Hoofdstuk 7
Interne financiële rapportages: begrotingen en budgetten
7.1 Inleiding
Een begroting toont de consequenties voor toekomstig beleid. Wanneer een bedrijf de
financiële consequenties wil laten zien van alle plannen die de hele organisatie gedurende
een bepaalde periode ten uitvoer wil brengen, gaat het om een masterbegroting. In de
bijbehorende exploitatierekening is te zien in hoeverre men erin geslaagd is de in de
begroting vastgelegde plannen te verwezenlijken.
7.2 De informatievoorziening in een begroting en budget
Een begroting en budget zijn bestemd voor interne belanghebbenden. Er zijn geen wetten en
regels omtrent de inhoud en vormgeving ervan, dus het kan aangepast worden aan de
behoeften van het management. De volgende factoren bepalen de inhoud en vormgeving
van deze rapportages:
- De functies die men aan een begroting of budget wil toekennen;
- De wijze waarop gegevens worden verzameld en bewerkt; dit is in feite de vraag naar
het soort bedrijfsinformatiesysteem waarover de organisatie beschikt.
7.2.1 De functies van een begroting en een budget
In een exploitatierekening, die vaak gekoppeld is aan een begroting, kun je zien in hoeverre
men zich aan de financiële planning heeft gehouden. Een begroting is een machtiging om
uitgaven te doen zonder dat er een directe relatie met bedrijfsactiviteiten wordt vastgelegd.
Als in een begroting de uitgaven rechtstreeks gekoppeld worden aan de geplande
bedrijfsactiviteiten, is er sprake van budget. In een begroting neemt men bijvoorbeeld alleen
een bedrag op voor kosten die in een komende periode moeten worden gemaakt. In een
budget laat men tevens zien welke prestaties daartegenover moeten staan.
De budgetten voor het management vervullen de volgende functie:
1. Budget is een controlemiddel van bedrijfsprocessen
Een budget is een hulpmiddel bij het geven van leiding. Door periodiek het budget
met de feitelijke resultaten te vergelijken, kan men de bedrijfsprocessen controleren.
Tevens krijgt de bedrijfsleiding inzicht in de voortgang van planning en beleid. In
principe moet een budget afgeleid worden van activiteitenplannen, die uiteindelijk
zijn afgeleid van het strategisch plan.
2. Budget is een machtiging
Wanneer men een operationeel plan in financiële termen uitdrukt ten bate van de
verantwoordelijke leiding van de bedrijfsonderdelen, is er sprake van een budget.
Aan de hand van een budget worden de afdelingen gemachtigd bepaalde uitgaven te
doen.
3. Budget is een taakstelling
Een budget is een taakstelling, een norm die door de budgetverantwoordelijke moet
worden gerealiseerd. Een begroting is een raming van kosten van een uit te voeren
plan of een voorlopige berekening, de geschatte waarde. Iemand kan hiervoor
, verantwoordelijk zijn, maar kan er niet taakstellend aan worden gehouden. Bij
budget moet de taakstelling worden gerealiseerd. Bij een begroting geven de
geldbedragen alleen de grenzen aan die niet mogen worden overschreden.
4. Budget is een coördinatiemiddel
Doordat budgetten de materiële en financiële consequenties van de organisatorische
samenhang verduidelijken, zullen de betrokken chefs een en ander onderling moeten
afstemmen.
5. Budget is een stuurmechanisme
Budget biedt de mogelijkheid om de kosten en uitgaven te bewaken in relatie tot het
activiteitenniveau. Er is een instrument waaraan de werkelijkheid kan worden
getoetst. Als de wekelijkse rapportages afwijken van de prognose, kunnen de
plannen worden bijgestuurd. Het budget laat zien in hoeverre risico’s worden
gelopen als er afwijkingen zijn.
Uit de functies van een budget volgt dat een masterbudget uit de volgende onderdelen
bestaat:
- Activiteitenbudgetten of –plannen, waarin voor komende jaar overeengekomen
activiteiten zijn vastgelegd in hoeveelheden. Deze vormen de basis van alle andere
budgetten.
- Kostenbudgetten, waarin de te gebruiken productiefactoren met de daarvoor te
maken kosten worden vastgelegd.
- Kapitaals- of vermogensbudget, hierin geeft men in de vorm van een geprojecteerde
balans een overzicht van de te gebruiken kapitaal componenten zoals liquide
middelen, uitstaande debiteuren, voorraden, bedrijfsmiddelen en dergelijke, alsmede
de vermogensbronnen waaruit deze componenten worden gefinancierd, zoals te
betalen crediteuren, overige schulden en het eigen vermogen.
- Resultatenbudgetten, voor de bedrijfssectoren die verantwoordelijk zijn voor de
hoofdactiviteiten; een resultatenbudget heeft vaak de vorm van een geprojecteerde
winst- en verliesrekening of exploitatierekening. Het is een overzicht van
opbrengsten en bijbehorende kosten en het daaruit voorkomende resultaat in de
toekomstige periode.
- Liquiditeitsbegroting, waarin men laat zien hoe men in de toekomst de verwachte
uitgaven denkt te kunnen dekken.
7.2.2 Het bedrijfseconomische informatiesysteem
Een informatiesysteem is de manier waarom men de gegevens intern verzamelt, ordent en
bewaart. Een resultaat is het verschil tussen opbrengsten en kosten. Dit betekent dat men in
de meeste begrotingen een overzicht zal presenteren van de geraamde kosten en
opbrengsten. Een bedrijfseconomisch informatiesysteem moet dan gegevens bevatten
waarmee men dergelijke overzichten kan opstellen.
Er zijn 3 informatiesystemen
1. Het categorale informatiesysteem;
Geeft beperkte informatie, alleen de kosten (input) en opbrengsten (output) worden
gepresenteerd. Throughput is niet zichtbaar (transformatie productiemiddelen tot
Interne financiële rapportages: begrotingen en budgetten
7.1 Inleiding
Een begroting toont de consequenties voor toekomstig beleid. Wanneer een bedrijf de
financiële consequenties wil laten zien van alle plannen die de hele organisatie gedurende
een bepaalde periode ten uitvoer wil brengen, gaat het om een masterbegroting. In de
bijbehorende exploitatierekening is te zien in hoeverre men erin geslaagd is de in de
begroting vastgelegde plannen te verwezenlijken.
7.2 De informatievoorziening in een begroting en budget
Een begroting en budget zijn bestemd voor interne belanghebbenden. Er zijn geen wetten en
regels omtrent de inhoud en vormgeving ervan, dus het kan aangepast worden aan de
behoeften van het management. De volgende factoren bepalen de inhoud en vormgeving
van deze rapportages:
- De functies die men aan een begroting of budget wil toekennen;
- De wijze waarop gegevens worden verzameld en bewerkt; dit is in feite de vraag naar
het soort bedrijfsinformatiesysteem waarover de organisatie beschikt.
7.2.1 De functies van een begroting en een budget
In een exploitatierekening, die vaak gekoppeld is aan een begroting, kun je zien in hoeverre
men zich aan de financiële planning heeft gehouden. Een begroting is een machtiging om
uitgaven te doen zonder dat er een directe relatie met bedrijfsactiviteiten wordt vastgelegd.
Als in een begroting de uitgaven rechtstreeks gekoppeld worden aan de geplande
bedrijfsactiviteiten, is er sprake van budget. In een begroting neemt men bijvoorbeeld alleen
een bedrag op voor kosten die in een komende periode moeten worden gemaakt. In een
budget laat men tevens zien welke prestaties daartegenover moeten staan.
De budgetten voor het management vervullen de volgende functie:
1. Budget is een controlemiddel van bedrijfsprocessen
Een budget is een hulpmiddel bij het geven van leiding. Door periodiek het budget
met de feitelijke resultaten te vergelijken, kan men de bedrijfsprocessen controleren.
Tevens krijgt de bedrijfsleiding inzicht in de voortgang van planning en beleid. In
principe moet een budget afgeleid worden van activiteitenplannen, die uiteindelijk
zijn afgeleid van het strategisch plan.
2. Budget is een machtiging
Wanneer men een operationeel plan in financiële termen uitdrukt ten bate van de
verantwoordelijke leiding van de bedrijfsonderdelen, is er sprake van een budget.
Aan de hand van een budget worden de afdelingen gemachtigd bepaalde uitgaven te
doen.
3. Budget is een taakstelling
Een budget is een taakstelling, een norm die door de budgetverantwoordelijke moet
worden gerealiseerd. Een begroting is een raming van kosten van een uit te voeren
plan of een voorlopige berekening, de geschatte waarde. Iemand kan hiervoor
, verantwoordelijk zijn, maar kan er niet taakstellend aan worden gehouden. Bij
budget moet de taakstelling worden gerealiseerd. Bij een begroting geven de
geldbedragen alleen de grenzen aan die niet mogen worden overschreden.
4. Budget is een coördinatiemiddel
Doordat budgetten de materiële en financiële consequenties van de organisatorische
samenhang verduidelijken, zullen de betrokken chefs een en ander onderling moeten
afstemmen.
5. Budget is een stuurmechanisme
Budget biedt de mogelijkheid om de kosten en uitgaven te bewaken in relatie tot het
activiteitenniveau. Er is een instrument waaraan de werkelijkheid kan worden
getoetst. Als de wekelijkse rapportages afwijken van de prognose, kunnen de
plannen worden bijgestuurd. Het budget laat zien in hoeverre risico’s worden
gelopen als er afwijkingen zijn.
Uit de functies van een budget volgt dat een masterbudget uit de volgende onderdelen
bestaat:
- Activiteitenbudgetten of –plannen, waarin voor komende jaar overeengekomen
activiteiten zijn vastgelegd in hoeveelheden. Deze vormen de basis van alle andere
budgetten.
- Kostenbudgetten, waarin de te gebruiken productiefactoren met de daarvoor te
maken kosten worden vastgelegd.
- Kapitaals- of vermogensbudget, hierin geeft men in de vorm van een geprojecteerde
balans een overzicht van de te gebruiken kapitaal componenten zoals liquide
middelen, uitstaande debiteuren, voorraden, bedrijfsmiddelen en dergelijke, alsmede
de vermogensbronnen waaruit deze componenten worden gefinancierd, zoals te
betalen crediteuren, overige schulden en het eigen vermogen.
- Resultatenbudgetten, voor de bedrijfssectoren die verantwoordelijk zijn voor de
hoofdactiviteiten; een resultatenbudget heeft vaak de vorm van een geprojecteerde
winst- en verliesrekening of exploitatierekening. Het is een overzicht van
opbrengsten en bijbehorende kosten en het daaruit voorkomende resultaat in de
toekomstige periode.
- Liquiditeitsbegroting, waarin men laat zien hoe men in de toekomst de verwachte
uitgaven denkt te kunnen dekken.
7.2.2 Het bedrijfseconomische informatiesysteem
Een informatiesysteem is de manier waarom men de gegevens intern verzamelt, ordent en
bewaart. Een resultaat is het verschil tussen opbrengsten en kosten. Dit betekent dat men in
de meeste begrotingen een overzicht zal presenteren van de geraamde kosten en
opbrengsten. Een bedrijfseconomisch informatiesysteem moet dan gegevens bevatten
waarmee men dergelijke overzichten kan opstellen.
Er zijn 3 informatiesystemen
1. Het categorale informatiesysteem;
Geeft beperkte informatie, alleen de kosten (input) en opbrengsten (output) worden
gepresenteerd. Throughput is niet zichtbaar (transformatie productiemiddelen tot
