PROJECT MANAGEMENT ADVANCED
Session 1: Introduction to the course /Project Management Best Practices
Best Practice- introductie
è helpen u om uw bedrijf te begeleiden.
è Ze gebruiken technieken en methoden die goed werken.
è Het is iets dat goed werkt & kan leiden tot een concurrentievoordeel.
è Het kan een bedrijf uit de problemen houden.
Voordelen aan het gebruik van best practices:
- Overdracht van kennis
- Betere communicatie
- Tijd-en kosten besparing
- Beter teamwerk
- Betere positie op de markt
Waarom kiezen voor Best practices?
- Minimaliseren van risico’s
- Binnen het budget en tijdlijnen blijven
- Stimuleren van teamsamenwerking
- Stimuleren van continue verbetering
- Zorgen voor tevredenheid van belanghebbenden
10 best practices:
1. Duidelijke projectdoelstellingen
2. Grondige projectplanning
3. EIectieve communicatiestrategieën
4. Naleven van deadlines
5. Motiveren van het team
6. Nauwkeurig bijhouden van het budget
7. Het continu verbeteren
8. Goede bemiddelingen bij conlicten
9. Projectresultaten beoordelen & verbeterpunten identificeren
10. Kwaliteitswaarborging & controle, alles naar een hoger niveau tillen
Waarom Project Management methodiek gebruiken?
- Vergroot de kans op projectsucces
- Vergroot de hoeveelheid tijd die beschikbaar is om aan te besteden
- Het elimineert keuzes waar die niet nodig zijn
- Het maakt goede analyse mogelijk
,Project management voor dummies
1. Stel duidelijke doelen
2. Plan grondig
3. Meet, monitor en stuur bij
4. Duidelijk communiceren
5. Slim werken
Vaardigheden als projectmanagement
- Planning (Vooruitdenken is cruciaal)
- Priotisering (Stel heldere prioriteiten)
- Delegatie (Delegeer slim en doelgericht)
- Leiderschap (Inspireer en motiveer)
- Communicatie (Duidelijk en consequent communiceren)
5 dingen die je moet doen als eventmanager
1. Duidelijk projectplan, doel en tijdschema
2. Maak overal een tijdsblok van
3. Zorg dat alles volgens plan gaat
4. Jij bent verantwoordelijk
5. Volg alles dagelijks op
5 belangrijkste verantwoordelijkheden van een projectmanager
1. Duidelijk communiceren
2. Risico’s identificeren, vermijden & beperken
3. Obstakels vermijden
4. Het personeel gefocust houden
5. Focussen op de kern van de zaak
Een projectplan in 3 stappen
1. Definieer de werkverdeling
2. Identificeer de middelen
3. Maak een projectplanning
Hoe kan je je projectkosten bijhouden?
1. Identificeer alle uitgaven
2. Een format vinden voor de uitgaven
3. Bijhouden hoeveel er wordt uitgegeven
4. Gebruik sjablonen
5. Houd het bij & herzie eerdere schattingen
,Hoe omgaan met uitdagende projecten
- Strakke deadlines – plan onieuw & herzie de taken
- Beperkt budget – onderhandelen met leveranciers
- Tekort aan middelen – focus op resultaten, werk slim
- Wijzigingen in de scope – identificeer kritieke taken & prioriteiten
- Raak niet in paniek – houd iederen goed op de hoogte
5 stappen om taken te delegeren
1. Zorg ervoor dat je betrouwbaar bent
2. Bereid je mentaal voor
3. Maak een takenlijst
4. Maak je lijst leeg
5. Begin met delegeren
Hoe kan je het juiste personeel aannemen?
1. Definieer de juiste functiebeschrijving
2. Vind topkandidaten
3. Interview deze kandidaten
4. Test de kandidaten
5. Selecteer de juiste kandidaten
Hoe kan je je team beheren
- Groepsbijeenkomsten
- 1-op-1 ontmoetingen
- Zorg ervoor dat ze weten wat er moet gedaan worden
- Bouw relaties op
Hoe een communcatieplan opstellen?
1. SWOT-analyse opstellen
2. Communcatiedoelstellingen oplijsten
3. Communicatierichtlijnen specifieren
4. Doelgroep definieren
5. Behoeften van de belanghebbenden achterhalen
6. Lijst kernboodschappen op per stakeholder
7. Bepaal hoe u levert aan verschillende belanghebbenden
8. Een communicatieschema opstellen
9. Communcatiegebeurtenissen beschrijven
10. Maak een communcatiematrix voor elk evenement
, Hoe een kickstart geven aan uw project
- Maak een lijst van alle dingen waarbij u achterloopt
- Plan vooruit
- Motiveer je team om naar de toekomst te kijken
- Zorg ervoor dat iedereen zich onmisbaar voelt
- Creer een gevoel van voldoening
10 redenen voor projectsucces
1. Details goed beheren
2. Alles wordt begrepen
3. Beslissingen worden snel genomen
4. Communicatie is duidelijk
5. Risico’s worden op afstand gehouden
6. Verwachtingen worden goed beheerd
7. Goedkeuringen worden gerespecteerd
8. Iedereen is betrokken
9. Regelmatig vergaderingen inplannen
10. Goede relaties opbouwen met projectsponsors
SMART = Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-bound
Verschillende manieren om een project op te volgen
- Remote Control – op afstand
- In Their Face – volledige betrokkenheid
- Can't We All Just Get Along? – samenwerkende aanpak
- The Assumptive Close – veronderstel dat het werk gedaan is
- Auto-Pilot – loslaten maar waarkzaam blijven
Best Practice samenvatting
Hoewel de term populair is, is er discussie over:
• de definitie (verschilt per bedrijf),
• de term zelf (sommigen verkiezen “proven practices”),
• en de veronderstelling dat eerdere methodes fout waren.
Best practices kunnen algemeen en globaal zijn, of zeer gedetailleerd – elk met hun voor-
en nadelen.
è Kort gezegd: een best practice is wat werkt, vaak herhaaldelijk, en leidt tot betere
prestaties in projectmanagement.
Session 1: Introduction to the course /Project Management Best Practices
Best Practice- introductie
è helpen u om uw bedrijf te begeleiden.
è Ze gebruiken technieken en methoden die goed werken.
è Het is iets dat goed werkt & kan leiden tot een concurrentievoordeel.
è Het kan een bedrijf uit de problemen houden.
Voordelen aan het gebruik van best practices:
- Overdracht van kennis
- Betere communicatie
- Tijd-en kosten besparing
- Beter teamwerk
- Betere positie op de markt
Waarom kiezen voor Best practices?
- Minimaliseren van risico’s
- Binnen het budget en tijdlijnen blijven
- Stimuleren van teamsamenwerking
- Stimuleren van continue verbetering
- Zorgen voor tevredenheid van belanghebbenden
10 best practices:
1. Duidelijke projectdoelstellingen
2. Grondige projectplanning
3. EIectieve communicatiestrategieën
4. Naleven van deadlines
5. Motiveren van het team
6. Nauwkeurig bijhouden van het budget
7. Het continu verbeteren
8. Goede bemiddelingen bij conlicten
9. Projectresultaten beoordelen & verbeterpunten identificeren
10. Kwaliteitswaarborging & controle, alles naar een hoger niveau tillen
Waarom Project Management methodiek gebruiken?
- Vergroot de kans op projectsucces
- Vergroot de hoeveelheid tijd die beschikbaar is om aan te besteden
- Het elimineert keuzes waar die niet nodig zijn
- Het maakt goede analyse mogelijk
,Project management voor dummies
1. Stel duidelijke doelen
2. Plan grondig
3. Meet, monitor en stuur bij
4. Duidelijk communiceren
5. Slim werken
Vaardigheden als projectmanagement
- Planning (Vooruitdenken is cruciaal)
- Priotisering (Stel heldere prioriteiten)
- Delegatie (Delegeer slim en doelgericht)
- Leiderschap (Inspireer en motiveer)
- Communicatie (Duidelijk en consequent communiceren)
5 dingen die je moet doen als eventmanager
1. Duidelijk projectplan, doel en tijdschema
2. Maak overal een tijdsblok van
3. Zorg dat alles volgens plan gaat
4. Jij bent verantwoordelijk
5. Volg alles dagelijks op
5 belangrijkste verantwoordelijkheden van een projectmanager
1. Duidelijk communiceren
2. Risico’s identificeren, vermijden & beperken
3. Obstakels vermijden
4. Het personeel gefocust houden
5. Focussen op de kern van de zaak
Een projectplan in 3 stappen
1. Definieer de werkverdeling
2. Identificeer de middelen
3. Maak een projectplanning
Hoe kan je je projectkosten bijhouden?
1. Identificeer alle uitgaven
2. Een format vinden voor de uitgaven
3. Bijhouden hoeveel er wordt uitgegeven
4. Gebruik sjablonen
5. Houd het bij & herzie eerdere schattingen
,Hoe omgaan met uitdagende projecten
- Strakke deadlines – plan onieuw & herzie de taken
- Beperkt budget – onderhandelen met leveranciers
- Tekort aan middelen – focus op resultaten, werk slim
- Wijzigingen in de scope – identificeer kritieke taken & prioriteiten
- Raak niet in paniek – houd iederen goed op de hoogte
5 stappen om taken te delegeren
1. Zorg ervoor dat je betrouwbaar bent
2. Bereid je mentaal voor
3. Maak een takenlijst
4. Maak je lijst leeg
5. Begin met delegeren
Hoe kan je het juiste personeel aannemen?
1. Definieer de juiste functiebeschrijving
2. Vind topkandidaten
3. Interview deze kandidaten
4. Test de kandidaten
5. Selecteer de juiste kandidaten
Hoe kan je je team beheren
- Groepsbijeenkomsten
- 1-op-1 ontmoetingen
- Zorg ervoor dat ze weten wat er moet gedaan worden
- Bouw relaties op
Hoe een communcatieplan opstellen?
1. SWOT-analyse opstellen
2. Communcatiedoelstellingen oplijsten
3. Communicatierichtlijnen specifieren
4. Doelgroep definieren
5. Behoeften van de belanghebbenden achterhalen
6. Lijst kernboodschappen op per stakeholder
7. Bepaal hoe u levert aan verschillende belanghebbenden
8. Een communicatieschema opstellen
9. Communcatiegebeurtenissen beschrijven
10. Maak een communcatiematrix voor elk evenement
, Hoe een kickstart geven aan uw project
- Maak een lijst van alle dingen waarbij u achterloopt
- Plan vooruit
- Motiveer je team om naar de toekomst te kijken
- Zorg ervoor dat iedereen zich onmisbaar voelt
- Creer een gevoel van voldoening
10 redenen voor projectsucces
1. Details goed beheren
2. Alles wordt begrepen
3. Beslissingen worden snel genomen
4. Communicatie is duidelijk
5. Risico’s worden op afstand gehouden
6. Verwachtingen worden goed beheerd
7. Goedkeuringen worden gerespecteerd
8. Iedereen is betrokken
9. Regelmatig vergaderingen inplannen
10. Goede relaties opbouwen met projectsponsors
SMART = Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-bound
Verschillende manieren om een project op te volgen
- Remote Control – op afstand
- In Their Face – volledige betrokkenheid
- Can't We All Just Get Along? – samenwerkende aanpak
- The Assumptive Close – veronderstel dat het werk gedaan is
- Auto-Pilot – loslaten maar waarkzaam blijven
Best Practice samenvatting
Hoewel de term populair is, is er discussie over:
• de definitie (verschilt per bedrijf),
• de term zelf (sommigen verkiezen “proven practices”),
• en de veronderstelling dat eerdere methodes fout waren.
Best practices kunnen algemeen en globaal zijn, of zeer gedetailleerd – elk met hun voor-
en nadelen.
è Kort gezegd: een best practice is wat werkt, vaak herhaaldelijk, en leidt tot betere
prestaties in projectmanagement.
