Schriftelijke communicatie
Les 1 introductie
7 beroepsrollen:
• vraag- en doelbepaler
• psychosociaal begeleider
• informatiegever en adviseur
• brugfunctie
• netwerkondersteuner
• samenwerker
• signaalgever en beleidsgericht werker
Les 2: Email+ Motivatiebrief+ CV
Wanneer e-mailen?
• Informatie inwinnen/opvragen
• Bevestiging van een afspraak
• Sollicitatiebrief of motivatiebrief en cv versturen
• Evenement aankondigen
Wanneer niet e-mailen?
Gevoelige onderwerpen of discussies
(te) veel vragen = beter een gesprek aanvragen via e-mail
• e-mail het gewenste middel is. Er zijn immers situaties waarin de telefoon of de
traditionele brief de voorkeur hebben.
• E-mail leent zich uitstekend voor het bevestigen van een afspraak. Echter, je op het
allerlaatste moment afmelden, kun je beter telefonisch doen (bellen of een sms). Zo
weet je tenminste zeker dat de ander je bericht tijdig krijgt.
, • Informatie inwinnen kun je gemakkelijk via je elektronische postbus doen. Het moet
dan wel om concrete verzoeken of vragen gaan. Een specifiek rapport opvragen per e-
mail zal niet snel problemen opleveren. Wanneer je echter een batterij aan vragen hebt
over de laatste nota van je leidinggevende, dan is het beter om een persoonlijke afspraak
met hem te maken om alles te bespreken. Mail je je vragen namelijk wel naar je baas,
dan is de kans groot dat zijn mail met antwoorden weer vragen oproept, en jij dus weer
een e-mail moet sturen. De normaal zo snelle berichtenservice wordt tijdrovend.
• Gevoelige onderwerpen of kwesties kun je beter niet via e-mail bespreken; op schrift is
het moeilijker je uit te drukken en nuances aan te brengen. Waar een cynisch grapje
tijdens een vergadering een lachsalvo teweegbrengt, lokt diezelfde grap een boze reactie
uit wanneer je die in een e-mail zet. Zeker wanneer je emotioneel bent – je hebt
bijvoorbeeld net te horen gekregen dat je geen promotie maakt -, kun je beter niet
mailen. De e-mail die jij in een vlaag van woede schreef, kan elke keer als de ontvanger
de mail opent, verontwaardiging oproepen. E-mails fungeren namelijk vaak als
geheugensteuntje; wat heb je ook weer afgesproken of besproken met iemand? Je kijkt
even in je inbox, zoekt het bericht erbij en je weet meteen de stand van zaken. Bespreek
daarom gevoelige zaken zoveel mogelijk in een persoonlijk gesprek. Moet je het toch
per e-mail afdoen, wacht dan met het sturen van het bericht tot de volgende dag en laat
desnoods je e-mail door een ander van tevoren lezen.
Voordelen van e-mails
• Laagdrempelig
• Snel
• Relatief goedkoop
• Tijdonafhankelijk
• Groot bereik
Nadelen van e-mails
• Verlies persoonlijk contact
• Inhoud kan verkeerd geïnterpreteerd worden
• Onzorgvuldige formulering
• Minder concentratie
• Onnodige geadresseerden
, • Eerst de kernmededeling
• Daarna uitwerking in (korte) alinea’s
• Visueel aantrekkelijk
(eventueel kernwoorden in het vet)
• Vlotte formulering
Opbouw van professionele e-mail
Volgens ‘nettiquette’: aantal gedragsregels
Onderwerp
• Altijd invullen
• Concreet = waarover gaat het
• Helder + beknopt (een drietal
woorden)
CC (carbon copy) / BCC (blind carbon copy)
• Carbon copy: zichtbaar, alleen indien
écht nodig
• Blind carbon copy: onzichtbaar, zo
weinig mogelijk
, Aanspreking
• Niet: Beste (zonder vervolg)
• Wel : Geachte heer, mevrouw (naam) = bij onbekende personen
of Beste heer, mevrouw (+ familienaam) = bij persoon die je kent
• Vervolgens of bij interne mails: mogelijks meer vrijheid
bv: Beste Marc, Dag Karen
Inhoud
• eerst kernmededeling ! = wat wil je zeggen of vragen
• dan uitwerking in alinea’s
Structuur en stijl
• heldere alineastructuur
• tussen aanspreking en eerste alinea: 1 witregel
• tussen opeenvolgende alinea’s: 1 witregel
alinea’s:
kort (max. 5 à 6 regels) en kernachtig
kernwoorden eventueel vet/cursief
Slotformule
In overeenstemming met aanspreking
In hetzelfde stijlregister blijven
Niet : Geachte heer Van Damme + Groetjes
Wel: Geachte heer Van Damme + Met vriendelijke groet
Niet : Beste Linda + Met vriendelijke groet
Wel: Beste Linda + Groetjes
Elektronische handtekening
Ø Het invoeren van de e-mailhandtekening zagen we tijdens les 1
Ø Zorg dat deze piekfijn staat. Het is jouw visitekaartje
Les 1 introductie
7 beroepsrollen:
• vraag- en doelbepaler
• psychosociaal begeleider
• informatiegever en adviseur
• brugfunctie
• netwerkondersteuner
• samenwerker
• signaalgever en beleidsgericht werker
Les 2: Email+ Motivatiebrief+ CV
Wanneer e-mailen?
• Informatie inwinnen/opvragen
• Bevestiging van een afspraak
• Sollicitatiebrief of motivatiebrief en cv versturen
• Evenement aankondigen
Wanneer niet e-mailen?
Gevoelige onderwerpen of discussies
(te) veel vragen = beter een gesprek aanvragen via e-mail
• e-mail het gewenste middel is. Er zijn immers situaties waarin de telefoon of de
traditionele brief de voorkeur hebben.
• E-mail leent zich uitstekend voor het bevestigen van een afspraak. Echter, je op het
allerlaatste moment afmelden, kun je beter telefonisch doen (bellen of een sms). Zo
weet je tenminste zeker dat de ander je bericht tijdig krijgt.
, • Informatie inwinnen kun je gemakkelijk via je elektronische postbus doen. Het moet
dan wel om concrete verzoeken of vragen gaan. Een specifiek rapport opvragen per e-
mail zal niet snel problemen opleveren. Wanneer je echter een batterij aan vragen hebt
over de laatste nota van je leidinggevende, dan is het beter om een persoonlijke afspraak
met hem te maken om alles te bespreken. Mail je je vragen namelijk wel naar je baas,
dan is de kans groot dat zijn mail met antwoorden weer vragen oproept, en jij dus weer
een e-mail moet sturen. De normaal zo snelle berichtenservice wordt tijdrovend.
• Gevoelige onderwerpen of kwesties kun je beter niet via e-mail bespreken; op schrift is
het moeilijker je uit te drukken en nuances aan te brengen. Waar een cynisch grapje
tijdens een vergadering een lachsalvo teweegbrengt, lokt diezelfde grap een boze reactie
uit wanneer je die in een e-mail zet. Zeker wanneer je emotioneel bent – je hebt
bijvoorbeeld net te horen gekregen dat je geen promotie maakt -, kun je beter niet
mailen. De e-mail die jij in een vlaag van woede schreef, kan elke keer als de ontvanger
de mail opent, verontwaardiging oproepen. E-mails fungeren namelijk vaak als
geheugensteuntje; wat heb je ook weer afgesproken of besproken met iemand? Je kijkt
even in je inbox, zoekt het bericht erbij en je weet meteen de stand van zaken. Bespreek
daarom gevoelige zaken zoveel mogelijk in een persoonlijk gesprek. Moet je het toch
per e-mail afdoen, wacht dan met het sturen van het bericht tot de volgende dag en laat
desnoods je e-mail door een ander van tevoren lezen.
Voordelen van e-mails
• Laagdrempelig
• Snel
• Relatief goedkoop
• Tijdonafhankelijk
• Groot bereik
Nadelen van e-mails
• Verlies persoonlijk contact
• Inhoud kan verkeerd geïnterpreteerd worden
• Onzorgvuldige formulering
• Minder concentratie
• Onnodige geadresseerden
, • Eerst de kernmededeling
• Daarna uitwerking in (korte) alinea’s
• Visueel aantrekkelijk
(eventueel kernwoorden in het vet)
• Vlotte formulering
Opbouw van professionele e-mail
Volgens ‘nettiquette’: aantal gedragsregels
Onderwerp
• Altijd invullen
• Concreet = waarover gaat het
• Helder + beknopt (een drietal
woorden)
CC (carbon copy) / BCC (blind carbon copy)
• Carbon copy: zichtbaar, alleen indien
écht nodig
• Blind carbon copy: onzichtbaar, zo
weinig mogelijk
, Aanspreking
• Niet: Beste (zonder vervolg)
• Wel : Geachte heer, mevrouw (naam) = bij onbekende personen
of Beste heer, mevrouw (+ familienaam) = bij persoon die je kent
• Vervolgens of bij interne mails: mogelijks meer vrijheid
bv: Beste Marc, Dag Karen
Inhoud
• eerst kernmededeling ! = wat wil je zeggen of vragen
• dan uitwerking in alinea’s
Structuur en stijl
• heldere alineastructuur
• tussen aanspreking en eerste alinea: 1 witregel
• tussen opeenvolgende alinea’s: 1 witregel
alinea’s:
kort (max. 5 à 6 regels) en kernachtig
kernwoorden eventueel vet/cursief
Slotformule
In overeenstemming met aanspreking
In hetzelfde stijlregister blijven
Niet : Geachte heer Van Damme + Groetjes
Wel: Geachte heer Van Damme + Met vriendelijke groet
Niet : Beste Linda + Met vriendelijke groet
Wel: Beste Linda + Groetjes
Elektronische handtekening
Ø Het invoeren van de e-mailhandtekening zagen we tijdens les 1
Ø Zorg dat deze piekfijn staat. Het is jouw visitekaartje
