Notarieel vennootschapsrecht
Prof. dr. Alain François
1
,LES 1. Enkele aspecten van digitalisering
Hoofdstuk 1. Digitalisering van het vennootschapsrecht
Afdeling 1. Inleiding en context
WVV: modernisering zonder (al te veel) digitalisering.
Belgisch vennootschapsrecht werd grondig gemoderniseerd met het WVV in 2018
• Flexibele BV als uithangbord
• Van werkelijke zetel naar statutaire zetel
• Mede als doel om ons vennootschapsrecht in internationale context aantrekkelijk te maken: aantrekkelijk is
niet enkel via inhoudelijke vennootschapsrechtelijke regels, maar het begint bij oprichtingsregels. Als je bv.
naar notaris in België moet, is drempel wel groot.
In WVV was weinig sprake van digitalisering ondanks de tijdsgeest van het jaar van totstandkoming (2018).
Digitalisering was geen speerpunt voor modernisering, tenzij:
• Invoering elektronisch databanksysteem voor statuten, voor notariële akten beheerd door KFBN (STAPOR;
art. 2:7, §2 WVV)
• Communicatie via website en e-mail (art 2:30 en 2:31 WVV)
• Bestuur kan opteren voor een elektronisch aandeelhoudersregister (art. 5:24, 6:24 en 7:28 WVV en art.
7:12 tot 7:15 Uitv. KB WVV)
= waren kleine stappen richting digitalisering
= Geen regeling omtrent online oprichting van rechtspersonen
Kleine stappen; WVV wou vooral vennootschapsrecht internationaler bekend en geliefd maken. Om dan IR-
personen te verplichten naar de notaris te komen in BE om ene vennootschap op te richten = inefficiënt
§1 Coronapandemie als (mede) kantelpunt
Een jaar later heel wat nieuwe evoluties, vnl. omwille van corona.
• Mensen konden niet fysiek naar de notaris
• Geen fysieke AV meer mogelijk
• …
= veel gebreken in de wetgeving naar boven hierdoor.
A.d.h.v. KB’s + vervolgens wetten nieuwe regels gemaakt om digitalisering door te voeren. Hiervoor werden digitale
vereisten opgesteld.
• Dus eerst via KB’s: tijdelijke maatregelen
• Daarna structureel: bv. digitale volmacht
Digitale volmacht: niet enkel beperkt tot het vennootschapsrecht (art. 18quinquies OWN)
• Wat: i.p.v. dat je fysiek naar notaris moet, is er een videoconferentie met de notaris waar notaris akte
inhoudelijk toelicht en je geeft dan via digitale weg een elektronische volmacht aan de notaris die het
document in kwestie dan fysiek zal ondertekenen
Authentieke volmacht via videoconferentie en elektronische handtekening door notaris en partijen
Laat toe authentieke akten (waaronder ook een oprichtingsakte van een rechtspersoon) op afstand
– dus zonder fysieke aanwezigheid van partijen - te verlijden. Je moet je niet fysiek naar notaris
begeven
Notarieel medewerker tekent als volmachthouder
NADEEL: het digitale proces = er moeten voldoende zekerheden zijn voor de notaris aangaande de
identiteiten van betrokkenen
• Staat enkel open mits:
Een pc met internetverbinding, webcam én microfoon nodig (want face to face blijft belangrijk: is
het wel die persoon waarvoor ik optreed?)
eID met pincode en kaartlezer of digitale itsme ID nodig (deze 2 zaken geven zekerheid rond
identiteit betrokkene)
2
,Digitale algemene vergadering: op afstand: Wet 20/12/2020 (art. 5:89, §1, 6:75, §1 en 7:137, §1 WVV)
• Je kan een AV op afstand organiseren: d.w.z. dat het beperkt kan zijn tot het organiseren van een
Teamsgesprek met alle aandeelhouders waar iedereen zijn zeg kan doen via stemming, het platform moet
gewoon toelaten dat zo een stemming kan gebeuren)
• Niet iedereen mag digitaal deelnemen:
Fysieke aanwezigheid van de leden van het bureau blijft vereist
• Geen statutaire machtiging vereist
• Hoeft niet via een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel, ook bv. video- of telefoonconferenties
(Teams, Zoom, Skype)
Afdeling 2. Europees initiatief voor digitalisering
Waarom interesse EU-wetgever om iets te doen op vlak van vennootschapsrecht? Men wil sterk inzetten op de
interne markt
• Basisidee interne markt: iedere Europeaan die vennootschap wil oprichten mag geen belemmering
ondervinden om dat in eigen land of ander land EU te doen + concurrentie tussen lidstaten maximaal
vrijwaren
• 1 grote drempel die EU-wetgever zag: heel wat landen vereisten nog altijd dat de oprichter van een
vennootschap zich fysiek naar notaris moest begeven = doorn in oog van Europa. Hierover is ook een
impact assessment geweest: want aantal landen lieten online oprichting wel al toe. Men ging dan de. + en –
bekijken en online oprichting zou maar de helft van de tijd in beslag nemen en tot 3x goedkoper zijn.
Grote verscheidenheid tussen lidstaten op het vlak van o.m. online oprichting
• 11 van de 27 lidstaten vereis(t)en verplichte verschijning voor een instantie
Vereisen van fysieke verschijning wordt beschouwd als belemmering voor vrijheid van vestiging
• Tijdsverlies en kosten (vnl. van verplaatsing) die het meest voelbaar zijn bij grensoverschrijdende oprichting
en voor kleine en middelgrote en micro-ondernemingen
Volgens Impact assessment zou online oprichting gemiddeld maar de helft van de tijd in beslag nemen, en tot 3 keer
goedkoper zijn
§1 Richtlijn 2019/1151 = eerste EU-initiatief (belangrijkste! = want is omgezet in Belgisch Recht)
Op 31/7/2019 trad richtlijn 2019/1151 in werking: was deel van Europese company law package
Moest door alle LS zijn omgezet tegen 2021, vnl. voor de online oprichting.
• Voor de meeste bepalingen was er tijd tot 1 augustus 2021 voor omzetting
• Voor een beperkt aantal artikelen tijd tot 1 augustus 2023 (bv. bepalingen inzake bestuursverboden)
Doel: het gebruik van digitale instrumenten en processen in het vennootschapsrecht bevorderen (want van lidstaten
werd er geen initiatief genomen, dus men kon daarop niet wachten)
1. Online indienen + raadplegen van vennootschapsinformatie (al dan niet kosteloos) (niet veel moeten
veranderen in BE, want BE vennootschapsrecht voldeed er al grotendeels aan)
2. Online oprichten van (bepaalde) vennootschapsvormen
EU RL opgelegd alle EU-lidstaten om min. een #VP-vormen volledig online op te richten, dus overal
kan je VP oprichten, maar wel beperkter tot #VP-vormen
BE wetgever is wel iets ijveriger geweest: veel vennootschapsvormen zijn in België in de regeling
opgenomen) (volledig online: oprichter hoeft computer niet te verlaten tijdens hele proces)
3. Online registreren van bijkantoren
4. Online uitwisseling van informatie over bestuursverboden
Verplichtingen die RL 2019 rond online oprichting in een notendop stelde:
• Belgische BV moest (en de Belgische NV facultatief) vanaf 1/8/2021 volledig online kunnen worden
opgericht (mogelijkheid moet worden voorzien, niet vereist dat het enige optie is)
▪ Het volledige proces van oprichting, m.i.v. het opstellen en ondertekenen van een
oprichtingsakte en het neerleggen van de nodige documenten, moet online kunnen gebeuren
3
, ▪ Van de oprichter(s) kan in principe niet worden verwacht dat zij zich fysiek naar een bepaalde
instantie begeven
▪ Notariële tussenkomst blijft mogelijk, maar mag de volledig online afwikkeling van de oprichting
niet in de weg staan
▪ In geval van inbreng in natura kan online oprichting worden uitgesloten
• Slechts een verplichte mogelijkheid tot online oprichting
▪ Echter: lidstaten wordt mogelijkheid gegeven sommige of alle online procedures verplicht te
stellen
• Lidstaten moeten een model van oprichtingsakte ter beschikking stellen
▪ Keuzemogelijkheid voor oprichters: standaardmodel of zelf oprichtingsakte (laten) opstellen
▪ Idee: je kan drempel wegwerken om venn in andere lidstaat op te richten, maar keuze moet
weloverwogen zijn
§2 Nieuwe Europese initiatieven
2de digitaliseringsrichtlijn: aanvulling op RL 2019 + voert op extra punten het gebruik van digitale processen extra in
01/2025: RL voor de verdere uitbreiding en modernisering van het gebruik van digitale instrumenten en processen
in het vennootschapsrecht
• Uitbreiding van (het gebruik van) informatie in nationale vennootschapsregisters en BRIS
= Ze wilt zowel digitalisering als uniformisering tussen de lidstaten in de kijker zetten,
Enkele belangrijke nieuwigheden (doel zowel digitalisering als uniformisering):
• Voor de Belgische NV, BV, VOF en CommV:
▪ Alle wijzigingen aan informatie in de vennootschapsregisters moeten binnen de 15D worden
meegedeeld (i.p.v. huidige 30D), op straffe van vast te stellen sancties (in BE KBO)
▪ Achterliggende idee: vennootschapsregisters moeten in verschillende lidstaten voldoende
betrouwbaar zijn; alle info die erin is vermeld mag niet ouder zijn dan 15d
▪ Vandaag de dag geen sancties, behalve dan de niet tegenstelbaarheid van betrokken wijziging,
maar dat zal dus wijzigen
• VOF en CommV (dit zijn de BE maatschap met RP): potentieel heel ingrijpend
▪ Voorafgaande administratieve, notariële of rechterlijke wettigheidstoets van de
oprichtingsdocumenten (incl. statuten) en alle wijzigingen daaraan vereist = verplichte passage
langs notaris?)
▪ Wat houdt deze wettigheidstoets in? Want VOF en CommV kan onderhands zonder tussenkomst
notaris worden opgericht. We zullen spoedig antwoorden krijgen van de BE wetgever.
Normaliter doet notaris deze toets maar voor deze vennootschapsvormen is geen tussenkomst
van de notaris vereist dus blijft een grote vraag
▪ VOF en CommV krijgen wss in toekomst authentieke oprichting en zullen dus toekomstig
authentiek moeten worden verleden/opgesteld = 2 opties; notarieel? Bijkomende taken griffie
ORB?
• Verder inzetten op het eenmaligheidsbeginsel (once only principe): i.h.k.v. grensoverschrijdende oprichting
van vennootschappen mag van een vennootschap-oprichter geen informatie worden vereist die al is
opgenomen in het nationaal register = er kan niet worden gevraagd bep informatie in grensoverschrijdende
context opnieuw in te dienen die al reeds opgenomen is het nationaal register
Nog enkele belangrijke nieuwigheden:
• Vennootschappen die zich in een groep (zowel moeder- als dochtervennootschappen) bevinden moeten
informatie over hun groepsstructuur publiceren in het vennootschapsregister. Het aandeelhouderschap
moet duidelijk zijn. In een ontwerp van de RK-L stond dat het op visuele manier moest worden voorgesteld,
dit heeft het niet gehaald. Laat wel zo geschreven dat EU-commissie nog moet onderzoeken of ze het
alsnog niet willen invoeren.
4
Prof. dr. Alain François
1
,LES 1. Enkele aspecten van digitalisering
Hoofdstuk 1. Digitalisering van het vennootschapsrecht
Afdeling 1. Inleiding en context
WVV: modernisering zonder (al te veel) digitalisering.
Belgisch vennootschapsrecht werd grondig gemoderniseerd met het WVV in 2018
• Flexibele BV als uithangbord
• Van werkelijke zetel naar statutaire zetel
• Mede als doel om ons vennootschapsrecht in internationale context aantrekkelijk te maken: aantrekkelijk is
niet enkel via inhoudelijke vennootschapsrechtelijke regels, maar het begint bij oprichtingsregels. Als je bv.
naar notaris in België moet, is drempel wel groot.
In WVV was weinig sprake van digitalisering ondanks de tijdsgeest van het jaar van totstandkoming (2018).
Digitalisering was geen speerpunt voor modernisering, tenzij:
• Invoering elektronisch databanksysteem voor statuten, voor notariële akten beheerd door KFBN (STAPOR;
art. 2:7, §2 WVV)
• Communicatie via website en e-mail (art 2:30 en 2:31 WVV)
• Bestuur kan opteren voor een elektronisch aandeelhoudersregister (art. 5:24, 6:24 en 7:28 WVV en art.
7:12 tot 7:15 Uitv. KB WVV)
= waren kleine stappen richting digitalisering
= Geen regeling omtrent online oprichting van rechtspersonen
Kleine stappen; WVV wou vooral vennootschapsrecht internationaler bekend en geliefd maken. Om dan IR-
personen te verplichten naar de notaris te komen in BE om ene vennootschap op te richten = inefficiënt
§1 Coronapandemie als (mede) kantelpunt
Een jaar later heel wat nieuwe evoluties, vnl. omwille van corona.
• Mensen konden niet fysiek naar de notaris
• Geen fysieke AV meer mogelijk
• …
= veel gebreken in de wetgeving naar boven hierdoor.
A.d.h.v. KB’s + vervolgens wetten nieuwe regels gemaakt om digitalisering door te voeren. Hiervoor werden digitale
vereisten opgesteld.
• Dus eerst via KB’s: tijdelijke maatregelen
• Daarna structureel: bv. digitale volmacht
Digitale volmacht: niet enkel beperkt tot het vennootschapsrecht (art. 18quinquies OWN)
• Wat: i.p.v. dat je fysiek naar notaris moet, is er een videoconferentie met de notaris waar notaris akte
inhoudelijk toelicht en je geeft dan via digitale weg een elektronische volmacht aan de notaris die het
document in kwestie dan fysiek zal ondertekenen
Authentieke volmacht via videoconferentie en elektronische handtekening door notaris en partijen
Laat toe authentieke akten (waaronder ook een oprichtingsakte van een rechtspersoon) op afstand
– dus zonder fysieke aanwezigheid van partijen - te verlijden. Je moet je niet fysiek naar notaris
begeven
Notarieel medewerker tekent als volmachthouder
NADEEL: het digitale proces = er moeten voldoende zekerheden zijn voor de notaris aangaande de
identiteiten van betrokkenen
• Staat enkel open mits:
Een pc met internetverbinding, webcam én microfoon nodig (want face to face blijft belangrijk: is
het wel die persoon waarvoor ik optreed?)
eID met pincode en kaartlezer of digitale itsme ID nodig (deze 2 zaken geven zekerheid rond
identiteit betrokkene)
2
,Digitale algemene vergadering: op afstand: Wet 20/12/2020 (art. 5:89, §1, 6:75, §1 en 7:137, §1 WVV)
• Je kan een AV op afstand organiseren: d.w.z. dat het beperkt kan zijn tot het organiseren van een
Teamsgesprek met alle aandeelhouders waar iedereen zijn zeg kan doen via stemming, het platform moet
gewoon toelaten dat zo een stemming kan gebeuren)
• Niet iedereen mag digitaal deelnemen:
Fysieke aanwezigheid van de leden van het bureau blijft vereist
• Geen statutaire machtiging vereist
• Hoeft niet via een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel, ook bv. video- of telefoonconferenties
(Teams, Zoom, Skype)
Afdeling 2. Europees initiatief voor digitalisering
Waarom interesse EU-wetgever om iets te doen op vlak van vennootschapsrecht? Men wil sterk inzetten op de
interne markt
• Basisidee interne markt: iedere Europeaan die vennootschap wil oprichten mag geen belemmering
ondervinden om dat in eigen land of ander land EU te doen + concurrentie tussen lidstaten maximaal
vrijwaren
• 1 grote drempel die EU-wetgever zag: heel wat landen vereisten nog altijd dat de oprichter van een
vennootschap zich fysiek naar notaris moest begeven = doorn in oog van Europa. Hierover is ook een
impact assessment geweest: want aantal landen lieten online oprichting wel al toe. Men ging dan de. + en –
bekijken en online oprichting zou maar de helft van de tijd in beslag nemen en tot 3x goedkoper zijn.
Grote verscheidenheid tussen lidstaten op het vlak van o.m. online oprichting
• 11 van de 27 lidstaten vereis(t)en verplichte verschijning voor een instantie
Vereisen van fysieke verschijning wordt beschouwd als belemmering voor vrijheid van vestiging
• Tijdsverlies en kosten (vnl. van verplaatsing) die het meest voelbaar zijn bij grensoverschrijdende oprichting
en voor kleine en middelgrote en micro-ondernemingen
Volgens Impact assessment zou online oprichting gemiddeld maar de helft van de tijd in beslag nemen, en tot 3 keer
goedkoper zijn
§1 Richtlijn 2019/1151 = eerste EU-initiatief (belangrijkste! = want is omgezet in Belgisch Recht)
Op 31/7/2019 trad richtlijn 2019/1151 in werking: was deel van Europese company law package
Moest door alle LS zijn omgezet tegen 2021, vnl. voor de online oprichting.
• Voor de meeste bepalingen was er tijd tot 1 augustus 2021 voor omzetting
• Voor een beperkt aantal artikelen tijd tot 1 augustus 2023 (bv. bepalingen inzake bestuursverboden)
Doel: het gebruik van digitale instrumenten en processen in het vennootschapsrecht bevorderen (want van lidstaten
werd er geen initiatief genomen, dus men kon daarop niet wachten)
1. Online indienen + raadplegen van vennootschapsinformatie (al dan niet kosteloos) (niet veel moeten
veranderen in BE, want BE vennootschapsrecht voldeed er al grotendeels aan)
2. Online oprichten van (bepaalde) vennootschapsvormen
EU RL opgelegd alle EU-lidstaten om min. een #VP-vormen volledig online op te richten, dus overal
kan je VP oprichten, maar wel beperkter tot #VP-vormen
BE wetgever is wel iets ijveriger geweest: veel vennootschapsvormen zijn in België in de regeling
opgenomen) (volledig online: oprichter hoeft computer niet te verlaten tijdens hele proces)
3. Online registreren van bijkantoren
4. Online uitwisseling van informatie over bestuursverboden
Verplichtingen die RL 2019 rond online oprichting in een notendop stelde:
• Belgische BV moest (en de Belgische NV facultatief) vanaf 1/8/2021 volledig online kunnen worden
opgericht (mogelijkheid moet worden voorzien, niet vereist dat het enige optie is)
▪ Het volledige proces van oprichting, m.i.v. het opstellen en ondertekenen van een
oprichtingsakte en het neerleggen van de nodige documenten, moet online kunnen gebeuren
3
, ▪ Van de oprichter(s) kan in principe niet worden verwacht dat zij zich fysiek naar een bepaalde
instantie begeven
▪ Notariële tussenkomst blijft mogelijk, maar mag de volledig online afwikkeling van de oprichting
niet in de weg staan
▪ In geval van inbreng in natura kan online oprichting worden uitgesloten
• Slechts een verplichte mogelijkheid tot online oprichting
▪ Echter: lidstaten wordt mogelijkheid gegeven sommige of alle online procedures verplicht te
stellen
• Lidstaten moeten een model van oprichtingsakte ter beschikking stellen
▪ Keuzemogelijkheid voor oprichters: standaardmodel of zelf oprichtingsakte (laten) opstellen
▪ Idee: je kan drempel wegwerken om venn in andere lidstaat op te richten, maar keuze moet
weloverwogen zijn
§2 Nieuwe Europese initiatieven
2de digitaliseringsrichtlijn: aanvulling op RL 2019 + voert op extra punten het gebruik van digitale processen extra in
01/2025: RL voor de verdere uitbreiding en modernisering van het gebruik van digitale instrumenten en processen
in het vennootschapsrecht
• Uitbreiding van (het gebruik van) informatie in nationale vennootschapsregisters en BRIS
= Ze wilt zowel digitalisering als uniformisering tussen de lidstaten in de kijker zetten,
Enkele belangrijke nieuwigheden (doel zowel digitalisering als uniformisering):
• Voor de Belgische NV, BV, VOF en CommV:
▪ Alle wijzigingen aan informatie in de vennootschapsregisters moeten binnen de 15D worden
meegedeeld (i.p.v. huidige 30D), op straffe van vast te stellen sancties (in BE KBO)
▪ Achterliggende idee: vennootschapsregisters moeten in verschillende lidstaten voldoende
betrouwbaar zijn; alle info die erin is vermeld mag niet ouder zijn dan 15d
▪ Vandaag de dag geen sancties, behalve dan de niet tegenstelbaarheid van betrokken wijziging,
maar dat zal dus wijzigen
• VOF en CommV (dit zijn de BE maatschap met RP): potentieel heel ingrijpend
▪ Voorafgaande administratieve, notariële of rechterlijke wettigheidstoets van de
oprichtingsdocumenten (incl. statuten) en alle wijzigingen daaraan vereist = verplichte passage
langs notaris?)
▪ Wat houdt deze wettigheidstoets in? Want VOF en CommV kan onderhands zonder tussenkomst
notaris worden opgericht. We zullen spoedig antwoorden krijgen van de BE wetgever.
Normaliter doet notaris deze toets maar voor deze vennootschapsvormen is geen tussenkomst
van de notaris vereist dus blijft een grote vraag
▪ VOF en CommV krijgen wss in toekomst authentieke oprichting en zullen dus toekomstig
authentiek moeten worden verleden/opgesteld = 2 opties; notarieel? Bijkomende taken griffie
ORB?
• Verder inzetten op het eenmaligheidsbeginsel (once only principe): i.h.k.v. grensoverschrijdende oprichting
van vennootschappen mag van een vennootschap-oprichter geen informatie worden vereist die al is
opgenomen in het nationaal register = er kan niet worden gevraagd bep informatie in grensoverschrijdende
context opnieuw in te dienen die al reeds opgenomen is het nationaal register
Nog enkele belangrijke nieuwigheden:
• Vennootschappen die zich in een groep (zowel moeder- als dochtervennootschappen) bevinden moeten
informatie over hun groepsstructuur publiceren in het vennootschapsregister. Het aandeelhouderschap
moet duidelijk zijn. In een ontwerp van de RK-L stond dat het op visuele manier moest worden voorgesteld,
dit heeft het niet gehaald. Laat wel zo geschreven dat EU-commissie nog moet onderzoeken of ze het
alsnog niet willen invoeren.
4
