Samenvatting SMOR
Link workshop 1: de essentie van structuur
Structuur beschrijft de vorm en werking van een organisatie. Daarbij gaat het alleen om de harde formele regels. Alle overige zachte
ongeschreven regels, gewoontes, normen en waarden die de vorm en werking van de organisatie minstens evenveel bepalen, vallen onder
cultuur. 2 hoofdvragen bij structuur:
1. Hoe bestuur ik het object structuur zelf (welke issues?)
2. Hoe ziet (de proces-)structuur eruit waarmee de organisatie als geheel bestuurd kan worden (weke voorbeelden, sjablonen?)
Bij beantwoording van de eerste vraag moet je realiseren dat structuur een besturingsvariabele is. Als we andere resultaten wil behalen,
moet je anders denken en de structuur aanpassen. Deze issues worden behandeld op strategisch, tactisch en operationeel niveau:
Op strategisch niveau speelt de vraag of –en in hoeverre– we een procesgerichte structuur willen hebben.
Op tactisch niveau gaat het over de inrichting en herinrichting van de structuur. Hoe ontwerpen we processen en hoe verbeteren we ze?
Kwaliteitssystemen, interne en externe audits, benchmarking, kwaliteitssystemen en ISO zijn issues die op dit niveau aan de orde komen.
Op operationeel niveau gaat het om het werken met processen. Hoe implementeer je processen en hoe beheers je de feitelijke besturing
op de werkvloer?
De tweede vraag gaat over de soorten processen die nodig zijn binnen een organisatie. Er is onderscheid tussen besturende, primaire
(uitvoerende) en ondersteunende processen. Hoe zien deze processen eruit? Welke onderdelen daarvan zijn algemeen toepasbaar, en hoe
werken ze samen?
Link workshop 1: wat is structuur en hoe werkt het?
De structuur van een organisatie bestaat uit een organisatiestructuur en een processtructuur. Een organisatiestructuur is opgebouwd uit 3
substructuren: de functiestructuur, personele structuur en organieke structuur. De belangrijkste elementen van de processtructuur zijn:
resultaten, activiteiten, mensen, middelen en kaders. Andere voorbeelden: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TVB's), de
RACI-methode, het proceseigenaarschap, en de PDCA- of Deming-cirkel.
Link workshop 1: wat is een organisatiestructuur?
Wat is een organisatiestructuur
Een organisatiestructuur is opgebouwd uit drie substructuren: functiestructuur, personele structuur en een organieke structuur.
,De functiestructuur (of het functiegebouw) beschrijft alle voorkomende functies binnen de organisatie. De personele structuur beschrijft de
personele bezetting van functies op de organisatie–eenheden. De organieke structuur, beschrijft de vorm van organisatie eenheden binnen
een organisatie. Deze structuur is ‘het organisatieschema’ of ‘de hark’ met daarin de divisies, sectoren, afdelingen, teams, enz.
Wat is een functiestructuur
De functies hebben een arbeidsrechtelijke status. Ze zijn de
basis van aanname, arbeidsvoorwaarden en ontslag.
In het 1e deel van de functiebeschrijving wordt de plaats van
een functie in de organisatie beschreven incl.
arbeidsvoorwaarden. Het 2e deel beschrijft de
werkzaamheden in termen van taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden. De benodigde kennis en
vaardigheden staan in deel 3. De specifieke eisen rondom
kennis en vaardigheden worden ver uitgewerkt in een
competentieprofiel. (organisatieklantkennis,
gedragsvaardigheden, materiedeskundigheid)
De functieopbouw is tevens de basis voor de
beoordelingssystematiek. Uit de taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden worden kernresultaatgebieden
afgeleid: de jaardoelstellingen voor de medewerker. Deze
worden bij de beoordeling geëvalueerd en in verband
gebracht met het competentieprofiel: voor welke kennis en
vaardigheden is verdere ontwikkeling en opleiding nodig?
Wat is een personele structuur?
De personele structuur gaat in eerste plaats over de verdeling van functie-aantallen en functieniveaus over afdelingen. Daarnaast betreft
het de vorming van vaste of flexibele teams.
Bij de invulling van de personele structuur hoort het capaciteitsvraagstuk voorop te staan. Welke kwaliteit en kwantiteiten hebben we
nodig om als afdeling een zeker resultaat te kunnen bereiken? In praktijk wordt de belangrijkste ontwerpcriteria echter gevormd door de
bestaande situatie (wie moeten we plaatsen) en financiële randvoorwaarden (wat mag het kosten?)
De flexibele teams (resource pool) bevatten medewerkers met specifieke kennis en vaardigheden die op ad hoc basis aan processen,
projecten of andere afdelingen ter beschikking worden gesteld.
Wat is een organieke structuur?
, Aan de basis van elke organieke structuur ligt de indeling naar
organisatiefuncties (F-indeling). Voor een normaal productiebedrijf zijn
dat inkoop, productie en verkoop, aangevuld met ondersteunende
functies personeel, financiën, ICT en facility. Bij groei van de organisatie
zien we een splitsing in gelijksoortige eenheden vanwege de beperking
in span–of–control van de leidinggevende. 3 andere mogelijke
indelingscriteria: geografie, markt en product.
De indeling naar geografische regio (G–indeling), bijv. provincie of land,
komt veel voor bij verkoop– en dienstverlenende eenheden. Bij een
markt–indeling (M–indeling) worden de eenheden ingedeeld naar
markt of klantgroep die ze bedienen, zoals kleinverbruikers en
grootverbruikers. Bij een product–indeling (P–indeling) worden de
eenheden naar verschillende producten ingedeeld zoals auto's en
motoren of productassortimenten zoals consumentenproducten en
professionele apparatuur.
Soorten organisatiestructuren
Aan de basis van elke organieke structuur ligt de indeling
naar organisatiefuncties (F–indeling). Indien we hiervan
afwijken ontstaat een divisie organisatie. Onder de
directie (raad van bestuur) en de staf vindt een indeling
naar geografische-. Product of marktdivisies plaats.
Indien deze indeling algemener is, ontstaat een business
unit organisatie. De divisies zijn zelfstandige bedrijven met
een eigen staf. Op concernniveau is de directie (raad van
bestuur) en een concernstaf met een beperkt aantal
centrale taken als strategische planning & control,
treasury en corporate image.
Matrix- of projectorganisatie: het gewone werk vindt in de
reguliere afdelingen plaats, voor het bijzondere werk
worden tijdelijke projectgroepen opgeroepen die dwars
door de afdelingen lopen. Het vaak onvoorspelbare en ad
hoc karakter van de dwarse projectverbanden zorgt voor
veel besturingsproblemen in de matrixorganisatie.
Link workshop 1: wat is een processtructuur?
Processen zijn ketens van activiteiten. Deze activiteiten zijn logisch geordend en gericht op het bereiken van resultaten (output) voor een
klant. Elk proces is opgebouwd uit vijf elementen: 1. Resultaten 2. Activiteiten 3. Mensen 4. Middelen 5. Kaders
Link workshop 1: de essentie van structuur
Structuur beschrijft de vorm en werking van een organisatie. Daarbij gaat het alleen om de harde formele regels. Alle overige zachte
ongeschreven regels, gewoontes, normen en waarden die de vorm en werking van de organisatie minstens evenveel bepalen, vallen onder
cultuur. 2 hoofdvragen bij structuur:
1. Hoe bestuur ik het object structuur zelf (welke issues?)
2. Hoe ziet (de proces-)structuur eruit waarmee de organisatie als geheel bestuurd kan worden (weke voorbeelden, sjablonen?)
Bij beantwoording van de eerste vraag moet je realiseren dat structuur een besturingsvariabele is. Als we andere resultaten wil behalen,
moet je anders denken en de structuur aanpassen. Deze issues worden behandeld op strategisch, tactisch en operationeel niveau:
Op strategisch niveau speelt de vraag of –en in hoeverre– we een procesgerichte structuur willen hebben.
Op tactisch niveau gaat het over de inrichting en herinrichting van de structuur. Hoe ontwerpen we processen en hoe verbeteren we ze?
Kwaliteitssystemen, interne en externe audits, benchmarking, kwaliteitssystemen en ISO zijn issues die op dit niveau aan de orde komen.
Op operationeel niveau gaat het om het werken met processen. Hoe implementeer je processen en hoe beheers je de feitelijke besturing
op de werkvloer?
De tweede vraag gaat over de soorten processen die nodig zijn binnen een organisatie. Er is onderscheid tussen besturende, primaire
(uitvoerende) en ondersteunende processen. Hoe zien deze processen eruit? Welke onderdelen daarvan zijn algemeen toepasbaar, en hoe
werken ze samen?
Link workshop 1: wat is structuur en hoe werkt het?
De structuur van een organisatie bestaat uit een organisatiestructuur en een processtructuur. Een organisatiestructuur is opgebouwd uit 3
substructuren: de functiestructuur, personele structuur en organieke structuur. De belangrijkste elementen van de processtructuur zijn:
resultaten, activiteiten, mensen, middelen en kaders. Andere voorbeelden: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TVB's), de
RACI-methode, het proceseigenaarschap, en de PDCA- of Deming-cirkel.
Link workshop 1: wat is een organisatiestructuur?
Wat is een organisatiestructuur
Een organisatiestructuur is opgebouwd uit drie substructuren: functiestructuur, personele structuur en een organieke structuur.
,De functiestructuur (of het functiegebouw) beschrijft alle voorkomende functies binnen de organisatie. De personele structuur beschrijft de
personele bezetting van functies op de organisatie–eenheden. De organieke structuur, beschrijft de vorm van organisatie eenheden binnen
een organisatie. Deze structuur is ‘het organisatieschema’ of ‘de hark’ met daarin de divisies, sectoren, afdelingen, teams, enz.
Wat is een functiestructuur
De functies hebben een arbeidsrechtelijke status. Ze zijn de
basis van aanname, arbeidsvoorwaarden en ontslag.
In het 1e deel van de functiebeschrijving wordt de plaats van
een functie in de organisatie beschreven incl.
arbeidsvoorwaarden. Het 2e deel beschrijft de
werkzaamheden in termen van taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden. De benodigde kennis en
vaardigheden staan in deel 3. De specifieke eisen rondom
kennis en vaardigheden worden ver uitgewerkt in een
competentieprofiel. (organisatieklantkennis,
gedragsvaardigheden, materiedeskundigheid)
De functieopbouw is tevens de basis voor de
beoordelingssystematiek. Uit de taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden worden kernresultaatgebieden
afgeleid: de jaardoelstellingen voor de medewerker. Deze
worden bij de beoordeling geëvalueerd en in verband
gebracht met het competentieprofiel: voor welke kennis en
vaardigheden is verdere ontwikkeling en opleiding nodig?
Wat is een personele structuur?
De personele structuur gaat in eerste plaats over de verdeling van functie-aantallen en functieniveaus over afdelingen. Daarnaast betreft
het de vorming van vaste of flexibele teams.
Bij de invulling van de personele structuur hoort het capaciteitsvraagstuk voorop te staan. Welke kwaliteit en kwantiteiten hebben we
nodig om als afdeling een zeker resultaat te kunnen bereiken? In praktijk wordt de belangrijkste ontwerpcriteria echter gevormd door de
bestaande situatie (wie moeten we plaatsen) en financiële randvoorwaarden (wat mag het kosten?)
De flexibele teams (resource pool) bevatten medewerkers met specifieke kennis en vaardigheden die op ad hoc basis aan processen,
projecten of andere afdelingen ter beschikking worden gesteld.
Wat is een organieke structuur?
, Aan de basis van elke organieke structuur ligt de indeling naar
organisatiefuncties (F-indeling). Voor een normaal productiebedrijf zijn
dat inkoop, productie en verkoop, aangevuld met ondersteunende
functies personeel, financiën, ICT en facility. Bij groei van de organisatie
zien we een splitsing in gelijksoortige eenheden vanwege de beperking
in span–of–control van de leidinggevende. 3 andere mogelijke
indelingscriteria: geografie, markt en product.
De indeling naar geografische regio (G–indeling), bijv. provincie of land,
komt veel voor bij verkoop– en dienstverlenende eenheden. Bij een
markt–indeling (M–indeling) worden de eenheden ingedeeld naar
markt of klantgroep die ze bedienen, zoals kleinverbruikers en
grootverbruikers. Bij een product–indeling (P–indeling) worden de
eenheden naar verschillende producten ingedeeld zoals auto's en
motoren of productassortimenten zoals consumentenproducten en
professionele apparatuur.
Soorten organisatiestructuren
Aan de basis van elke organieke structuur ligt de indeling
naar organisatiefuncties (F–indeling). Indien we hiervan
afwijken ontstaat een divisie organisatie. Onder de
directie (raad van bestuur) en de staf vindt een indeling
naar geografische-. Product of marktdivisies plaats.
Indien deze indeling algemener is, ontstaat een business
unit organisatie. De divisies zijn zelfstandige bedrijven met
een eigen staf. Op concernniveau is de directie (raad van
bestuur) en een concernstaf met een beperkt aantal
centrale taken als strategische planning & control,
treasury en corporate image.
Matrix- of projectorganisatie: het gewone werk vindt in de
reguliere afdelingen plaats, voor het bijzondere werk
worden tijdelijke projectgroepen opgeroepen die dwars
door de afdelingen lopen. Het vaak onvoorspelbare en ad
hoc karakter van de dwarse projectverbanden zorgt voor
veel besturingsproblemen in de matrixorganisatie.
Link workshop 1: wat is een processtructuur?
Processen zijn ketens van activiteiten. Deze activiteiten zijn logisch geordend en gericht op het bereiken van resultaten (output) voor een
klant. Elk proces is opgebouwd uit vijf elementen: 1. Resultaten 2. Activiteiten 3. Mensen 4. Middelen 5. Kaders
