Samenvatting - Event Productie - Event & Project Management

Event productie
Briefing, concept design & moodboard
Vraag & nood
Waarom is een goed concept belangrijk?
 Het concept vertegenwoordigt je bedrijf, merk of product in de
communicatie. Het zet de toon op je website, je sociale kanalen en
algemeen gevoel bij de stakeholders.
 Een goed concept raakt de juiste snaar bij je doelgroep. Het zorgt
voor onderscheidend vermogen en consistentie in je communicatie.
Het voordeel van een goed concept:
 Direct een goede indruk bij een potentiële klant.
 Het aanspreken van de juiste doelgroep.
 Het doel van het concept wordt meteen duidelijk.
 Duidelijke richtlijn voor iedere uiting.
 Duidelijke richtlijn waar iedereen binnen het bedrijf naar
kan/moet handelen.
Een gemiddelde consument krijgt per dag duizenden prikkels en bergen
informatie te verwerken. Bewust en onbewust blokkeren we al veel. Juist
daarom is het belangrijk om op te vallen en door de ingebouwde spam-
filter van de consument te komen. Een goed idee kan dat voor je doen.
Waarom zou je voor concepting moeten kiezen?
 Het onderscheidt je van je concurrent. Je claimt een stuk van de
markt waarop de concurrentie van het begin af aan kansloos op is.
Maar daarbij heb je wel creativiteit nodig.
Hoe vind ik een creatief concept om te realiseren? Dit vereist een
combinatie van onderzoek, marktkennis, creativiteit en
strategisch denken.
 Welke doelgroep wil ik bereiken?
o Marktonderzoek, customer/buyer personas
 Inspiratie: online + straatbeeld + leven
Analyseer concurrentie en trends
 Speel in op emoties en behoeften
Identificeer pijnpunten, emotionele verbinding
 Haalbaarheid?

Briefing
De briefing van een klant kan alvast handig zijn om bepaalde richtlijnen te
geven. Dit is het geval als je werkt voor een bedrijf of privaat verhaal,
zijnde bedrijven of particulieren.


1

,Daarom is het belangrijk een briefing zeer goed op te nemen en de juiste
vragen te stellen. Zo kan je op maat van de klant jouw concept en voorstel
opmaken. Echter is het zeer moeilijk een briefing goed te lezen en ernaar
te handelen.
Briefing krijg je als je werkt voor een opdrachtgever
Welke info nodig om te kunnen bedenken:
 Dna bedrijf
 Tijdspanne
 Doelgroep
 Aantal personen
 Samenwerkingsbanden  bij betrekking
 Geld
 …
Tips:
 Vraag het alles na!
 Is iets vreemd/gek, bespreek met jouw klant.
 Durf (door) te vragen
 Luister en wees geïnteresseerd in de klant en niet in jouw product
of dienst.
Wat moeten we te weten komen om een goed voorstel te kunnen maken?
M.a.w, welke punten moeten zeker in een briefing staan?
 Beschrijving
 Doelen en doelstellingen
 Publiek
 Boodschap en toon
 Activum en deliverables
 Belanghebbenden
 Budget
 Timings
 Proces
 Ervaringen vorige projecten
Naast een briefing die je kan krijgen in de conceptfase, willen we nog even
de focus leggen op de briefings die jij dient te geven aan leveranciers,
partners en staff. Zelf uitleggen wat je wit bereiken met de mensen
waarmee je samenwerkt
Bij de aanvraag van offertes is het belangrijk een duidelijke, volledige
briefing te geven aan de potentiële leveranciers.
Je wilt snel schakelen, daarom is het noodzakelijk efficiënt te werken.
Hierbij helpen goed uitgeschreven briefings.



2

,Uitleggen wat je wil + aantonen met fotos zodat er een schets kan
gemaakt worden  3D rendering
Vb;
 3D renderaar; vb via mailing (focus detail, veel input, sfeer,
materialen, …)
 Technische partner (focus hoeveelheid, grootorde, locatie, sfeer,
timing, …)
 Cateraar (focus ingesteldheid klant, locatie, timings, aantallen, …)
 Entertainment (focus sfeer, timings, styling, …)

Inspiratie & vorm
Er zijn heel wat verschillende mogelijke uitwerkingen. Een evenement
hoeft niet specifiek in een zaal te gebeuren met de standaard receptie,
walking dinner en dj. Er zijn talloze alternatieve vormen van een
uitwerking.
Business / corporate events
 Congres
 Conferentie
 Netwerkevent
 Incentives
 Personeelsfeest / staff event
 Productlancering
Private events
 Trouw
 Verjaardag
 Communie
B2C events
 Festivals
 Roadshows: concept verplaatst zich van locatie naar locatie
 Exhibitions
 Product launches
 Seminaries
 In-store events
 Contests
 Sportmatches
 Dinners
 Markets

Moodboard
Een moodboard helpt bij volgende zaken in het proces:
 Het project/de briefing kunnen conceptualiseren


3

,  Zorgt voor een gestructureerd en overzichtelijk geheel van
verhaal
 Jouw ideeën kunnen delen en goed overbrengen met
medewerkers en klanten
 Overtuigen van klanten en allerhande partners om met jouw
samen te werken
Creëer een moodboard op basis van het creatieve gekozen bestaande
concept
 Niet te abstract
 Proberen realistisch te visualiseren
 Geen overkill
 Let op het kleurpatroon, kies een stijl
 Geef richting, korte tekstpunten/opsomming
 Baken af en verdeel per item
 Is er een huisstijl waarop je je moet baseren of creëer je zelf?
 De volgorde volgens jouw verhaalopbouw (pitch)
3D rendering
Meer en meer willen klanten of partners perfect kunnen visualiseren hoe
een constructie of idee er uit ziet. Via 3D rendering, of gebruik van
sketchup/autocad, kunnen wij als eventmanager hen dit aanbieden.
 Zorg voor sfeer en aantrekking
 Specifieke eye-catchers
 Verhouding ruimtes
 Wees realistisch
 Teken eerst op papier, schets (verhouding correct)



Uitvoer
Wat na een ‘go’?
 Eigen beslissing (na bevragen markt, financieel)
 Goedkeuring op concept van de klant
 Na een advantage (locatie, partner, artiest, … )


Wat heeft een event nodig?
Is afhankelijk van het doel, het type event, de locatie, timing, aantal
aanwezigen…
-> Staff (bvb security) , Locatie (bvb tent / pand), F&B, AV partner, Setting
& styling, entertainment, communicatie, Agency fee, financiën
 Creëer een document waar dit allemaal in staat, loop in u hoofd af
wat de bezoeker zal zien en doen. ( budget = holy doc)
 Leer die insights van catering, Av… kennen. Bvb welk dj paneel…
4