Introductie
E-mailetiquette
De regels
° Aanspreking: volledig en gepast
- beste Jan (informeel)/klant
- beste mevrouw, heer (+ familienaam)
- geachte mevrouw, heer (+ familienaam)
- geachte heer/ decaan (formeel)
- nooit: ‘beste’ of ‘geachte’ zonder iets!
° Kernbericht: beknopt en gestructureerd
- aanleiding: waarom mail je?
- kern: wat wil je melden / vragen?
- positief slot: bv. dankwoordje
° Slotgroet: gepast
- groeten/groetjes: informeel
- met vriendelijke groet(en): altijd gepast
- hoogachtend: formeel
° Handtekening: volledig
- naam: voornaam + familienaam
- functie/jaar + richting + lesgroep
Hoe mailen?
- stuur vanuit je studentenmailbox
- vul het onderwerp in met een duidelijke, kernachtige onderwerpszin
- liever geen kettingreacties en pas je onderwerp aan
- gebruik een gepaste aanspreking
- gebruik alleen de voornaam van je ontvanger als hij of zij dit zelf heeft aangegeven
- stel jezelf kort voor (naam, voornaam, klas)
- voorkom spelfouten, lees je e-mail grondig na voor verzending en gebruik de spellingscontrole, SMS-
taal is taboe!
- bij het afsluiten van je e-mail laat je een laatste indruk na, zorg dat dit een goeie indruk is
,Het communicatiemodel
Schema 1
- tweeledige basisfunctie van taal:
- informatieoverdracht: taal dient om info over te brengen
- sociale profilering: bewust/onbewust info geven over onze sociale achtergrond
- 6 basiselementen van communicatie:
- abstract en formeel, met weinig menselijke elementen
- zender: persoon die de communicatie start door een boodschap naar de ‘ontvanger’ te sturen
- ontvanger: persoon aan wie de ‘boodschap’ gericht is
- boodschap: de eigenlijke inhoud van communicatie tussen zender en ontvanger
- context: het referentiekader waarin de communicatie plaatsvindt, situatie waarin men zich bevind
- code: de vorm waarin de boodschap verstuurd wordt
- bv. nederlands, frans, pictogrammen, brailleschrift…
- contact: de relatie tussen zender en ontvanger: ontstaat nav de communicatie
- medium/kanaal: het middel om je boodschap aan de ontvanger over te brengen
- bv. brief en internet (schriftelijk), stem (mondeling) en signalen
- bedoeling: wat de zender met zijn boodschap wil bereiken
- 3 belangrijke bedoelingen: informeren, overtuigen en aansporen
- ruis: elementen die de communicatie tussen zender en ontvanger negatief beïnvloeden
- externe ruis (verkeer) en interne ruis (=zenuwachtigheid, geëmotioneerdheid, heesheid)
- feedback: de wederkerigheid van communicatie
- de zender is niet altijd zender, hij kan ook ontvanger worden als de oorspronkelijke
ontvanger de zender wordt door te repliceren op de boodschap vd oorspronkelijke zender
- proces van coderen en decoderen: zender zet zijn gedachten in taal om (= coderen) en ontvanger zet
de boodschap weer in gedachten om en probeert te begrijpen wat de zender precies bedoelt (=
decoderen)
- inhoud: de boodschap van de communicatie, wat er tussen twee partijen gezegd wordt
- relatie: de rollen die de gesprekspartners tov elkaar hebben, hun relatie kan hiërarchisch zijn en zo
de communicatie beïnvloeden; bv. werkgever-werknemer
- perceptie: hoe de inhoud en de relatie waargenomen/gepercipieerd worden: interpreteer jij de
inhoud op een correcte manier; hou jij rekening met de rol die jij t.o.v. van je gesprekspartner hebt
(denk hierbij ook aan clichés en ingebakken vooroordelen) -> meest doorslaggevende element!
- waardering en respect: als alle vorige componenten op de juiste manier ingeschat worden; dan krijg
je een succesvolle communicatie waaruit waardering en respect voor de beide gesprekspartners in
hun rol voortvloeien
,Schema 2
- menselijke component in het communicatieproces werd toegevoegd
- aandacht voor
- de rollen die communicatiepartners tov elkaar hebben
- het belang van interpretatie
Uitbreiding
,Soorten communicatie
° Zakelijke communicatie
- zowel intern als extern
- zowel verbaal als non-verbaal
- zowel schriftelijk als mondeling
- vooral interpersoonlijk: heeft te maken met onderlinge relatie tussen personen
- communicatie waarbij de boodschap altijd betrekking heeft op contracten en transacties van
formele of commerciële aard
- zender en ontvanger kennen elkaar enkel beroepshalve
vanuit het standpunt van de ontvanger
- externe communicatie: communicatie v/e organisatie met de buitenwereld
- bv. bezoeker aan bedrijf, alle post, alle e-mails, alle telefoongesprekken, onderhandelingen…
- interne communicatie: communicatie binnen een organisatie/omgeving
- bv. gezin, nota’s van directie naar personeel, verslagen van vergaderingen…
- externe en interne communicatie
- bv. binnenkomende offerte, ontvangststempel…
vanuit het standpunt van de zender
- mondelinge communicatie / schriftelijke communicatie
- verbale communicatie
- woordelijk, gebruik makend van woorden
- kan zowel mondeling als schriftelijk zijn
- non-verbale communicatie
- wat niet verbaal is
- kan mondeling: bv. mimiek, intonatie, klemtoon, spreektempo, stemvolume, oogcontact…
- kan schriftelijk: papierformaat, markeringen, lay-out, kleuren, tabellen, grafieken…
vanuit het standpunt van de zender en ontvanger
- intrapersoonlijke communicatie
- ontvanger is gelijk aan zender
- communicatie die aan jezelf gericht is
- bv. een dagboek, agenda, luidop denken
- interpersoonlijke communicatie
- minstens twee mensen betrokken
- zender kent de ontvanger(s) en verwacht dan ook meestal onmiddellijke feedback
- bv. een brief, telefoontje, interview, brief, vergadering, email
- massacommunicatie
- zender brengt een boodschap over naar een heel groot aantal ontvangers, die hij niet
noodzakelijk persoonlijk kent
- feedback is onmogelijk
- zender weet meestal niet of de boodschap de ontvangers wel bereikt heeft en of ze het
gewenste effect heeft uitgelokt
- bv. een radiobericht, een affiche , advertentie
,H1: doelgroepgericht schrijven
Bepaal je doelgroep
° Doelgroep: bepaalt:
- de inhoud
- het bronnenmateriaal dat je raadpleegt
- de taal die je hanteert
- de toon die je aanneemt
- de lay-out die je kiest
° Tot wie richt ik mij?
- stel een ijkpersoon op die je een naam geeft
-> fictieve persoon die model staat voor de hele groep
-> schrijf je teksten specifiek voor die persoon
- kijk naar de privésituatie van de ijkpersoon als je die bepaalt
-> leeftijd, geslacht, werk, achtergrond, religie
Pas je inhoud aan
- pas de informatie die je hebt aan aan de soort bron die je maakt
- informerende tekst zal anders zijn in een dagblad dan in een blog
Hanteer de juiste taal
- woordkeuze: lezer wil duidelijk en heldere tekst voor hem van toepassing
- vaktaal of jargon: enkel binnen een bepaald vakgebied
- lengte van een tekst: wetenschappelijk (lang), kinderen (kort + foto’s)
- tone of voice: stijl waarin gecommuniceerd wordt met de doelgroep
-> formeel/informeel, serieus/luchtig, direct/indirect
- aanspreekvorm: u of je
-> bepaalt de afstand die je creëert tussen schrijver en lezer
-> u: formeel, zakelijk, afstand
-> je: informeel, nabijheid, vriendschap, vertrouwen
Zorg voor een aantrekkelijke lay-out
- opmaak verschilt afhankelijk van je doelgroep
- goed lettertype en aangepaste grootte
-> duidelijk leesbaar, grootte aanpassen naargelang doelgroep, niet cursief
- voldoende witruimte
-> in alinea’s schrijven
-> tussenkoppen gebruiken
- zuinig zijn met opmaakmogelijkheden
-> 1 lettertype, onderstrepingen of hoofdletters vermijden, zuinig met markeringen
- gebruik functionele afbeeldingen, grafieken, tabellen en schema’s
-> bijschrift bij je afbeelding, duidelijke en niet drukke grafieken en tabellen
-> vergeet de bronvermelding niet!
, H2: doelgericht schrijven
- stilstaan bij welk doel je tekst heeft, helpt je de tekst op te bouwen
- 5 tekstdoelen
-> informeren: de tekst vertelt iets aan de lezers
-> overtuigen: schrijver wil dat lezer zijn mening overneemt
-> activeren: schrijver wil de lezer iets wel of niet laten doen
-> onderhouden: de tekst wil de lezer amuseren
-> samenvatten
Informerend schrijven
- tekst: geeft feiten, objectief
- schrijver wil kennis overbrengen
- vb: artikels, berichten, verslagen, handleidingen, instructies…
° Inhoudelijke kenmerken
- kernboodschap in de 1e zin, maar niet beginnen met een aanloopzin!
- essentie: 5W’s en H: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe
- principe van de omgekeerde piramide = oprolbaarheid
-> principe dat zegt dat de lezer in het begin van een artikel nog geïnteresseerd en
geconcentreerd is, maar zijn interesse en concentratie verliest naarmate hij verder leest
-> daarom starten met kernboodschap
Overtuigend schrijven
- je mening overbrengen aan de lezer
- lezer overtuigen om ook je standpunt te delen
- subjectieve tekst
- vb: betogen, opiniestukken, recensies, commentaren
° Inhoudelijke kenmerken
- onmiddellijk duidelijk zijn: onderwerp, wie/wat bestrijd je, welk standpunt je inneemt
- ‘wat moet wie waar veranderen?’
- overtuigende mening met passie geschreven, gebaseerd op een vorm van gezag
- standpunt met voldoende duidelijke argumenten onderbouwen
-> argumenten ondersteunen met illustraties, observaties, cijfers
- stel naast kritiek ook een oplossing voor
E-mailetiquette
De regels
° Aanspreking: volledig en gepast
- beste Jan (informeel)/klant
- beste mevrouw, heer (+ familienaam)
- geachte mevrouw, heer (+ familienaam)
- geachte heer/ decaan (formeel)
- nooit: ‘beste’ of ‘geachte’ zonder iets!
° Kernbericht: beknopt en gestructureerd
- aanleiding: waarom mail je?
- kern: wat wil je melden / vragen?
- positief slot: bv. dankwoordje
° Slotgroet: gepast
- groeten/groetjes: informeel
- met vriendelijke groet(en): altijd gepast
- hoogachtend: formeel
° Handtekening: volledig
- naam: voornaam + familienaam
- functie/jaar + richting + lesgroep
Hoe mailen?
- stuur vanuit je studentenmailbox
- vul het onderwerp in met een duidelijke, kernachtige onderwerpszin
- liever geen kettingreacties en pas je onderwerp aan
- gebruik een gepaste aanspreking
- gebruik alleen de voornaam van je ontvanger als hij of zij dit zelf heeft aangegeven
- stel jezelf kort voor (naam, voornaam, klas)
- voorkom spelfouten, lees je e-mail grondig na voor verzending en gebruik de spellingscontrole, SMS-
taal is taboe!
- bij het afsluiten van je e-mail laat je een laatste indruk na, zorg dat dit een goeie indruk is
,Het communicatiemodel
Schema 1
- tweeledige basisfunctie van taal:
- informatieoverdracht: taal dient om info over te brengen
- sociale profilering: bewust/onbewust info geven over onze sociale achtergrond
- 6 basiselementen van communicatie:
- abstract en formeel, met weinig menselijke elementen
- zender: persoon die de communicatie start door een boodschap naar de ‘ontvanger’ te sturen
- ontvanger: persoon aan wie de ‘boodschap’ gericht is
- boodschap: de eigenlijke inhoud van communicatie tussen zender en ontvanger
- context: het referentiekader waarin de communicatie plaatsvindt, situatie waarin men zich bevind
- code: de vorm waarin de boodschap verstuurd wordt
- bv. nederlands, frans, pictogrammen, brailleschrift…
- contact: de relatie tussen zender en ontvanger: ontstaat nav de communicatie
- medium/kanaal: het middel om je boodschap aan de ontvanger over te brengen
- bv. brief en internet (schriftelijk), stem (mondeling) en signalen
- bedoeling: wat de zender met zijn boodschap wil bereiken
- 3 belangrijke bedoelingen: informeren, overtuigen en aansporen
- ruis: elementen die de communicatie tussen zender en ontvanger negatief beïnvloeden
- externe ruis (verkeer) en interne ruis (=zenuwachtigheid, geëmotioneerdheid, heesheid)
- feedback: de wederkerigheid van communicatie
- de zender is niet altijd zender, hij kan ook ontvanger worden als de oorspronkelijke
ontvanger de zender wordt door te repliceren op de boodschap vd oorspronkelijke zender
- proces van coderen en decoderen: zender zet zijn gedachten in taal om (= coderen) en ontvanger zet
de boodschap weer in gedachten om en probeert te begrijpen wat de zender precies bedoelt (=
decoderen)
- inhoud: de boodschap van de communicatie, wat er tussen twee partijen gezegd wordt
- relatie: de rollen die de gesprekspartners tov elkaar hebben, hun relatie kan hiërarchisch zijn en zo
de communicatie beïnvloeden; bv. werkgever-werknemer
- perceptie: hoe de inhoud en de relatie waargenomen/gepercipieerd worden: interpreteer jij de
inhoud op een correcte manier; hou jij rekening met de rol die jij t.o.v. van je gesprekspartner hebt
(denk hierbij ook aan clichés en ingebakken vooroordelen) -> meest doorslaggevende element!
- waardering en respect: als alle vorige componenten op de juiste manier ingeschat worden; dan krijg
je een succesvolle communicatie waaruit waardering en respect voor de beide gesprekspartners in
hun rol voortvloeien
,Schema 2
- menselijke component in het communicatieproces werd toegevoegd
- aandacht voor
- de rollen die communicatiepartners tov elkaar hebben
- het belang van interpretatie
Uitbreiding
,Soorten communicatie
° Zakelijke communicatie
- zowel intern als extern
- zowel verbaal als non-verbaal
- zowel schriftelijk als mondeling
- vooral interpersoonlijk: heeft te maken met onderlinge relatie tussen personen
- communicatie waarbij de boodschap altijd betrekking heeft op contracten en transacties van
formele of commerciële aard
- zender en ontvanger kennen elkaar enkel beroepshalve
vanuit het standpunt van de ontvanger
- externe communicatie: communicatie v/e organisatie met de buitenwereld
- bv. bezoeker aan bedrijf, alle post, alle e-mails, alle telefoongesprekken, onderhandelingen…
- interne communicatie: communicatie binnen een organisatie/omgeving
- bv. gezin, nota’s van directie naar personeel, verslagen van vergaderingen…
- externe en interne communicatie
- bv. binnenkomende offerte, ontvangststempel…
vanuit het standpunt van de zender
- mondelinge communicatie / schriftelijke communicatie
- verbale communicatie
- woordelijk, gebruik makend van woorden
- kan zowel mondeling als schriftelijk zijn
- non-verbale communicatie
- wat niet verbaal is
- kan mondeling: bv. mimiek, intonatie, klemtoon, spreektempo, stemvolume, oogcontact…
- kan schriftelijk: papierformaat, markeringen, lay-out, kleuren, tabellen, grafieken…
vanuit het standpunt van de zender en ontvanger
- intrapersoonlijke communicatie
- ontvanger is gelijk aan zender
- communicatie die aan jezelf gericht is
- bv. een dagboek, agenda, luidop denken
- interpersoonlijke communicatie
- minstens twee mensen betrokken
- zender kent de ontvanger(s) en verwacht dan ook meestal onmiddellijke feedback
- bv. een brief, telefoontje, interview, brief, vergadering, email
- massacommunicatie
- zender brengt een boodschap over naar een heel groot aantal ontvangers, die hij niet
noodzakelijk persoonlijk kent
- feedback is onmogelijk
- zender weet meestal niet of de boodschap de ontvangers wel bereikt heeft en of ze het
gewenste effect heeft uitgelokt
- bv. een radiobericht, een affiche , advertentie
,H1: doelgroepgericht schrijven
Bepaal je doelgroep
° Doelgroep: bepaalt:
- de inhoud
- het bronnenmateriaal dat je raadpleegt
- de taal die je hanteert
- de toon die je aanneemt
- de lay-out die je kiest
° Tot wie richt ik mij?
- stel een ijkpersoon op die je een naam geeft
-> fictieve persoon die model staat voor de hele groep
-> schrijf je teksten specifiek voor die persoon
- kijk naar de privésituatie van de ijkpersoon als je die bepaalt
-> leeftijd, geslacht, werk, achtergrond, religie
Pas je inhoud aan
- pas de informatie die je hebt aan aan de soort bron die je maakt
- informerende tekst zal anders zijn in een dagblad dan in een blog
Hanteer de juiste taal
- woordkeuze: lezer wil duidelijk en heldere tekst voor hem van toepassing
- vaktaal of jargon: enkel binnen een bepaald vakgebied
- lengte van een tekst: wetenschappelijk (lang), kinderen (kort + foto’s)
- tone of voice: stijl waarin gecommuniceerd wordt met de doelgroep
-> formeel/informeel, serieus/luchtig, direct/indirect
- aanspreekvorm: u of je
-> bepaalt de afstand die je creëert tussen schrijver en lezer
-> u: formeel, zakelijk, afstand
-> je: informeel, nabijheid, vriendschap, vertrouwen
Zorg voor een aantrekkelijke lay-out
- opmaak verschilt afhankelijk van je doelgroep
- goed lettertype en aangepaste grootte
-> duidelijk leesbaar, grootte aanpassen naargelang doelgroep, niet cursief
- voldoende witruimte
-> in alinea’s schrijven
-> tussenkoppen gebruiken
- zuinig zijn met opmaakmogelijkheden
-> 1 lettertype, onderstrepingen of hoofdletters vermijden, zuinig met markeringen
- gebruik functionele afbeeldingen, grafieken, tabellen en schema’s
-> bijschrift bij je afbeelding, duidelijke en niet drukke grafieken en tabellen
-> vergeet de bronvermelding niet!
, H2: doelgericht schrijven
- stilstaan bij welk doel je tekst heeft, helpt je de tekst op te bouwen
- 5 tekstdoelen
-> informeren: de tekst vertelt iets aan de lezers
-> overtuigen: schrijver wil dat lezer zijn mening overneemt
-> activeren: schrijver wil de lezer iets wel of niet laten doen
-> onderhouden: de tekst wil de lezer amuseren
-> samenvatten
Informerend schrijven
- tekst: geeft feiten, objectief
- schrijver wil kennis overbrengen
- vb: artikels, berichten, verslagen, handleidingen, instructies…
° Inhoudelijke kenmerken
- kernboodschap in de 1e zin, maar niet beginnen met een aanloopzin!
- essentie: 5W’s en H: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe
- principe van de omgekeerde piramide = oprolbaarheid
-> principe dat zegt dat de lezer in het begin van een artikel nog geïnteresseerd en
geconcentreerd is, maar zijn interesse en concentratie verliest naarmate hij verder leest
-> daarom starten met kernboodschap
Overtuigend schrijven
- je mening overbrengen aan de lezer
- lezer overtuigen om ook je standpunt te delen
- subjectieve tekst
- vb: betogen, opiniestukken, recensies, commentaren
° Inhoudelijke kenmerken
- onmiddellijk duidelijk zijn: onderwerp, wie/wat bestrijd je, welk standpunt je inneemt
- ‘wat moet wie waar veranderen?’
- overtuigende mening met passie geschreven, gebaseerd op een vorm van gezag
- standpunt met voldoende duidelijke argumenten onderbouwen
-> argumenten ondersteunen met illustraties, observaties, cijfers
- stel naast kritiek ook een oplossing voor
