Digitalisering
financiële
administratie
XXXXXXXXXXXX
Naam :
Studentnummer :
Datum : 07-06-2019
Opleider : Markus Verbeek Preahep
Opleiding : HBO SPD specialisatie Controlling
Internal Control & Accounting Information Systems :2Internal Control & Accounting Information Systems 2
Module
Docent :
, 1
VOORWOORD
Internal Control & Accounting Information Systems 2 XXXX
, 2
SAMENVATTING
De directie van XXXX vraagt zich af wat er mogelijk is qua uitbreiding of aanvulling op het huidige
softwarepakket Exact Globe, waardoor het boeken van inkoopfacturen efficiënter en effectiever kan
gebeuren.
Momenteel vindt de directie de administratie maar ‘ouderwets’. Mogelijk vinden zij dit doordat de
boekhouding nog op traditionele manier (alles op papier) wordt verwerkt.
Op verzoek van de directie is er onderzoek gedaan naar de voordelen van een ‘andere manier van
werken’.
De directie verwacht de volgende voordelen de behalen met het digitaliseren van het
proces:
Þ Hogere betrouwbaarheid van vastlegging & autorisatie van de administratie;
Þ Continue kwalitatief hoge managementinformatie beschikbaar;
Þ Tijdbesparing op de verwerking door de administratie;
Þ De administratie archiveren conform de wettelijke bewaarplicht, zonder risico van verlies;
Þ Besparing van het milieu door minder tot geen gebruik van papier en toners;
Het doel van het onderzoek is ‘de verbetering van de betrouwbaarheid en efficiency van de
financiële administratie door middel van digitalisering’.
In de huidige situatie (de IST-positie) worden facturen handmatig verwerkt, dit proces is arbeidsintensief
en foutgevoelig. De IST-positie is getoetst aan de beheersingscomponenten van COSO II, hieruit kunnen
we concluderen dat er heel wat ruimte is voor verbetering.
Denk aan functiescheiding, het up-to-date aanleveren van informatie en de naleving van wet- en
regelgeving.
In de gewenste situatie (de SOLL-positie) toetsen we het proces opnieuw aan de beheersings-
componenten en organisatiedoelstellingen van COSO II. Hieruit kunnen we concluderen dat het zeer
verstandig zou zijn voor XXXX om over te stappen op een systeem waarbij alle inkoopfacturen digitaal
verwerkt en goedgekeurd zullen worden.
Vanuit de gewenste situatie is er een implementatieplan opgesteld. Hierin is een planning opgenomen,
zodat hierop gestuurd kan worden tijdens de implementatie, alle taken zijn verdeeld onder de
projectleden en de kosten en baten zijn inzichtelijk gemaakt. Er zal een aanzienlijke besparing ontstaan
op zowel financieel als kwantitatief gebied.
Er zijn risico’s aanwezig bij de implementatie van een nieuw systeem bijvoorbeeld vertraging in het
proces, weerstand van medewerkers of het vervallen in de oude werkwijze. Om deze risico’s beheersbaar
te maken is het erg belangrijk dat er goede communicatie is, zowel intern als extern.
Internal Control & Accounting Information Systems 2 XXXX
financiële
administratie
XXXXXXXXXXXX
Naam :
Studentnummer :
Datum : 07-06-2019
Opleider : Markus Verbeek Preahep
Opleiding : HBO SPD specialisatie Controlling
Internal Control & Accounting Information Systems :2Internal Control & Accounting Information Systems 2
Module
Docent :
, 1
VOORWOORD
Internal Control & Accounting Information Systems 2 XXXX
, 2
SAMENVATTING
De directie van XXXX vraagt zich af wat er mogelijk is qua uitbreiding of aanvulling op het huidige
softwarepakket Exact Globe, waardoor het boeken van inkoopfacturen efficiënter en effectiever kan
gebeuren.
Momenteel vindt de directie de administratie maar ‘ouderwets’. Mogelijk vinden zij dit doordat de
boekhouding nog op traditionele manier (alles op papier) wordt verwerkt.
Op verzoek van de directie is er onderzoek gedaan naar de voordelen van een ‘andere manier van
werken’.
De directie verwacht de volgende voordelen de behalen met het digitaliseren van het
proces:
Þ Hogere betrouwbaarheid van vastlegging & autorisatie van de administratie;
Þ Continue kwalitatief hoge managementinformatie beschikbaar;
Þ Tijdbesparing op de verwerking door de administratie;
Þ De administratie archiveren conform de wettelijke bewaarplicht, zonder risico van verlies;
Þ Besparing van het milieu door minder tot geen gebruik van papier en toners;
Het doel van het onderzoek is ‘de verbetering van de betrouwbaarheid en efficiency van de
financiële administratie door middel van digitalisering’.
In de huidige situatie (de IST-positie) worden facturen handmatig verwerkt, dit proces is arbeidsintensief
en foutgevoelig. De IST-positie is getoetst aan de beheersingscomponenten van COSO II, hieruit kunnen
we concluderen dat er heel wat ruimte is voor verbetering.
Denk aan functiescheiding, het up-to-date aanleveren van informatie en de naleving van wet- en
regelgeving.
In de gewenste situatie (de SOLL-positie) toetsen we het proces opnieuw aan de beheersings-
componenten en organisatiedoelstellingen van COSO II. Hieruit kunnen we concluderen dat het zeer
verstandig zou zijn voor XXXX om over te stappen op een systeem waarbij alle inkoopfacturen digitaal
verwerkt en goedgekeurd zullen worden.
Vanuit de gewenste situatie is er een implementatieplan opgesteld. Hierin is een planning opgenomen,
zodat hierop gestuurd kan worden tijdens de implementatie, alle taken zijn verdeeld onder de
projectleden en de kosten en baten zijn inzichtelijk gemaakt. Er zal een aanzienlijke besparing ontstaan
op zowel financieel als kwantitatief gebied.
Er zijn risico’s aanwezig bij de implementatie van een nieuw systeem bijvoorbeeld vertraging in het
proces, weerstand van medewerkers of het vervallen in de oude werkwijze. Om deze risico’s beheersbaar
te maken is het erg belangrijk dat er goede communicatie is, zowel intern als extern.
Internal Control & Accounting Information Systems 2 XXXX
