Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening, ISBN: 9789001903176 AO & MIS

AO en MIS samenvatting

Bron: Bestuurlijke informatievoorziening van Leijnse (6e druk)

H1 Organisatie, informatie en bestuurlijk informatievoorziening

Het gaat bij bestuurlijke informatievoorziening/administratieve organisatie over betrouwbare
informatie in organisaties. Het heeft betrekking op de manier waarop besluiten op verschillende
niveaus tot stand komen. De niveaus zijn strategisch, tactisch en operationeel. Elke activiteit hier
binnen bestaat uit invoer, bewerking van invoer en uitvoer. Er wordt onderscheid gemaakt tussen
gegevens (feiten) en informatie (bewerkte gegevens). Kwaliteit van informatie moet op orde zijn
omdat het een grote rol speelt.

1.1 Praktijkvoorbeeld van bestuurlijke informatievoorziening
Lees voorbeeld op blz. 12 en 13

Om processen goed te laten verlopen moet er een goede taakverdeling zijn en procedures zijn ook
van groot belang. Een goede planning is hierbij heel belangrijk. Het moet niet alleen duidelijk zijn hoe
en door wie het uitgevoerd moet worden maar er moet ook informatie worden uitgewisseld over de
uitvoering van de werkzaamheden aan de leidinggevende.

1.2 Bestuurlijke informatievoorziening in relatie met organisatie en informatie
Er zijn verschillende termen maar deze worden vooral gebruikt: interne beheersing, administratieve
organisatie en bestuurlijke informatievoorziening

Als de informatievoorziening in een bedrijf tekortschiet, kunnen er vervelende zaken voordoen:
- Optreden van doublures in administratieve werkzaamheden (iets dat 2 keer voorkomt)
- Uitvoeren van overbodige werkzaamheden
- Optreden van vertragingen
- Nemen van verkeerde beslissingen

Fouten in de informatie kunnen voor veel processen in het bedrijf grote gevolgen hebben. Daarom is
de kwaliteit van de informatie van groot belang. Bedrijf eist van leverancier vaak ISO-9000
certificering. Dit houdt in dat leverancier goed moet hebben nagedacht over zijn bedrijfsprocessen
en deze helder beschreven hebben in een kwaliteitshandboek.

1.2.1 Samenhang tussen organisatie, informatie en bestuurlijke informatievoorziening

Organisatie bestaat uit groep mensen die probeert om met gebruik van bepaalde middelen, in
onderlinge samenwerking doelstellingen te realiseren. Doelstelling kan zijn halen van omzet X. De
middelen die ze gebruiken zouden machines, computers, inventaris en geld kunnen zijn.

Organisatie probeert doelstellingen te halen door activiteiten te ontplooien. Denk aan inkopen,
produceren, verkopen en administratie. Dit zijn ook wel processen. De eerste drie zijn primaire
processen en de laatste is een secundair of ondersteunend proces. Primaire processen zijn de
kernactiviteit van een organisatie.

Informatie bestaat uit gegevens die een bijdrage leveren aan de kennis van de mensen die werkzaam
zijn in de organisatie. Aard en waarde van de informatie is van groot belang voor de goede werking
van de organisatie.

Gegeven is objectief en informatie is subjectief

, Bestuurlijke informatievoorziening omvat alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen,
vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeven van
het besturen, het doen functioneren en het beheersen van een organisatie alsmede ten behoeven
van het afleggen van verantwoording.

Voorziet dus in informatiebehoefte van de werknemers en is gericht op het maken van
verantwoordingsinformatie.

Doen functioneren en beheersen heeft betrekking op datgene wat nodig is in een bedrijf, nadat de
beslissing is genomen:
- Meedelen van beslissing aan belanghebbende (bevoegdheden, opdrachten, richtlijnen)
- Beoordelen van de uitvoering en zo nodig bijsturen.

1.2.2 Vastleggen van processen
Processen kunnen zijn:
- Opstellen van verkoopprocedure
- Bewaken van de naleving van de opgestelde procedure
- Inventariseren van informatiebehoefte van de verkoper

Het gaat bij de processen steeds om:
- Wat voor informatie is nodig?
- Wie vervult welke taak in uitvoering van het proces?
- Welke werkwijze moet worden toegepast?
- Volgens welk tijdschema dient de gegevensverwerking en de informatievoorziening plaats te
vinden?

Dit alles leg je vast in een biv handboek. Zo is het voor elke medewerker duidelijk. Kleine bedrijven
gebruiken vaak ISO-9000.

1.3 Organisaties
Je hebt handels- , industriële- en dienstverlenende ondernemingen, maar ook overheidsinstellingen.
De doelstelling van deze organisaties bestaat uit het maken van een zodanige winst dat de
continuïteit op lange termijn verzekerd is. Er kunnen ook nevendoelstellingen naast zijn zoals
behouden van werkgelegenheid, zorg voor milieu of handhaven van het marktaandeel.
Overheidsinstelling focust meestal niet op winst, maatschappelijke behoefte staan daar hoger in het
vaandel.

1.3.1 Strategie, missie en visie
Strategie > hoe bereik ik mijn doelstelling, koers van bedrijf moet worden uitgestippeld en het
einddoel moet tastbaar en duidelijk zijn.
Missie > Krachtige boodschap waar een organisatie voor staat en wat ten alle tijden de kernwaarden
is.
Visie > Voorstelling van de toekomst van een organisatie, toekomstdroom.

1.3.2 Formele en informele organisatie
Formele organisatie is een schriftelijk vastgelegde structuur van een organisatie. Hiertoe behoren:
- Statuten
- Procedurebeschrijving
- Taak- en functiebeschrijving en bevoegdheidsregelingen

Het gaat dus om schriftelijke documenten, waarin precies is vastgelegd hoe bepaalde zaken geregeld
worden.