Samenvatting BUS1 voor de opleiding facility management

Samenvatting basisboek facilitymanagement
Hoofdstuk 1
1.2 FM behoort tot de ondersteunende functies van een bedrijf, het kan ook tot de
kernactiviteiten van een bedrijf horen. Dat is het geval bij de recreatiebranche (zoals hotels
en pretparken) en bij commerciële facilitaire aanbieders (zoals schoonmaakbedrijven en
cateraars). FM is het bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor de optimale werk-,
verblijfs- en zorgomgeving. Zowel fysiek,  de gebouwde omgeving inclusief de inrichting,
als virtueel  mogelijke locaties buiten de eigen werkomgeving van het bedrijf (thuis, in de
auto/trein). Interne klant  de medewerkers in het primaire proces van het bedrijf/
collega’s. Externe klant patiënt, bezoeker of cliënt van het bedrijf.
1.3 De norm van FM zorgt voor internationale standaardisatie, waarmee begripsverwarring
wordt voorkomen. Een belangrijke Europese norm: NEN-EN-15221.  Bestaat uit 7 delen.
Iedere norm heeft zijn eigen doelsteling. In de NEN 2748 worden de hoofdgroepen van
facilitaire producten onderscheiden:
 Huisvesting, heeft te malen met de gebouwen. HET VERSCHAVEN VAN EEN
ONDERKOMEN.
 Diensten en middelen: hard (gebouw, installaties en het onderhoud) en soft
(receptie, catering en service) (gebruikers gebonden)
 ICT (alles om dingen digitaal aan te bieden)
 Extra voorzieningen (alles buiten een gebouw)
 Facilitymanagement, de eigen afdeling
Omschrijving FM: fm is het managen van alle diensten die aan de werkomgeving gerelateerd
zijn en nodig zijn om mensen te ondersteunen bij hun streven naar toegevoegde waarde aan
de organisatie.
De facility manager moet aandacht geven aan de volgende onderwerpen:
 De interne klant
 De externe klant
 Diensten
 Fysieke werkomgeving
 Virtuele werkomgeving
1.4 FM heeft niet 1 hoofdaandachtsgebied, omdat zowel de branche als het
ontwikkelstadium van de organisatie daar invloed op heeft. In NL lijken gastvrijheid,
flexibiliteit en beleving de belangrijkste onderwerpen. De aandacht van FM gaat steeds meer
uit naar de mens. Klantgerichtheid is een basishouding en met als vanzelfsprekend zijn.
Een gebouw wordt steeds meer als een strategisch middel gezien:
 Het gebouw is een middel om de identiteit van het bedrijf uit te drukken.
 Een gebouw kan bijdragen aan het boeien van medewerkers.
 Ook kan een gebouw bijdragen aan het bewerkstelligen van cultuurverandering.

,De klant bepaald uiteindelijk wat er wordt geleverd, voor een facility manager is de klant erg
belangrijk  zij beoordelen het bedrijf, onbewust of bewust. Voor een interne facilitaire
afdeling  de rest van het hele bedrijf is de klant. In de recreatie en de zorg zijn de klanten
rechtstreeks in contact met de facilitaire afdeling. Commerciële facilitaire aanbieders 
heeft te maken met een veelheid aan klanten.
1.5 De positie van FM in de organisatie is medebepalend voor de invloed die de facility
manager heeft op het ondernemingsbeleid. Het is ideaal als FM onder het direct bestuur
valt, maar dat is niet overal het geval en ook niet overal vanzelfsprekend. FM wordt vaak
door het bestuur gezien als operationele dienstverlening  een kostenpost. Daarom wordt
FM weleens geplaats onder directeur financiële zaken. Bij hele grote bedrijven is het
gebruikelijk dat een facility manager geen direct formeel contact heeft met het bestuur  te
risicovol, door de vele miljarden euro’s die in omloop zijn. Daarom is het logisch dat in zo’n
geval een facility manager een verantwoording aflegt aan bijvoorbeeld de financiële
functionaris of de verantwoordelijke voor personeelszaken en interne integratie. Iedere
facility manager zou moeten streven naar erkenning en herkenning bij het bestuur van een
organisatie.
1.6 FM heeft veel verschillende rollen, ze worden onderverdeeld in 3 hoofdgroepen:
 Facility manager  meestal in loondienst van een organisatie. Verantwoordelijk voor
het gebouw en de facilitaire voorzieningen (hard en soft services)
 Uitvoerder van diensten  vaak een externe commerciële dienstverlener
(bijvoorbeeld Sodexho of Asito) die in opdracht van de facility manager de
dienstverlening uitvoert.
 Adviseur  een ZZP’er of iemand die werkzaam is bij adviesbureau en facilitaire
organisaties adviseert rond uiteenlopende vraagstukken.
De hoofdaandachtsgebieden van een facility manager:
 Het vertalen van een strategisch beleid van de organisatie naar een facilitair beleid.
 Het bestuur stelt het beleid van de organisatie vast. Voor wat betreft de
werkomgeving vertaalt de facility manager dit naar serviceniveaus van de
verschillende diensten en naar een keuze voor zelf doen of uitbesteden.
 Anticiperen op externe ontwikkelingen en de vertalen naar de (facilitaire) organisatie.
 De facility manager moet zich op de hoogte houden van die ontwikkelingen.
Overigens moeten ook de aanbieders en adviseurs her veel aandacht aan besteden.
 Zorgdragen en verantwoordelijkheid nemen voor de facilitaire dienstverlening.
 Het zodanig vertalen van de vraag van de organisatie dat een externe dienstverlener
een geschikt aanbod van die diensten kan doen.
 Opdracht geven aan en controleren van aanbieders van diensten en producten.
 Het controleren van interne en externe leveringen en uitvoering van diensten, zodat
de facility manager bewaakt dat de organisatie ook krijgt waar ze voor betaalt.
 Goed contact houden met de klant van facilitymanagement. Dat contact wordt
vooral beter als de klant tevreden is.
De aandachtsgebieden van de uitvoerder van diensten:

,  Het leveren van diensten conform de opdracht zoals, vooral bij externe
dienstverleners vastgelegd in het contract.
 Het vertalen van trends en ontwikkelingen naar nieuwe vormen van dienstverlening
of verbetering van bestaande concepten. Van de aanbieder, ah worden verwacht dat
hij met goede ideeën komt over hoe het beter kan. Hij is immers de expert.
De aandachtsgebieden van de adviseur.
 Het adviseren bij trajecten die complex van aard zijn, die specifieke kennis vragen of
die weinig voorkomen dat de benodigde kennis en ervaring bij de facilitaire
organisatie ontbreekt.
 Het namens de facility manager controleren van de aanbieder. Net zo goed als de
aannemer die een huis bouwt gecontroleerd wordt, door een opzichter die niet
werkzaam is bij die aannemer en dus onafhankelijk is, moet de dienstverlening
gecontroleerd worden door iemand die niet werkzaam is bij de aanbieder.
1.7 Facilitymanagement en internationalisering kan je op verschillende manieren benaderen.
Vanuit de verschillen tussen landen in de ontwikkeling van het vakgebied. FM is jong en nog
steeds in ontwikkeling. De manier van ontwikkeling verschilt per lang en regio. Ook zijn er
verschillen in de benaderingswijze van FM. De overeenkomstige lijn zal zijn door een
aanvankelijk volledige focus op het gebouw die zich verplaats naar een uiteindelijke focus op
de mens en de virtuele omgeving.
Ook de dienstverlening krijgt in toenemende mate een internationaal karakter. In de
afgelopen jaren is de Europese markt van FM erg gegroeid, vooral doordat steeds meer
aanbieders van diensten internationaal zijn gaan opereren.
Door vrij verkeer van mensen en goederen in Europa al de sociale en economische mobiliteit
sterk toenamen. Dat betekent dat de facilitair manager in toenemende mate te maken zal
krijgen met mensen die verschillende culturele achtergronden hebben, zowel klanten als
medewerkers.
Hoofdstuk 3
3.1 De werkomgeving is sterk aan verandering onderhevig, als uitvloeisel van verandering
van de maatschappelijke samenleving, bedrijven en instellingen. Alles lijkt continu te
veranderen  verandering is de enige constantie. Naast de fysieke werkomgeving, wordt de
virtuele werkomgeving steeds belangrijker voor de fm’er. Daarom moet de fm’er zich ook
meer verdiepen in de activiteiten die buiten de werkomgeving vallen.