocumentatie met
worden niet geregistreerd, daarbij vastleggen van
waardoor er bij onjuiste ervaringen op afdeling
leveranciers ingekocht wordt Inkoop
Offertes ontvangen en Leveranciers worden 1. Ontvangst offertes niet Aangevraagde offertes =
registreren bevoordeeld doordat zij door de inkopers ontvangen offertes =
informatie van 2. Registratie ontvangen geregistreerde offertes
concurrerende offertes offertes op administratie beginstand offertes +
krijgen, waardoor mogelijk 3. Offertes worden gesloten aangevraagde offertes –
te dure goederen worden bewaard op administratie geaccepteerde offertes –
ingekocht tot einddatum afgewezen offertes =
eindstand offertes
Keuze leverancier Er wordt te duur ingekocht 1. Bevoegdheden wie mag
of de kwaliteit is onder de beslissen vastleggen
maat, mogelijk door 2. Beslissing door twee
samenspanning tussen personen (vierogenprincipe)
inkoper en leverancier
Contracten Verplichtingen uit hoofde 1. Contract wordt door een 1. Autorisatietabel
van contracten onvolledig onbevoegde medewerker 2. Autorisatie door directie
vastgelegd afgesloten
2. Contractgegevens zijn Contractenregister op
onbekend administratie
Kortingen of boetes 1. Gemiste kortingen of 1. Positie per contract Beginstand
verschuldigde boetes bijhouden op administratie contractenpositie + nieuwe
2. Verschuivingsgevaar: 2. Functiescheiding inkoop contracten – bestellingen (1)
inkopen lagere prijs en administratie = eindstand
verantwoord als hogere prijs 3. Begroten van KBB
4. Analyse administratie KBB
,Bestellen Bestelling door een 1. Autorisatietabel Afroep = inkoop
onbevoegde medewerker 2. Bevoegdheden in ERP-
systeem vastleggen (logische
toegangsbeveiliging)
Bestellingen worden niet Verplichtingen administratie Beginstand verplichtingen +
volledig geregistreerd bestellingen u.h.v.
afroepcontracten (1) +
overige bestellingen –
geleverde bestellingen (2) =
eindstand verplichtingen
Wisselende inkoopprijzen 1. Ongunstige 1. Richtlijnen over
inkoopresultaten inkoophoeveelheid en –
2. Speculatie tijdstip
3. Verschuivingsgevaar: 2. Functiescheiding inkoop
inkopen met lagere prijzen en administratie
verantwoorden als inkopen 3. Analyse prijsverschillen
met hogere prijzen t.o.v. vaste verrekenprijs
4. Controle inkoopprijs met
marktprijs door
administratie
Inkopen in vreemde valuta 1. Koersverliezen 1. Richtlijnen valutaposities
2. Verschuivingsgevaar: 2. Registratie op
inkopen met lagere koers administratie van de posities
worden verantwoord als per valuta en de genomen
inkoop met hogere koers maatregelen
3. Functiescheiding inkoop,
treasurer en administratie
4. Werken met
administratief vaste koers en
–analyse koersverschillen
E-Procurement Onbevoegde personen 1. Autorisatietabellen
bestellen 2. Bevoegdheden in ERP-
, systeem vastleggen
3. Loggingpogingen
ongeautoriseerde inkoop
Goederen ontvangen Goederen worden niet tijdig 1. Controle op ontvangen
afgeleverd, niet bestelde goederen door
goederen worden afgeleverd magazijnmeester (niet de
of geleverde goederen zijn aantallen)
niet conform de afspraak 2. Bewaking tijdige
ontvangst goederen door
magazijnmeester
Ontvangen goederen 1. Magazijnmeester voert Geleverde bestellingen (2) =
worden niet juist of ontvangen (getelde) ontvangen goederen
onvolledig geregistreerd aantallen in
2. Binnen ERP wordt
goederenontvangst
afgestemd met bestelling
3. Verschillen worden
gemeld aan de afdeling
inkoop
Bij keuring v.d. goederen 1. Keuringsrichtlijnen Ontvangen goederen =
worden goede producten 2. Vierogenprincipe goedgekeurde goederen +
verantwoord as afgekeurd afgekeurde goederen
en aan de onderneming Afgekeurde goederen =
onttrokken retour goederen +
vernietigde goederen
Retour goederen = te
ontvangen creditnota’s
Goedgekeurde goederen =
toename voorraad
Producten waarbij vooraf de 1. Kwaliteit slechter dan 1. inkoper bepaalt ->>>>>>
kwaliteit niet vaststaat verwacht inkoopverwachting 3. Administratie bepaalt
2. Verschuivingsgevaar: 2. Keuring goederen bij inkoopresultaat
partijen lage prijs worden ontvangst
met contante betaling. Voor wat betreft de AO is het belangrijkste kenmerk van alle handelsbedrijven het duidelijke verband tussen de goederenbeweging
en geldbeweging. Deze verbanden vormen samen met de inventarisatie van de voorraden, de belangrijkste steunpunten.
Proces: inkoopproces
Steunpunten: verbanden in geld- en goederenbeweging
Mogelijke attentiepunten:
ATP: inkoopcontracten
IHR: verplichtingen uit hoofde van contracten onvolledig vastgelegd
ATP: boeteclausules in contracten
IHR: ten onrechte verantwoorden van boetes of het ten onrechte niet opnemen van verplichtingen uit hoofde van boetes
ATP: kortingsregelingen in contracten
IHR: inkopen met een hoge korting, worden verantwoord als inkopen met een lage korting
ATP: wisselende inkoopprijzen bijv. omdat de inkoopprijs samenhangt met de wereldmarktprijs
IHR: inkopen met een lage prijs worden verantwoord als inkopen met een hoge prijs
ATP: inkopen in vreemde valuta
IHR: inkopen met een lage koers worden verantwoord als inkopen met een hoge koers
ATP: inkoopprijs verregaand geautomatiseerd
IHR: het risico dat gegevens door onbevoegden wordt gewijzigd
ATP: kwaliteit van goederen is niet vooraf vast te stellen
IHR: goederen met een lage kwaliteit worden verantwoord als goederen met een hogere kwaliteit
Functiescheiding: tussen inkoop (beschikkend), magazijn (bewarend) en verkoop (beschikkend) en binnen het inkoopproces tussen inkoopafdeling
(beschikkend), magazijn (bewarend), crediteurenadministratie (bewarend), administratie (registrerend/controlerend) en betaling (beschikkend).
Automatisering: specifiek aandacht voor algemene beheersmaatregelen bij e-Procurement
Begroting: verkoopbegroting -> voorraadbegroting -> inkoopbegroting
Normatieve brutowinstmarge
Richtlijnen: inkoop:
Maximale inkoopprijzen, eisen waaraan leveranciers moeten voldoen. Daarnaast zullen er richtlijnen zijn m.b.t. de bij attentiepunten genoemde
punten, bijvoorbeeld: kwaliteitseisen natuurproducten en maximale valutaposities.
,Activiteit ATP IHR IB-maategelen VBC
Impuls initiatief inkopen Impuls door niet bevoegde 1. Autorisatietabel
medewerker, waardoor 2. Impuls automatiseren
onterechte inkoop o.b.v. minimumbestelniveau
Offertes aanvragen Voorkeursleveranciers Inkoopdocumentatie met
worden niet geregistreerd, daarbij vastleggen van
waardoor er bij onjuiste ervaringen op afdeling
leveranciers ingekocht wordt Inkoop
Offertes ontvangen en Leveranciers worden 1. Ontvangst offertes niet Aangevraagde offertes =
registreren bevoordeeld doordat zij door de inkopers ontvangen offertes =
informatie van 2. Registratie ontvangen geregistreerde offertes
concurrerende offertes offertes op administratie beginstand offertes +
krijgen, waardoor mogelijk 3. Offertes worden gesloten aangevraagde offertes –
te dure goederen worden bewaard op administratie geaccepteerde offertes –
ingekocht tot einddatum afgewezen offertes =
eindstand offertes
Keuze leverancier Er wordt te duur ingekocht 1. Bevoegdheden wie mag
of de kwaliteit is onder de beslissen vastleggen
maat, mogelijk door 2. Beslissing door twee
samenspanning tussen personen (vierogenprincipe)
inkoper en leverancier
Contracten Verplichtingen uit hoofde 1. Contract wordt door een 1. Autorisatietabel
van contracten onvolledig onbevoegde medewerker 2. Autorisatie door directie
vastgelegd afgesloten
2. Contractgegevens zijn Contractenregister op
onbekend administratie
Kortingen of boetes 1. Gemiste kortingen of 1. Positie per contract Beginstand
verschuldigde boetes bijhouden op administratie contractenpositie + nieuwe
2. Verschuivingsgevaar: 2. Functiescheiding inkoop contracten – bestellingen (1)
inkopen lagere prijs en administratie = eindstand
verantwoord als hogere prijs 3. Begroten van KBB
4. Analyse administratie KBB
,Bestellen Bestelling door een 1. Autorisatietabel Afroep = inkoop
onbevoegde medewerker 2. Bevoegdheden in ERP-
systeem vastleggen (logische
toegangsbeveiliging)
Bestellingen worden niet Verplichtingen administratie Beginstand verplichtingen +
volledig geregistreerd bestellingen u.h.v.
afroepcontracten (1) +
overige bestellingen –
geleverde bestellingen (2) =
eindstand verplichtingen
Wisselende inkoopprijzen 1. Ongunstige 1. Richtlijnen over
inkoopresultaten inkoophoeveelheid en –
2. Speculatie tijdstip
3. Verschuivingsgevaar: 2. Functiescheiding inkoop
inkopen met lagere prijzen en administratie
verantwoorden als inkopen 3. Analyse prijsverschillen
met hogere prijzen t.o.v. vaste verrekenprijs
4. Controle inkoopprijs met
marktprijs door
administratie
Inkopen in vreemde valuta 1. Koersverliezen 1. Richtlijnen valutaposities
2. Verschuivingsgevaar: 2. Registratie op
inkopen met lagere koers administratie van de posities
worden verantwoord als per valuta en de genomen
inkoop met hogere koers maatregelen
3. Functiescheiding inkoop,
treasurer en administratie
4. Werken met
administratief vaste koers en
–analyse koersverschillen
E-Procurement Onbevoegde personen 1. Autorisatietabellen
bestellen 2. Bevoegdheden in ERP-
, systeem vastleggen
3. Loggingpogingen
ongeautoriseerde inkoop
Goederen ontvangen Goederen worden niet tijdig 1. Controle op ontvangen
afgeleverd, niet bestelde goederen door
goederen worden afgeleverd magazijnmeester (niet de
of geleverde goederen zijn aantallen)
niet conform de afspraak 2. Bewaking tijdige
ontvangst goederen door
magazijnmeester
Ontvangen goederen 1. Magazijnmeester voert Geleverde bestellingen (2) =
worden niet juist of ontvangen (getelde) ontvangen goederen
onvolledig geregistreerd aantallen in
2. Binnen ERP wordt
goederenontvangst
afgestemd met bestelling
3. Verschillen worden
gemeld aan de afdeling
inkoop
Bij keuring v.d. goederen 1. Keuringsrichtlijnen Ontvangen goederen =
worden goede producten 2. Vierogenprincipe goedgekeurde goederen +
verantwoord as afgekeurd afgekeurde goederen
en aan de onderneming Afgekeurde goederen =
onttrokken retour goederen +
vernietigde goederen
Retour goederen = te
ontvangen creditnota’s
Goedgekeurde goederen =
toename voorraad
Producten waarbij vooraf de 1. Kwaliteit slechter dan 1. inkoper bepaalt ->>>>>>
kwaliteit niet vaststaat verwacht inkoopverwachting 3. Administratie bepaalt
2. Verschuivingsgevaar: 2. Keuring goederen bij inkoopresultaat
partijen lage prijs worden ontvangst
