H 7.1 Relatie tussen automatisering en administratieve
organisatie
Automatisering speelt een grote rol bij het functioneren van een goede administratieve
organisatie. Binnen de AO, moet je ‘iets doen’ met gegevens om zo informatie te
verstrekken. Dit bestaat uit:
1. Verzamelen
2. Vastleggen
3. Verwerken
Bij elke organisatie met een computersysteem vinden de laatste twee stappen zeker plaats.
Welke eisen moet er aan de automatisering worden gesteld om ervoor te zorgen dat zij goed
functioneert.
Automatisering: Dit wil zeggen dat menselijke arbeid is te vervangen door een computer of
door een computerprogramma. Hierin speelt een informatiesysteem ook een belangrijke
rol. Met een informatiesysteem worden de activiteiten van het informatieverzorgingsproces
uitgevoerd: gegevens verzamelen, vastleggen en verwerken en informatie verstrekken.
Informatiesysteem
1. Invoergegevens: Dit zijn de grondstoffen voor het eindproduct, informatie. Bv order
van een klant.
2. Gegevensverzameling: Dit is een archief met gegevens die al eerder zijn vastgelegd.
Bv klant- of productgegevens.
3. Verwerking gegevens: Dit is te vergelijken met een productieproces. De grondstoffen
(gegevens) worden omgezet in het eindproduct (informatie).
4. Uitvoergegevens: Het eindproduct. Het informatiesysteem is bedoeld en opgezet om
informatie te leveren. Bijvoorbeeld een orderbevestiging.
5. Procedures en programma’s: Programma’s, meestal aangeduid als software, sturen
de gegevensverwerking. In de software staan de instructies die door de computer
moeten worden uitgevoerd. Procedures (richtlijnen) zijn alle afspraken die binnen
een organisatie zijn gemaakt over het gebruik van het informatiesysteem.
, Bijvoorbeeld afspraken over wie zorgt voor welke input of over wie welke informatie
mag opvragen.
6. Mensen: Mensen werken enerzijds mee bij de productie van informatie door
bijvoorbeeld gegevens aan te leveren. Anderzijds zijn zij de gebruikers van het
eindproduct. Ook is dit systeem bedacht door mensen.
7. Hulpmiddelen: Dit zijn alle ‘dingen’ die het informatiesysteem nodig heeft om te
kunnen werken. Zoals hardware (‘alles wat je kunt horen vallen’) en netwerken
(communicatiemiddelen waarmee gegevens worden verzameld en informatie wordt
verspreid).
7.2 Aard van de automatisering binnen de organisatie
Drie varianten automatisering organisatie onderscheiden:
1. In het primaire proces speelt automatisering geen rol: Bijvoorbeeld een
glazenwasser. Het lappen van de ramen gebeurt handmatig (al zal de glazenwasser
wel ’s avonds zijn facturen aanmaken op de computer).
2. Het primaire proces wordt ondersteund door of misschien wel aangestuurd door
automatisering: Zo wordt bij een autofabriek de productie van auto’s ondersteund
door of zelfs uitgevoerd door computers en robots.
3. Het primaire proces is automatisering: Denk aan de app store, spotify of Airbnb: het
bedrijfsmodel is helemaal gebaseerd op IT.
Secundaire processen zijn nu 9/10 geautomatiseerd. Vroeger gebruikte men voor elke
proces een apart informatiesysteem (eilandautomatisering) en linkte dit dmv een
zogenoemde ‘brug’, dit wordt in vaktaal interface genoemd. De ERP-systemen veranderde
alles.
7.3 Enterprise resource planning
De komst van de enterprise resource planning (ERP) zorgde ervoor dat 1 informatiesysteem
genoeg was. Dit systeem automatiseerde alle processen en zorgde dat alle informatie voor
alle medewerkers geleverd werd in de organisatie. Een ERP-systeem werkt met centrale
gegevensopslag in één database. Op die manier kunnen de klantgegevens die door verkoop
zijn vastgesteld ook worden gebruikt bij de facturering en het debiteurenbeheer. Iedereen
werkt dus met dezelfde gegevens.
Zowel een voordeel als nadeel: Een bedrijf met een ERP-systeem heeft in principe maar één
softwareleverancier te maken. Het invoeren van een ERP-systeem kan heel lastig zijn, met
name bij grote bedrijven.
Het doel van een OA is het verstrekken van betrouwbare informatie. Dit zorgt ervoor dat er
ook eisen worden gesteld aan de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde systemen.
Daarom is een goede werking van de IT van groot belang.
, 7.4 Ontwikkelingen binnen automatisering
1. Het internet: Belangrijke verkoopkanaal en vindt de samenwerking in de supply
chain (van grondstof tot eindproduct bij de klant) tussen bedrijven grotendeels plaats
via internettechnologie. Bedrijven moeten zowel hun jaarcijfers bij de kvk als de
belastingaangiftes op uniforme digitale wijze doen, via standard business reporting
(SBR) en uiteraard is dit een internettoepassing.
1. Anywhere operations: Doordat werknemers thuis werken of op andere locaties werken.
Wordt er met anywhere operations bedoeld dat de it zo moet worden ontworpen dat
werknemers overal kunnen worden ondersteund en dat klant overal geholpen kunnen
worden. Dan komt nog de vraag over de beveiliging en beheersbaarheid van degelijke
systemen.
2. The cloud: Dit kan je zien als een wolk van computers op het internet. Gebruik
maken van de Cloud brengt risico’s met zich mee. Aangezien het nog steeds gevoelig
is voor hacks. Het blijft een feit dat iedereen dus toegang heeft tot een cloud, dit
zorgt ervoor dat de toegang niet altijd even snel is. Deze toegang wordt sterk
verbeterd door een ontwikkeling op dit gebied, namelijk. De distributed cloud, dit
wordt verstaan onder het creëren van (micro)clouds in het datacenter van het bedrijf
zelf of zelfs op de eigen server.
2. Verschillende clouds
1. Private cloud: Dit is een cloud waar alleen eigen werknemers wereld toegang
tot hebben.
2. Public cloud: Hier heeft iedereen toegang tot.
3. Cloud computing: Hier is er sprale van uitbesteding ofwel Outsourcing. Een voorbeeld
hiervan is SaaS. Hierbij heeft het bedrijf zelf geen software, maar gebruikt het de
prgramma’s van de leverancier. Vaal worden ook de hardware en de systeemsoftware
van de leverancier gebruikt. Een van de vraagstukken die met het toenemend cloud
gebruik samenhangt, is de beveiliging van de gegevens.
4. Privacy: Het maatschappelijk belang van privacy is groot. Dit is een stuk dat veel
aandacht vraagt bij de beveiliging van de gegevens. In Nederland is er de Autoriteit
Persoonsgegevens die toeziet op de naleving van wet- en regelgeving. De AVG
(Algemene verordening gegevensbescherming): Zij stellen eisen aan bedrijven en
organisaties waar het gaat om de bescherming van privacygevoelige informatie.
3. Artificial Intelligence: Robotisering (computers nemen taken van mensen
over). AI wordt ook wel gezien als dat de robot allerlei menselijke taken
sneller en efficiënter doen. Denk aan redeneren, leren, plannen en
creativiteit. Ai zal helpen met patronen te leren herkennen. Ofwel Deep
learning.
4. Continuous monitor en auditing: Dit is volledig geautomatiseerd en vind de
bewaking van de controls conitnu plaats. Zo houden organisaties in de gaten
, op computersystemen of alles wel loopt op de manier als dat het zou moeten
lopen. Bijvoorbeeld of gegevens worden ingevoerd door medewerkers die
daartoe bevoegd zijn of dat er pas een bestelling (inkoop) plaatsvindt nadat
iemand die heeft goedgekeurd. Proces mining (techniek waarbij grafisch
wordt weergegeven hoe processen werkelijk lopen en kunnen afwijkingen
t.o.v. de standaardmanier worden geanalyseerd). Een ontiwkkeling die hier
naadloos bij aansluit is, is contiuous auditing. Dit sluit aan bij de third line of
defence, de internal auditfunctie. O.b.v. data worden continu onderzocht
(geaudit) of beheersingsmaatregelen, transacties en gebeurtenissen in
overeenstemming zijn met het afgesproken beleid, procedures en wet- en
regelgeving.
5. Blockchain: Dit is waar alle crypto currencies op gebaseerd zijn. Maar het
biedt veel meer. Blockchain kan grote gevolgen voor de ao kunnen hebben.
Het succes zal liggen aan hoeverre bedrijven deze ontwikkeling zullen
gebruiken in hun bedrijf. De blockchain biedt de toepassing van een
‘openbaar grootboek’, waarin transacties, als die eenmaal vastliggen, het niet
meer gewijzigd kan worden. Daarnaast kunnen transacties pas worden
vastgelegd als alle partijen die bij de transactie betrokken zijn akkoord gaan.
Dit biedt tegengestelde belangen -> net als bij de functiescheiding.
7.5 Beheersing van de automatisering
organisatie
Automatisering speelt een grote rol bij het functioneren van een goede administratieve
organisatie. Binnen de AO, moet je ‘iets doen’ met gegevens om zo informatie te
verstrekken. Dit bestaat uit:
1. Verzamelen
2. Vastleggen
3. Verwerken
Bij elke organisatie met een computersysteem vinden de laatste twee stappen zeker plaats.
Welke eisen moet er aan de automatisering worden gesteld om ervoor te zorgen dat zij goed
functioneert.
Automatisering: Dit wil zeggen dat menselijke arbeid is te vervangen door een computer of
door een computerprogramma. Hierin speelt een informatiesysteem ook een belangrijke
rol. Met een informatiesysteem worden de activiteiten van het informatieverzorgingsproces
uitgevoerd: gegevens verzamelen, vastleggen en verwerken en informatie verstrekken.
Informatiesysteem
1. Invoergegevens: Dit zijn de grondstoffen voor het eindproduct, informatie. Bv order
van een klant.
2. Gegevensverzameling: Dit is een archief met gegevens die al eerder zijn vastgelegd.
Bv klant- of productgegevens.
3. Verwerking gegevens: Dit is te vergelijken met een productieproces. De grondstoffen
(gegevens) worden omgezet in het eindproduct (informatie).
4. Uitvoergegevens: Het eindproduct. Het informatiesysteem is bedoeld en opgezet om
informatie te leveren. Bijvoorbeeld een orderbevestiging.
5. Procedures en programma’s: Programma’s, meestal aangeduid als software, sturen
de gegevensverwerking. In de software staan de instructies die door de computer
moeten worden uitgevoerd. Procedures (richtlijnen) zijn alle afspraken die binnen
een organisatie zijn gemaakt over het gebruik van het informatiesysteem.
, Bijvoorbeeld afspraken over wie zorgt voor welke input of over wie welke informatie
mag opvragen.
6. Mensen: Mensen werken enerzijds mee bij de productie van informatie door
bijvoorbeeld gegevens aan te leveren. Anderzijds zijn zij de gebruikers van het
eindproduct. Ook is dit systeem bedacht door mensen.
7. Hulpmiddelen: Dit zijn alle ‘dingen’ die het informatiesysteem nodig heeft om te
kunnen werken. Zoals hardware (‘alles wat je kunt horen vallen’) en netwerken
(communicatiemiddelen waarmee gegevens worden verzameld en informatie wordt
verspreid).
7.2 Aard van de automatisering binnen de organisatie
Drie varianten automatisering organisatie onderscheiden:
1. In het primaire proces speelt automatisering geen rol: Bijvoorbeeld een
glazenwasser. Het lappen van de ramen gebeurt handmatig (al zal de glazenwasser
wel ’s avonds zijn facturen aanmaken op de computer).
2. Het primaire proces wordt ondersteund door of misschien wel aangestuurd door
automatisering: Zo wordt bij een autofabriek de productie van auto’s ondersteund
door of zelfs uitgevoerd door computers en robots.
3. Het primaire proces is automatisering: Denk aan de app store, spotify of Airbnb: het
bedrijfsmodel is helemaal gebaseerd op IT.
Secundaire processen zijn nu 9/10 geautomatiseerd. Vroeger gebruikte men voor elke
proces een apart informatiesysteem (eilandautomatisering) en linkte dit dmv een
zogenoemde ‘brug’, dit wordt in vaktaal interface genoemd. De ERP-systemen veranderde
alles.
7.3 Enterprise resource planning
De komst van de enterprise resource planning (ERP) zorgde ervoor dat 1 informatiesysteem
genoeg was. Dit systeem automatiseerde alle processen en zorgde dat alle informatie voor
alle medewerkers geleverd werd in de organisatie. Een ERP-systeem werkt met centrale
gegevensopslag in één database. Op die manier kunnen de klantgegevens die door verkoop
zijn vastgesteld ook worden gebruikt bij de facturering en het debiteurenbeheer. Iedereen
werkt dus met dezelfde gegevens.
Zowel een voordeel als nadeel: Een bedrijf met een ERP-systeem heeft in principe maar één
softwareleverancier te maken. Het invoeren van een ERP-systeem kan heel lastig zijn, met
name bij grote bedrijven.
Het doel van een OA is het verstrekken van betrouwbare informatie. Dit zorgt ervoor dat er
ook eisen worden gesteld aan de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde systemen.
Daarom is een goede werking van de IT van groot belang.
, 7.4 Ontwikkelingen binnen automatisering
1. Het internet: Belangrijke verkoopkanaal en vindt de samenwerking in de supply
chain (van grondstof tot eindproduct bij de klant) tussen bedrijven grotendeels plaats
via internettechnologie. Bedrijven moeten zowel hun jaarcijfers bij de kvk als de
belastingaangiftes op uniforme digitale wijze doen, via standard business reporting
(SBR) en uiteraard is dit een internettoepassing.
1. Anywhere operations: Doordat werknemers thuis werken of op andere locaties werken.
Wordt er met anywhere operations bedoeld dat de it zo moet worden ontworpen dat
werknemers overal kunnen worden ondersteund en dat klant overal geholpen kunnen
worden. Dan komt nog de vraag over de beveiliging en beheersbaarheid van degelijke
systemen.
2. The cloud: Dit kan je zien als een wolk van computers op het internet. Gebruik
maken van de Cloud brengt risico’s met zich mee. Aangezien het nog steeds gevoelig
is voor hacks. Het blijft een feit dat iedereen dus toegang heeft tot een cloud, dit
zorgt ervoor dat de toegang niet altijd even snel is. Deze toegang wordt sterk
verbeterd door een ontwikkeling op dit gebied, namelijk. De distributed cloud, dit
wordt verstaan onder het creëren van (micro)clouds in het datacenter van het bedrijf
zelf of zelfs op de eigen server.
2. Verschillende clouds
1. Private cloud: Dit is een cloud waar alleen eigen werknemers wereld toegang
tot hebben.
2. Public cloud: Hier heeft iedereen toegang tot.
3. Cloud computing: Hier is er sprale van uitbesteding ofwel Outsourcing. Een voorbeeld
hiervan is SaaS. Hierbij heeft het bedrijf zelf geen software, maar gebruikt het de
prgramma’s van de leverancier. Vaal worden ook de hardware en de systeemsoftware
van de leverancier gebruikt. Een van de vraagstukken die met het toenemend cloud
gebruik samenhangt, is de beveiliging van de gegevens.
4. Privacy: Het maatschappelijk belang van privacy is groot. Dit is een stuk dat veel
aandacht vraagt bij de beveiliging van de gegevens. In Nederland is er de Autoriteit
Persoonsgegevens die toeziet op de naleving van wet- en regelgeving. De AVG
(Algemene verordening gegevensbescherming): Zij stellen eisen aan bedrijven en
organisaties waar het gaat om de bescherming van privacygevoelige informatie.
3. Artificial Intelligence: Robotisering (computers nemen taken van mensen
over). AI wordt ook wel gezien als dat de robot allerlei menselijke taken
sneller en efficiënter doen. Denk aan redeneren, leren, plannen en
creativiteit. Ai zal helpen met patronen te leren herkennen. Ofwel Deep
learning.
4. Continuous monitor en auditing: Dit is volledig geautomatiseerd en vind de
bewaking van de controls conitnu plaats. Zo houden organisaties in de gaten
, op computersystemen of alles wel loopt op de manier als dat het zou moeten
lopen. Bijvoorbeeld of gegevens worden ingevoerd door medewerkers die
daartoe bevoegd zijn of dat er pas een bestelling (inkoop) plaatsvindt nadat
iemand die heeft goedgekeurd. Proces mining (techniek waarbij grafisch
wordt weergegeven hoe processen werkelijk lopen en kunnen afwijkingen
t.o.v. de standaardmanier worden geanalyseerd). Een ontiwkkeling die hier
naadloos bij aansluit is, is contiuous auditing. Dit sluit aan bij de third line of
defence, de internal auditfunctie. O.b.v. data worden continu onderzocht
(geaudit) of beheersingsmaatregelen, transacties en gebeurtenissen in
overeenstemming zijn met het afgesproken beleid, procedures en wet- en
regelgeving.
5. Blockchain: Dit is waar alle crypto currencies op gebaseerd zijn. Maar het
biedt veel meer. Blockchain kan grote gevolgen voor de ao kunnen hebben.
Het succes zal liggen aan hoeverre bedrijven deze ontwikkeling zullen
gebruiken in hun bedrijf. De blockchain biedt de toepassing van een
‘openbaar grootboek’, waarin transacties, als die eenmaal vastliggen, het niet
meer gewijzigd kan worden. Daarnaast kunnen transacties pas worden
vastgelegd als alle partijen die bij de transactie betrokken zijn akkoord gaan.
Dit biedt tegengestelde belangen -> net als bij de functiescheiding.
7.5 Beheersing van de automatisering
